Las 3 jerarquías de agencias de publicidad más comunes y cómo estructurar su equipo

La jerarquía de su agencia de publicidad es un reflejo de lo que pretende lograr como empresa. La inclusión de departamentos específicos o estructuras organizativas no solo les dice a los empleados a quién deben informar, sino que también debe alinearse con sus objetivos estratégicos. También puede decir mucho sobre cómo colaboras con los clientes.

Sin una jerarquía bien diseñada, los tiempos de retraso en el flujo de trabajo pueden aumentar y generar clientes insatisfechos.

Ya sea que esté contratando nuevos empleados por primera vez o llevando a su equipo de una operación boutique a un proveedor de servicio completo, esta guía describirá las estructuras y variaciones de jerarquía más comunes para su agencia única.

Con la estructura organizacional correcta, su agencia operará de manera más eficiente y será recordada por los clientes por las razones correctas.

¿Qué es una jerarquía de agencia?

La jerarquía de una agencia agrupa a los miembros del personal de acuerdo con sus responsabilidades generales, como dentro del departamento de marketing o una división de servicio al cliente. También muestra cómo se estructuran los roles para que todos sepan quién es su superior profesional. Vienen en dos variedades principales, mecánicas y orgánicas:

Las estructuras mecanicistas centralizan el poder y crean relaciones formales entre los miembros del equipo. Las estructuras orgánicas permiten la colaboración entre divisiones y reducen la mentalidad de "guardián" que puede rodear a los líderes de división y ralentizar el proceso.

Tanto las estructuras mecanicistas como las organizacionales tienen ventajas y desventajas. Como verá, lo que es mejor para su agencia depende en última instancia de su tamaño, clientes y servicios ofrecidos.

Los organigramas de jerarquía más comunes para agencias

El modelo tradicional

El modelo tradicional ha sido durante mucho tiempo la estructura de referencia para las grandes agencias de publicidad que ofrecen una variedad de servicios. Aborda el problema de la gestión de numerosos empleados mediante la centralización de la autoridad, dejando claro a quién le reporta cada uno:

La organización se divide en diferentes divisiones: creatividad, producción, servicios al cliente o finanzas. Cada división está dirigida por un jefe de departamento, como un gerente de publicidad o un director de publicidad, e incluye a todos los miembros del equipo que se especializan en ese campo.

Las desventajas de esta estructura son que, naturalmente, aparta a las personas e impide la colaboración entre divisiones. Como resultado, no es ideal para agencias que ofrecen varios servicios diferentes al mismo cliente y dependen de una comunicación constante.

En general, este modelo funciona mejor cuando los clientes normalmente acuden a una agencia para un servicio especializado que puede estar contenido en un solo departamento, como SEO o diseño de marca.

El modelo matricial

El modelo matricial mantiene las divisiones tradicionales y los jefes de división, pero es lo suficientemente flexible como para permitir la formación de equipos entre divisiones:

Con este modelo, las agencias de publicidad de servicio completo pueden satisfacer todas las necesidades de sus clientes sin crear grandes barreras en la comunicación entre las divisiones. Intenta combinar lo mejor de las estructuras jerárquicas mecanicistas y orgánicas.

Por otro lado, esto crea confusión entre a quién deben informar los miembros del equipo en un momento dado: el líder del proyecto o el líder de la división.

El sistema de cápsulas

Un enfoque aún más orgánico que el modelo matricial es el sistema de cápsulas.

Leeann Leahy, directora ejecutiva de The VIA Agency, desarrolló esta estructura organizativa para su personal. Bajo el sistema de pod, los administradores de cuentas tradicionales se han ido y los clientes tienen acceso a cuatro proyectos principales, que incluyen:

• Líder de estrategia comercial/consumidor
• Líder de planificación
• Líder creativo
• líder de gestión de proyectos

Cuando es necesario, el proyecto lidera la delegación de tareas a otros miembros del equipo dentro de la agencia.

El objetivo principal de este modelo es acortar los tiempos del proceso de aprobación, eliminar los altos cargos superfluos, aumentar la responsabilidad de los compañeros y fomentar lo que Leahy describe como una creatividad “rápida y furiosa”.

Variaciones en la jerarquía por tipo de agencia

No todas las agencias de publicidad ofrecerán todos los servicios que ofrece una agencia de servicio completo. En qué se especializa una agencia influirá en qué estructura organizacional funciona mejor para ella.

Agencias SEO

Si bien una agencia de publicidad de servicio completo puede incorporar SEO en sus servicios, una agencia de SEO se especializa en desarrollar la visibilidad en línea de una empresa con servicios como:

• Análisis del sitio web
• Optimización de estructuras
• Producción de contenido
• Manejo de redes sociales
• Optimización de la tasa de conversión

Como tal, una agencia de SEO podría necesitar solo tres divisiones principales: estrategia/gestión de proyectos, SEO técnico y marketing de contenido. Un modelo de jerarquía tradicional puede funcionar para una agencia de SEO porque los servicios ofrecidos suelen ser específicos y no se necesitan tantas divisiones como una agencia de publicidad de servicio completo.

Agencias creativas

Una agencia creativa generalmente desarrolla y produce productos visuales que se utilizan en la estrategia de marketing existente de un cliente, que incluye:

• Dirección artística
• Redacción
• diseño de marca
• diseño de experiencia de usuario
• diseño web
• Producción de vídeo

Estos servicios requieren mucha colaboración. Por ejemplo, los redactores y los diseñadores de arte publicitario deberán trabajar juntos para crear un producto final. Por ese motivo, un modelo de matriz podría funcionar mejor para una agencia creativa.

