Cómo elaborar una política perfecta de asistencia de los empleados
Publicado: 2023-09-01Desde que éramos pequeños nos enseñaron a no llegar nunca tarde y a estar siempre preparados. Algunos incluso todavía pueden escuchar los ecos de los padres rebotando en sus oídos: ¡¿Estás listo para ir a la escuela?!
Aún así, hay muchos factores que determinan por qué alguien llega tarde o no se presenta, especialmente en el entorno laboral. Enfermedades, desplazamientos o problemas personales son algunos de los principales factores de tardanza por los que todos pasamos de vez en cuando.
Hoy en día, muchos empresarios son bastante tolerantes hasta cierto punto, pero ¿dónde ponen el límite? Bueno, la respuesta está en las políticas de asistencia de los empleados.
En los siguientes párrafos, vamos a:
- Repasar los puntos principales de todas las políticas de asistencia de los empleados,
- Ofrezca plantillas de pólizas gratuitas,
- Proporcione ejemplos de cómo completarlos,
- Darle consejos de profesionales sobre las políticas de asistencia y
- Responda algunas de las preguntas más frecuentes sobre las políticas de asistencia de los empleados.
Tabla de contenido
¿Qué es una política de asistencia?
En caso de que no haya oído hablar de una política de asistencia antes o que su empresa simplemente no la utilice, aquí le presentamos un desglose sencillo.
Una política de asistencia representa un documento o un conjunto de documentos que establecen pautas claras sobre la asistencia de los empleados para una empresa específica. Dichos documentos garantizan que todos los empleados conozcan las reglas y pautas relacionadas con asuntos tales como:
- turnos,
- pausas para el almuerzo,
- Tardanza,
- Trámites (PTO, hojas, etc.), y
- Las acciones disciplinarias que se deriven de la desobediencia a las normas.
No todas las pólizas son iguales y depende del empleador personalizarlas según sus necesidades.
En consecuencia, el número de condiciones y la información exacta proporcionada en dichas pólizas depende del empleador.
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Si está buscando un software de control de asistencia que los empleados puedan utilizar para realizar un seguimiento y gestionar mejor sus horas de trabajo, consulte el siguiente enlace:
- Software de tiempo y asistencia para empleados
¿Qué es una buena política de asistencia?
Realmente no se puede diseñar una política de asistencia universalmente “buena”, ya que no existe una base única sobre la cual se puedan definir reglas.
En términos simples, las empresas difieren y también sus requisitos. Por tanto, una buena política de asistencia es la que mejor le conviene a un negocio.
Aquí hay un desglose de todo en lo que su política de asistencia debería ayudarlo si desea diseñar la mejor política posible para su negocio.
Una excelente política de asistencia ayuda a equilibrar sus necesidades y las de los empleados.
Un turno de 9 a 5 es un estándar en el ámbito empresarial desde hace algún tiempo, y muchos no pueden imaginarse trabajando otros turnos y reestructurando sus horarios.
Sin embargo, según el tipo de negocio y el trabajo que realiza cada empleado, los cambios pueden alterar el equilibrio natural entre el trabajo y la vida personal.
Por ejemplo, trabajar en turnos nocturnos afecta el tiempo personal y familiar del empleado e interrumpe su horario de sueño. Por lo tanto, una buena política podría incluir una cláusula que establezca que cada empleado no debe trabajar más de X turnos nocturnos al mes/semana para satisfacer las necesidades de todos.
Una excelente política de asistencia le ayuda a realizar un seguimiento de las horas de trabajo
Los sistemas obsoletos para rastrear las horas de trabajo siempre han tenido fallas en su forma de operar: las hojas de asistencia se perdían o alguien se olvidaba de registrar la entrada y la salida.
Hoy en día, todo el mundo utiliza un rastreador de tiempo y no es necesario emplear mano de obra adicional para supervisar la asistencia. Por lo tanto, establecer una política para el uso de un rastreador de tiempo resultaría beneficioso tanto para los empleados como para la empresa, ya que minimizaría los errores y permitiría que todos se concentraran en sus tareas laborales.
Los sistemas de seguimiento del tiempo como Clockify automatizan el proceso hasta el punto en que el registro de entrada y salida se realiza con un simple inicio de sesión y dos clics: comenzar su turno y finalizar el día.
