Automatización de procesos: el sector educativo remodelado a través de Laravel
Publicado: 2020-08-25Los procesos juegan un papel importante en la definición de la calidad del trabajo en cualquier organización. Los procesos inteligentemente diseñados y elaborados brindan eficiencia y productividad. Sin embargo, la tecnología ha cumplido este criterio de manera bastante satisfactoria y no solo facilita la vida, sino que también ofrece suficiente tiempo para tareas productivas.
Si bien la automatización de los procesos ha creado un gran revuelo, prosperar para lograr la máxima productividad con los recursos disponibles es el sueño de todos los líderes de las organizaciones. Con los institutos educativos convirtiéndose en una marca, sus esfuerzos por brindar calidad tanto a los estudiantes como al personal, impulsándolos a utilizar los avances tecnológicos, es inspirador.
Esto no solo asegura su imagen como una organización de primer nivel, sino que también construye el futuro de aquellos asociados.
Automatización de un Instituto Educativo: ¿Son necesarios los robots?Con la evolución de la automatización y su creciente demanda en el mercado, se ha desacreditado claramente la noción de que solo es posible a través de la robótica o integraciones costosas. Los modelos de software robustos que facilitan la automatización de los procesos cotidianos para aliviar la carga de trabajo manual ahora están disponibles a costos asequibles. Resultados mejorados, errores reducidos, eficiencia mejorada, niveles de satisfacción más altos y costos de rendimiento reducidos son solo algunas de las recompensas que la automatización de procesos tiene para ofrecer al sistema educativo.
Entonces, los robots claramente no son la única forma. Las industrias de todos los dominios han migrado a flujos de trabajo automatizados, lo que ha acelerado significativamente su rendimiento.
Sin embargo, el nivel de sofisticación de la automatización puede variar según la escala de la tarea que se va a automatizar y la inversión que una universidad o facultad está buscando hacer. Puede ser un simple flujo automatizado destinado a acelerar un proceso con información registrada digitalmente, o puede ser una automatización robótica total, manejada de principio a fin por un software respaldado por reglas y programas inteligentes de toma de decisiones. Con diferentes niveles de complejidad y experiencia necesarios para la integración, ambos contribuyen a mejorar las operaciones.
El sector educativo: necesidad, evaluación y motivación para automatizar
A pesar de que la investigación invade nuevos límites cada día, las ineficiencias administrativas aún limitan las instituciones educativas y las universidades. La adopción de los aspectos de la digitalización aún está "en progreso". Los procesos mundanos como la documentación, las aprobaciones, los registros, los pagos de tarifas, la programación, las compras y el soporte de TI, aunque estén digitalizados, aún mantienen los recursos reservados.
Tratemos de percibir qué podría motivar al líder de una institución educativa oa un VC a optar por la automatización. La racionalización de los procesos heredados para crear un entorno rico y oportuno para el aprendizaje avanzado suele ser el objetivo principal. Los departamentos, el personal y los estudiantes equipados con software automatizado crean una imagen icónica de la organización que ofrece una experiencia estudiantil saludable.
Identificación de los cuellos de botella: ¿Qué automatizar?La automatización de flujos de trabajo o procesos parece un camino lucrativo, pero plantea un desafío para las organizaciones para estandarizar sus procedimientos heredados. El sector educativo para uno ha estado aquí desde hace siglos, evolucionando con los tiempos y albergando una magnitud de tales procesos heredados.
Las organizaciones deben elegir flujos de trabajo que califiquen ciertos criterios para la automatización en el sector educativo. Como flujos de trabajo:
- Requerir documentación y trámites extensos
- Involucrar canales de comunicación extendidos para aprobaciones y permisos.
- Con tareas repetitivas
- Involucrar a demasiadas personas
- más frecuentemente utilizado
- Requerir actualizaciones periódicas
- Con una plétora de campos de datos que requieren confidencialidad y seguridad de datos
Todos estos procesos necesitan redescubrirse, con una visión hacia un mejor flujo y la participación de personal seleccionado para hacerlos rápidos y simples. Pero, hay que diagnosticar cuáles son esos cuellos de botella críticos que tienden a entorpecer cualquier proceso.
