Atrasos en la nómina: ¿Qué significa?

Como propietario de un negocio, debe hacerse cargo de los gastos de varios tipos. Y, al lidiar con diferentes gastos comerciales, probablemente haya oído hablar del término “atrasos en la nómina” de su contador, pero no estaba seguro de lo que significaba.

Bueno, si compensa a sus empleados por las horas trabajadas después de que haya pasado la fecha de vencimiento de esa compensación, eso es atraso en la nómina .

Para ayudarlo a comprender mejor los atrasos en la nómina, creamos una breve guía para explicar no solo este término, sino también algunas otras expresiones como "pago por adelantado" y "pago actual", así que permanezca atento.

En esta publicación de blog, también cubriremos los siguientes temas:

• ¿Qué significa la morosidad en la nómina,
• La diferencia entre la nómina atrasada y los pagos corrientes y anticipados,
• Un ejemplo de pago atrasado,
• Las ventajas y desventajas de pagar a los empleados atrasados, y
• Preguntas frecuentes sobre morosidad y atrasos en la nómina.

Entonces, comencemos.

¿Qué significa atrasos en la nómina?

Si está ejecutando la nómina de la semana pasada en lugar de la semana actual, se considera que la nómina está atrasada.

En otras palabras, a sus empleados no se les paga al final del período de pago establecido, es decir, al final de su semana laboral, pero tendrán que esperar unos días después de que finalice el período de pago para recibir su pago.

La mayoría de las empresas compensan a los empleados de esta manera porque les resulta más fácil calcular los salarios totales del período de pago actual.

Además de las horas trabajadas, al calcular el pago, un empleador también debe tener en cuenta otros factores, como:

• Todos los impuestos que hay que pagar,
• Tiempo libre pagado (PTO),
• Baja por enfermedad,
• Consejos,
• Comisiones, o
• Con el tiempo.

También puede compensar a sus empleados de otras maneras, así que veamos las diferencias entre pagar atrasado, pagar al corriente y pagar por adelantado en el siguiente párrafo.

Nómina en mora vs actual vs anticipada: ¿Cuáles son las diferencias?

Como ya mencionamos, pagar atrasados ​​significa que, por ejemplo, ejecuta la nómina de la semana pasada en lugar de la semana actual.

Cuando paga a sus empleados en corriente , por otro lado, les paga el día en que finaliza el período de pago establecido.

Pagar en corriente puede ser un poco complicado para los empleadores porque necesitan calcular la cantidad estimada de horas que trabajará el empleado durante ese período de pago. Calcular el número estimado de horas trabajadas significa que el empleador tendrá que adivinar cuántas horas trabajará el empleado, que pueden diferir de las horas reales trabajadas.

Por ejemplo, si la semana laboral de un empleado es de lunes a domingo, y el fin de su período de pago es el viernes, para pagarle ese mismo día, el empleador tendría que calcular horas antes (para sábado y domingo) y adivinar cuántas horas trabajado habrá al final.

Pagar por adelantado sería todo lo contrario de pagar atrasado. Cuando un empleador paga al empleado por adelantado, significa que al empleado se le paga antes de lo normal.

Por ejemplo, un empleado puede tomar algo llamado adelanto de salario . Este término se refiere a la situación en la que el empleador puede dar a su empleado un porcentaje de su salario antes de su día de pago habitual.

De esta manera, el empleado recibe su pago antes de que finalice el período de pago habitual.

¿Cuál es un ejemplo de pago atrasado?

Para explicar el pago atrasado con más detalle, echemos un vistazo al ejemplo de este método de pago.

Supongamos que John trabaja en la cafetería y trabaja en su turno habitual de 8 am a 5 pm los lunes, martes, miércoles y jueves, pero decide tomarse un día libre el viernes.

El domingo sería el día en que termina la semana laboral, por lo que su empleador suele calcular el salario de John el mismo día. Esta vez, su empleador también incluye el tiempo libre pagado en su cálculo (en este ejemplo, el día libre es el viernes).

En este caso, a John no se le paga de inmediato. Recibe su pago cinco días después del final de la semana laboral anterior, es decir, recibe su pago el viernes siguiente. En otras palabras, a John se le paga atrasado.

Si se pregunta por qué a John no se le pagó de inmediato, lo explicaremos en un momento.

Pagar atrasados ​​es más conveniente para el empleador de John, ya que puede tomarse un tiempo para considerar factores como el tiempo libre pagado antes de hacer el cálculo final del pago.

¿Cuáles son las ventajas de pagar a los empleados atrasados?

Hay varias ventajas notables de pagar a los empleados atrasados, así que aprendamos más sobre ellas.

Ventaja #1: Pagar atrasados ​​ayuda a los empleadores a incluir todos los factores

Pagar a los empleados atrasados ​​les da a los empleadores más tiempo para calcular todos los factores, como las horas extra, el tiempo libre pagado o las comisiones, antes de emitir los pagos.

