Servicio de contestador automático para pequeñas empresas: 6 mejores opciones
Publicado: 2024-03-22| ¿Qué es un servicio de contestador automático? Un servicio de contestador maneja llamadas de otras empresas, principalmente fuera del horario de atención, durante los fines de semana o días festivos. Los servicios de contestación ayudan a garantizar que todas las llamadas telefónicas sean respondidas por personas reales, incluso fuera del horario laboral o en períodos de mayor actividad. |
Mantener una ventaja competitiva como pequeña empresa puede ser un desafío en el acelerado entorno empresarial actual. La tecnología en rápida evolución y las demandas de los clientes en constante cambio crean objetivos en movimiento que son difíciles de capturar sin las herramientas adecuadas.
Dirigir llamadas a un servicio de contestador automático a través de una recepcionista virtual también ayuda a liberar tiempo y recursos que de otro modo dedicaría a administrar llamadas internamente. De esa manera, podrá concentrarse más en hacer crecer su negocio.
En esta guía, exploraremos los mejores servicios de respuesta para propietarios de pequeñas empresas para aumentar la retención de clientes, además de lo que debe buscar antes de elegir.
Comencemos la comparación.
| Servicio de contestador | Mejor para | Características | Precio inicial |
|---|---|---|---|
| ResponderConectar | La mayoría de las empresas | Minutos ofrecidos: 100–450+ Chat web, soporte por correo electrónico, grabación de llamadas | $325/mes + $2.95/minuto |
| Elegante | empresas de servicios personales | Minutos ofrecidos: 0–1000 Contestación bilingüe, llamadas salientes | $64/mes + $2.20/minuto |
| VozNación | Servicio las 24 horas | Minutos ofrecidos: 20–500 Llamadas de larga distancia ilimitadas, parcheo de llamadas gratuito | $65/mes + $2.19/minuto |
| Rubí | Necesidades de desvío y enrutamiento de llamadas | Minutos ofrecidos: 50–500 Integraciones de terceros, captura automática de leads entrantes | $235/mes + tarifa por minuto |
| Abby conectar | Soporte de cuenta dedicado | Minutos ofrecidos: 100–500 Equipos de recepcionistas dedicados, anuncios de llamadas, transferencias. | $299/mes + $2.99/minuto |
| Virtual Da Vinci | Emprendedores individuales y startups | Minutos ofrecidos: 50-100 Enrutamiento de llamadas avanzado, conferencias (niveles Premium) | $129/mes + $1.75/minuto |
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ResponderConectar
El mejor servicio en general
AnswerConnect es una herramienta de chat y respuesta en vivo que ofrece soporte bilingüe. Su equipo de soporte puede ayudarlo a recibir mensajes, enrutar llamadas y calificar clientes potenciales entrantes.
AnswerConnect también puede ayudar a gestionar la experiencia del cliente (CX) con personalización gracias al identificador de llamadas.
Características
AnswerConnect ofrece una variedad de funciones además de respuesta en vivo:
- Identificador de llamadas para reconocer a las personas que llaman repetidamente para una mejor personalización durante la llamada
- Calificación de clientes potenciales entrantes para que su equipo de ventas pueda comenzar a trabajar
- Toma de mensajes detallada para no perder ninguna información importante
- Enrutamiento de llamadas urgente dependiendo de dónde se encuentren sus equipos
- Reservas de citas para establecer un futuro punto de contacto
Además, AnswerConnect tiene un sistema de respuesta de desbordamiento para las horas punta para garantizar que ninguna llamada quede sin respuesta.
