Los 11 elementos más importantes que debe incluir al redactar su contrato de agencia

¿Son sus contratos de agencia a prueba de balas? ¿Está utilizando contratos en absoluto?

Si su agencia usa contratos que no cubren todo lo que necesitan, o peor aún, no está usando contratos en absoluto, está poniendo en riesgo a toda su agencia.

Un contrato de agencia de marketing es más que un documento que envía a un cliente y luego lo archiva. Cada sección es crucial para cubrir su negocio en caso de que algo salga mal. Y un contrato mal escrito puede dejarlo expuesto a cualquier cosa, desde trabajo extra hasta una demanda.

Analicemos por qué debería usar contratos y los detalles de un gran contrato de cliente.

Por qué las agencias siempre necesitan un contrato con los clientes

No importa qué tan bien haya presentado a un nuevo cliente y qué tan interesado esté, debe negociar un contrato que sea justo para ambas partes antes de que comience el trabajo.

No tener un contrato hermético sin espacio para colar trabajo adicional es crucial para su agencia. Si su contrato tiene lagunas y no es explícito con los servicios prestados, un cliente puede demandar legalmente un trabajo fuera de su alcance.

Por supuesto, esto puede conducir a una pérdida de ingresos para su agencia. Cuanto más tiempo pase trabajando en un proyecto, menor será su ROI.

El peor de los casos es si ha firmado un mal contrato y termina en una demanda con los clientes. Pueden prolongarse durante meses y años, y nadie quiere ese tipo de nube oscura sobre su empresa.

¿Cuál es el mejor consejo a la hora de prepararse para aceptar un nuevo cliente? Prepárate para lo peor, espera lo mejor. La forma más fácil de estar siempre preparado sin perder demasiado tiempo redactando contratos es tener una plantilla editable. Aunque el esquema de la plantilla será el mismo, puede personalizarlo para clientes individuales:

Cambiar la plantilla significa que puede personalizar los términos del alcance y la duración del trabajo, y aún tener su agencia cubierta.

Cuando entregue el contrato a su cliente, sabrá que cuando firme, todas las expectativas, costos, alcances y plazos se han explicado claramente. Sin sorpresas ni pérdida de ingresos y un acuerdo que hace felices a ambas partes.

11 artículos para incluir en su acuerdo de contrato

La mayor parte de su acuerdo de marketing con un cliente se centrará en las obligaciones legales y lo que se incluye en su alcance. Si bien la mayoría de las plantillas se pueden usar perfectamente, siempre debe consultar con su equipo legal si desea verificar una cláusula o la redacción del contrato.

Aquí hay 11 elementos imprescindibles para cualquier contrato de cliente.

1. Nombres y direcciones de la agencia y del cliente

Esta es la primera parte de su contrato y debe estar en la parte superior, ya que muestra claramente quién participará en el acuerdo:

Debe citar tanto el nombre comercial legal suyo como el de su cliente (sin apodos). Debajo de los nombres comerciales, debe incluir la dirección donde está registrada legalmente cada empresa. Esto es importante porque, si la relación va mal, es más fácil contactarlos en caso de que necesite emprender acciones legales. Vuelva a verificar estos detalles con su cliente antes de que alguien firme la línea punteada.

2. Resume la duración del contrato

¿Cuándo quiere su cliente que comience a trabajar y cuándo terminará el trabajo?

Es importante no solo tener una fecha de inicio y finalización, sino también cómo se ve la conclusión del trabajo. Debe definir claramente que el contrato finalizará cuando haya completado el trabajo. No más tarde. Una vez que se complete el trabajo, debe entregar todo el trabajo a cambio del pago final.

Escríbalo en su contrato que los trabajos finales se liberarán cuando se haya recibido el pago final. De esa manera, no hay confusión en ninguno de los lados.

3. Haz que tu ámbito de trabajo sea a prueba de balas

Su ámbito de trabajo es el único lugar que puede causarle todo tipo de problemas si no tiene cuidado.

Si no especifica cuántas revisiones se le permiten a un cliente en un proyecto, o no describe con precisión lo que quiere decir con administración del sitio web (por ejemplo), no se sorprenda si su agencia termina haciendo un montón de trabajo adicional. para un cliente... gratis.

El alcance debe resaltarse en la primera página y debe ser más detallado que esto:

En cambio, debería ser como su propio apéndice dentro del contrato. El objetivo principal es ser muy específico sobre qué servicios están incluidos en el precio que paga su cliente.

Como mínimo absoluto, desea identificar:

• Lo que usted y su cliente han acordado
• Los servicios que brindarás
• Cuáles son los entregables tangibles para los servicios
• Lo que necesitas del cliente
• Cuántas revisiones permitirá

Por ejemplo, si está diseñando el sitio web de un cliente y no limita la cantidad de revisiones, podría estar ocupado durante meses cambiando las paletas de colores y los cuadros de texto.

No seas esa agencia. Haga que su alcance sea lo más detallado posible y tome tantas páginas como necesite. Mira lo detallada que es esta plantilla:

Un ámbito de trabajo con resultados abiertos puede convertirse en su enemigo una vez que comience a trabajar. Un enemigo que su agencia no puede permitirse.

4. Establezca un cronograma de pago claro

A nadie le gusta machacar a un cliente por un pago atrasado o una factura vencida. Es frustrante y puede afectar su relación con el cliente.

La mejor manera de evitar esto es tener un cronograma de pago claro definido desde el momento en que comienza a trabajar con los clientes. Esta parte de su contrato debe describir el monto total que se le pagará, cómo realizarán el pago y si el pago es reembolsable:

Si está facturando al cliente en base a un anticipo, puede establecer sus condiciones de pago en forma mensual. Pero si está trabajando por proyecto, puede optar por un plan de pago 50/50 en el que se le paga la mitad del total del proyecto por adelantado (piense en ello como un depósito) y recibe la otra mitad una vez que se completa todo el trabajo. .

O bien, puede facturar a su cliente en hitos. Si está creando un sitio web, puede optar por facturar a su cliente cuando se haya completado un hito (página de inicio, tienda en línea, blog, etc.). Esta es una excelente manera de mantener el flujo de dinero si el proyecto demorará un par de meses en finalizar.

5. No seas fácil con los pagos atrasados

Es incómodo cuando la gente te debe dinero. Pero al final del día, los negocios son los negocios.

Deja claro desde el momento en que firmas un acuerdo con un cliente que si paga tus facturas tarde, habrá una penalización. Si ha enviado una factura a un cliente que tiene un anticipo mensual y la paga con diez días de retraso, esto afecta el flujo de efectivo de su agencia. No dude en incluir un cargo por pago atrasado en su contrato.

Un cargo por pago atrasado puede ser una cifra fija en dólares o un porcentaje de la factura:

Es una forma suave de alentar a los clientes a pagar a tiempo, y si se retrasan una vez, puede usarlo a su discreción y renunciar a la tarifa si lo desea. Pero si se convierte en una ocurrencia regular, debe hacer cumplir la tarifa.

6. Si un cliente quiere añadir trabajo, anota tus condiciones

Comúnmente conocido como "desplazamiento del alcance", esto sucede cuando un cliente le pide un poco de trabajo extra aquí y un pequeño retoque allá. No parece mucho cuando sucede por primera vez, pero antes de que te des cuenta, el cliente te pide que realices un trabajo fuera de tu alcance de forma gratuita.

Evite esto a toda costa. Sea honesto cuando un cliente se acerque a usted para pedirle trabajo extra. Puede aceptar asumir el trabajo, pero debe proporcionarles una nueva cotización al mismo tiempo.

Es obligatorio mencionar las solicitudes de trabajo adicionales en su contrato. Colóquelo justo debajo de su alcance y escriba que todas las solicitudes de trabajo adicionales fuera del alcance se cotizarán a una tarifa y acuerdo por separado.

7. Cuando quieres romper con tu cliente

Antes de enviar un correo electrónico de ruptura o tener una llamada telefónica incómoda, revise los términos y condiciones de su contrato para ver cuánto tiempo más necesitan para seguir trabajando juntos. O, si es legalmente capaz de romper el acuerdo en absoluto.

Escriba una cláusula de rescisión en el contrato que funcione para ambas partes, ya que las condiciones para rescindir el acuerdo serán las mismas para ambos:

Asegúrese de incluir:

• Con cuánto tiempo de anticipación usted o su cliente deben dar
• ¿El aviso tiene que darse por escrito como un correo electrónico?
• ¿Cómo manejará cualquier trabajo pendiente con su cliente?

8. Describe lo que sucederá con un incumplimiento de contrato

Si usted o su cliente no han cumplido con su parte del trato, están incumpliendo el contrato.

En esta sección de su contrato de agencia, debe ser firme y declarar que un incumplimiento de contrato puede resultar en una ruptura inmediata, sin reembolso para su cliente.

Puede parecer duro, pero si ha llegado a un acuerdo con un cliente y está buscando otra agencia a sus espaldas, eso podría ser un incumplimiento de contrato masivo. Necesitas romper rápido y cortar los lazos de inmediato.

Para evitar que esto suceda, incluya una cláusula de incumplimiento de contrato en su acuerdo que establezca que su cliente no puede trabajar con otra agencia que realice el mismo trabajo que el suyo mientras su contrato esté activo. O si lo hacen, primero tienen que rescindir su contrato. De esa manera, su agencia no se queda al margen.

