Del caos al control: dominar la gestión de proyectos en entornos de agencia

Ya sea que esté asignando un equipo para lanzar un nuevo producto de agencia o manejando campañas de marketing para sus clientes, gran parte de lo que hacen los equipos de agencia se puede ver a través de la lente de la gestión de proyectos. Los métodos sólidos de gestión de proyectos pueden ayudarle a definir e implementar esfuerzos, mantener el trabajo dentro de los plazos y el presupuesto y mejorar continuamente sus ofertas.

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Si desea mejorar su capacidad para revender activos de marketing digital o crear y gestionar nuevas campañas de marketing para clientes, considere implementar la gestión de proyectos para agencias. Descubra algunos consejos y recursos para hacerlo a continuación.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos para las agencias?

Las campañas de marketing pueden verse como proyectos. Cada uno viene con su propio presupuesto, objetivos, desafíos y limitaciones. Hacer malabarismos con todos esos componentes (a menudo para numerosas campañas y clientes) puede resultar difícil si no se han perfeccionado las habilidades para gestionarlos.

La gestión de proyectos eficaz puede ayudarle a superar esos desafíos e incluso puede respaldar resultados positivos, como mayores ingresos de la agencia, ya que puede optimizar los procesos, hacer más con menos y mejorar constantemente los resultados.

Algunos beneficios comunes de la gestión de proyectos que pueden ayudarle a proteger su agencia de la recesión incluyen:

• Eficiencia mejorada. Las metodologías de gestión de proyectos se centran en el uso eficiente de los recursos para que los equipos puedan completar el trabajo dentro de los plazos, incluso con plazos limitados.
• Mayor satisfacción del cliente. Los clientes tienden a estar más contentos cuando se implementan métodos sólidos de gestión de proyectos porque mejoran la comunicación y garantizan que los entregables sean de alta calidad, puntuales y dentro del presupuesto.
• Mayor rentabilidad. La gestión de proyectos a menudo se asocia con ahorros de costos, lo que puede aumentar las ganancias.

Estilos y métodos de gestión de proyectos.

La gestión de proyectos de la agencia podría apoyarse en uno o más métodos de gestión de proyectos existentes. Pruebe varios enfoques para encontrar lo que funcione para sus equipos y clientes, comenzando con algunos de los favoritos que se describen a continuación.

Cascada

Con el enfoque en cascada, los equipos dividen los proyectos en fases y las completan linealmente. El trabajo en cada fase comienza solo una vez que se completa la fase anterior, creando una cascada de trabajo a lo largo del cronograma del proyecto.

La cascada es un buen enfoque si desea crear procesos repetibles que pueda utilizar en grandes iniciativas de marketing. Considérelo cuando cree y lance nuevos sitios o administre la creación y publicación de contenido.

Ágil

La gestión ágil de proyectos adopta un enfoque iterativo que divide cada proyecto en pequeñas etapas que se pueden completar rápidamente. También incorpora circuitos de retroalimentación y flexibilidad, apoyando el cambio dentro del proceso a medida que se desarrolla el proyecto.

Considere métodos ágiles de gestión de proyectos si está iniciando una agencia, trabajando para aumentar los ingresos de una agencia emergente o trabajando estrechamente con un cliente establecido en un esfuerzo de marketing que es nuevo para ambos.

Melé

Scrum es un marco ágil específico que le ayuda a poner en práctica la filosofía de gestión de proyectos de una manera más estructurada. El marco incluye valores y principios que alinean los esfuerzos de gestión de proyectos e involucran a equipos scrum, incluidos propietarios de productos y scrum masters.

Considere implementar scrum para proyectos de marketing complejos que requieren equipos de profesionales capacitados que trabajan con ritmo rápido pero cuidadosamente administrados, como el desarrollo de sitios web.

Herramientas de gestión de proyectos para agencias

Independientemente de cómo decida implementar la gestión de proyectos para agencias, las herramientas técnicas pueden ayudarle a respaldar la comunicación del equipo y del cliente, gestionar los esfuerzos y aumentar los resultados positivos al vender servicios en línea.

Más de la mitad de los profesionales de la gestión de proyectos dicen que enfrentan un desafío a la hora de colaborar eficazmente con otros (Exploding Topics). Las herramientas de gestión de proyectos y los recursos de marca blanca que pueden mejorar la colaboración son importantes.

La funcionalidad y facilidad de uso de una herramienta de gestión de proyectos son las principales consideraciones para la mayoría de los usuarios (Techopedia). Al elegir herramientas para sus equipos, observe si tienen las funciones necesarias para respaldar el éxito de los proyectos. Puede comenzar su investigación con algunas de las opciones siguientes.

Trelo

Fuente de la imagen: Trello

Trello es una popular herramienta de gestión de proyectos de estilo Kanban que te permite crear un enfoque visual para la gestión de proyectos. Cree y asigne tableros de proyectos, tarjetas y tareas, y administre listas de tareas y documentos en la misma vista.

