Cómo actualizar sus comunicaciones comerciales con mensajería de audio

La mensajería de voz a menudo se pasa por alto como un método de comunicación comercial, incluso si tiene múltiples ventajas: puede comunicarse a su propio ritmo, de manera expresiva, sin tener que estar en la oficina.

Las empresas pueden crear rápidamente mensajes de audio y enviarlos a grupos de clientes o empleados. Es una forma útil de mantenerse en contacto con su equipo y comunicarse con sus clientes.

Así es como funcionan los mensajes de texto con audio y cómo puede enviar un mensaje que atraiga a su audiencia en el acto.

Cómo funciona la mensajería de texto de audio

Un mensaje de texto de audio (también llamado texto de voz) es un mensaje de voz breve y grabado que puede enviar a uno o varios destinatarios.

Con la mensajería de texto de audio, puede enviar mensajes de voz grabados y otros audios a los teléfonos de los destinatarios. Los mensajes se envían como llamadas telefónicas y se dejan como mensajes de voz automáticos si no se contesta la llamada.

Cómo enviar un mensaje de voz

Para enviar una grabación de voz en un mensaje de texto utilizando su teléfono con Android , siga este procedimiento:

• Ve a 'Mensajes' y selecciona tu destinatario.
• Haga clic y mantenga presionado el ícono de 'Grabación' (en la parte inferior derecha de la pantalla) mientras graba su mensaje.
• Haga clic en el icono de flecha (también en la parte inferior derecha) para enviar su archivo de audio.

Si está utilizando un teléfono con IOS , este es el procedimiento:

• Toque y mantenga presionado el botón 'Grabar audio' para grabar su mensaje de audio.
• Toque el botón 'Reproducir mensaje' para escuchar su mensaje antes de enviarlo.
• Toque el botón 'Enviar audio' para enviar el mensaje o el botón 'Eliminar grabación de audio' para eliminarlo.

¿Desaparecen los mensajes de voz antes de ser leídos?

El iPhone elimina automáticamente los mensajes de audio dos minutos después de escucharlos, a menos que haga clic en Conservar. Para evitar que esto suceda, vaya a Configuración > Mensajes > Caducar (debajo de Mensajes de audio), luego haga clic en 'Nunca'. Los mensajes de audio guardados se almacenan en la aplicación Mensajes para iOS 12 y en la aplicación Notas de voz para versiones anteriores.

Sugerencias de mensajes de texto de audio

Crear un mensaje de texto de audio que involucre a las personas y genere respuestas no es tan difícil como crees. Todo lo que necesita hacer es seguir estas cuatro reglas simples:

1. Evite la jerga

La jerga y los términos técnicos que su destinatario podría no entender solo crearán confusión. Los destinatarios deben comprender rápidamente de qué se trata su mensaje para que puedan responder de inmediato.

2. Mantenlo simple

Mantenga sus mensajes cortos y al punto. Como resultado, serán más claros y fáciles de recordar. Esto también ayuda a evitar que hable demasiado rápido.

3. La práctica hace al maestro

A diferencia del correo de voz, puede grabar su mensaje de texto de audio tantas veces como lo necesite, así que tómese el tiempo para hacerlo bien. Puede contratar a un locutor para que grabe sus mensajes de voz si, por ejemplo, desea enviar mensajes comerciales en idiomas con los que no está familiarizado.

4. Proporcione próximos pasos claros

Al final de su mensaje, los destinatarios deben saber exactamente qué le gustaría que hicieran a continuación. Una llamada a la acción clara es lo que desencadena las respuestas de su audiencia, así que asegúrese de incluirla en cada comunicación.

Cómo enviar un mensaje de voz con TextMagic

Usar TextMagic para enviar mensajes de texto de audio es simple y se puede hacer en unos pocos pasos.

Otra ventaja de los mensajes de texto con audio es que se pueden programar. Puede ponerse en contacto con varias personas en el momento que elija.

Texto a voz

Con los mensajes de texto a voz, envía un texto que será procesado por un programa de texto a voz y convertido en un archivo de audio. De esta manera, puede enviar mensajes de audio urgentes incluso en momentos en los que no puede realizar una grabación.

• Seleccione 'Redactar' en el menú principal.
• Seleccione 'Texto a voz'.

• Ingrese los destinatarios en el cuadro de texto o vaya a contactos/listas que abrirán una ventana emergente.
• Marque los números o listas a los que desea enviar el audio y confirme haciendo clic en 'Agregar x contactos/listas'. Esto también lo llevará de vuelta a la pantalla principal.
• Seleccione el número desde el que desea enviar el mensaje.
• Escriba su texto en el cuadro de mensaje. Además, puede personalizar los mensajes utilizando campos personalizados.
• Haga clic en 'Vista previa' para escuchar su mensaje.

• Haga clic en 'Enviar' para enviar su mensaje de inmediato, o en 'Programar mensaje' para enviarlo más tarde, a la hora que elija.
• TextMagic proporciona una herramienta gratuita de conversión de texto a voz: puede enviar textos para convertirlos en archivos de audio. Si desea responder por audio a más de un mensaje al mismo tiempo, esta es la herramienta que debe utilizar.