Para obtener más información sobre este tema, nos comunicamos con Wendy Ha, fundadora, consultora principal y asesora de AgileCPA.

Wendy es Contadora Profesional Colegiada (CPA) y Contadora Administrativa Certificada (CMA) con más de 10 años de experiencia como líder financiera y contable.

En su opinión profesional, pagar a los empleados atrasados ​​permite más tiempo para calcular con precisión el pago variable (es decir, las comisiones):

“Por ejemplo, digamos que un vendedor de tecnología cerró un trato el 13 de enero y la persona generalmente tiene derecho a una comisión del 10%. Si el pago es en la semana siguiente, el equipo de finanzas puede tomarse su tiempo para calcular y obtener todas las aprobaciones necesarias para liberar la comisión”.

Ventaja n.º 2: el pago atrasado reduce las imprecisiones

Si lo comparamos con el pago actual en el que el empleador puede registrar las horas del empleado mientras todavía está trabajando, el pago atrasado brinda suficiente tiempo para realizar un seguimiento y calcular las horas con mayor precisión.

Según Wendy, hay ciertos casos en los que los empleadores tienen que pagar a sus empleados atrasados:

“Si los patrones tienen empleados por hora y quieren pagar por depósito directo, tienen que pagar atrasado. Por ejemplo, digamos que en una empresa minorista de ropa, es imposible pagar a los empleados por hora el 14 de enero si la fecha de pago es el mismo día. La tienda minorista no sabría cuántas horas han trabajado ese día. Además, la empresa no podrá depositar directamente los fondos porque, por lo general, los montos finales de la nómina deben enviarse el día anterior”.

Ventaja #3: Pagar atrasos ayuda a las empresas con su flujo de efectivo

Las empresas a menudo pagan atrasados ​​porque les da tiempo para ser más flexibles con sus flujos de caja. Según el British Business Bank, “el flujo de efectivo es una medida de la cantidad de efectivo que entra y sale de su negocio en un período de tiempo determinado”.

Nuevamente, veamos cómo explica Wendy esta ventaja:

“ Retrasar el pago puede ayudar a la empresa con el flujo de efectivo. Dado que los empleados prestan el servicio, es posible que la empresa ya reciba el pago de sus clientes. Retrasar la nómina por 1 o 2 semanas ayudará con el flujo de efectivo, especialmente si la empresa tiene otras obligaciones financieras que debe hacer”.

¿Cuáles son las desventajas de pagar a los empleados atrasados?

Cuando se trata de pagar a los empleados atrasados, también existen algunas desventajas, así que veámoslas.

Desventaja n.º 1: Pagar atrasado hace que los empleados esperen su pago

Cuando acaba de terminar una semana difícil en el trabajo, lo que ciertamente puede levantarle el ánimo es poder acceder de inmediato a ese dinero que tanto le costó ganar. Pagar los atrasos impide que los empleados lo hagan, por lo que algunos empleados pueden encontrarlo como una opción de compensación menos deseable.

Desventaja n.º 2: Pagar atrasados ​​puede ser un cambio difícil para los empleados que se acostumbraron a que les paguen al corriente.

Cualquier transición puede ser un poco difícil para los empleados, especialmente cuando se trata de la nómina. Si decide cambiar al pago de atrasos, debe ser consciente de las posibles consecuencias que esto puede tener para sus empleados. Quizás sus empleados se han acostumbrado al sistema de pago actual y la transición de pagar al corriente a pagar atrasado no es algo que anticiparon.

Tener que pasar una o dos semanas sin pago puede afectar las finanzas de sus empleados. Además, para mantener una buena relación con sus empleados pero también para evitar dificultades financieras que puedan enfrentar, probablemente también tendrá que proporcionarles algún tipo de pago de transición (este es un pago único en forma de anticipo, por ejemplo).

Preguntas frecuentes sobre morosidad y atrasos en nómina

Si desea obtener más información sobre los atrasos y los atrasos en la nómina, consulte estas preguntas frecuentes que hemos seleccionado para usted.

Atrasos en la nómina vs ser pagado atrasado: ¿cuál es la diferencia?

Como ya mencionamos, los atrasos en la nómina se refieren a la situación en la que los empleados son compensados ​​por las horas trabajadas en el período de pago anterior en lugar del período de pago actual.

Pero, ¿qué pasa con ser pagado atrasado ?

Según Forbes, recibir pagos atrasados ​​significa "pagar bienes o servicios después de que se hayan cumplido los términos o haya pasado la fecha de vencimiento". Por ejemplo, si está atrasado en su factura de electricidad y su casa ya recibió suministro eléctrico, eso significa que su factura de electricidad se está pagando atrasada.

¿Qué significa atrasos en contabilidad?