9. ¿Quién será dueño de qué? Acláralo.

Estás creando el trabajo. Tu cliente lo paga. Pero, ¿quién es el dueño?

Los derechos de autor son una cláusula importante para incluir en sus contratos de marketing, por lo que no hay confusión sobre quién posee qué.

Pero los derechos de autor pueden significar mucho más que eso. Incluso si entrega el trabajo final a su cliente, podría haber procesos específicos que su agencia utilice para crear el trabajo (propiedad intelectual), y usted puede decidir si desea conservarlos o entregarlos en el precio de su contrato.

Muchas agencias “alquilan” su trabajo a sus clientes, y si el cliente no lee el contrato detenidamente, es posible que nunca se dé cuenta. Esta sección puede requerir alguna negociación con su cliente, pero a la larga, se alegrará de haberlo discutido a fondo.

10. Ten una cláusula de confidencialidad para proteger tu agencia

Esta cláusula no solo protege a su agencia, sino también a su cliente. Debe indicar claramente todo lo que no desea que se hable en público sin su consentimiento por escrito.

Los elementos comunes para incluir en una cláusula de confidencialidad son:

• Las tarifas de tu agencia
• Los procesos que utiliza para crear productos.
• Cualquier intercambio de correo electrónico entre su agencia y su cliente

Aquí hay un ejemplo:

Por otro lado, legalmente no podrá discutir las operaciones de su cliente, ni las noticias aún no publicadas sobre su empresa ni los correos electrónicos. La cláusula es una forma para que ambas partes demuestren que se respaldan mutuamente.

11. Incluir una cláusula de indemnización

Aquí está el escenario. Su cliente recibe un golpe financiero que es el resultado directo del trabajo realizado por su agencia. No es genial, pero sucede. Pero si no ha incluido una cláusula de indemnización en su contrato, su agencia podría estar en un gran problema.

Es la diferencia entre tener que compensar a su cliente o salirse del apuro:

Por lo tanto, no debería sorprender que una cláusula de indemnización sea complicada y deba ser revisada por un equipo legal para garantizar que su agencia esté completamente cubierta.

Cómo entregar un contrato de agencia asesino a su cliente

Con la lista anterior, el siguiente paso es preparar el contrato.

Primero, el contrato debe parecer legítimo. Ni un solo cliente entregará $ 20,000 a una agencia de publicidad si ha pasado cinco minutos escribiéndolo. También debe tener el logotipo de su agencia, tener el formato correcto y estar libre de errores tipográficos si desea cerrar tratos.

PandaDoc es una herramienta fácil y gratuita que puede descargar una portada destacada para su contrato de agencia de marketing:

Pero más allá de hacer que su contrato se vea brillante y nuevo, piense también en su cliente cuando escriba el proyecto.

Si lo contratan para un trabajo de diseño de volante de $100, probablemente no sea necesario enviar un documento de 100 páginas que sea invencible en cualquier tribunal. Esto no solo puede ser intimidante para un cliente, sino que también podría retrasar el proceso de inicio del proyecto, ya que deberá revisar las 100 páginas en su totalidad.

Por otro lado, si lo contratan para un proyecto importante (por ejemplo, el rediseño de un sitio web), querrá incluir todo lo que mencionamos anteriormente y hacer que el contrato sea lo más hermético posible.

Ayuda con la redacción de su contrato

Como ya se mencionó, siempre debe ejecutar una plantilla de contrato con un abogado antes de comenzar a usarla para firmar clientes. Pero si no tiene el presupuesto para crear un contrato desde cero, puede usar una plantilla en línea en su lugar.

Herramientas como Docracy pueden proporcionarle plantillas sencillas en las que solo tiene que rellenar los espacios en blanco:

PandaDoc también proporciona plantillas gratuitas a las agencias de marketing. Además, las plantillas están llenas de consejos de PandaDoc para ayudarte a completar el contrato correctamente si te quedas atascado:

Siempre pida ayuda legal antes de usar un contrato

Los contratos de agencia pueden ser complicados. Hay muchas cláusulas para agregar para cubrir a su agencia en caso de que un acuerdo fracase, o para evitar que haga trabajo adicional debido a una laguna.

Dicho esto, siempre consulte a un abogado antes de usar uno en un negocio. De esta manera, pueden señalar si hay un detalle importante que se ha pasado por alto y si una cláusula no se ha escrito correctamente.

El dinero adicional gastado en asuntos legales puede pagarse solo a largo plazo.

Si bien los contratos son una parte importante de cualquier agencia exitosa, son solo una pieza del rompecabezas cuando se trata de conseguir nuevos clientes. Regístrese para una demostración de Instapage Enterprise hoy.