Una excelente política de asistencia aclara las pautas que respaldan los derechos de los empleados
Establecer pautas claras ayudará a que todos sigan las reglas y no se equivoquen en el proceso. Sin embargo, es importante saber dónde trazar la línea. En otras palabras, haga que los puntos de su política sean razonables .
Por ejemplo, si el horario de trabajo abarca entre las 9 a. m. y las 6 p. m., dé a sus empleados un tiempo razonable para tomar descansos para almorzar en los horarios apropiados, por ejemplo, a las 12 p. m. y a las 3 p. m.
Además, si la presencia física es necesaria, un horario de trabajo flexible para sus empleados seguramente beneficiaría a todos, ya que les daría tiempo suficiente para ir a trabajar sin sacrificar demasiado de su tiempo personal antes o después de los turnos.
¿Qué incluir en una política de asistencia?
Ahora que se ha familiarizado con la noción general de las políticas de asistencia y su propósito, enumeraremos y explicaremos algunos conjuntos generales de políticas y puntos que toda empresa debería incluir en su política de asistencia personalizada.
Políticas generales
Como se mencionó anteriormente, existen algunas políticas generales que casi todas las empresas incluyen en su conjunto de políticas de asistencia, y usted también debería hacerlo.
Estas políticas suelen referirse a:
- Horas de trabajo (diarias y semanales), y
- Llegada/salida del trabajo (oficina o remoto).
Algunas empresas incluyen una política general para la solicitud de tiempo libre, o tienen una política específica que profundiza en las condiciones y la forma de utilizar el tiempo libre acumulado.
Consejo profesional de Clockify
Si las solicitudes de PTO le causan dolores de cabeza, estas son algunas de las mejores plantillas que puede utilizar para elaborar su propia política de PTO:
- Plantillas de políticas de PTO
Tardanza
Casi todas las empresas establecen claramente pautas específicas para las tardanzas en sus hojas de asistencia.
En general, la tardanza se define como llegar tarde al trabajo, sin importar los minutos o segundos exactos. Aún así, es natural que las personas lleguen tarde debido a una serie de factores, razón por la cual las empresas suelen ofrecer un período de gracia: generalmente se permite un período de 15 a 20 minutos.
Nuevamente, el período de gracia depende del tipo de trabajo que realizan sus empleados. Si la tarea en cuestión requiere poco tiempo, es posible que no se toleren las tardanzas. Es por eso que la mayoría de los empleadores establecen pautas que establecen claramente:
- El período de gracia,
- Plazo para notificar a su supervisor, y
- Acciones disciplinarias por tardanzas.
Tiempo libre remunerado (PTO) y ausencias justificadas
Los empleados deben tener derecho a PTO (remunerado o no remunerado dependiendo de dónde vivan) y la cantidad de días utilizados generalmente depende del acuerdo que hicieron con el empleador, pero probablemente encontrará que existe un mínimo estatal/país para el Número de días que puedes utilizar.
Sin embargo, existen ciertas regulaciones que deben seguirse para garantizar que el negocio funcione sin problemas mientras está de vacaciones.
Además, dichas disposiciones políticas deberían incluir que los empleados deben:
- Notificar a su supervisor con antelación, y
- Asegúrese de que la mayoría de sus compañeros de trabajo no hayan planificado sus vacaciones en el mismo período.
Además, todo empleador debe tener en cuenta circunstancias imprevistas, como por ejemplo:
- enfermedades,
- Parto,
- Accidentes y
- Varias situaciones de emergencia.
En tales casos, la política definitivamente establecerá que debe notificar a su superior en el menor tiempo posible y proporcionar la información y documentación necesarias para confirmar el motivo del ausentismo.
Ausencias injustificadas
Naturalmente, el empleador tiene que protegerse en casos de tardanzas o ausentismo injustificados.
Podemos diferenciar entre dos tipos de ausencias injustificadas:
- No llamar no mostrar casos, y
- Abandono laboral.
No llamar no presentarse
No call no show prácticamente habla por sí solo: un empleado no se presenta en el lugar de trabajo ni registra su entrada si el trabajo se realiza de forma remota sin previo aviso. El empleador debe establecer una política en tales casos: si se puede tolerar una falta de presentación, cuántas veces puede ocurrir y los criterios para determinar si la transgresión es un caso de falta de presentación.