Precios
Hay tres opciones de precios principales de AnswerConnect:
- 100 minutos incluidos: $325 por mes más $2.95 por minuto y una tarifa de instalación de $75
- 300 minutos incluidos: $425 por mes más $2.75 por minuto
- 450 minutos incluidos: $825 por mes más $2.75 por minuto y una tarifa de instalación de $75
También hay 14 niveles de precios adicionales para empresas más grandes, desde 600 minutos a $1,095 por mes hasta 100,000 minutos a $168,995 por mes. Los planes de 600 a 5000 minutos tienen una tarifa de instalación de $75, mientras que los planes más grandes no tienen tarifa de instalación.
| Profesionales de AnswerConnect | Desventajas de AnswerConnect |
|---|---|
| Respuesta en vivo 24/7/365 Capacidades de respuesta de chat en vivo Integración con la mayoría de los sistemas CRM. Recepcionistas bilingües español e inglés. | Más caro que algunas otras ofertas. Los informes de llamadas no son personalizables |
Elegante
Lo mejor para empresas orientadas a servicios personales
Posh es un servicio de respuesta en vivo que ofrece capacidades de llamadas salientes. Sus agentes expertos se especializan en servicio al cliente para empresas de salud, bienestar, bienes raíces y consultoría.
En particular, sus capacidades salientes significan que puede ayudar a capturar y calificar clientes potenciales y convertir las consultas iniciales de los clientes.
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Características
Posh ofrece varias funciones a empresas de todos los tamaños que buscan capacidades de servicio de contestador telefónico:
- Responde en vivo a cada llamada para que tus clientes nunca reciban un correo de voz en su primer punto de contacto
- Recepcionista virtual bilingüe para atender a más clientes
- Una aplicación móvil para que los agentes puedan ayudar a los clientes desde donde se encuentren
- Usuarios ilimitados para que las empresas no tengan que pagar por más puestos
Gracias a su asociación con Zapier, Posh también ofrece integraciones con más de 3000 aplicaciones comerciales.
Precios
Hay siete niveles de precios para los clientes de Posh:
- 0 minutos incluidos: $64 por mes más $2.20 por minuto
- 50 minutos incluidos: $119 por mes más $2.10 por minuto
- 100 minutos incluidos: $204 por mes más $2.04 por minuto
- 200 minutos incluidos: $394 por mes más $1.97 por minuto
- 350 minutos incluidos: $664 por mes más $1.90 por minuto
- 500 minutos incluidos: $924 por mes más $1.85 por minuto
- 1.000 minutos incluidos: $1.794 por mes más $1,79 por minuto
| Profesionales elegantes | Contras elegantes |
|---|---|
| Respuesta en vivo 24/7/365 Amplia variedad de planes de precios Recepcionistas bilingües Cumplimiento de HIPAA | Sin chat en vivo Sin grabación de llamadas |
VozNación
Lo mejor para pequeñas empresas que necesitan ofrecer servicio las 24 horas
VoiceNation es un proveedor de servicios de contestación en vivo y una solución de recepcionista virtual.
VoiceNation proporciona a los agentes conocimientos de soporte técnico para pequeñas empresas sin recursos intensivos. También ofrece activación instantánea si necesita una solución de respuesta en vivo inmediata pero no tiene la infraestructura para configurarla rápidamente.
Características
VoiceNation ofrece varias funciones, que incluyen:
- Llamadas de larga distancia ilimitadas para que tus clientes sean escuchados sin importar dónde estén
- Respuesta en vivo en cada llamada para que los clientes no lleguen al correo de voz en el primer punto de contacto
- Una aplicación móvil para que los agentes puedan ayudar a los clientes desde donde se encuentren
- Guiones de llamadas personalizados para alinearse con su marca
- Activación instantánea para una configuración sencilla y lista para usar
- Conexión de llamadas gratuita ( transferencias en caliente ) para que no acumule cargos y se asegure de que sus agentes estén informados
Los usuarios de VoiceNation también pueden aprovechar la entrega de mensajes de forma gratuita a través de canales como correo de voz, correo electrónico o SMS.