Los atrasos en la contabilidad pueden ocurrir en varios casos, y el primer caso que mencionaremos es el caso de pagos atrasados , por ejemplo, cuando su empresa le paga a su proveedor atrasados.

Supongamos que es propietario de un restaurante y compra sus verduras a un determinado proveedor.

Aunque ha establecido términos de pago con su proveedor, para pagarlos antes del 30 de enero, no lo hizo. Recibió sus verduras, pero no cumplió con la fecha límite de pago, por lo que ahora tendrá que pagar a su proveedor atrasado.

En otras palabras, si usted, como propietario de un negocio, está atrasado en los pagos que debe a sus proveedores, eso es un pago atrasado.

Los proveedores a veces pueden obligarlo a pagar un recargo por pago atrasado, así que tenga esto en cuenta al decidir si pagar atrasados ​​es la mejor opción para su negocio.

Además de pagar a los proveedores en mora, otros casos de mora en la contabilidad se pueden agrupar en 3 tipos de mora:

1. Anualidad en mora : como explica Forbes, "si el pago de la anualidad se realiza al final de un período fijo, en lugar de al principio, se denomina anualidad en mora". Por ejemplo, los pagos de la hipoteca se consideran una anualidad en mora.
2. Llamadas en mora : las llamadas en mora ocurren en una situación en la que hay algunos accionistas de una empresa y uno de ellos no paga el monto adeudado de las acciones en mora.
3. Dividendos atrasados : cuando una empresa tiene dividendos atrasados, significa que no emitió un pago de dividendos antes de la fecha de vencimiento a los accionistas preferenciales, es decir, a aquellos accionistas que tienen prioridad en contraste con los accionistas comunes sobre las ganancias de una corporación.

¿Cómo reducir los riesgos de facturación en mora?

Además de pagar a los empleados atrasados, también existe algo llamado facturación atrasada.

Cuando factura atrasados, le factura a su cliente después de haberle proporcionado servicios o bienes.

Para ayudarlo a reducir los riesgos de facturación atrasada, como el riesgo de incumplimiento de pagos, o incluso prevenir ciertos riesgos, hemos enumerado algunos consejos útiles.

Consejo n.º 1: use un software de facturación para realizar un seguimiento de sus facturas

El uso de software de facturación ayuda a reducir los riesgos de facturación atrasada porque le permite realizar un seguimiento de todas sus facturas en un solo lugar.

De hecho, el software de facturación adecuado le brinda una descripción detallada de sus facturas pagadas y vencidas.

En Clockify, por ejemplo, puede marcar las facturas como Enviadas o No enviadas , y si pasa la fecha de vencimiento de una factura enviada, la factura obtiene automáticamente el estado Vencido .

También puede usar el correo electrónico de recordatorio como una nota amistosa de la factura que está vencida.

Todas estas opciones pueden simplificar el seguimiento de los pagos de su cliente y reducir los riesgos que a veces conllevan los pagos atrasados.

Consejo #2: Realice verificaciones de crédito en clientes potenciales

Para evitar tratar con clientes poco confiables, puede realizarles verificaciones de crédito para evaluar si pueden pagar a tiempo de manera consistente.

Un empleador puede verificar el historial de crédito de alguien mirando su informe de crédito; los informes de crédito enumeran su:

• historial de pago de facturas,
• préstamos,
• deuda actual, y
• Otra información financiera.

De esta manera, reduce la posibilidad de recibir pagos atrasados ​​o faltantes y poner en riesgo las finanzas de su negocio.

Conclusión: Antes de pagar atrasados, evalúa si este sistema te funciona

Como puede ver, pagar a los empleados unos días después del final del período de pago es una práctica útil para los empleadores porque tienen más tiempo para calcular las horas trabajadas de sus empleados con mayor precisión.

Los empleados, por otro lado, no siempre pueden estar a favor de este sistema de pago. A veces necesitarán algo de tiempo para adaptarse a que les paguen más tarde de lo habitual, especialmente si están acostumbrados a un calendario de pago diferente.

Aún así, si decide pagar a sus empleados atrasados, debe ser consciente de las ventajas y desventajas que puede traer este método de pago. De esa manera, puede decidir si pagar en mora es la mejor solución para su negocio o si debe optar por otra opción.

En última instancia, independientemente de cómo decida pagar a sus empleados, intente elegir el sistema de pago que sea más conveniente para todas las partes involucradas.

️ ¿Alguna vez ha pagado a sus empleados atrasados ​​antes? Es posible que ya haya encontrado el sistema de pago adecuado que mejor se adapte a su negocio para compensar a los empleados por las horas trabajadas. Háganos saber en [email protected] para que podamos probar su sistema la próxima vez. Y, si te gustó esta publicación de blog, compártela con alguien que creas que podría estar interesado en leerla.