He aquí por qué la regla 80/20 cambia las reglas del juego para la productividad

Sólo hay tantas horas en un día. Por mucho que lo deseemos, todavía son solo 24. Entonces, el nombre del juego es aprovechar al máximo esas 24 horas.

Si está buscando consejos de productividad, está en el lugar correcto. Tenemos 36 de ellos.

Pero hoy, estamos profundizando en el principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20. Echemos un vistazo a cómo funciona y por qué es un cambio de juego para la productividad.

¿Qué es el principio de Pareto?

¿Quién diablos es Pareto y por qué debería preocuparme por sus principios? Vamos a explicar.

Vilfredo Pareto fue un economista italiano que vivió a principios del siglo XX. Señaló que había una distribución desigual de la riqueza en su país, por lo que se dispuso a crear una fórmula para describirla.

Esta fórmula resultó ser el principio de Pareto y describía cómo el 80 por ciento de la riqueza del país estaba en manos del 20 por ciento de la población. Pareto los llamó los "pocos vitales" y el otro 80 por ciento como los "muchos triviales".

Ejemplos del principio de Pareto

Hoy en día, el principio de Pareto, o la regla del 80/20, se aplica más ampliamente para describir cómo el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las causas.

Dejando a un lado la teoría, aquí hay algunos ejemplos del mundo real del principio de Pareto:

• El 80 por ciento de los ingresos de una empresa proviene del 20 por ciento de sus clientes.
• El 80 por ciento de las quejas provienen del 20 por ciento de los clientes.
• El 80 por ciento del tráfico de un sitio web proviene del 20 por ciento de sus páginas.
• El 80 por ciento de la financiación proviene del 20 por ciento de los inversores.
• El 80 por ciento de las ventas provienen del 20 por ciento de los representantes de ventas.
• El 80 por ciento de los clientes potenciales provienen del 20 por ciento de las campañas de marketing.

En términos de productividad, el principio de Pareto establece que el 80 por ciento de tus resultados provienen del 20 por ciento de tus esfuerzos.

En otras palabras, estás gastando el 80 por ciento de tu tiempo en cosas que no significan tanto. Si desea hacer más, debe asegurarse de priorizar primero las cosas más importantes.

La forma más fácil de comprender el poder de la regla 80/20 es con una lista de tareas pendientes. La típica lista de tareas pendientes dura mucho más de lo razonablemente posible. Si tiene una tonelada de elementos allí, puede sentirse tentado a tachar primero los elementos más fáciles. ¿Qué es más satisfactorio que marcar las cosas?

Pero, si en lugar de eso te concentraras en uno o dos elementos más importantes, en realidad serías más productivo en general. Ese es el principio de Pareto en acción. Se trata de priorizar las tareas más impactantes.

TL; DR: En cierto modo, el principio de Pareto te ayuda a hacer más, mientras en realidad haces menos.

Si estás pensando "¡Inscríbeme!", sigue leyendo.

Poner en práctica el principio

La forma más fácil de comenzar a ser más productivo al instante es aplicar el principio de Pareto a su lista de tareas diarias. Cada mañana, revise su lista de tareas pendientes e identifique de una a tres tareas que generarán el mayor impacto. Trabaje en esos primero. Una vez que se hacen, ¡cualquier otra cosa es crédito adicional!

Aquí hay cuatro formas más en que la regla 80/20 puede hacer que usted y sus colegas sean más productivos.

1. Concéntrate en tus mejores clientes

Si el 20 por ciento de sus clientes generan el 80 por ciento de los ingresos de su empresa, ese es un grupo al que vale la pena prestar especial atención. Haz tu mejor esfuerzo para entenderlos.

Use encuestas para identificar sus puntos débiles, sus motivaciones y lo que aman u odian de sus productos o servicios. Concéntrese en solucionar las quejas que tienen estos clientes, en lugar de tratar de resolver los problemas del 80 por ciento inferior.

2. Optimice su carga de trabajo

Para darle un impulso adicional a su productividad, eche un vistazo a aquellas tareas que ocupaban el 80 por ciento de su tiempo, pero que solo contribuían al 20 por ciento de sus resultados. ¿Alguno de ellos puede ser subcontratado? Si administra un equipo, considere qué tareas pueden descargarse mediante software o automatización, o enviarse a otro departamento o recurso. Esto libera tiempo y energía valiosos que pueden reinvertirse en sus "pocos vitales".

• Consejo de productividad: bloquee su tiempo. Lo más probable es que no puedas ignorar por completo todo lo que hay en tu lista de tareas pendientes. Por lo tanto, reserve el 80 por ciento del tiempo en su calendario para el 20 por ciento de las tareas principales y reserve el 20 por ciento de su tiempo para las cosas menos importantes.

3. Da amor extra a tus mejores empleados

Identifique el 20 por ciento de su personal que genera el 80 por ciento del desempeño de su departamento. ¿Cómo puede brindarles a estos miembros del equipo algo de TLC para mantenerlos motivados y contribuyendo a ese 80 por ciento superior?

Encuentre maneras de brindar orientación o tutoría adicionales, realizar un concurso de ventas u ofrecer beneficios adicionales.

4. Resolver problemas de productividad

¿Cuáles son los problemas de productividad que afectan a su equipo? Crear una lista. Luego, categorice cada problema y priorícelos en términos de mayor impacto. Lo más probable es que muchos de esos problemas caigan en la misma categoría.

Encuentre un software de productividad o un nuevo método de trabajo para ayudarlo a resolverlos, eliminando así el 80 por ciento de sus problemas con el 20 por ciento del esfuerzo.

• Sugerencia de productividad: Realice un seguimiento de su trabajo. Al final de la jornada laboral o de la semana, observe cómo valió la pena su principio de Pareto. ¿Hiciste las cosas más importantes? ¿Te sientes más productivo? ¡Esperemos que la respuesta a ambas sea sí!

Una advertencia sobre la regla 80/20

Como con cualquier cosa, hay algunas advertencias a considerar con el principio de Pareto. El hecho de que el 20 % de sus principales clientes genere el 80 % de sus ingresos no significa que deba ignorar por completo al otro 80 % de sus clientes.

Lo mismo ocurre con los elementos de su lista personal de tareas pendientes. Lavar la ropa puede no ser tan importante como encontrar una nueva niñera, pero es algo que deberá priorizar eventualmente.

Entonces, sé inteligente con el principio de Pareto. No seas imprudente con eso.

Usada correctamente, es una herramienta poderosa que puede hacerte más productivo, menos estresado y mucho más feliz tanto en tu trabajo como en tu vida personal. Y aunque no se aplica a todo, en los lugares donde sí, puede ser extremadamente efectivo.

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