Precios
VoiceNation ofrece cinco planes de precios:
- 20 minutos incluidos: $65 por mes más $2.19 por minuto
- 50 minutos incluidos: $135 por mes más $2.19 por minuto
- 150 minutos incluidos: $319 por mes más $2.19 por minuto
- 250 minutos incluidos: $525 por mes más $2.19 por minuto
- 500 minutos incluidos: $925 por mes más $1.99 por minuto
| Profesionales de VoiceNation | Contras de VoiceNation |
|---|---|
| Respuesta en vivo 24/7/365 Sin cargos por llamadas durante días festivos o fuera de horario Recepcionistas bilingües Cumplimiento de HIPAA | La aplicación móvil incluye tarifas adicionales por llamar. El chat en vivo se factura anualmente en lugar de mes a mes. No hay administradores de cuentas dedicados fuera del plan Enterprise |
Rubí
Lo mejor para empresas con volúmenes de llamadas fluctuantes y necesidades de reenvío
Ruby es una solución de chat y respuesta en vivo. Sus agentes tienen su sede entera en los EE. UU. y tienen la experiencia para ayudar con el servicio al cliente, el soporte e incluso las necesidades de adquisición.
Ruby maneja las llamadas salientes, califica y captura clientes potenciales y enruta las llamadas a la parte adecuada.
Características
Ruby ofrece bastantes características:
- Una aplicación móvil para que los agentes puedan ayudar a los clientes desde donde se encuentren
- Integraciones de terceros para combinar con su pila tecnológica existente
- Captura automática de clientes potenciales entrantes para que su equipo de ventas pueda comenzar a trabajar
- Enrutamiento y reenvío de llamadas para comunicarse con el miembro correcto del equipo
- Reservas de citas para establecer un futuro punto de contacto
Ruby también es conocida por su excepcional servicio al cliente, una excelente opción si necesita ayuda externa para impulsar la CX.
Precios
Ruby tiene cuatro niveles diferentes de precios de recepción en vivo:
- 50 minutos incluidos: $235 por mes más una tarifa por minuto
- 100 minutos incluidos: $375 por mes más una tarifa por minuto
- 200 minutos incluidos: $680 por mes más una tarifa por minuto
- 500 minutos incluidos: $1,640 por mes más una tarifa por minuto
También ofrecen chat en vivo, así como opciones combinadas de recepción y chat.
| Rubí ventajas | Contras de rubí |
|---|---|
| Respuesta en vivo 24/7/365 Capacidades de respuesta de chat en vivo Cumplimiento de HIPAA | Más caro que algunas otras soluciones. Los recepcionistas bilingües no están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. |
Abby conectar
Lo mejor para empresas que desean un administrador de cuentas dedicado
Abby Connect ofrece servicios de contestación en vivo, chat y recepcionista virtual. Si bien los recepcionistas en vivo no están disponibles durante los días festivos a través de Abby Connect, el chat en vivo está disponible las 24 horas, los 365 días del año.
Características
Las características que ofrece Abby Connect incluyen:
- Equipos de recepcionistas dedicados que permanecen con su cuenta para mantener la coherencia
- Reservas de citas para establecer un futuro punto de contacto
- Anuncios de convocatoria para transparencia y comunicación clara.
- Transferencias de llamadas para comunicarse con el miembro correcto del equipo
- Una aplicación móvil para que los agentes puedan ayudar a los clientes desde donde se encuentren
Abby también cuenta con integración de Zapier para compatibilidad con más de 3000 aplicaciones de terceros.
Precios
Abby Connect tiene tres paquetes de precios de respuesta en vivo:
- 100 minutos incluidos: $299 por mes más $2.99 por minuto
- 200 minutos incluidos: $549 por mes más $2.75 por minuto
- 500 minutos incluidos: $1,199 por mes más $2.40 por minuto
Abby también ofrece chat en vivo, así como opciones integradas de recepción y chat.
| Abby conectar profesionales | Contras de Abby Connect |
|---|---|
| Capacidades de respuesta de chat en vivo Llamadas salientes gratis Prueba gratis | Capacidades limitadas de recepcionista. Sin opción de secuencia de comandos personalizada La respuesta en vivo no es 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. |
Virtual Da Vinci
Lo mejor para emprendedores individuales y nuevas empresas
Davinci Virtual es una solución empresarial integral que incluye servicios de recepcionista en vivo. Es un servicio de contestación relativamente asequible que ofrece servicios administrativos a las empresas, como proporcionar una dirección física, recursos de atención al cliente y recepcionistas en vivo.