Las largas colas de estudiantes que esperan ser entretenidos simplemente por comprar/presentar formularios de admisión/cuotas no representan nada más que un sistema para discapacitados. Comprender con precisión los pasos que limitan la velocidad es importante para crear espacio para que la nueva tecnología resuelva y llene los vacíos.
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Marcos listos para integrar: Laravel como solución
La creación de funciones asequibles y adaptables es una tarea que requiere mucha exploración y experiencia en las opciones de software disponibles. Con una fuente de pilas tecnológicas disponibles, aprovechar las que ofrecen los máximos beneficios y las mínimas complicaciones se convierte en la elección unánime de los desarrolladores.
El aspecto modular del desarrollo de aplicaciones de Laravel permite a los desarrolladores crear aplicaciones complejas y receptivas necesarias en colegios o universidades. No solo esto, su interfaz de línea de comandos (CLI) Artisan puede ayudar a lograr estas tareas complejas en minutos. Los desarrolladores pueden crear varias estructuras de base de datos para el almacenamiento de datos y migrar datos existentes de un lado a otro sin problemas a través de Laravel. Esto implica además diseñar nuevas tareas con un proceso de desarrollo cada vez más simplificado.
Cada desarrollo realizado hoy debe ser capaz de actualizarse con las tendencias cambiantes y los avances en el campo de la educación. Laravel facilita una aplicación preparada para el futuro con la capacidad de actualizarse y actualizarse con frecuencia. Todos los datos de su universidad o instituto pueden estar en funcionamiento en estas aplicaciones en muy poco tiempo. Otra característica que atrae a los desarrolladores hacia este marco mientras se profundiza en la automatización del proceso es que permite el enrutamiento de datos según la conveniencia y los módulos ayudan a facilitar las integraciones de terceros para funciones adicionales.
Además, la experiencia del usuario se mejora con su capacidad para integrar diferentes servicios de correo electrónico. Su API limpia y simple y sus controladores disponibles para todos los proveedores de servicios de correo electrónico ayudan a insertar SMS y servicios de correo electrónico para el personal y los estudiantes, lo que permite una mejor conectividad dentro del campus.
Alivie los puntos débiles: Designe flujos de proceso
El primer paso para una transición sin problemas de un proceso manual a uno automatizado es definir el flujo de forma detallada y precisa. Un diagrama de flujo paso a paso del proceso ayudará al desarrollador a ingresarlos en el marco y le brindará una versión automatizada del flujo. Los puntos débiles suelen ser comunes para los procesos que parecen estar ocurriendo todos los días.
Una vez que establezca un diagrama de flujo para estos pasos, podrá detectar las áreas donde ocurren los retrasos. También ayuda a despejar el tráfico a través de estos pasos de limitación de velocidad y ayuda al desarrollador a decidir qué modelo usar al automatizarlo.
Permítame ayudarlo a comprender cómo se ve un flujo de proceso designado o específico. Puse algo de comprensión detrás de lo que haría la vida más fácil para un director de instituto/facultad/universidad, estudiantes, personal y, por mencionar lo mínimo, al desarrollador e identifiqué ocho áreas/departamentos que sin duda necesitaban ser automatizados.
Un esfuerzo por construir un flujo para estos aclarará lo que quise decir al designar pasos para el proceso.
Admisiones y registros de cursos
Todos somos muy conscientes de cómo las admisiones y las inscripciones en un curso implican una serie de pasos. Las fotocopias, las verificaciones, los formularios largos, los pagos y más, que consumen mucho tiempo, dibujan una imagen típica de largas colas fuera de las ventanas de administración. Dado que este procedimiento es similar en todas las geografías, se presenta como la mejor opción para automatizar.
