8 Lo que se debe y no se debe hacer en el sistema de facturación de agencias

¿Sabías que casi la mitad de todas las facturas se pagan con retraso? Los líderes empresariales también informan que las prácticas de pago de los clientes han empeorado durante el último año (Atradius). Muchos tienen la esperanza de que esto cambie pronto. Hasta que eso suceda, los líderes de agencias como usted están pensando en cómo asegurarse de que le paguen. Después de todo, recibir el pago a tiempo es importante, especialmente si desea hacer crecer su negocio. Tener un buen sistema de facturación a tu lado es clave para alcanzar ese objetivo.

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Estos ocho pros y contras pueden ayudarle a optimizar su sistema de facturación y hacer que a sus clientes les resulte aún más fácil pagar a tiempo.

#1. Qué hacer: establecer expectativas claras en torno al pago

Independientemente de la plataforma de facturación que adoptes, siempre debes tener políticas de pago claras. Asegúrese de analizar las expectativas del cliente en torno a la facturación antes de comenzar a trabajar. Si ha pasado un tiempo desde que estableció sus políticas de pago, no está de más revisarlas y realizar los cambios necesarios ahora que su agencia, su base de clientes y sus ingresos recurrentes mensuales han crecido.

Es posible que algunos clientes quieran una facturación mensual. Es posible que otros prefieran que usted facture ese gran trabajo que está haciendo una vez que haya terminado todo. Si trabaja mucho para un cliente, necesitará una política clara sobre cómo facturarle. ¿Reciben una factura o una factura por cada servicio, producto o proyecto en el que estás trabajando? A medida que contrata más clientes, es posible que se dé cuenta de que necesita crear múltiples políticas de facturación para diferentes tipos de cuentas y proyectos.

Considere revisar sus condiciones de pago y políticas de morosidad para determinar si puede realizar algún cambio que le ayude a recibir el pago a tiempo. Si sus clientes siempre pagan tarde, ¿puede ofrecerles opciones para dividir los pagos? ¿Qué pasa cuando un cliente llega tarde? Tener políticas claras y comunicarlas a los clientes puede ayudar a agilizar el proceso de facturación.

#2. Qué hacer: utilizar un sistema de facturación para automatizar la facturación

Ahora ya tiene sus políticas de facturación definidas. Es hora de ponerlos a trabajar con el sistema de facturación elegido.

El sistema debería poder ayudarle a automatizar algunas de las partes más tediosas de la facturación. Esto podría incluir generar y enviar facturas para pagos recurrentes.

Un sistema de facturación que se integre con otro software que esté utilizando puede agilizar este proceso. El software de facturación también puede extraer datos de marketing o ventas para generar facturas.

Mejor aún, la plataforma de facturación adecuada debería facilitar que sus clientes paguen a tiempo. Pueden ver sus facturas y luego pagarlas como quieran desde el mismo panel.

#3. No: Tenga sistemas de facturación separados para diferentes servicios

La consolidación es el nombre del juego cuando se trata de su sistema de facturación. La plataforma de facturación adecuada puede facilitar que su equipo de contabilidad pague las facturas de su agencia. La plataforma también puede reducir la cantidad de proveedores a los que paga. Eso significa un billete en un solo lugar, no docenas de billetes en varias plataformas.

Esto también funciona para usted y sus clientes a la hora de facturarles. Tener todas sus facturas en una ubicación centralizada facilita que sus clientes las encuentren y paguen. Un sistema de facturación con una plataforma de pago integrada les facilita aún más pagar a tiempo.

Tener facturas separadas para cada servicio o que diferentes departamentos envíen sus propias facturas significa más trabajo para su equipo. También puede crear confusión por parte del cliente. Podrían pensar que ya pagaron una factura, sólo para darse cuenta de que era por un proyecto o servicio diferente.

Hazlo más sencillo para todos reuniendo todo bajo un mismo banner.