En algunos casos de emergencia, es posible que el empleado no haya podido notificar a su supervisor y, por lo tanto, pueda sufrir acciones disciplinarias a pesar de que el asunto en cuestión podría haberlo excusado. Por lo tanto, es importante definir claramente los parámetros de lo que es no call no show y enumerar los casos potenciales que podrían caer en esta categoría.
Abandono laboral
Una transgresión más grave es el abandono del empleo: no presentarse en el lugar de trabajo o no fichar de forma remota durante varios días sin notificación previa. Nuevamente, corresponde al empleador definir cuántos días de ausencia se consideran abandono laboral.
Acciones disciplinarias
En caso de violar y no adherirse adecuadamente a cualquiera de las políticas anteriores, el empleador es libre de ejercer cualquier acción disciplinaria que se ajuste a los criterios. La gravedad de la transgresión generalmente determinará el tipo de acción disciplinaria, como por ejemplo:
- Advertencia del supervisor directo al primer infractor,
- Advertencia escrita del gerente,
- Última advertencia: reunión con el departamento de recursos humanos y
- Terminación.
Sin embargo, todas las acciones disciplinarias deben estar claramente establecidas en la política de asistencia para que sean válidas.
Excepciones
Corresponde al empleador y al equipo legal proponer excepciones adecuadas a las acciones disciplinarias de conformidad con la ley. En muchos casos, un empleado podría ausentarse del trabajo y quedar exento debido a requisitos legales o estatales, tales como:
- Servicio de jurado,
- Servicio militar,
- Ley de licencia médica y familiar: licencia FMLA,
- licencia para votar,
- Licencia de respuesta de emergencia, etc.
Plantilla de política de asistencia de empleados
El siguiente es un ejemplo de política de asistencia de los empleados que puede descargar y utilizar para elaborar sus propias pautas.
Para descargar la copia de la Política de asistencia de los empleados (PLANTILLA GRATUITA), haga clic en el enlace que conduce a este formato y verá aparecer una nueva pestaña con la siguiente pregunta:
¿Le gustaría hacer una copia de la Plantilla de política de asistencia de los empleados?
Haga clic en el botón Hacer una copia y esto le permitirá copiar y editar la plantilla. Una vez que la copia esté guardada en su Drive, podrá editarla y personalizarla según sus necesidades.
️ Política de asistencia de empleados (PLANTILLA GRATUITA)
¿Cómo completar la plantilla de política de asistencia?
A continuación, completaremos la plantilla para darle una mejor idea de cómo debería verse el producto final. Tenga en cuenta que la información del ejemplo es ficticia y no refleja las políticas reales de asistencia de la empresa.
Un ejemplo de la parte introductoria de la Política de asistencia de los empleados (plantilla)
Una parte introductoria de una política de asistencia es importante para establecer el tono del documento y asegurarse de que sus empleados sepan qué esperar. Aquí tienes un ejemplo que puedes utilizar:
Hacer concesiones y encontrar un punto medio en WHMOF es la clave para garantizar una profesionalidad absoluta y alcanzar nuestros objetivos. Por lo tanto, las siguientes políticas representan nuestras expectativas de todos y cada uno de los empleados. Es importante tener en cuenta que al aceptar y firmar este documento, usted cumple con todas las estipulaciones proporcionadas y está obligado a cumplir para evitar acciones disciplinarias.
Un ejemplo de política de jornada laboral
A continuación se muestra un ejemplo de la política de horas de trabajo que puede utilizar para su negocio:
Horas Laborales:
- Se espera que todos los empleados trabajen de 9 am a 5 pm ,
- Todos los empleados tienen derecho a una pausa para el almuerzo de 30 minutos de duración . A menos que el puesto de trabajo requiera que trabaje durante la pausa para el almuerzo, puede tomar la pausa para el almuerzo entre las 12 p. m. y las 3 p. m .
- Si se requiere presencia física, los empleados deben estar en la oficina no antes de las 8:30 a. m . ni después de las 9 a. m.
Un ejemplo de política de tardanzas
La política de tardanzas es el segmento más importante que debe incluir en su política de asistencia de empleados. Así es como puedes crear el tuyo propio:
La tardanza se define como la cualidad de llegar tarde o lento. En otras palabras, todos los empleados deben llegar a tiempo al trabajo para evitar acciones disciplinarias. Sin embargo, se proporciona un período de gracia de 30 minutos en caso de emergencias y ausencias justificadas.
Un ejemplo de política de tiempo libre remunerado (PTO) y ausencias justificadas
Si su empresa ofrece PTO, aquí tiene un ejemplo de una política que puede utilizar para su negocio:
Todos los empleados tienen derecho a tomar tiempo libre remunerado (PTO) en cualquier momento del año. Sin embargo, para evitar acciones disciplinarias, todo empleado debe:
- Consulte con sus compañeros de trabajo si planearon unas vacaciones en el mismo período de tiempo y
- Notificar a su superior con 2 semanas de antelación.
Asimismo, se tolera el ausentismo en los siguientes casos:
- enfermedades,
- Parto,
- Accidentes y
- Diversas situaciones de emergencia que estén expresadas claramente en el contrato de trabajo.
Dependiendo de la gravedad del caso, el plazo de gracia para notificar al superior es modificable, pero debe ser como máximo 3 horas después del inicio del turno .
Un ejemplo de política de ausencias injustificadas
El siguiente es un ejemplo de una política que puede establecer para ausencias injustificadas:
La política de ausencias injustificadas reconoce dos tipos de ausencias:
- No presentarse, no llamar
- Abandono laboral
En caso de no presentarse en el lugar de trabajo sin avisar al superior, el empleado recibirá una advertencia como primer infractor .
En caso de ausencias repetidas ( 3 días consecutivos o 5 veces en un mes ) sin notificación previa, el empleado entra en la categoría de abandono del trabajo y recibirá una última advertencia .
Un ejemplo de política de acciones disciplinarias
Naturalmente, no seguir las pautas resultará en acciones disciplinarias. Estas son algunas de las sanciones que su empresa puede utilizar o personalizar:
Como se indicó anteriormente, el incumplimiento de las reglas dará lugar a acciones disciplinarias que determinarán el estatus del empleado en la empresa. WHMOF reconoce las siguientes acciones disciplinarias:
- Advertencia del supervisor directo al primer infractor,
- Advertencia escrita del gerente,
- Última advertencia: reunión con el departamento de recursos humanos y
- Terminación.
Un ejemplo de excepciones
Las excepciones a las reglas son bastante comunes en cualquier documento legal. Algunas de las excepciones más comunes en los EE. UU. se enumeran a continuación:
La WHMOF reconoce las siguientes exenciones del ausentismo injustificado:
- Servicio de jurado,
- Servicio militar,
- licencia FMLA,
- licencia para votar, y
- Licencia de respuesta de emergencia.
Dependiendo de la gravedad del caso, el plazo de gracia para notificar al superior es modificable, pero debe ser como máximo 5 horas después del inicio del turno .
Acepto los términos y condiciones de las Políticas de Asistencia de los Empleados y confirmo que he leído y comprendido las acciones disciplinarias que podrían derivarse en caso de incumplimiento de dichas Políticas.
¿Cómo se mejora una política de asistencia?
La plantilla y los ejemplos que proporcionamos no son de ninguna manera una respuesta definitiva a una política de asistencia perfecta, pero deberían poder darle una idea general sobre cómo elaborar la suya propia.
Por otra parte, las políticas en sí siempre dependen de las necesidades de la empresa, razón por la cual nunca habrá una política de asistencia universal.
Sin embargo, hay un par de cosas a tener en cuenta al elaborar su propio documento.
Consejo #1: Sea siempre específico
Asegúrese de que no haya margen de maniobra que los empleados puedan aprovechar. Por ejemplo, si la política establece que siempre se tolerarán tardanzas de hasta 15 minutos, los empleados se darán cuenta y siempre comenzarán su turno a las 9:15 a. m. (si su turno comienza a las 9 a. m.).
Por lo tanto, indique el número de veces que un empleado puede llegar tarde en un período de una semana/mes.
