Nueve mejores prácticas para la gestión de activos digitales

Administrar una tienda en línea puede parecer como administrar un gran rompecabezas con muchas piezas. Imagina que tienes todas estas piezas de rompecabezas esparcidas por todas partes y necesitas encontrar la correcta rápidamente. Puede ser un verdadero desafío, ¿verdad?

Ahí es donde entra en juego la gestión de activos digitales (DAM). Piensa en DAM como una herramienta útil para clasificar, almacenar y encontrar esas piezas del rompecabezas con facilidad. Es como tener una caja de rompecabezas súper organizada.

Pero aquí está el giro: a veces, incluso con DAM, las cosas pueden complicarse. ¿Por qué? Porque la gente no lo configura correctamente o no entiende cómo usarlo de manera efectiva. Entonces, tener DAM es sólo el comienzo; hay que saber aprovecharlo al máximo.

En este blog, compartiremos las mejores prácticas para la gestión de activos digitales para ayudarle a utilizar DAM como un profesional en su tienda en línea.

¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es DAM – Gestión de Activos Digitales?

La gestión de activos digitales (DAM) es un sistema o solución de software utilizado por las organizaciones para almacenar, organizar, gestionar, recuperar y distribuir activos digitales de manera eficiente.

¿Quiere explorar conocimientos más profundos? Consulte nuestro blog anterior: 'Gestión de activos digitales (DAM): una guía completa para 2023' para obtener información detallada sobre los elementos esenciales de DAM".

Desafíos que surgen en la implementación de DAM

Configurar un sistema de gestión de activos digitales (DAM) puede resultar complicado. A veces, las cosas no salen tan bien como se planeó.

Hablemos de por qué sucede esto y por qué es tan importante realizar la configuración correcta y asegurarnos de que todos sepan cómo usarla.

¿Por qué DAM enfrenta desafíos?

1. Configuración inadecuada

Una de las principales razones por las que las implementaciones de DAM no funcionan es debido a una configuración inadecuada. Algunas empresas se apresuran a implementar sistemas DAM sin una comprensión clara de sus necesidades específicas.

Esto puede provocar un desajuste entre la solución DAM y los requisitos de la organización. Piense en ello como intentar encajar una clavija cuadrada en un agujero redondo; simplemente no funciona.

2. Resistencia al cambio

El cambio puede ser inquietante, y esto es válido para la introducción de nuevas tecnologías como DAM.

La resistencia al cambio de los empleados habituales a los flujos de trabajo antiguos puede alejar la integración exitosa de DAM en los procesos de la empresa. Sin la aceptación del equipo, incluso el sistema DAM más sofisticado puede fallar.

3. Falta de comprensión del usuario

A veces, las implementaciones de DAM fallan simplemente porque los usuarios no comprenden el valor del sistema o cómo utilizarlo de forma eficaz.

Esta falta de comprensión puede resultar en una subutilización o, peor aún, en que los usuarios pasen por alto el sistema DAM por completo.

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¿Por qué es importante configurarlo correctamente?

1. Alinearse con los objetivos comerciales

Para garantizar una implementación exitosa de DAM, es esencial alinear el sistema con sus objetivos comerciales.

Esto significa evaluar cuidadosamente las necesidades específicas de su organización, ya sea para optimizar las operaciones de marketing, mejorar la colaboración o mejorar la coherencia de la marca.

2. Elegir la solución adecuada

No todas las soluciones DAM son iguales. Elegir el adecuado que se alinee con sus objetivos comerciales es fundamental.

Tómese el tiempo para evaluar diferentes opciones, considerando factores como la escalabilidad, las capacidades de integración y la facilidad de uso.

¿Por qué es importante formar a los usuarios?

1. Cerrar la brecha de conocimiento

La formación eficaz de los usuarios es el puente que cierra la brecha entre un potente sistema DAM y los usuarios que pueden aprovecharlo en todo su potencial.

Las sesiones de capacitación deben cubrir no solo los aspectos técnicos del uso de DAM sino también su relevancia para las tareas y flujos de trabajo diarios.

2. Crear defensores

Es más probable que los usuarios bien capacitados se conviertan en defensores del sistema DAM.

Cuando los empleados comprenden cómo DAM puede hacer que sus trabajos sean más fáciles y eficientes, se convierten en defensores de su adopción.