#4. Qué hacer: enviar recordatorios y recibos automáticos

Su sistema de facturación también debería poder enviar recordatorios y recibos automáticos. Los recibos ayudan tanto a su equipo como al cliente a realizar un seguimiento de lo que ya pagaron. Automatizarlos envía el recibo al cliente más rápido y libera tiempo a su equipo.

Los recordatorios automáticos son importantes en un mundo donde casi la mitad de todas las facturas se pagan tarde. A veces, todo lo que el cliente necesita es un empujón: el 21 por ciento de los clientes paga una factura vencida después del primer recordatorio (Moula). Sin embargo, si casi la mitad de sus clientes pagan tarde, enviar esos recordatorios supone una pérdida importante de tiempo para su equipo de contabilidad.

La automatización del sistema de facturación garantiza que sus facturas y recordatorios se envíen a tiempo, para que pueda recibir sus pagos antes. Su equipo tiene más tiempo si no necesita enviar avisos de retraso a la mitad de sus clientes.

#5. No: olvides los detalles

El diablo muchas veces está en los detalles. Quizás recuerdes agregar la información de facturación del cliente a la factura, pero tampoco olvides agregar tus propios datos. Su sistema de facturación debería hacer que esto sea simple y fácil de hacer.

La plataforma adecuada puede ayudar ofreciendo plantillas. Incluso puede conectarse con otro software que ya esté utilizando en su agencia. Un ejemplo es su CRM de ventas, al que la plataforma de facturación puede recurrir para asegurarse de que los datos de un cliente sean correctos.

Acertar con los detalles también es importante a la hora de redactar la factura. Una plataforma que se conecta a su software de marketing y otras partes de su canal puede agregar los detalles correctos para las compras de los clientes.

#6. Hacer: facilitar el pago

La consolidación es una forma de facilitar a sus clientes el pago de sus facturas. Asegurarse de que su sistema de facturación se conecte a su plataforma de pago es otra.

De esta manera, los clientes sólo necesitan iniciar sesión en un panel para ver y pagar sus facturas. Si pueden pagar de la manera que prefieran con sólo un par de clics, es más probable que paguen antes. Incluso podrías optar por ofrecer pagos parciales o descuentos por pagos anticipados (FitSmallBusiness).

Eso significa menos pagos atrasados. Como ventaja adicional, su equipo dedica menos tiempo a rastrear facturas impagas.

#7. No: subestimes el poder del diseño

Una factura diseñada profesionalmente puede resultar impresionante para sus clientes. También puede resaltar los detalles importantes, como el monto a pagar y la fecha de vencimiento. Cuando esos detalles se destacan, es más probable que sus clientes paguen antes.

El diseño también es importante porque representa tu marca. Una marca prevalente es importante, incluso en el departamento de facturación. Te hace lucir profesional y también ayuda a que los clientes te recuerden. Si también les facilita el pago de sus facturas, es probable que piensen en lo fácil que es trabajar con usted.

#8. Sí: utilice un sistema de facturación que le permita aumentar las ventas

Otro beneficio de utilizar un sistema de facturación que se conecta con el marketing, las ventas y otras partes de su proceso es que puede ayudarle a vender más. Permite a sus clientes agregar rápida y fácilmente más productos a sus cestas.

Su sistema de facturación podría incluso ayudarle a hacer recomendaciones al cliente. Utilizando datos sobre lo que han comprado otros clientes, la plataforma puede sugerir soluciones. A su vez, eso facilita las ventas cruzadas y las ventas adicionales para el equipo de ventas de su agencia. Cuando cierran el trato, también es fácil para su departamento de facturación agregar nuevas líneas de pedido a las facturas recurrentes.

Mejora la forma en que te pagan

Pruebe lo que debe y no debe hacer dentro de su sistema de facturación y dedique menos tiempo a perseguir a los clientes por facturas impagas.

¿Qué pasa si la plataforma de facturación que estás utilizando no te ofrece las herramientas que necesitas, como facturación consolidada o automatización? Podría ser el momento de cambiar.

La plataforma de facturación adecuada le ayudará a recibir sus pagos a tiempo. A su vez, liberará más de sus recursos más valiosos para que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio.