Una guía para una limpieza de datos eficiente
Publicado: 2023-12-09Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son fundamentales para mantener y mejorar las interacciones con los clientes. Sin embargo, el poder de su sistema CRM está significativamente influenciado por la calidad de sus datos. Aquí es donde entra en juego la importancia de la limpieza de datos, no sólo para ordenar su base de datos de CRM, sino también para allanar el camino para mejorar la previsión de ventas, el marketing dirigido y las operaciones optimizadas.
En este blog, profundizaremos en algunos conceptos básicos de la limpieza de datos, cómo Operations Hub de HubSpot simplifica el proceso de limpieza de datos, a menudo desalentador, y por qué esta práctica es relevante para eliminar el desperdicio en sus operaciones comerciales.
¿Por qué limpiar los datos?
Imagínese lanzando una campaña de marketing integral, en la que ha estado trabajando durante semanas: creando una estrategia, trazando el presupuesto, obteniendo aprobaciones, reuniendo todos los activos, etc. y cuando finalmente lo arma, se da cuenta de que su relación con el cliente El sistema de gestión (CRM) está lleno de datos obsoletos, duplicados o faltantes.
Este obstáculo que surge podría haberse evitado fácilmente, provocando retrasos adicionales en el lanzamiento de la campaña y creando una tarea administrativa que nadie estaría dispuesto a emprender durante este período crucial.
Ahí es donde entra en juego la limpieza o depuración de datos. Al garantizar la limpieza de los datos, no sólo está ordenando su base de datos de CRM, sino que también está allanando el camino para mejorar la previsión de ventas, el marketing dirigido y las operaciones optimizadas.
La limpieza de datos , también conocida como depuración de datos, es una estrategia vital que mantiene la higiene de sus datos. Implica identificar y rectificar imprecisiones, discrepancias y errores en conjuntos de datos. Este proceso garantiza que su información no sólo sea precisa, sino también coherente y confiable.
La limpieza de datos transforma y ordena fundamentalmente su sistema CRM eliminando duplicados, completando datos faltantes y corrigiendo errores. Al hacerlo, mejora la integridad de sus datos, lo que genera conocimientos más precisos, una mejor toma de decisiones y, en última instancia, resultados comerciales superiores.
La depuración de datos se hace eficiente
El proceso de limpieza de datos a menudo puede parecer desalentador para los profesionales de operaciones, debido a su naturaleza técnica y que requiere mucho tiempo. Por lo general, implica trabajar y organizar múltiples hojas de cálculo y elaborar código meticuloso para identificar las áreas donde sus registros están incompletos o son incorrectos.
Sin embargo, con HubSpot Operations Hub, este proceso se simplifica significativamente. Esta herramienta le permite tomar el control de sus datos, garantizando que estén limpios, claros y bien organizados.
Con Operations Hub, puede automatizar varios aspectos del proceso de limpieza de datos:
- Puede ayudarle a deduplicar registros de contactos y empresas.
- Solucione problemas de casos en sus registros de contactos.
- Automatizar el formato en varias propiedades de HubSpot.
- La función Data Quality Command Center ayuda a mantener una base de datos saludable.
Ahora analizaremos cada uno de estos aspectos uno por uno:
Deduplicar registros de contactos y empresas
La duplicación de datos dentro de un sistema CRM puede generar costos significativos en términos de tiempo y recursos. No sólo obstaculiza la productividad al obligar a los miembros del equipo a examinar datos redundantes o incorrectos, sino que también puede afectar negativamente a la experiencia del cliente.
Imagine un escenario en el que un representante de ventas contacta a un cliente con respecto a una posible compra, sin saber que otro miembro del equipo ya se había puesto en contacto con el mismo cliente por el mismo motivo. Esto podría provocar la insatisfacción del cliente y dañar la reputación de la empresa.
Los usuarios de HubSpot CRM obtienen una ventaja significativa con su herramienta integrada de gestión de duplicados . Esta herramienta agiliza el proceso de identificación y combinación de registros duplicados de contactos y empresas, garantizando que su base de datos permanezca limpia y ordenada.
La herramienta de administración de duplicados en HubSpot, disponible para usuarios profesionales o empresariales, compara registros según varios criterios, como nombres, direcciones de correo electrónico y más. Utiliza el aprendizaje automático para mejorar la identificación de duplicados con el tiempo. Para acceder a la herramienta, vaya a Contactos o Empresas, haga clic en Acciones y seleccione Administrar duplicados. La herramienta muestra hasta 2000 posibles duplicados, recalculados cada pocas semanas.