¿Qué pasaría si los estudiantes pudieran ser admitidos desde cualquier lugar, y el instituto pudiera simplemente verificarlos y procesarlos con un clic en su extremo? No solo eso, los documentos y formularios terminan de forma segura dentro de las bases de datos.
Bueno, un mundo donde los esfuerzos se dirigen a facilitar la vida cotidiana, marcos como Laravel y su capacidad lista para usar lista para usar ofrece alcance.
Asistencia y nómina: administración y finanzas
El sector de la educación es uno donde la asistencia y los pagos de salarios ocurren en la escala más grande. Con profesores, administración, estudiantes y varios miembros del personal, el número y la variedad exigen la automatización en el sector educativo desde todos los aspectos.
Vincular la asistencia, las vacaciones y las horas de trabajo a un software de nómina automatizado ha ahorrado al personal de contabilidad y finanzas el trabajo repetitivo. En comparación con el lugar en el que los archivos esperan la aprobación durante días seguidos, lo que retrasa los pagos de estipendios y contratos, una nómina automatizada es una solución tan necesaria en las universidades como cualquier otra solución de software.
Planificación
Un sistema automatizado para todas las disposiciones de infraestructura en cualquier instituto puede ahorrar un tiempo significativo que se dedica a la planificación y asignación de estos para diversas actividades. Una organización donde la facultad, los directores, los estudiantes y el personal pueden reservar programas y seminarios por sí mismos, les permitirá la flexibilidad para planificar sus planes de estudio con tiempo.
Documentación
La documentación larga y complicada y luego almacenarla de manera segura aún mantiene los recursos en muchas universidades antiguas involucradas en tareas de clasificación y recuperación. Aunque se ha aliviado mucha presión a través de la digitalización, la automatización de la documentación y luego guardarla directamente dentro de las bases de datos vinculadas a una identificación de miembro definitivamente ha mejorado el sistema en gran medida. Ordenar y recuperar ahora es solo un inicio de sesión y un clic de distancia.
Viajes y compras
La creación de solicitudes y solicitudes para viajes y compras necesita cuentas y recursos administrativos completamente separados para facilitar. El archivo viaja desde los jefes de departamento hasta el administrador y las cuentas, manteniendo la incertidumbre y las distracciones en general.
Los desarrolladores han utilizado aplicaciones de marcos disponibles y han podido automatizar todo esto para aprobaciones/respuestas fáciles y tempranas. La mejora de la productividad junto con la eliminación de los trabajos atrasados ha permitido una mejor planificación y ejecución para estos fines.
El departamento de TI y su rol
La generación de tickets para solicitudes y quejas de TI ya no es un proceso frustrante. Las herramientas han hecho posible la automatización a través de una mesa de ayuda automatizada. Una gran parte de los procesos dentro de las universidades se han suavizado como resultado con más tiempo para resolver problemas complicados, administrar bases de datos y mejorar el campus.
Flujo de trabajo de comunicación
La comunicación es la llave que abre las oportunidades. Para aquellos que buscan unirse a estudios de interés y crear combinaciones a partir de varios cursos, hay mucho en sus mentes que necesita una explicación satisfactoria. ¡Imagínese que se suben al sitio web de una universidad/instituto y violan! Se encuentran con un chat-bot programado listo para despejar todas las dudas.
Ahora eso es lo que le vendrá a la mente, que con tanta prontitud disponible en el sitio web, debe haber mucho que ofrecer en el campus. Los desarrolladores han explotado Laravel para facilitar las comunicaciones en la página web de la facultad o universidad.
El SGRH
Otro instrumento vital para una fácil gestión dentro de cualquier facultad o universidad equipada con un intercambio de información interna es un HRMS (Sistema de gestión de recursos humanos). Un sistema de gestión automatizado equipado con características para permitir diferentes canales de comunicación y coordinación dentro de diferentes departamentos podría mantener a todos conectados más fácilmente.
Los marcos como Laravel ofrecen tales atributos para una fácil instalación y comunicación. La gestión del personal y los estudiantes se hace mucho más eficiente a través de tales integraciones.
