8 estrategias de gestión del tiempo para un trabajo más productivo

Este artículo es una publicación invitada de Freya Laskowski , experta en finanzas personales y fundadora de CollectingCents .

Si busca "procrastinadores famosos" en Google, encontrará que Leonardo da Vinci tenía una habilidad aparente para algo más que el arte: se distraía fácilmente y dejaba proyectos sin terminar.

Pregúntale a la Mona Lisa cuánto tiempo le llevó terminarla. (Pista: ¡la respuesta es 16 años!)

Si una de las personas más estimadas del mundo también era un maestro en procrastinar, estás lejos de ser una causa perdida.

Entonces, ya sea que esté luchando para lavar la ropa o que su proyecto de trabajo más importante venza en una semana, aquí hay ocho estrategias de administración del tiempo que seguramente lo harán girar.

Tabla de contenido

1. Priorice las tareas urgentes y de alto valor
2. Establecer mini plazos
3. Realice un seguimiento del tiempo que dedica a trabajar en tareas
4. Implementar técnicas de productividad.
5. Trabaja en tus momentos más productivos
6. Limitar las distracciones
7. Delegar y subcontratar tanto como sea posible
8. Reserve tiempo para diferentes tipos de trabajo

1. Priorice las tareas urgentes y de alto valor

A veces, nos engañamos a nosotros mismos haciéndonos pensar que hemos sido productivos debido a la cantidad de cosas que hemos marcado en nuestras listas de tareas pendientes. Pero en realidad, la cantidad de tareas completadas no significa nada: es la calidad en la que debemos centrarnos.

La calidad de sus tareas se puede determinar de dos maneras: qué tan urgentes son y qué tan valiosas son.

Si desea ser productivo y aprender a administrar bien su tiempo, priorice siempre las tareas que deben realizarse lo antes posible (esenciales de tiempo) o aquellas que le permitirán progresar más (alto valor).

Por ejemplo, antes de revisar tu correo electrónico, debes prepararte para una reunión que tienes al día siguiente. Si es propietario de una pequeña empresa, centrarse en los clientes que ya tiene debe anteponerse a los esfuerzos de generación de leads.

Otro buen ejemplo: si es consultor, prepararse para una próxima consulta e investigar la empresa con la que está consultando es más importante que generar visibilidad para su empresa.

Otro beneficio de eliminar primero las tareas de mayor prioridad es que aliviará el estrés en el proceso. Piénsalo: ¿qué tareas te causan más ansiedad y son las más difíciles de terminar? Generalmente, la respuesta es uno (o más) de estos tipos de proyectos.

Si los maneja primero, podrá continuar con su día con la tranquilidad de saber que ya hizo las cosas difíciles.

Pero, en realidad, las tareas urgentes o impactantes no tienen por qué ser tan desafiantes como solemos imaginar. La gestión del tiempo no se trata sólo de priorizar su lista de tareas pendientes, sino también de descubrir cómo hacerla menos abrumadora.

2. Establece mini plazos

La mayoría (si no todas) de tus tareas tienen una fecha límite. Y si no es una fecha límite oficial, es una que usted mismo se ha fijado.

Por ejemplo, es posible que desee tener 100 nuevos clientes potenciales listos para su contacto el viernes, vaciar su bandeja de entrada a las 4 p. m. y finalizar cinco llamadas de ventas durante el día.

Para asegurarse de completar esas tareas antes de la fecha límite, debe realizarlas poco a poco a lo largo de las semanas y meses.

En el ejemplo de generación de leads, podrías agregar 20 leads cada día durante toda la semana para alcanzar tu objetivo antes del viernes. Para borrar su bandeja de entrada antes de las 4 p. m., puede revisar su correo electrónico durante 10 minutos cada 3 o 4 horas. Para las llamadas de ventas, es posible que desee programar cada llamada en un intervalo de tiempo específico dentro de su calendario . Todos estos pequeños plazos eventualmente te ayudarán a alcanzar tu objetivo.

Estos son ejemplos de miniplazos que se pueden establecer durante un largo período o incluso varias veces en un solo día.

Le ahorra tiempo y energía en tareas que de otro modo serían agotadoras. Y lo que es aún mejor: a medida que conviertas los mini plazos en un hábito, también estarás rompiendo el hábito de posponer las cosas.

