Cómo hacer crecer su agencia sin aumentar el número de empleados

No hay forma de endulzarlo, hacer crecer una agencia de la manera tradicional es estresante.

Obtienes más clientes y necesitas más personal. Contratas más personal y necesitas más clientes. Es un círculo vicioso que da como resultado muchas horas de gente con exceso de trabajo (incluido usted mismo) o márgenes de beneficio reducidos.

Lo bueno es que operamos en un mundo que permite a las empresas escalar sin aumentar su plantilla. Se llama la economía “gig”.

En la economía de los conciertos, las empresas contratan trabajadores autónomos, contratistas y trabajadores temporales en lugar de empleados a tiempo completo. Acelera el proceso de contratación y reduce el riesgo de grandes gastos generales.

Además de esta tendencia del trabajo temporal, hay otras fuerzas en juego. Hay un aumento en el trabajo remoto: el 97 % de los empleados no quiere trabajar en una oficina a tiempo completo y un gran apetito por comenzar un trabajo secundario: 1 de cada 3 estadounidenses ya tiene uno. En combinación, estas fuerzas están creando la tormenta perfecta para las agencias que buscan escalar sin aumentar la cantidad de personal.

Un modelo de contratación de agencias subcontratadas es la forma inteligente de acelerar el crecimiento en 2021.

Los pros y los contras de un modelo de agencia subcontratada

El hecho de que las fuerzas sociales creen un entorno para hacerlo no significa que tengas que hacerlo, ¿verdad? Entonces, ¿existe un caso comercial genuino para elegir un modelo de agencia subcontratada, o el enfoque tradicional de "crecer con el número de empleados" es una mejor manera?

Veamos los pros y los contras:

Los pros de la subcontratación

Como mencioné en la introducción, hay numerosos aspectos positivos en la contratación de trabajadores independientes, contratistas, trabajadores temporales o empresas de marca blanca a medida que escala su agencia. Estas son algunas de esas ventajas:

• Menos riesgo. Uno de los mayores inconvenientes del modelo de negocio de agencia tradicional es su dependencia del número de empleados. Cada gerente de cuenta o especialista de equipo solo puede manejar una cantidad determinada de clientes. En algún momento, necesita contratar a más personas. Pero tan pronto como contrata gente nueva, de repente tiene demasiada capacidad para su lista de clientes. Es casi imposible tener la relación personal-cliente perfecta para cualquier cantidad de tiempo. Al subcontratar tareas a terceros, reduce el riesgo porque puede asignarles más o menos trabajo según las necesidades de sus clientes, no están en la nómina de tiempo completo.
• Costo más bajo. Un efecto continuo del modelo de agencia de alto número de empleados es más espacio de oficina, salarios más altos y varios otros costos asociados con la gestión de un equipo grande. Los terceros especializados generalmente tienen su propio espacio de oficina y manejan otros gastos comerciales por sí mismos. Sí, la tarifa por hora puede ser más alta que si contratara a un junior, pero se le facturará la cantidad exacta de horas que necesita para entregar los resultados del cliente. El costo “verdadero” de contratar a un empleado se estima en más de $4,000, y eso es solo para ponerlos en marcha.

El costo de contratar a un empleado

• Accede a la experiencia. En su mayor parte, cuando las agencias contratan gente nueva, los traen como juniors. Las personas con poca o ninguna experiencia pueden capacitarse y actualizarse para satisfacer las demandas de los clientes, pero no cuestan mucho dinero. Trabajar con terceros expertos reduce el costo y el tiempo de capacitar a trabajadores no calificados y le brinda acceso a mentes experimentadas. Claro, deberá incorporar nuevos contratistas para que sean congruentes con sus procesos y expectativas, pero este es un proceso mucho más sencillo que enseñarles cómo obtener resultados para los clientes. Esencialmente, obtendrá mejores resultados con menos capacitación y mejorará su tasa de aciertos para encontrar a los miembros adecuados del equipo.
• Construido a escala. El modelo de subcontratación le permite escalar hacia arriba y hacia abajo según sus necesidades en cualquier momento. Si pierde un cliente, simplemente pagará menos horas facturables a su contratista que estaba trabajando en ese cliente. Si obtiene un nuevo cliente, puede asignarle más horas. Este es un proceso mucho más fácil que buscar talentos, realizar un proceso de entrevistas, contratarlos, capacitarlos y ponerlos a la altura para el trabajo del cliente. Eso puede llevar meses, que es tiempo que no tiene si una nueva oportunidad de cliente está a la vuelta de la esquina. No es sorprendente que la capacitación de nuevos empleados se califique como uno de los principales desafíos para las agencias de marketing:

Los principales problemas de las agencias digitales

• Más dedicado a la causa. Puede sonar extraño sugerir que un tercero está más dedicado a lograr los resultados del cliente que alguien que contrate internamente. Pero debe recordar que los trabajadores independientes, los contratistas y los servicios de marca blanca tienen su propio negocio. Tienen una forma de pensar diferente a la de alguien que quiere ser contratado por una agencia y obtener un sueldo fijo. Es una relación mutuamente beneficiosa, si su agencia tiene éxito, su negocio también lo tendrá.