Posibles modelos de negocios: mejore las habilidades de su fuerza de trabajo
Podría haber diferentes posibilidades para que una universidad o colegio avance con la automatización de procesos.
Uno donde la universidad ya está digitalizada con datos e información guardados en archivos y carpetas separados en servidores locales. En su mayoría, necesitarán integrar la automatización en los procesos con la migración de todos los datos existentes a nuevas bases de datos y las nuevas entradas dirigidas a estas bases de datos recién creadas.
Una opción también podría ser automatizar un proceso a la vez. Mientras deja tiempo para que el personal, la gerencia y los estudiantes se equipen, también puede evaluar qué problemas se enfrentan con la forma en que designó un flujo de proceso. Los procesos de esta manera, llegan a ser refinados.
La automatización de los flujos de procesos podría invitar a un nuevo tráfico al instituto. Es posible que el instituto quiera prepararse y estar listo con los arreglos de infraestructura, tanto en el campus como en línea. El crecimiento con la automatización en el sector de la educación será general. Involucrar al personal en actividades más nuevas y productivas, como aumentar el ancho de banda en todos los parámetros, podría convertirse en algo habitual para el colegio o la universidad.
Debe existir un plan simultáneo para equipar y mejorar las habilidades de todo el personal y los estudiantes con los nuevos procesos automatizados.
Para las universidades nuevas y futuras, la automatización debe integrarse desde el principio. Debe existir un equipo o socio de desarrollo sólido y el instituto debe estar listo con sus flujos de proceso para ellos.
El sitio web y los servidores deben estar equipados para manejar admisiones, registros, consultas, solicitudes automatizadas e incluso pueden ejecutar cursos en línea si la universidad desea tener educación a distancia como una disposición.
Para aquellos institutos educativos, universidades y colegios donde todavía hay mucho en papel y en persona, pasar del papel al portal deberá comenzar con la digitalización de documentos y datos anteriores. Las versiones automatizadas se ejecutarán en paralelo. Todo se puede colocar en nuevos servidores y alimentar a las bases de datos.
Independientemente de la zona o el nivel en el que se ajuste un instituto educativo, un buen equipo de desarrollo con experiencia y destreza en las últimas tecnologías podría automatizarlo y ponerlo en funcionamiento en muy poco tiempo. Los marcos integrales como Laravel son un paquete completo y ayudan a lograr tales objetivos con comodidad y capacidad.
Elija el proveedor de tecnología adecuadoEl enfoque principal de cualquier organización educativa ha sido y siempre será brindar la mejor educación y oportunidades a sus estudiantes. Si este sector no logra adoptar e integrar los avances tecnológicos en sus operaciones principales, enseñar todo esto a nivel académico parece inútil.
Se convierte en responsabilidad del director de la universidad o del instituto involucrar un equipo eficiente y dedicado solo para tales desarrollos. Las capacidades del socio de desarrollo deben estar claramente en línea con la visión y alinearse con los parámetros de progreso del instituto.
Los equipos de desarrollo involucrados en la creación de soluciones en línea para varias organizaciones y negocios generalmente se enfocan en crear portales simples basados en la web únicamente. Pero un equipo respaldado por desarrolladores con sólidas habilidades técnicas podrá brindarle más de lo que pide. Elija un equipo dinámico y entusiasta que desafíe los sistemas tradicionales y opte por marcos y herramientas que evolucionan todos los días, como Laravel.
Conclusión : un enfoque futurista
Los institutos educativos crean la futura fuerza de trabajo. La adopción de nuevas tecnologías prometedoras los convierte en modelos a seguir, marcando una tendencia a seguir. Los procesos automatizados brindan el poder y el alcance con más ancho de banda para agregar valor a sus organizaciones, presentándose como una mejor marca para que el mundo la experimente. Como propietario o director de un instituto, ¿por qué comprometería los logros y el valor agregado cuando puede obtener beneficios con procesos automatizados?