3. Realice un seguimiento del tiempo que dedica a trabajar en las tareas

Saber cuánto tiempo dedica a las tareas es beneficioso por muchas razones, entre ellas:

• Tener una mejor idea de cuánto trabajo puedes hacer por hora (y cuánto cobrar por tus servicios)
• Encontrar nuevas formas de reducir las distracciones y ser más rápido
• Planificar tu día con una idea realista de lo que puedes hacer
• Saber cuánto tiempo necesitará dedicar a tareas específicas

Todos hemos tenido días en los que nuestra lista de tareas pendientes parece realista e incluso fácilmente realizable. Pero a mitad del día, nos damos cuenta de que subestimamos gravemente el tiempo que llevaría completarlo todo.

Afortunadamente, esto se puede evitar fácilmente haciendo un seguimiento del tiempo que dedica a las tareas.

¿Qué es algo que solías pensar que no te llevaría mucho tiempo pero que te llevó bastante tiempo? Para mí, esto fue delinear e investigar publicaciones de blog.

Solía ​​​​delinear y comenzar a escribir el mismo día. Pero después de darme cuenta de cuánto tiempo me llevó preparar mis publicaciones, comencé a separar el esquema y la tarea de investigación de la escritura real. Separar estas tareas me ayudó a ahorrar aproximadamente una hora por publicación en mis días de escritura.

O digamos que pasa más tiempo del que le gustaría respondiendo correos electrónicos . Después de este descubrimiento, podría invertir en una respuesta automática de correo electrónico gratuita , algo que no habría hecho si no hubiera realizado un seguimiento del tiempo.

Este consejo podría ser el más simple de todos y es fácil comenzar a implementarlo.

Existen muchas herramientas gratuitas de seguimiento del tiempo , como Toggl y Clockify , que le permiten crear “tareas” separadas y registrar el tiempo en ellas individualmente. Esto es muy útil para ver cómo distribuye sus horas a lo largo del día.

4. Implementar técnicas de productividad

Gracias a la ciencia y a la abundante investigación, tenemos a nuestra disposición todo un océano de técnicas de productividad. Y estoy seguro de que has oído hablar de al menos algunos de ellos.

Aquí hay cinco que puedes comenzar a usar ahora mismo:

Técnica Pomodoro

Quizás la más conocida de esta lista, la técnica Pomodoro, consiste en configurar un cronómetro, generalmente de 25 minutos, y luego reiniciarlo durante cinco minutos una vez que suena.

Durante los primeros 25 minutos, trabajas en una sola tarea, intentando progresar tanto como puedas. Luego, una vez que suena el cronómetro, tienes un descanso de cinco a diez minutos antes de comenzar la siguiente sesión de 25 minutos.

Repita el proceso hasta completar la tarea. Sin embargo, si su tarea requiere varias sesiones de Pomodoro, se recomienda que comience a tomar descansos de 15 a 20 minutos después de la cuarta.

Trabajo profundo

El “trabajo profundo” es más un estado mental que un truco de productividad. Cuando estás en un estado de trabajo profundo, concentras el 100% de tu energía en una sola tarea durante un período prolongado (digamos, de una a tres horas) mientras eliminas todas las distracciones.

Personalmente, el trabajo profundo es mi truco favorito porque me permite lograr un progreso significativo en lo que parece solo una hora (pero es dos o tres veces más).

Un profesor de informática de la Universidad de Georgetown llamado Cal Newport fue el primero en acuñar el término. Incluso escribió un libro completo al respecto.

Para aprovechar al máximo sus sesiones de trabajo profundo, aquí hay algunas cosas que puede hacer:

• Limpia tu entorno de cualquier desorden
• Elige tu tarea antes de configurar el temporizador
• Elimina todas las posibles distracciones (como tu teléfono móvil)

Finalmente, para entrar en un estado de trabajo profundo, que también se denomina “estado de flujo”, considere hacer lo siguiente:

• Beba una taza de café (o cafeína)
• Mira algo motivador o inspirador.
• Escucha música que te anime
• Meditar
• Tomar una ducha fria

Principio de Pareto

Creado por el economista italiano Vilfredo Pareto, el Principio de Pareto es el concepto de que el 20% de las acciones son responsables del 80% del resultado. Esta idea se ha aplicado a diversos campos, desde las ventas hasta el aprendizaje de idiomas.