Transmisión de voz

La transmisión de voz le permite cargar un archivo de audio de hasta 90 segundos. Luego puede enviarlo como un mensaje de voz a los destinatarios.

• Seleccione 'Redactar' en el menú principal.
• Seleccione 'Emisión de voz'.

• Ingrese los destinatarios en el cuadro de texto o vaya a contactos/listas que abrirán una ventana emergente.
• Marque los números o listas a los que desea enviar el audio y confirme haciendo clic en 'Agregar x contactos/listas'. Esto también lo llevará de vuelta a la pantalla principal.
• Seleccione el número de teléfono desde el que desea enviar el mensaje.
• Haga clic en 'Seleccionar audio' y aparecerá una nueva ventana emergente, donde puede seleccionar 'Cargar nuevo audio' para obtener un archivo de su computadora o si ya tiene archivos de audio en su cuenta de TextMagic, estos aparecerán a continuación y simplemente puede marque los que desea enviar.

• Cuando haya terminado, haga clic en 'Usar grabación', que lo llevará de regreso a la ventana principal.
• Haz clic en 'Enviar' o 'Programar mensaje'.

Los mensajes de texto con audio benefician a las empresas

La mensajería de texto con audio ofrece a las empresas una serie de beneficios. Se puede utilizar para mejorar la comunicación con el personal y los clientes y también como herramienta de marketing.

Habla con tu equipo

Es posible que los miembros del equipo ocupados en movimiento no tengan tiempo para detenerse y escribir un mensaje de texto. Ser capaz de grabar y enviar un mensaje rápidamente, en lugar de llamar, ahorra tiempo, para el personal en el campo y en la oficina. Del mismo modo, los miembros del equipo que no tienen tiempo para leer un mensaje de texto o correo electrónico pueden escuchar un mensaje. No hay necesidad de mirar la pantalla de su teléfono.

Como los mensajes de texto de audio se entregan como una llamada telefónica, son útiles siempre que necesite que los empleados escuchen un mensaje de inmediato.

Por ejemplo, el minorista de ropa Bob's Stores decidió cerrar sus 35 tiendas durante el huracán Sandy y necesitaba enviar una alerta. Usando la transmisión de voz, pudieron alertar a más de 200 empleados en cuestión de minutos.

Los mensajes de voz también le permiten comunicarse de manera más personal con los miembros del equipo en otras zonas horarias.

Para los equipos remotos, comunicarse solo por texto y mensajería instantánea puede ser impersonal. Los mensajes de texto con audio pueden agregar un toque más humano cuando no pueden estar todos en línea al mismo tiempo.

Conéctese con los clientes

Los mensajes de texto con audio pueden mejorar su comunicación con los clientes; por ejemplo, puede enviar mensajes de voz con actualizaciones sobre el progreso del proyecto, recordatorios de citas o confirmaciones de reservas.

Enviar una transmisión de voz o un mensaje de texto a voz aumenta la probabilidad de que sus clientes reciban alertas y recordatorios. En consecuencia, esto puede hacer que su servicio sea más fácil de usar para los clientes.

Además de ayudar a sus clientes a recordar sus citas, esto también evita la pérdida de ganancias debido a las reservas perdidas.

Por ejemplo, los dentistas pierden un promedio de $31,500 al año por citas perdidas. Debido a esto, RevenueWell utiliza la transmisión de voz para enviar 80 000 recordatorios de citas personalizados al mes.

Un mensaje de texto de audio puede dar a las interacciones rutinarias con los clientes un toque más personal que un correo electrónico o un mensaje de texto. También les muestra a los clientes que brinda un nivel adicional de atención.

Convierta más clientes potenciales

Los mensajes de texto con audio son la forma más atractiva de enviar comunicaciones de marketing a sus clientes potenciales y contactos. Puede contactarlos en cualquier zona horaria con mensajes programados.

Al crear y personalizar archivos de audio en cada etapa de la interacción con un cliente potencial, el mensaje de texto de audio permite contactos de seguimiento más consistentes.

Si puede responder a un cliente potencial dentro de un minuto después de recibir su solicitud de información, es mucho más probable que obtenga una venta. A pesar de esto, solo el 7% de las empresas responde en cinco minutos. Los mensajes de texto de audio automatizados permiten una respuesta casi instantánea a los clientes potenciales. Gracias a esto, su equipo de ventas puede obtener más conversiones de los clientes potenciales existentes.

Además de responder más rápidamente, la mensajería de texto con audio también garantiza que sus agentes en vivo puedan pasar más tiempo hablando con clientes potenciales calificados y menos tiempo esperando a que los clientes contesten el teléfono.

¿Listo para comenzar con la mensajería de audio?

La mensajería de texto con audio funciona mucho más rápido que escribir y es más práctica para cualquier negocio, especialmente para los negocios internacionales donde los empleados se comunican en más de un idioma. No hay errores de escritura, ahorra tiempo y se puede abrir un mensaje en el momento que sea más conveniente para el destinatario.