Para personalizar las comparaciones, vaya a la parte superior de la tabla, seleccione propiedades y revise posibles duplicados. Para fusionar, haga clic en Revisar, compare propiedades, seleccione el registro que desea conservar y haga clic en Fusionar. Para los usuarios de Operations Hub, el proceso está automatizado, con opciones como fusionar según la fecha de participación o la fecha de creación.
Después de la fusión, el registro principal conserva los datos y el registro secundario se fusiona con ellos. Los registros fusionados no se pueden separar. Revise y limpie periódicamente los duplicados para mejorar la eficiencia de la base de datos. El proceso inicial puede llevar tiempo, pero las auditorías periódicas mejoran la escalabilidad.
Solucione problemas de casos en sus registros de contactos
Para mantener un alcance de ventas y marketing personalizado pero escalable, limpiar los datos de CRM es esencial. Resolver problemas de casos facilita que su equipo navegue a través del CRM y, al mismo tiempo, garantiza que cuando se utilizan tokens de personalización, los clientes reciban nombres escritos correctamente. En HubSpot, los usuarios superadministradores pueden abordar problemas de casos en registros de contactos para mejorar la capacidad de búsqueda y garantizar la coherencia en los tokens de personalización utilizados en correos electrónicos o contenido.
Para solucionar problemas de formato en HubSpot:
- Navegue a Contactos en el menú desplegable.
- Haga clic en Acciones y seleccione Solucionar problemas de formato.
- Vea y acepte/rechace recomendaciones para problemas de formato en la herramienta Formato de contacto.
Y si tiene una suscripción a Operations Hub Professional o Enterprise, puede saltarse la tediosa tarea de actuar manualmente según cada recomendación automatizando la resolución de problemas de casos en registros de contactos mediante reglas de formato personalizadas.
Al acceder a la sección Automatización en la parte superior derecha, puede navegar a la pestaña Reglas en el panel derecho y seleccionar reglas de formato específicas, como Poner en mayúscula el nombre, para activar la automatización. Esto garantiza que los registros con el problema de formato identificado, como un nombre en minúscula, se corrijan automáticamente al ingresar al CRM.
Para personalizar las preferencias de automatización, active o desactive la casilla de verificación para activar o desactivar reglas específicas según sus requisitos. La pestaña Cambios en los registros permite a los usuarios revisar y filtrar todos los registros actualizados por las reglas automatizadas, brindando transparencia y control sobre los procesos automatizados. Después de configurar estas reglas, los usuarios pueden guardar sus configuraciones para una automatización continua.
Ya sea implementando correos electrónicos de marketing dirigidos o secuencias de ventas, estos tokens facilitan interacciones personalizadas que abordan los puntos débiles, las necesidades y los desafíos de los clientes a escala, garantizando que cada interacción con el cliente potencial siga siendo relevante y personalizada.
Automatizar el formato en las propiedades de HubSpot
La automatización de la calidad de los datos en HubSpot garantiza una limpieza automática y sin esfuerzo de los datos sucios, lo que libera al equipo de operaciones para centrarse en iniciativas de crecimiento. La automatización implica acciones de flujo de trabajo que dan formato a los valores de las propiedades, como poner letras en mayúscula, corregir propiedades de fecha y actualizar números de teléfono.
La automatización de la calidad de los datos en HubSpot agiliza la corrección de problemas de formato en los registros de contactos a través de un proceso sistemático:
Evaluación: identifico discrepancias de formato en los datos de contacto.
Reglas de estandarización: defina reglas para un formato coherente.
Automatización de HubSpot: utiliza flujos de trabajo de HubSpot o herramientas de terceros integradas con HubSpot para la automatización.
Activadores: establezca activadores basados en eventos como la creación de nuevos contactos o actualizaciones de campos.
Acciones de limpieza de datos: implemente acciones de búsqueda y reemplazo, formato de fecha y hora y expresiones regulares para corregir problemas de formato.
Pasos de validación: incluya pasos de validación para garantizar el cumplimiento de las reglas de estandarización.
Registro e informes: implemente registros para rastrear los cambios realizados durante el proceso de automatización.
Pruebas: realice pruebas exhaustivas en un subconjunto de datos antes de implementar la automatización a escala.
Ejecución programada: configure la ejecución programada o en tiempo real para mantener un formato de datos consistente.
Monitoreo y mantenimiento: Monitoree y ajuste periódicamente el proceso de automatización para adaptarse a los estándares de datos cambiantes.
Al seguir este proceso, las organizaciones pueden garantizar que los registros de contactos tengan un formato consistente, lo que conduce a una mejor calidad de los datos y operaciones de marketing y ventas más efectivas.
Esta característica muestra el impacto inmediato de la automatización de la calidad de los datos en el mantenimiento de una base de datos más limpia, la mejora de la eficiencia y la reducción de los desafíos relacionados con los datos.