Nueve mejores prácticas para la gestión de activos digitales

La gestión de activos digitales (DAM) puede cambiar las reglas del juego para su negocio de comercio electrónico, pero el éxito depende de seguir las mejores prácticas para la gestión de activos digitales.

Exploremos en detalle las mejores prácticas importantes para mejorar su implementación de DAM.

1. Conozca sus activos digitales

I. Realizar una auditoría

Antes que nada, realice una auditoría exhaustiva de todos sus activos digitales. Es como hacer un inventario de todo lo que hay en tu almacén. Esto le ayuda a comprender lo que tiene, por qué lo tiene y qué necesita atención.

II. Eliminar activos innecesarios

Piense en ello como ordenar su espacio. Al eliminar activos redundantes u obsoletos, simplifica la gestión y facilita la búsqueda de lo que realmente importa.

III. Identificar brechas

Al igual que notar piezas faltantes de un rompecabezas, identificar brechas en sus activos digitales le ayuda a saber qué falta. Garantiza que pueda llenar esos vacíos para satisfacer sus necesidades de contenido.

2. Defina sus objetivos

I. Tener objetivos claros

Imagina que estás planeando un viaje por carretera. Necesitas saber tu destino. De manera similar, definir objetivos claros le ayuda a elegir la solución DAM adecuada. ¿Su objetivo es aumentar las ventas, mejorar la marca o optimizar los flujos de trabajo?

II. Influir en la selección de DAM

Tus objetivos son como el GPS que te guía. Por ejemplo, si desea aumentar las ventas, buscará una solución DAM que destaque en soporte de ventas. Si se trata de colaboración, te centrarás en herramientas que mejoren el trabajo en equipo.

3. Utilizar metadatos

I. Mejorar la capacidad de búsqueda

Los metadatos son como etiquetas de artículos en una tienda. Ayuda a los usuarios a encontrar lo que necesitan rápidamente. Agregar palabras clave relacionadas con el tema, el color, las características del producto y más del activo puede mejorar significativamente la capacidad de búsqueda.

II. Seleccionar palabras clave

Piense en cómo buscaría un activo. ¿Qué palabras usarías? Estas son las palabras clave que debes aplicar como metadatos.

4. Cree una estructura de carpetas organizada

I. Crear una estructura

Piense en su estructura de carpetas como una biblioteca bien organizada. Hace que encontrar activos sea muy sencillo. Al crear carpetas basadas en categorías como líneas de productos, materiales de marketing o campañas, proporciona una hoja de ruta clara para el almacenamiento de activos.

II. Clasificar por categorías

Mantenga los nombres de las carpetas simples y descriptivos. Imagine que cualquier miembro de su equipo pueda comprender y navegar fácilmente por la estructura.

5. Establecer un sistema para versiones de activos

I. Administrar múltiples versiones

En el mundo digital, los activos suelen tener diferentes versiones para distintas plataformas. Administrar estas versiones puede ser complicado. Es como hacer un seguimiento de las diferentes ediciones de un libro.

II. Vincular y utilizar metadatos

Utilice metadatos para dar contexto a cada versión. Activos relacionados con enlaces para asegurarse de que todos sepan qué es qué. Por ejemplo, si tiene imágenes de productos en diferentes tamaños o formatos, vincúlelas.

6. Asignar roles y permisos al equipo

I. Importancia de los roles

Imagina tu equipo como un equipo deportivo. Cada uno tiene un papel que desempeñar. Defina quién está a cargo de qué. Por ejemplo, quién administra el sistema DAM, quién puede ver y descargar activos, quién puede editar metadatos, etc.

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II. Diferentes roles

Considere roles como administradores, espectadores, creadores y editores, cada uno con su propio conjunto de permisos y responsabilidades.

7. Haga copias de seguridad periódicas de sus activos

I. Hacer copia de seguridad

Al igual que guardar copias de documentos importantes, hacer una copia de seguridad de sus activos digitales es fundamental. Protege contra la pérdida de datos debido a accidentes, fallas del sistema o ataques cibernéticos.

II. Copia de seguridad automatizada

Considere configurar copias de seguridad automatizadas para garantizar que sus activos estén seguros en todo momento.

8. Implementar el control de versiones

I. Control de versiones

Piense en el control de versiones como un registro histórico de sus activos digitales. Le permite realizar un seguimiento de los cambios y revisiones a lo largo del tiempo. Esto es particularmente importante para los activos que se actualizan o editan.

II. Prevenir la confusión

Al igual que en un libro donde cada edición tiene una portada diferente, el control de versiones garantiza que puedas distinguir fácilmente entre las diferentes iteraciones de un activo. Esto evita confusiones y garantiza que esté utilizando la versión correcta en diversos contextos.

9. Implementar seguimiento e informes de uso

I. Seguimiento del uso de activos

Comprenda cómo se utilizan sus activos. El seguimiento del uso ayuda a identificar activos populares y aquellos que necesitan mejoras.

II. Tome decisiones informadas

Los informes proporcionan información sobre el rendimiento de los activos. Es como tener un panel para sus activos, que le ayuda a tomar decisiones informadas sobre qué activos priorizar.

PIM y DAM: el dúo poderoso

Piense en PIM y DAM como el dúo dinámico de la gestión del comercio electrónico.

La gestión de información de productos consiste en manejar la gran cantidad de datos relacionados con sus productos, como descripciones, precios y especificaciones.

DAM, como sabemos, se destaca en la gestión de sus activos digitales, desde imágenes hasta videos y más.

Lo sorprendente es cómo PIM y DAM se integran perfectamente. Al igual que una sinfonía donde cada instrumento complementa al otro, PIM y DAM trabajan en armonía.

Los sistemas PIM con capacidades DAM le permiten conectar datos de productos con los activos digitales adecuados sin esfuerzo.

Explore nuestro blog completo, 'PIM vs. DAM: ¿Cuál es la diferencia?' para obtener un análisis en profundidad de en qué se diferencian estas dos poderosas herramientas y cuándo usar cada una para lograr la máxima eficiencia en su viaje de comercio electrónico ".

Optimice la gestión de activos digitales con Apimio PIM

Apimio comprende los desafíos únicos del comercio electrónico y sus capacidades PIM-DAM están diseñadas para abordar estos desafíos de frente.

Ya sea que se trate de administrar información de productos, imágenes o videos, Apimio ofrece soluciones personalizadas que se alinean con sus objetivos comerciales.

Apimio mejora la gestión de activos digitales de las siguientes maneras;

1. Agiliza la creación de contenido

Imagina que estás lanzando un nuevo producto. Con la integración de Apimio PIM-DAM, puede crear listados de productos y asociarlos simultáneamente con los activos digitales necesarios.

Es como armar un rompecabezas; las piezas encajan perfectamente, ahorrándote tiempo y asegurando consistencia.

2. Distribución eficiente

Imagine este escenario: está distribuyendo información del producto a múltiples canales de ventas, cada uno con sus propios requisitos de activos.

Apimio con capacidades DAM se encarga del trabajo pesado. Puede transformar imágenes al tamaño y formato correctos para cada canal, lo que garantiza un proceso perfecto.

3. Control unificado

Administrar una amplia gama de productos y activos digitales en varias plataformas puede resultar complicado. La integración de Apimio PIM-DAM ofrece un centro de control unificado.

Es como tener un panel donde puedes supervisar todos tus activos y datos de productos en un solo lugar, lo que hace que la administración sea muy sencilla.

Conclusión

En el panorama en constante evolución del comercio electrónico, dominar DAM y adoptar el poder de PIM con capacidades DAM no es solo una opción; es una necesidad.

Sus activos digitales son la moneda del ámbito en línea y, con las herramientas y estrategias adecuadas, puede utilizar todo su potencial, garantizando el éxito de su comercio electrónico en los años venideros.

¿Qué hacer a continuación?

• Tiene preguntas o necesita ayuda? Comuníquese con nuestro equipo de soporte dedicado, listo para brindarle orientación y soporte expertos durante todo el recorrido de los datos de su producto.
• Manténgase actualizado y obtenga información valiosa sobre el mundo de la gestión de datos de productos explorando nuestras publicaciones de blog informativas.
• Dé el siguiente paso hacia una gestión eficiente de productos: regístrese en el software PIM de Apimio y libere todo el potencial de los datos de sus productos.

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