Las 5 razones más importantes por las que su agencia digital debe adoptar la automatización

No es ningún secreto que la automatización puede ofrecer un valor increíble a las agencias en el día a día. Pero, con las tareas diarias y los plazos inminentes que lo atascan, reconocemos lo difícil que puede ser equilibrar su carga de trabajo y, además de eso, solo sería más arduo intentar implementar la automatización.

De hecho, en una encuesta reciente de Marketing Land, el 72% de las agencias encuestadas expresaron sentimientos neutrales con respecto a la automatización. La implementación de cualquier sistema requiere tiempo y energía, pero es una inversión que vale la pena. La implementación estratégica de la automatización puede ser la diferencia entre permanecer estancado y hacer que la capacidad de escalar en tamaño de su equipo sea aún más fácil.

5 formas en que la automatización puede ayudar a su agencia a superar a su competencia

1. Manténgase competitivo en una industria en constante cambio

Las agencias no solo compiten con otras agencias por negocios, también compiten con sus clientes. La Encuesta de agencias digitales de 2019 dice que casi el 50 % de las agencias dicen que el comportamiento del cliente es su mayor preocupación este año, ya que rechazan la ayuda de la agencia y se mudan internamente mientras obtienen sus propias plataformas de automatización:

Anteriormente, se confiaba en las agencias por su experiencia estratégica y creativa, pero a medida que las empresas avanzan hacia un panorama más basado en datos, deben encontrar nuevas formas de aportar valor:

Además, el 39,9% de las empresas identificaron "mantenerse al día con la automatización" como un desafío clave. Independientemente, estas mismas empresas se dan cuenta de que los servicios de automatización son una necesidad para mantenerse competitivos en su entorno.

2. Evite desperdiciar horas de trabajo administrativo cada semana

La intención de la tecnología en el lugar de trabajo siempre ha sido aumentar la eficiencia y disminuir el trabajo innecesario. El libro blanco de Accelo, por ejemplo, afirma que más de una cuarta parte de su día se dedica a las comunicaciones a través de plataformas como Slack y Zoom, además de colaborar a través de correos electrónicos.

Si bien estos son necesarios para que cualquier negocio crezca, la forma en que se comunica y colabora puede convertirse en una gran pérdida de tiempo. Al aprovechar la automatización, puede simplificar las responsabilidades administrativas diarias (por ejemplo, la elaboración de correos electrónicos, la programación y la actualización de hojas de cálculo):

Es por eso que la automatización se está volviendo vital para las agencias: ahorra tiempo dedicado a tareas menores, mejora el compromiso de los empleados al cultivar la visibilidad del trabajo y aumenta la productividad. En cambio, dedique ese tiempo a desarrollar su estrategia comercial, asesorar a sus pares y concentrarse en el trabajo facturable del cliente que genera ingresos para su agencia.

3. Aprovechar un sistema interno para crear nuevas ventas y relaciones duraderas

Como puede relacionarse, generar nuevas ventas para agencias es increíblemente diferente de otras empresas. Por ejemplo, las agencias no venden productos tangibles o un servicio repetible; está vendiendo una solución única y una experiencia diseñada específicamente para cada cliente, adaptada a sus necesidades y expectativas en todo momento.

En el núcleo de un proceso de ventas exitoso se encuentra un sistema CRM que está equipado con una funcionalidad automatizada que permite la integración en toda la empresa para que diferentes funciones (como ventas, marketing, éxito del cliente y más) puedan ver los mismos datos y el mismo viaje del usuario o del cliente.

Esta accesibilidad ayuda a su equipo a mantenerse organizado internamente, a mantener información crucial relacionada con el cliente en un solo lugar y le permite colaborar con su equipo para garantizar que nunca se pierda una tarea importante del proyecto. Al establecer un sistema completo e integrado, ayuda a su equipo a administrar fácilmente cada relación con el cliente desde el argumento de venta inicial hasta la entrega del proyecto.

