7 razones para dejar las hojas de cálculo de Excel para la gestión de información de productos

Desde su lanzamiento en 1985, Microsoft Excel ha sido la solución preferida para que las empresas administren y organicen sus hojas de cálculo de productos. Pero el hecho de que algo se haya hecho de cierta manera durante tanto tiempo no significa que deba continuar. Algunas tradiciones pueden ser perjudiciales.

Los datos del producto son complejos y largos con múltiples características. No solo incluye los atributos del producto, sino muchos otros activos digitales, como imágenes y videos. Almacenarlos en una hoja de cálculo puede dar lugar a formatos erróneos. Hay algunos activos digitales que no puede almacenar en una hoja de cálculo. Pero esto no es todo. Las hojas de cálculo son una opción para usted cuando se trata de administrar sus tiendas de comercio electrónico y la información de productos por varias otras razones.

Estoy aquí para resaltar los diversos problemas que surgen con el uso de hojas de cálculo de Excel y por qué es hora de pasar a soluciones más eficientes; a saber: PIM.

1. Las hojas de cálculo son propensas a errores humanos

Los datos son uno de los activos más fuertes de una empresa que se basan en la toma de decisiones de calidad y la creación de orientación. Pero, ¿qué sucede entonces si los datos no son completos o exactos? Lo has adivinado: decisiones pésimas que llevarán al negocio en la dirección equivocada.

Se informa que el 88% de las hojas de cálculo tienen errores. Con cada persona dentro de una organización haciendo cambios en un archivo, aumentan las posibilidades de contaminación. Pequeños errores menores a lo largo de este proceso dan como resultado una hoja de cálculo que contiene datos inexactos e inconsistentes. Estos errores llegan a las hojas de cálculo porque Excel no tiene forma de notificar a los usuarios cuando ingresan un atributo del producto que puede ser inexacto, o si omiten una celda por error, como es posible en las soluciones de Gestión de información del producto. Además, debido a que es tan difícil hacer un seguimiento de los datos, los empleados pueden volverse perezosos e ingresar los atributos del producto sin verificar las entradas anteriores para asegurarse de que no se repita.

Si ha estado en la industria del comercio electrónico el tiempo suficiente, comprenderá el impacto que pueden tener los datos inconsistentes en la satisfacción del cliente. Simplemente los aleja de su marca. Entonces, ¿cuál es el punto de dedicar horas y horas de arduo trabajo en el mantenimiento de hojas de cálculo cuando producen resultados no deseados y ahuyentan las ventas?

Por lo tanto, a medida que su negocio crece, es fundamental pasar de las hojas de cálculo de productos a los sistemas de gestión de datos que le permiten realizar un seguimiento de toda la información relacionada con el producto sin errores. Dichos sistemas notifican inmediatamente a los usuarios sobre cualquier atributo de producto faltante y entradas duplicadas y aseguran la coherencia entre todos los canales.

2. No permitas la colaboración entre los miembros del equipo

Una de las principales razones por las que las hojas de cálculo son tan susceptibles a errores es que no permiten la colaboración entre los miembros del equipo. Dado que la sincronización de hojas de cálculo no puede realizarse de manera que los cambios realizados por más de un empleado al mismo tiempo se incorporen al archivo simultáneamente, se convierten en silos.

Cada archivo de Excel está diseñado para ser actualizado por una instancia de Excel a la vez. No tienen la misma arquitectura que las bases de datos empresariales o los sistemas de administración de información de productos que están diseñados para admitir múltiples usuarios.

A pesar de la existencia de soluciones de computación en la nube, todavía es difícil compartir hojas de cálculo entre los miembros del equipo y otros departamentos dentro de la organización. Google Sheets es una de las posibles soluciones en la nube que permite compartir en tiempo real, pero puede infringir la política de seguridad de una empresa y provocar una filtración o pérdida de datos.