Menos riesgo, costos más bajos, mejores resultados para los clientes y escalabilidad... suena demasiado bueno para ser verdad, ¿verdad? Bueno, tal vez lo sea, echemos un vistazo a la otra cara.

Los contras de la subcontratación

La subcontratación no es todo rosas y mariposas. Después de todo, si es tan bueno, ¿por qué más del 41 % de las agencias siguen utilizando el modelo tradicional de crecimiento interno de la plantilla?

Aquí hay algunas desventajas de subcontratar el trabajo del cliente que debe considerar:

• Control de calidad. Quizás la mayor preocupación de las agencias que subcontratan el trabajo a terceros es garantizar el control de calidad. Mientras trabaja con expertos, todos tendrán su propio estilo y matices que pueden no coincidir con sus expectativas de calidad en algunas áreas. Es esencial que documente sus estándares y expectativas para que pueda incorporar nuevos proveedores externos de una manera que mantenga la calidad del trabajo que se entrega a los clientes. Una herramienta como Confluence podría ayudarte con este proceso:

Confluencia para la documentación de procesos

• Alinear prioridades. Naturalmente, los buenos contratistas tendrán un libro completo de trabajo. Si puedes llenar ese libro el 100% del tiempo, genial. Pero uno de los beneficios clave de la subcontratación es que puede escalar hacia arriba y hacia abajo según sus necesidades. Si trae un nuevo cliente, no puede garantizar que sus mejores contratistas estén disponibles. Su prioridad es sostener su propio negocio, no estar disponible para sostener el tuyo.
• Comunicación con los clientes. La comunicación regular con los clientes es esencial para un compromiso exitoso. Si tiene numerosos terceros trabajando en una cuenta, puede complicar el proceso de comunicación y dar como resultado solicitudes perdidas o mensajes incongruentes. Recomiendo usar Asana para realizar un seguimiento de todas las tareas de tus clientes y la comunicación del equipo:

Asana para la gestión de proyectos

• Consistencia de la marca. La comunicación no es lo único que se pone en peligro cuando varias partes contribuyen a un solo cliente. Compartirá documentos, intercambiará correos electrónicos y se comunicará a través de otros canales con todo el equipo. Esto puede disminuir potencialmente la consistencia de su marca a los ojos del cliente si terceros usan sus propias cuentas para realizar el trabajo y la comunicación.

Como puede ver, subcontratar el trabajo del cliente tiene algunas desventajas potenciales. Sin embargo, puede minimizar estos riesgos documentando estrictos controles de calidad, procesos, pautas de comunicación y procedimientos de incorporación de nuevos contratistas.

Primeros pasos con la subcontratación de agencias

Si ha aceptado el concepto de subcontratación, es posible que se pregunte, ¿por dónde empiezo?

Bueno, literalmente puedes subcontratar todo. Pero eso no significa que debas hacerlo.

Recomiendo encarecidamente mantener el liderazgo, la estrategia y la gestión de cuentas internamente. Esto le permite establecer reglas y establecer estándares para su agencia. El equipo de liderazgo crea los estándares y los gerentes de cuenta mantienen esos estándares al ser el vínculo entre sus contratistas y clientes.

Más allá de eso, puede subcontratar cualquier cantidad de especialidades. SEO, compra de medios, creación de contenido, gestión de campañas, gestión de redes sociales, desarrollo de sitios web, administración y más. Hay contratistas expertos, autónomos y servicios de marca blanca con experiencia en todas estas áreas.

Por ejemplo, ShortStack realiza campañas de marketing personalizadas y concursos para sus clientes. Son expertos en este espacio y el servicio de nicho perfecto en el que confiar si está ejecutando campañas regulares para clientes.

También hay sitios como UpWork donde puede encontrar trabajadores independientes en todas las diferentes disciplinas, o agencias de marketing de marca blanca que manejan su plantilla y se deslizan bajo su marca.

Lo bueno de la subcontratación es que puede probarlo sin correr mucho riesgo. Sumergir el dedo del pie y ver cómo va. Es posible que se sorprenda de las oportunidades que abre para su agencia.