En lugar de compensar el horario laboral fuera del horario laboral y los días festivos, Davinci se hace cargo del soporte telefónico para equipos extremadamente pequeños. Esto significa que no cuentan con servicios de respuesta de llamadas en vivo las 24 horas del día como otras soluciones.
Características
Los planes Business de Davinci Virtual priorizan sus servicios de respuesta en vivo y ofrecen bastantes funciones, como:
- Número de teléfono local o gratuito, según sus necesidades
- Desvío y selección de llamadas para comunicarse con el miembro adecuado del equipo
- Llamadas de larga distancia ilimitadas para que tus clientes sean escuchados sin importar dónde estén
- Envío de faxes en línea para la transferencia de documentos e información importantes
La respuesta en vivo con Davinci solo está disponible durante el horario comercial estándar y no las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, por lo que a veces las personas que llaman pueden comunicarse con el correo de voz.
Precios
Davinci tiene cuatro niveles de precios entre los que los clientes pueden elegir, divididos en dos categorías. Los planes Business son servicios de respuesta, mientras que los planes Premium son soluciones de centro de contacto más amplias:
- Negocios | 50 minutos incluidos: $129 por mes más $1.75 por minuto
- Negocios | 100 minutos incluidos: $239 por mes más $1.75 por minuto
- Prémium | 50 minutos incluidos: $249 por mes más $2.50 por minuto
- Prémium | 100 minutos incluidos: $319 por mes más $2.50 por minuto
Cada nivel de precios tiene tarifas de instalación adicionales a partir de $50 en adelante, según los servicios que necesite.
| Profesionales virtuales de Davinci | Contras virtuales de Davinci |
|---|---|
| Menos costoso que las alternativas | La respuesta en vivo no es 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. No hay notificaciones para mensajes nuevos. Tarifas de instalación únicas Compromiso mínimo de seis meses sin opción de mes a mes Sin prueba gratuita |
Qué buscar al elegir un servicio de contestación
El servicio de contestador automático que elija será a menudo la primera impresión para las personas que llamen a su empresa. Cuando se considera que el 83% de las empresas perdieron un cliente, no cumplieron con una fecha límite o despidieron a un empleado debido a una falta de comunicación, esa primera impresión se vuelve aún más importante.
Un servicio de contestador telefónico puede ayudar a impulsar los KPI de participación del cliente , como el puntaje de esfuerzo del cliente (CES) y el valor de vida del cliente (CLV). Lo hace aumentando la comodidad para sus clientes, de modo que sea más probable que abandonen la experiencia con una opinión positiva.
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Los mejores servicios de respuesta para pequeñas empresas ayudan a la participación y la retención al ser:
- Personalizable : busque un servicio que ofrezca soluciones personalizables, como la capacidad de personalizar guiones y procedimientos de manejo de llamadas para alinearse con su marca.
- Disponible las 24 horas, los 7 días de la semana: opte por un servicio que pueda atender llamadas las 24 horas del día (incluso los fines de semana y días festivos) para garantizar que siempre esté accesible para los clientes.
- Escalable: elija un servicio que pueda escalar con su negocio. Eso significa manejar volúmenes de llamadas cada vez mayores y adaptarse a los cambios rápidos.
- Rentable: seleccione un servicio que equilibre la asequibilidad y la calidad, asegurándose de obtener el mejor valor por su dinero.
- Capaz de integrarse: opte por un servicio que se integre perfectamente con su pila tecnológica, como el software CRM, para agilizar el manejo de llamadas y la gestión de datos.
- De buena reputación: seleccione testimonios y reseñas de otras pequeñas empresas. Es más probable que un servicio de buena reputación con un historial de clientes satisfechos cumpla con sus expectativas.
