Las 5 mejores herramientas de software para evitar el desorden de documentos de proyectos de construcción

La gestión de documentos de proyectos de construcción puede ser una carga administrativa si no utiliza las herramientas adecuadas.

Contratistas y empresas constructoras, una advertencia: si cree que obtener licencias y obtener la aprobación de contratos y diseños es el final de sus responsabilidades en lo que respecta a la documentación, piénselo de nuevo.

Tener los documentos de su proyecto en desorden corroe su eficiencia operativa, discretamente. Y eso es malo para su negocio.

Según un informe de PlanGrid y el grupo de consultoría FMI, en 2018 se proyectó que la industria de la construcción perdería aproximadamente $177 mil millones en costos de mano de obra debido al tiempo dedicado a actividades como la búsqueda de datos del proyecto (dibujos revisados, hojas de corte de materiales y otra información) .

Para la empresa de construcción mediana promedio, las pérdidas se estimaron en más de $ 2 mil millones por año.

Afortunadamente, existen soluciones de software de gestión de la construcción que ofrecen funcionalidades especializadas para ayudar a su empresa a mejorar sus procesos de gestión de documentos. Hemos elaborado este informe de cinco herramientas de gestión de la construcción que están muy bien valoradas por los usuarios de Capterra.

Estos son los beneficios clave de usar software para administrar los documentos de su proyecto de construcción:

• Mejore la trazabilidad: organice los documentos relevantes en una ubicación central para que se puedan buscar fácilmente.
• Mejore la precisión de la documentación: minimice los errores resultantes de la entrada manual de datos.
• Evite problemas de cumplimiento: mantenga un repositorio actualizado y en el que se puedan realizar búsquedas de acuerdos contractuales, licencias y certificaciones.
• Mejore la colaboración en equipo: Permita que los equipos documenten y compartan información relacionada con el proyecto más rápidamente.

Para ser seleccionadas para este informe, las herramientas debían tener calificaciones generales por encima del promedio (al menos 4,5 de 5) y ofrecer funcionalidades de gestión de documentos relevantes.

Lea más sobre nuestra metodología de selección aquí.

Las 5 mejores herramientas de software para gestionar documentos de proyectos de construcción (presentadas en orden alfabético)

1. Asignar

Calificación de facilidad de uso: 5.0/5 Valoración del servicio de atención al cliente: 5.0/5 Calificación general: 5.0/5

Assignar ofrece funciones de administración de documentos que ayudan a las empresas a almacenar y rastrear información relacionada con el cumplimiento, como certificaciones y licencias, en una sola ubicación. La herramienta envía alertas automáticas sobre las certificaciones de cumplimiento que están a punto de caducar o que ya han caducado.

Cuándo podría necesitarlo: el costo de no cumplir con los estándares de OSHA puede costarle, como mínimo, $ 5,000 por infracción, y OSHA no es el único organismo regulador que las empresas de construcción deben cumplir. En una industria con cambios regulatorios frecuentes, mantenerse al día con los requisitos de cumplimiento en evolución es un desafío clave.

Assignar puede ayudarlo a mantener un depósito centralizado de información, como licencias, experiencia y certificaciones de empleados/subcontratistas. La herramienta también lo alerta sobre el vencimiento de la certificación para ayudar a garantizar que su fuerza laboral cumpla con las leyes laborales y los estándares de seguridad.

Seguimiento del cumplimiento en Assignar ( Fuente )

2. Coconstrucción

Calificación de facilidad de uso: 4.5/5 Valoración del servicio de atención al cliente: 5.0/5 Calificación general: 4.5/5

CoConstruct está diseñado para ayudarlo a crear, rastrear y organizar los documentos necesarios para administrar las finanzas del proyecto. Estos incluyen no solo los documentos financieros obvios, como el presupuesto del proyecto y las facturas, sino también las hojas de tiempo, que tienen un uso extendido en los procesos financieros.

Cuándo podría necesitarlo: A medida que crezca su negocio de construcción, eventualmente necesitará una herramienta de contabilidad específica de la industria para centralizar y optimizar los procesos y documentos financieros de su proyecto. Sin embargo, en este punto, las necesidades contables de su empresa pueden ser lo suficientemente simples como para satisfacerlas con una herramienta que ofrece plantillas para crear, administrar y rastrear rápidamente documentos financieros, como CoConstruct.

La plantilla de seguimiento de presupuesto de la herramienta ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento y comparar las estimaciones iniciales con los costos reales del proyecto. Asimismo, su plantilla de parte de horas permite a los usuarios registrar el tiempo que los empleados dedican a las tareas, lo que en última instancia les ayuda a generar informes de horas facturables para enviar a los clientes.

Seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos en CoConstruct ( Fuente )

3. Tablero de pivote

Calificación de facilidad de uso: 5.0/5 Valoración del servicio de atención al cliente: 4.5/5 Calificación general: 5.0/5

Dashpivot es una herramienta de gestión de proyectos de construcción que ofrece funciones para capturar y organizar datos del lugar de trabajo. Sus formularios digitales admiten la carga de archivos de fotos y videos para que los equipos en el sitio puedan recopilar, cargar y mantener datos relacionados con el proyecto en una ubicación central.

Cuando pueda necesitarlo: el manejo manual de los datos del lugar de trabajo no solo requiere mucho tiempo, sino que también lo hace más susceptible a los errores de recopilación de datos.

Por ejemplo, los agentes de campo que documentan las órdenes de cambio pueden no mencionar el conjunto exacto o completo de modificaciones solicitadas por los clientes. Según una encuesta realizada por TrackVia, que encuestó a más de 500 profesionales de la construcción y la ingeniería, el 65 % de los gerentes cree que los procesos manuales hacen que se pierdan cambios y órdenes de trabajo al menos una parte del tiempo.

Para capturar datos del sitio de trabajo de construcción con mayor precisión, puede aprovechar una herramienta como Dashpivot, que le permite crear formularios/encuestas digitales que sirven como plantillas estandarizadas para su fuerza laboral. Por ejemplo, puede crear una plantilla de "orden de cambio" para asegurarse de que sus equipos de campo no omitan ninguna información necesaria al registrar las órdenes de cambio.

Creando un formulario digital con Dashpivot ( Fuente )

4. Estimar cohete

Calificación de facilidad de uso: 4.5/5 Valoración del servicio de atención al cliente: 5.0/5 Calificación general: 5.0/5

Estimar Rocket ayuda a los contratistas a crear documentos importantes para la gestión de proyectos, como estimaciones de costos de proyectos y propuestas de licitación. La herramienta ofrece plantillas integradas que ayudan a los contratistas a diseñar documentos de apariencia profesional y reducen los errores al realizar los cálculos de costos.

Cuándo podría necesitarlo: independientemente del tipo de contratista que sea, inevitablemente necesitará crear y administrar documentos como propuestas de licitación y estimaciones de construcción. Un informe de estimación de costos creado apresuradamente puede tener errores de cálculo, duplicación u omisión de datos y otros errores de estimación que podrían hacerle perder un contrato.

Estimar Rocket ofrece plantillas que pueden ayudarlo a calcular estimaciones de costos y evitar errores de ingreso de datos. Puede agregar la cantidad de material y las dimensiones requeridas, y los costos de mano de obra y materiales se calculan automáticamente.

Creación de un informe de estimación de costos con Budget Rocket ( Fuente )

5. Nimbo de trabajo

Calificación de facilidad de uso: 4.5/5 Valoración del servicio de atención al cliente: 4.5/5 Calificación general: 4.5/5

JobNimbus es una solución de gestión de la construcción que hace posible que los contratistas creen una biblioteca centralizada de todos los documentos relacionados con el proyecto (incluidos los contratos legales y las fianzas). Las características adicionales de gestión de documentos incluyen el uso compartido de archivos y la firma electrónica.

Cuando pueda necesitarlo: crear y mantener actualizados los registros de los acuerdos contractuales es una tarea fundamental para todas las empresas de construcción.

Aquí es donde una herramienta como JobNimbus puede ayudar. Con esta herramienta, puede crear un repositorio central para rastrear todos los documentos compartidos y recibidos de un cliente, subcontratista o proveedor en particular.

También puede tomar firmas electrónicas de las partes interesadas para aprobar contratos, lo que hace que el proceso de gestión de contratos sea más rápido y completo.

Seguimiento del estado de los documentos del contrato en JobNimbus ( Fuente )

Conclusión y próximos pasos

Si bien las cinco herramientas mencionadas anteriormente están altamente calificadas por los usuarios de Capterra, es posible que no aborden necesariamente todas las necesidades de su negocio.

Para ver más soluciones, visite nuestra página de categoría de software de gestión de la construcción. Allí, puede aplicar filtros personalizados para preseleccionar productos en función de parámetros como la cantidad de usuarios admitidos, los modelos de precios y las opciones de implementación.

Metodología

Para ser preseleccionados, los productos tenían que cumplir con los siguientes criterios:

• Los productos tenían que ofrecer las siguientes capacidades de gestión de documentos:
  • Almacenamiento y archivo de documentos en la nube en una ubicación central
  • Captura de documentos con la capacidad de escanear y cargar documentos
  • Búsqueda de texto completo para que los usuarios puedan buscar y recuperar documentos
• Los productos necesitaban un mínimo de 20 opiniones de usuarios en Capterra (publicadas en los últimos dos años).
• Los productos debían tener una calificación alta de "probabilidad de recomendar" (una calificación promedio recomendada de al menos 9 de 10 en Capterra).