Trello puede funcionar bien para equipos pequeños y medianos con flujos de trabajo específicos. Tiende a ser un poco complicado para los equipos que escalan más allá de eso.

Asanas

Asana es una herramienta integral de gestión de proyectos y tareas con muchas personalizaciones. Puede crear flujos de trabajo automatizados que garanticen que las tareas del proyecto pasen a la siguiente fase y a la parte responsable sin problemas, y las opciones integradas de correo electrónico y notificación mantienen a todos informados.

Sin embargo, hacer que Asana funcione para ti puede llevar tiempo y requerir la creación de esos flujos de trabajo personalizados. Esta es una mejor opción para las agencias que pueden dedicar recursos a administrar Asana mientras Asana les ayuda a administrar proyectos.

Campamento base

Fuente de la imagen: Campo base

Basecamp es una herramienta de colaboración que le ayuda a dividir proyectos en una variedad de listas de tareas pendientes, que luego se pueden ver según el tipo de proyecto o tarea, las fechas de entrega o a quién están asignadas.

Basecamp es una herramienta simple pero poderosa que puede ayudarlo a administrar equipos dispares, especialmente si sus proyectos de marketing dependen de recursos externos como autónomos.

Otras herramientas de gestión de proyectos

Algunas otras herramientas que puede utilizar para incorporar la gestión de proyectos y tareas a su estrategia de marketing digital incluyen:

• tarea pendiente
• hacer clic
• Jira
• Wrike
• Hoja inteligente
• moxie
• podio

Fuente de la imagen: Podio

Procesos de gestión de proyectos para diferentes tipos de agencias.

La gestión de proyectos para agencias de marketing no es igual en todos los ámbitos y es importante adaptar estas metodologías y herramientas para satisfacer la estrategia única de su agencia. Por ejemplo, las necesidades de gestión de proyectos de un equipo que trabaja para desarrollar una presencia como revendedor de Google Workplace difieren de las necesidades de un equipo que crea contenido de vídeo para clientes.

A continuación se ofrecen algunos consejos rápidos para desarrollar el proceso de gestión de proyectos adecuado para varios tipos de agencias:

• Agencias de marketing. Considere la escala de sus necesidades de contenido y si necesita un enfoque de proyecto que respalde las tareas editoriales. Waterfall funciona bien aquí y puede personalizar el enfoque con herramientas digitales para automatizar partes del proceso.
• Agencias de publicidad digital. Dado que la gestión de anuncios puede ser una tarea continua, considere desarrollar un flujo de trabajo de gestión de proyectos para crear nuevas campañas antes de pasarlas a los flujos de trabajo de procesos comerciales habituales.
• Agencias de diseño. Elija herramientas de gestión de proyectos que apoyen visualmente a su equipo, como diagramas de Gantt y tarjetas kanban.
• Agencias de desarrollo de software. Dado que los métodos ágiles y scrum se crean teniendo en cuenta a los equipos de desarrollo técnico, comience con un enfoque existente y cree personalizaciones para su equipo a partir de ahí.

Consejos de gestión de proyectos para agencias

Cualquiera que sea el enfoque que adopte para la gestión de proyectos de su agencia, considere implementar algunas de las mejores prácticas a continuación para aprovechar al máximo su inversión:

• Comuníquese claramente. Evite utilizar términos de gestión de proyectos que los clientes no comprendan y sea transparente sobre cómo completa el trabajo para ellos. Si bien no es necesario profundizar en los detalles sobre la marca blanca y la marca privada para los clientes, puede ser útil guiarlos a través de sus procesos para que comprendan cómo gestiona los proyectos y cuál es su función.
• Establecer metas realistas. Revise los datos y los resultados de proyectos anteriores para poder hacer predicciones precisas sobre los presupuestos, los plazos de finalización y lo que puede ofrecer.
• Gestionar las expectativas del cliente. Bajo promesa (dentro de lo razonable) y sobreentrega. Sea sincero con los clientes sobre dónde podrían surgir desafíos y ofrézcales planes proactivos para abordarlos.
• Utilice buenas herramientas de colaboración. Aproveche las herramientas de gestión de proyectos, gestión de tareas y comunicación: Slack, Microsoft Teams e incluso el propio conjunto de herramientas de Vendasta pueden ayudarle a colaborar de forma más eficaz con el personal de la agencia, los socios, los autónomos y los clientes.
• Asigna recursos de forma inteligente. Utilice los recursos de la manera que tenga más sentido. No encargue a su equipo interno que luche bajo el peso del desarrollo de recursos si tiene más sentido asociarse con proveedores externos, por ejemplo. Consulte nuestra guía de etiquetado blanco para obtener ayuda para agregar recursos sin ampliar su personal.