Esto es diferente de cómo funcionan las soluciones de gestión de información de productos como Apimio. Varios empleados pueden actualizar dichas soluciones en tiempo real, sin preocuparse por los cambios no guardados de diferentes fuentes. El software PIM permite el trabajo colaborativo, lo que genera flujos continuos de información en todos los departamentos y canales. También ahorra mucho tiempo. Esto es diferente a las hojas de cálculo donde tiene que esperar a que un empleado termine de hacer sus cambios en la hoja para pasarlos al siguiente empleado. Y este ciclo ineficiente continúa sin cesar.

3. No hay rendición de cuentas ya que los cambios no se pueden rastrear

Ahora, cualquier persona que tenga acceso a la hoja de cálculo de un producto puede realizar cambios en ella. Si está otorgando acceso a la hoja de cálculo a 5 empleados diferentes, no hay forma de rastrear quién realizó qué cambios en esos archivos. Si alguna vez se pierde o cambia información importante, pasará una cantidad considerable de tiempo tratando de averiguar quién fue el responsable de eso. Luego, pasará más tiempo recuperando esa información de alguna manera.

Esto es diferente a las soluciones automatizadas como los PIM que registran todos los cambios realizados en el sistema. Puede configurarlo para realizar un seguimiento de los cambios en artículos, productos y otras entidades. Con esta información, es posible reconstruir todas las acciones que sucedieron a las entidades configuradas. Esto es extremadamente importante ya que ayuda a simplificar el proceso de restauración de un sistema/datos en caso de pérdida o de que ocurran algunas actividades maliciosas en el sistema PIM.

4. Falta de seguridad

Por lo general, las hojas de cálculo no son tan seguras y, por lo tanto, corren un mayor riesgo de corrupción de datos o mala gestión de la información. Los archivos que contienen información financiera confidencial pueden no estar a salvo de los piratas informáticos. Puede proteger con contraseña un archivo de hoja de cálculo del producto; sin embargo, es posible que aún no sea suficiente para que lo usen las empresas. Una vez que alguien tiene acceso a los datos de la hoja de cálculo, es imposible restringir lo que hace con ellos.

Por lo tanto, otros tipos de software de recopilación de datos pueden ser una opción más viable. Por ejemplo, Apimio tiene protecciones integradas que protegen la integridad de los datos. Solo el fabricante tiene la autonomía para realizar cambios en los datos del producto. Puede asignar diferentes tareas a diferentes empleados en el portal, restringiendo el acceso. En una hoja de cálculo, esto es imposible ya que no puede restringir el acceso a ciertas celdas.

Del mismo modo, un usuario puede ordenar una columna de información y, sin saberlo, puede hacer que la información relacionada, como el nombre y el apellido, no esté sincronizada. Por el contrario, una base de datos mantendrá unificadas todas las partes de un registro, lo que garantizará una mejor integridad de los datos.

Los sistemas PIM son óptimos para la venta omnicanal. Por lo tanto, en el proceso de distribución de datos a través de múltiples canales de venta, la integridad de los datos está intacta, sin corrupción ni pérdida de información.

5. No es compatible con la toma de decisiones en tiempo real

Las hojas de cálculo son incapaces de respaldar la toma de decisiones en tiempo real debido a datos obsoletos e inexactos. Lleva mucho tiempo recopilar la información más actualizada de múltiples usuarios y resumir la información.

Las hojas de cálculo proporcionan datos sin procesar a la vez. Por lo tanto, es un desafío interpretar qué datos son esenciales y cuáles no. Quizás la única opción en una hoja de cálculo es presionar el botón "ordenar", que no siempre ayuda a encontrar lo que está buscando. Con otros sistemas existentes, es posible priorizar los datos a través de herramientas de visualización. Estas herramientas pueden resaltar los aspectos críticos de un conjunto de datos o resultados, a diferencia de las hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo de productos no están diseñadas para mantener datos históricos. A menudo, durante la acción de reducir su tamaño para mantenerlos más manejables, alguien puede eliminar por error los datos históricos. Incluso si conserva diferentes versiones, es muy difícil para los responsables de la toma de decisiones comparar archivos y detectar tendencias dentro de sus datos.