Al captar la atención del cliente en el primer punto de contacto, un servicio de respuesta atrae y prepara a los clientes para el siguiente paso en su viaje. Los clientes comprometidos también son más valiosos: según Gallup , generan una prima del 23% sobre el cliente promedio en cuanto a participación en la billetera entre sus competidores.
| Incluso si un servicio de contestador marca todas sus casillas, aún necesitará desviar las llamadas a algún lugar. Con una solución completa de centro de llamadas virtual como Nextiva, puede configurar fácilmente una conexión a un servicio de contestador externo y asegurarse de que los clientes lleguen a los destinos correctos. |
Cómo utilizan las empresas los servicios de contestación
Las empresas utilizan los servicios de respuesta para mantener abiertas las líneas de comunicación con sus clientes cuando el equipo habitual no está disponible. Podrían agregar el servicio de contestador automático a su flujo de llamadas después del horario comercial, durante un día festivo o cuando se produzca una interrupción del servicio.
Un flujo de llamada típico que incluye un servicio de contestación podría verse así:
- Un cliente llama a su empresa durante el fin de semana mientras su equipo está libre.
- La llamada activa un menú de respuesta de voz interactiva (IVR) que solicita una respuesta al cliente.
- El cliente da su opinión.
- La llamada se dirige a un servicio de contestación que cubre el destino previsto de la persona que llama.
- La persona que llama se conecta con un agente de soporte del servicio de contestación, quien toma nota del problema y establece expectativas para los próximos pasos.
- Si es necesario, su equipo hace un seguimiento de la persona que llama cuando se reanuda el horario comercial normal o mediante correo electrónico o mensaje de texto automatizado.
La racionalización de los procesos comerciales puede ayudar a que las operaciones sean más eficientes, conducir a un mejor servicio al cliente y reducir las tasas de rotación . Es importante conservar a los clientes a largo plazo: cuanto más tiempo hagan negocios con usted, más dinero gastarán. Incluso podrían enviarle nuevos negocios.
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Esté presente cada vez que sus clientes llamen
Para competir en el mercado actual, debe estar presente cuando los clientes llamen. Eso es de día o de noche, entre semana o fin de semana, festivo o no. Con disponibilidad las 24 horas, manejo profesional de llamadas y escalabilidad, un servicio de contestador automático para pequeñas empresas puede mejorar la retención y el servicio al cliente.
Una solución de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) como Nextiva es esencial para administrar, enrutar y analizar esas llamadas para que pueda estar ahí para sus clientes incluso cuando no esté disponible.
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Preguntas frecuentes sobre el servicio de respuesta para pequeñas empresas
Si todavía tiene curiosidad acerca de un servicio de respuesta para pequeñas empresas, consulte estas preguntas frecuentes.
Los servicios de contestación en vivo cuestan entre $64 y más de $300 mensuales, más una tarifa por minuto de alrededor de $2 a $3. Cuantos más minutos tenga su plan, menor será el cargo por minuto.
Un servicio de contestador puede ayudar:
Mejorar el servicio al cliente
Mejorar la eficiencia de las llamadas
Reducir los costos operativos
Escalar las operaciones comerciales
Estar más disponible para los clientes
Con un servicio de contestador automático, también puede liberar tiempo para concentrarse en actividades principales como desarrollar nuevos productos y adquirir nuevos clientes.
Profesionales capacitados, a menudo llamados representantes o agentes de servicio al cliente, responden las llamadas de un servicio de contestación. El proveedor de servicios de contestación suele emplearlos y siguen guiones y protocolos proporcionados por las empresas a las que prestan servicios.
Los servicios de contestador automático y los recepcionistas virtuales tienen propósitos similares pero difieren en alcance y nivel de servicio.
Los recepcionistas virtuales ofrecen más que servicios de contestación, incluida la atención y reenvío de llamadas y la programación de citas. Los recepcionistas virtuales también pueden ofrecer a los clientes un mayor nivel de personalización y están más integrados con las operaciones comerciales diarias.
Los servicios de contestación y los centros de llamadas manejan las llamadas entrantes, pero el tamaño de las empresas a las que atienden y la experiencia de sus agentes pueden diferir mucho.
Los centros de llamadas pueden ser de mayor escala, mientras que los servicios de contestación normalmente atienden solo a pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, los servicios de contestación ofrecen servicios generales como manejo de llamadas y grabación de mensajes. Si tiene necesidades más amplias, puede optar por un centro de llamadas que a menudo puede ofrecer servicios más especializados, como soporte técnico.