El centro de mando de calidad de datos
El Centro de comando de calidad de datos de HubSpot sirve como un centro centralizado para la gestión proactiva del estado de los datos en tu CRM. Este centro de comando, al que solo pueden acceder usuarios con permisos de superadministrador, ubicado en el menú desplegable Informes en Gestión de datos, ofrece un panel todo en uno que brinda información y herramientas para abordar problemas relacionados con los datos.
Este centro centralizado, que se encuentra en el menú desplegable Informes en Gestión de datos, está disponible exclusivamente para usuarios con permisos de superadministrador. Sirve como un panel integral que ofrece una variedad de conocimientos y herramientas para abordar de manera efectiva cualquier desafío relacionado con los datos que pueda surgir. Las características clave del Centro de comando de calidad de datos incluyen:
1. Propiedades: proporciona información valiosa sobre la cantidad total de propiedades asociadas con contactos y empresas, junto con informes de tendencias diarios que destacan cualquier problema relacionado con las propiedades. También identifica propiedades que no tienen datos, no se utilizan o tienen duplicados, lo que permite a los usuarios investigar y acceder fácilmente a información detallada haciendo clic en "Ver todas las estadísticas de propiedades".
2. Registros: recopila información completa sobre el número total de registros de contactos y empresas, acompañada de informes de tendencias diarios que señalan cualquier problema relacionado con los registros. Identifica específicamente registros que tienen problemas de formato o duplicados. Los usuarios pueden abordar estos problemas cómodamente haciendo clic en el problema específico, lo que los dirigirá a las herramientas relevantes, como Formato de contactos o la herramienta de administración de duplicados.
3. Sincronización de datos: proporciona información detallada sobre la cantidad total de aplicaciones de sincronización de datos conectadas, con informes de tendencias diarios que destacan cualquier problema de sincronización de datos. También identifica aplicaciones que tienen fallas de sincronización o no tienen sincronizaciones activas. Los usuarios pueden explorar información adicional haciendo clic en "Ver toda la información de la aplicación Data Sync".
El Centro de comando de calidad de datos permite a los usuarios tomar medidas proactivas en la gestión del estado de los datos identificando y resolviendo diversos problemas, incluidas propiedades no utilizadas, problemas de formato, duplicados y errores de sincronización de datos. Todo esto se puede hacer a través de una interfaz centralizada y fácil de usar, lo que garantiza una gestión de datos eficiente.
Minimizar el desperdicio
La limpieza de datos desempeña un papel crucial a la hora de optimizar las operaciones comerciales, minimizar el desperdicio y mejorar la eficiencia. Garantiza que los datos almacenados en el CRM sean precisos, actualizados y relevantes, lo que conduce a una toma de decisiones estratégica e informada. Un conjunto de datos limpio reduce los errores causados por información inexacta, minimizando así el desperdicio en forma de tiempo y recursos dedicados a rectificar estas imprecisiones. Además, optimiza la productividad de las personas porque los empleados ya no necesitan perder tiempo innecesario clasificando datos confusos y engañosos; en cambio, pueden centrarse en realizar tareas que agreguen valor al negocio.
Los procesos se agilizan cuando los datos son limpios y confiables. Se pueden tomar decisiones con rapidez y confianza, lo que reduce retrasos y cuellos de botella. La automatización de la limpieza de datos también juega un papel aquí, ya que permite una gestión continua y proactiva del estado de los datos, lo que reduce aún más las posibilidades de error.
En términos de tecnología, la limpieza de datos reduce la carga en los sistemas CRM. Al eliminar datos duplicados y irrelevantes, el CRM opera de manera más eficiente y proporciona mejores resultados en términos de informes y análisis. También mejora la efectividad de las integraciones con otros sistemas, asegurando una sincronización precisa de los datos y eliminando el riesgo de errores o fallas del sistema debido a datos de mala calidad. En general, al mantener una base de datos limpia y de alta calidad, las empresas pueden optimizar las operaciones, minimizar el desperdicio y maximizar el valor de su inversión en CRM.
La limpieza exhaustiva de los datos y la ordenación de los sistemas CRM, facilitada por las funciones de automatización de HubSpot, dan como resultado un panorama de interacción con el cliente optimizado y eficiente. Este proceso erradica el desperdicio al eliminar datos redundantes e inconsistencias de formato, mejorando así la efectividad de la tecnología y los procesos implementados. La optimización de la calidad de los datos impulsa las operaciones comerciales, ya que garantiza que cada pieza de información utilizada sea precisa, relevante y beneficiosa, lo que conduce a una orientación precisa, interacciones personalizadas con los clientes y, en última instancia, a un mejor rendimiento empresarial.