4. Haz que cada proyecto sea verdaderamente colaborativo

Todos nos hemos sentido frustrados cuando un miembro del equipo está fuera de la oficina y usted no sabe lo que envió (o recibió) a un cliente. Tienes que esperar a que regresen o pedirle tímidamente al cliente que te reenvíe su mensaje.

Luego están los retrasos regulares que experimentamos cuando un cliente envía un correo electrónico a su gerente de cuenta con una respuesta a una pregunta importante, y toda la empresa tiene que esperar hasta la mañana para revisar sus correos electrónicos para mantener el proyecto en marcha.

La automatización le da el poder de hacer de la colaboración un esfuerzo de equipo. La colaboración exitosa requiere una comunicación constante entre su agencia, así como con los clientes y socios, pero tener la necesidad de revisar los correos electrónicos y las tareas anteriores es ineficiente. El proyecto no tiene que estancarse ni requerir toneladas de esfuerzo manual y tiempo para ponerse al día con los nuevos miembros en el proyecto del cliente.

Las integraciones automatizadas que se sincronizan bidireccionalmente con sus correos electrónicos, calendarios y módulos de tareas como G Suite u Office365 con su CRM aseguran que su equipo nunca pierda una correspondencia crítica y hace que el proceso de colaboración sea lo más fluido posible.

Y para las páginas de destino posteriores al clic, la colaboración es más fácil con Instapage Collaboration porque las partes interesadas del proyecto pueden responder a los comentarios y resolver los comentarios en una sola interfaz. No más perseguir comentarios en hilos de Slack, correos electrónicos o herramientas de gestión de proyectos. Además, con cada interacción enviada en la página, se envían correos electrónicos automáticos al miembro del equipo apropiado para que responda en línea con el hilo de comentarios:

5. Utilice la automatización para impulsar los resultados de su agencia

Una ventaja importante cuando se trata de la automatización es que disminuye el trabajo manual con tareas administrativas y trabajo pesado adicional. Libera mucho tiempo que puede dedicar a buscar nuevos clientes y continuar fomentando las relaciones con los clientes existentes.

Pero sin la automatización y funciones como el seguimiento automático del tiempo, podría estar perdiendo oportunidades facturables. Por ejemplo, es posible que no calcule cuántas horas dedica a correos electrónicos, reuniones y falta de precisión en la hoja de horas. Si esto le suena familiar, tome nota, porque los estudios muestran que la agencia promedio pierde $110,000 anuales en ingresos debido a un mal seguimiento del tiempo.

Pero, ¿y tu agencia? Por ejemplo, su equipo de 15 factura un promedio de $150 por hora. Si tuviera que capturar los ingresos filtrados de reuniones, correos electrónicos y olvidos, agregaría $ 1.7 millones anuales:

Si no realiza un seguimiento de las horas facturables tan de cerca, entonces no sabe honestamente qué proyectos, clientes o trabajos son rentables. Sin un seguimiento efectivo del tiempo, pierde oportunidades facturables. El poder de la automatización le permite capturar y registrar todas esas horas, asegurando que todo su tiempo esté documentado.

Automatización que su agencia no puede esperar

Es una inversión que requiere de ti y de tu equipo al principio. El proceso implica investigar las herramientas adecuadas que se ajusten a sus necesidades e implementarlas en el flujo de trabajo diario. A la larga, dedica menos tiempo al trabajo administrativo, lo que le permite concentrarse en las tareas que generan ingresos para los clientes.

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Sobre el Autor
Geoff McQueen es director ejecutivo y cofundador de Accelo, una plataforma en la nube para administrar pequeñas y medianas empresas de servicios profesionales. Con sede en Silicon Valley, fundada en Australia y con más de $11 millones en fondos de capital de riesgo hasta la fecha, hoy Accelo agiliza las operaciones y duplica la rentabilidad de miles de empresas en más de 40 países. Finalmente, Geoff es esposo y padre y divide su tiempo entre las tres oficinas de Accelo en San Francisco, Denver y Wollongong, Australia.