Variaciones en la jerarquía por tamaño de la agencia

Para agencias con más de una ubicación

Las agencias con más de una ubicación brindan a los clientes geográficamente diversos más oportunidades para interacciones cara a cara. También puede aumentar sus probabilidades de encontrar los mejores talentos.

Su estructura organizativa con diferentes ubicaciones podría verse así:

En este modelo, la autoridad está descentralizada en regiones geográficas. Esto permite que el trabajo se realice rápidamente, pero si no tiene cuidado, la falta de comunicación entre las regiones puede generar confusión, como una voz de marca fragmentada.

Por ejemplo, si las divisiones de América del Norte y Asia-Pacífico anteriores lanzaron una campaña de marketing para su público objetivo local, aún deben coordinarse entre sí para mantener el mensaje general y la marca coherentes.

Para agencias grandes o de servicio completo

Las agencias más grandes ofrecen una lista completa de servicios que pueden satisfacer muchas, si no todas, las demandas de marketing y publicidad de un cliente, ya sea que necesiten ayuda para diseñar imágenes de marca o especialistas en SEO que puedan mejorar sus listas de búsqueda orgánica.

Como tal, tiene sentido que las grandes agencias tengan un departamento dedicado a la gestión de cuentas. Los gerentes de cuentas sirven como enlace entre el cliente y cualquier miembro del equipo en otros departamentos involucrados en un proyecto.

Esto mejora la experiencia del cliente al permitirles desarrollar una relación con un punto central de contacto. El administrador de cuentas también puede enviar un mensaje cohesivo a todos los departamentos, lo que reduce la posibilidad de una situación de "él dijo, ella dijo".

Una estructura como el modelo matricial preserva la autoridad de la división al tiempo que permite a los gerentes de cuentas trabajar con un equipo compuesto por diferentes miembros de la división que satisface todas las necesidades del cliente.

Para pequeñas agencias

Los miembros del equipo en las agencias pequeñas generalmente usan muchos sombreros y tienen relaciones más informales y familiares con sus compañeros de trabajo. Sus roles son flexibles y cambian diariamente, si no cada hora.

Como tales, estas agencias están bien posicionadas para experimentar con una estructura organizacional más progresiva como el sistema de cápsulas. Los clientes pueden tener acceso a todos los miembros del equipo sin sentirse abrumados, y los miembros del equipo no necesitan pasar por un guardián innecesario como un administrador de cuentas para evitar causar confusión en la comunicación.

Consejos para mejorar la eficiencia de la jerarquía de tu equipo

No puede confiar solo en una estructura organizativa para que su equipo funcione sin problemas. Aquí hay algunos consejos para desarrollar la jerarquía de agencia adecuada para sus necesidades y luego ejecutarla de manera eficiente.

Establecer la aceptación de los empleados

Si está reestructurando la jerarquía de su agencia, busque la participación de sus gerentes y personal, no solo de sus altos ejecutivos o la junta directiva. Sus empleados serán los que operen dentro de esta nueva estructura organizacional día tras día, y probablemente tengan una idea de lo que funcionará mejor.

Sea flexible al principio

Bob Sanders de Sanders Consulting Group, una organización que ayuda a las agencias con sus objetivos estratégicos, recomienda abordar la reestructuración como un proceso evolutivo, que se debe permitir que suceda orgánicamente.

Esto le permite tantear y probar nuevas estructuras antes de comprometerse con algo que no tiene sentido para su equipo.

Convertir a personas mayores en entrenadores

Los miembros del equipo senior y los ejecutivos han alcanzado su estatus gracias a su gran conocimiento adquirido durante años de práctica. Con demasiada frecuencia, su experiencia se desperdicia solo en aprobar o firmar los entregables creados por los miembros del equipo que supervisan.

Alentar a los altos cargos a que también actúen como entrenadores de su equipo no solo puede aumentar la experiencia de los empleados más jóvenes, sino que también mejora la calidad del producto final que entrega a los clientes y evita errores.

Garrett Mehrguth, CEO de Directive Consulting, explica su razonamiento detrás del uso de un modelo de coaching:

Cuando establecimos Directiva, nuestra gerencia confundió el entrenamiento con la capacitación. Creíamos que nuestros tableros de aprendizaje podían capacitar a hombres y mujeres para que se convirtieran en especialistas en marketing de búsqueda.

Asumimos que las personas podrían aprender a ser estratégicas a partir de lecturas en línea y sumergirse directamente en su trabajo. No nos enfocamos en la necesidad del entrenamiento 1 a 1. El control de calidad era nuestro enfoque y descuidamos el entrenamiento significativo en ese momento. El control de calidad es reactivo; el coaching es proactivo.

Ambos tienen un lugar, pero ningún entrenamiento debe triunfar sobre el entrenamiento.

Entonces, ¿qué jerarquía de agencia de publicidad es la mejor?

A pesar de su reputación de crear silos y sofocar la colaboración, las estructuras organizativas tradicionales aún pueden funcionar para las agencias que ofrecen servicios especializados.

Sin embargo, los modelos más orgánicos pueden crear una sinergia emocionante al disminuir la formalidad entre los miembros del equipo. Si bien algo como el sistema de pods puede ser demasiado flexible para una agencia de publicidad más grande, el modelo de matriz se muestra prometedor al permitir flexibilidad y al mismo tiempo mantener líneas claras de autoridad.

En última instancia, el mejor modelo de jerarquía para su agencia es el que le ayuda a mantener satisfechos a los empleados y clientes.

Desarrollar la jerarquía adecuada para su agencia de publicidad es solo una parte de la batalla. Regístrese para una demostración de Instapage Enterprise hoy.