Consejo #2: Sea justo y equitativo
Nadie quiere tolerar duras condiciones laborales. Aun así, es comprensible que se tengan políticas estrictas que estén estrechamente relacionadas con la prosperidad del negocio. Por lo tanto, haga concesiones y asegúrese de que todos estén contentos.
Por ejemplo, si es crucial que todos los empleados estén en el sitio a más tardar a las 9 a. m. y no se permiten llegadas tarde, compénselo dándoles una pausa larga para el almuerzo o días de vacaciones adicionales.
° 3: asegúrese de que todos comprendan las políticas
No es ridículo afirmar que la mayoría de nosotros, incluidos empleados y empleadores, nos saltamos la lectura de documentos y simplemente los firmamos. Además, la jerga legal puede resultar difícil para algunos y requerir explicaciones adicionales.
Por lo tanto, asegúrese de que usted o su departamento de recursos humanos repasen los puntos de la política de asistencia de los empleados con todos los empleados para que todos puedan participar y concentrarse en sus tareas.
Consejo #4: Recompense el cumplimiento
Seguramente habrá empleados que hayan seguido todas las políticas, pautas y reglas del libro. Por tanto, sería injusto no recompensarles por su arduo trabajo y dedicación.
Además, las recompensas obtenidas por un historial de asistencia perfecto podrían servir como motivación para otros empleados y también ayudar a mejorar su productividad.
Preguntas frecuentes sobre las políticas de asistencia de los empleados
Si algunos de los términos mencionados anteriormente eran un poco confusos, la sección de preguntas frecuentes debería aclararlo todo.
¿Qué es una política de asistencia estándar?
En términos simples, una política de asistencia estándar representa un conjunto de documentos que regulan la conducta de los empleados en lo que respecta a la asistencia. La póliza, como la detallada anteriormente, suele incluir detalles sobre:
- Turnos de trabajo,
- Tardanza,
- toma de fuerza y
- Otras cuestiones relacionadas con la asistencia.
¿Qué es una política de asistencia razonable?
Una política de asistencia razonable es aquella que conviene tanto a los empleados como al empleador. En otras palabras, los empleados tienen suficiente margen de maniobra para equilibrar su vida personal y profesional, mientras que los empleadores pueden ver asistencia y resultados perfectos.
¿Qué es una política de asistencia continua de 6 meses?
Un período continuo de 6 meses generalmente se define como el período de los 6 meses anteriores que se utilizan como base para calcular un determinado suceso, en este caso, la asistencia.
Generalmente, las empresas y negocios que operan sobre esta base también utilizan un sistema de puntos de asistencia para recompensar la buena asistencia y “castigar” las tardanzas. Sin embargo, después de 6 meses, todos los puntos de asistencia y los datos se borran y los empleados pueden empezar de nuevo.
¿Qué es una política de asistencia sin culpa?
Un sistema de asistencia sin culpa es algo con lo que todos estamos familiarizados desde los primeros días escolares. Un sistema de puntos asigna puntos por tardanzas y ausentismo, y si acumula suficientes puntos, se aplican medidas disciplinarias.
¿Qué es un registro de asistencia?
Se utiliza un registro de asistencia para recopilar y guardar la información de asistencia de cada empleado para compilar una imagen completa del desempeño de dicho empleado.
Estos documentos suelen incluir:
- Registros de entrada/salida,
- Total de horas trabajadas en un mes/año,
- Descansos tomados en un mes/año,
- Días de enfermedad tomados en un mes/año, y
- Dejar utilizado en un mes/año.
Conclusión: Las buenas políticas de asistencia ayudan a alcanzar los objetivos profesionales
Como sugiere el título, mejorar su sistema general de asistencia y actualizar sus políticas será de gran ayuda.
No solo afectaría la eficiencia y garantizaría que todos los empleados estuvieran allí durante todo el turno, sino que también aumentaría la productividad al recompensar la asistencia perfecta.
En general, la precisión y las directrices claras ayudarán a que todos estén en sintonía.
️ ¿Su empresa utiliza políticas de asistencia? Háganos saber en [email protected] y podríamos incluir sus opiniones en este o en uno de nuestros artículos futuros. Además, comparta esta publicación con alguien que necesite un rastreador de tiempo para mejorar el sistema de asistencia de sus empleados.