Pero cuando se trata de productividad y gestión del tiempo, el Principio de Pareto proporciona un marco para identificar las tareas que más merecen su atención inmediata.

Hay seis pasos principales para utilizar esta idea para la gestión del tiempo:

• Enumere los problemas que enfrenta o las tareas que debe realizar
• Descubra la causa del problema (¿por qué tarda tanto en completarlo? ¿Por qué necesita hacerlo?)
• Asigne a cada problema una puntuación del 1 al 10 (siendo 10 el importante y 1 el menos importante).
• Poner tareas/problemas con las mismas causas en grupos.
• Suma la puntuación de cada grupo.
• Empieza a trabajar en el grupo con la puntuación más alta.

Aplicaciones de productividad

Si bien esto no es necesariamente una técnica, innumerables aplicaciones de productividad de alta calidad utilizan los métodos anteriores (y otros basados ​​en la ciencia).

Si eres fanático de la Técnica Pomodoro, puedes usar Pomo Done . Incluso se conecta con otras herramientas de gestión de proyectos como Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack y muchas más.

O, si está buscando una lista de tareas pendientes digital, Smart Tasks tiene una interfaz fluida y visualmente atractiva que le permite crear, codificar con colores y completar tareas.

5. Trabaja en tus momentos más productivos

Si ya sabes en qué momentos del día eres más productivo, tendría sentido realizar tus tareas más exigentes en ese momento.

¿Pero qué pasa si aún no conoces esos tiempos?

Bueno, si estás controlando el tiempo, como hablamos en el consejo n.° 3, esto no debería ser un problema por mucho tiempo.

Toma nota de cuándo sentiste que el tiempo pasaba volando; esto te ayudará a descubrir tus períodos más productivos y las oportunidades perfectas para sesiones de trabajo profundas.

Otra cosa que puedes hacer es comparar la rapidez con la que realizas la misma tarea en diferentes momentos del día. Por ejemplo, si normalmente trabajas en tareas de SEO por las tardes, intenta hacerlo por las mañanas durante los próximos días. ¿Hay una diferencia?

6. Limite las distracciones

Las distracciones son probablemente los mayores obstáculos para la productividad. Lo más probable es que estés tomando tu teléfono, cambiando pestañas, revisando tu correo electrónico y mirando tu reloj más veces de las que crees.

En realidad, las distracciones son inevitables y siempre están a nuestro alrededor. Y se necesita tiempo para romper con el hábito de ceder ante ellos. Sin embargo, si se ha preparado para el éxito, es posible eliminarlos sólo para sus tareas urgentes y de alto valor.

A continuación se ofrecen algunos consejos para crear un entorno de trabajo ideal y sin distracciones:

• Pon tu teléfono en No Molestar y en algún lugar fuera de tu alcance
• Enciende o quítate el reloj
• Configure bloqueadores de ventanas emergentes o útiles extensiones de Chrome en su computadora portátil
• Dígale a otras personas en su casa o a quienes podrían intentar comunicarse con usted que no estará disponible durante un período de tiempo determinado.
  

7. Delegar y subcontratar tanto como sea posible

Ya sea que trabaje de forma remota o tenga un trabajo de oficina de nueve a cinco, es probable que tenga una cantidad poco atractiva de tareas administrativas, como revisar correos electrónicos, programar reuniones y contestar llamadas telefónicas.

Estas tareas toman más tiempo del que creemos, y créame cuando le digo que se agradecerá por delegar o subcontratar las que pueda.

Las tareas subcontratadas no tienen por qué ser solo para fines administrativos; pueden ser cualquier cosa que no esté relacionada con su puesto principal.

Al invertir en Grammarly , por ejemplo, puede dedicar menos tiempo a corregir y editar y, al mismo tiempo, sonar más profesional cuando se comunica en línea.

Puede programar reuniones con mucha antelación utilizando software como CalendarHero . CalendarHero permite a los empleados automatizar la programación, bloquear tiempo en su calendario, establecer recordatorios para reuniones y reducir la coordinación de correos electrónicos de ida y vuelta. Le ahorra tiempo al ayudarle a dedicar tiempo a lo que importa.

Las opciones son ilimitadas y puedes encontrarlas gratis o con un precio elevado. Pero sea cual sea la inversión, seguramente valdrá la pena.