Los sistemas de gestión de información de productos están diseñados para adaptarse al análisis de datos. Con toda la información almacenada en un solo lugar, las organizaciones pueden leer las tendencias de los consumidores y tomar decisiones comerciales de calidad. El software de panel de control correcto le proporcionará el marco de gráficos para construir mientras le brinda muchas oportunidades para personalizar.

Las hojas de cálculo tampoco suelen tener contexto. Es difícil correlacionar diferentes conjuntos de datos en Excel para ver cómo se interrelacionan. Los tableros, por otro lado, pueden tener diferentes capas de información y combinar múltiples fuentes sin problemas. Comienza con una vista de alto nivel de sus métricas y agrega desgloses para mostrar los datos que impulsan esos números con un solo clic.

6. Inadecuado para la gestión de activos digitales (DAM)

¿Alguna vez ha intentado almacenar una imagen en una hoja de cálculo? Te hace apretar los puños por la frustración porque es casi imposible. Los archivos PDF, videos, imágenes y otros contenidos digitales son esenciales para las empresas de comercio electrónico, ya que dan vida a sus productos. Los atributos básicos del producto no atraerán a los compradores.

Los activos digitales a menudo se publican en diferentes departamentos con diferentes empleados. Tener una ubicación central que almacene todos estos datos con el resto de la información de su producto garantiza que sea fácilmente accesible y esté disponible para cualquier miembro de la organización para que pueda enviarlos a todos los canales de venta en cualquier momento.

PIM tiene capacidades DAM ilimitadas para mantener todos los archivos y contenidos multimedia seguros y actualizados. Puede administrar imágenes, videos, gráficos y archivos en un solo lugar, vinculados directamente a sus productos. Tener tanto la información de su producto como los activos digitales en un repositorio central permite a los equipos de marketing enviar fácilmente contenido relacionado con sus productos según sea necesario. También permite la creación de contenido más adecuado ya que no se pierden archivos. Los equipos no tienen que perder más tiempo tratando de localizarlos.

Con herramientas de gestión de información de productos como Apimio, la publicación de sus activos digitales en el canal correcto, en el momento correcto y en el formato correcto es automática. No tiene que preocuparse por optimizarlos para el frente del usuario, ya que el sistema lo hace por usted.

Otra lectura: comprender la diferencia fundamental entre los sistemas DAM y PIM

7. Sin copia de seguridad automática de datos

Excel no tiene ninguna función de copia de seguridad automática de datos. Entonces, una vez que comience a colocar los datos del producto en sus hojas de Excel, es mejor que se prepare para preparar manualmente una copia de seguridad también. Además, si alguna vez llega una instancia en la que olvidó hacer una copia de seguridad, esos datos se fueron por la ventana, no se encuentran en ninguna parte. La pérdida de datos es un gran riesgo para cualquier negocio. Da como resultado datos de productos incompletos en el frente público y análisis de datos inexactos en el futuro. Esto se debe a que grandes cantidades de datos no se reflejan en las hojas.

Sin embargo, cada PIM tiene una función de copia de seguridad automática de datos que realiza copias de seguridad de la base de datos con frecuencia, automáticamente, y las almacena en diferentes ubicaciones virtuales. Los usuarios no deben preocuparse por la pérdida de datos, ya que todo estará seguro y protegido. Puede acceder a él en cualquier momento, en el lugar que considere conveniente. Piense en el tiempo y el esfuerzo que su equipo ahorrará cuando haga una copia de seguridad de los datos automáticamente. No es necesario ningún trabajo manual. ¡Nos encanta escucharlo!

En conclusión

Con sistemas PIM sólidos implementados, las empresas deberían dejar de depender de hojas de cálculo de Excel obsoletas que crean datos de productos inexactos e inconsistentes. Herramientas como Apimio ahora están en el mercado para ayudar a las empresas de comercio electrónico a optimizar sus operaciones, acceder a datos de productos de la más alta calidad con seguridad e integridad de datos garantizadas.