7 plantillas de presupuesto de eventos para planificar sus finanzas

Lo he dicho antes y lo diré de nuevo: odio las hojas de cálculo y odio los presupuestos. Son males necesarios, como todos sabemos, así que cuando llega el momento de hacer un presupuesto, confío en plantillas y aplicaciones como Wally para ayudar a planificar mis gastos.

Si es un planificador de eventos que busca simplificar su proceso de elaboración de presupuestos, necesita una plantilla de presupuesto para eventos. Las plantillas son una excelente opción para los planificadores de eventos que no pueden pagar un software elaborado de elaboración de presupuestos y necesitan una solución diferente.

Compilé una lista de siete plantillas de presupuesto para eventos (una combinación de hojas de cálculo de Excel y opciones imprimibles) que lo ayudarán a planificar sus gastos para la mayoría, si no todos, de sus eventos.

Si ninguna de estas plantillas es exactamente lo que está buscando, no se preocupe: completo las cosas con una guía rápida para crear su propia plantilla de presupuesto para eventos.

Las plantillas se enumeran en orden alfabético.

plantillas de excel

Estas plantillas son las mejores para los planificadores de eventos que no solo desean planificar los gastos del evento, sino que también desean visualizar esos gastos utilizando las herramientas de hoja de cálculo de Excel. Las plantillas de Excel otorgan a los usuarios mucha más flexibilidad que los presupuestos imprimibles, lo que las hace ideales para eventos complejos con múltiples partes móviles.

• Plantilla oficial de Microsoft Office 1
• Plantilla oficial de Microsoft Office 2
• Libro de trabajo de presupuesto de eventos y hoja de trabajo de planificación de conferencias de Smartsheet
• Plantilla de gráfico y presupuesto de eventos de Tidyform

Plantillas imprimibles

Para los planificadores que prefieren trabajar en papel, estas plantillas son justo lo que están buscando. Estos son mejores para eventos más pequeños sin demasiadas partes móviles y cubren los gastos básicos como el lugar, la decoración y el personal.

• Hoja de cálculo del presupuesto del evento FreebieFindingMom
• Planificador de presupuesto de eventos de guía
• Plantillas imprimibles de presupuesto para eventos de Template.net

Cree su propia plantilla de presupuesto para eventos

Si bien estas siete plantillas cubren la mayoría de los conceptos básicos, no cubren todas las bases. Si estas plantillas enumeradas no tienen todo lo que necesita, puede crear su propia plantilla de presupuesto para eventos desde cero en el formato que prefiera.

Eventbrite tiene una guía completa que lo guía a través de cada paso para diseñar su propio presupuesto para eventos. He resumido sus pasos a continuación y desglosé el proceso aún más al incluir indicadores adicionales sobre lo que debe buscar al crear el presupuesto de su evento.

Paso 1: Determine lo que está presupuestando

Si bien la mayoría de los eventos tienen gastos similares, como los costos del lugar o los sistemas de registro de invitados, otros, como la seguridad de los drones y otras características modernas, son exclusivos de cada evento. El beneficio de crear su propio presupuesto es la capacidad de organizar sus costos únicos de la forma que desee.

¿Qué gastos debe tener en cuenta al crear la plantilla de presupuesto de su evento?

• Lugar y decoración
• Abastecimiento
• dotación de personal
• Evento de mercadeo
• Gastos de viaje
• Equipo audiovisual
• Entretenimiento
• Cuotas Misceláneos

Paso 2: Identifique sus costos reales

Su presupuesto necesita una línea de base de los gastos necesarios, como el lugar, que vienen antes de agregar servicios adicionales. La línea de base consiste en categorías amplias, cada una de las cuales se complementa con costos individuales.

Aquí están algunos ejemplos:

Evento:

• Alquiler de habitaciones
• Depósito de seguridad
• Estacionamiento

AV:

• Proyectores
• Internet/Wi-Fi
• Altavoces
• Micrófonos
• Cámaras

Abastecimiento:

• Camareros
• Servidores
• Alimento
• Bebidas

Marketing:

• Software de marketing en redes sociales
• Materiales de impresión y trabajo de diseño.
• software de gestión de registro

Entretenimiento:

• Músicos/DJ
• Honorarios de los oradores
• Costos asociados de vivienda y transporte

Misceláneas:

• decoración del lugar
• Asientos
• Personal adicional para eventos
• Impuestos y honorarios

Eventbrite recomienda codificar por colores tus gastos, etiquetar los gastos del lugar en rojo, los gastos de marketing en azul, los gastos de viaje en verde, etc. Esto lo ayudará a mantener sus finanzas organizadas y hará que encontrar lo que necesita sea muy fácil.

Paso 3: Planifique sus ingresos proyectados

Una vez que haya calculado sus gastos, es hora de proyectar sus ingresos.

La mayoría del software de gestión de eventos puede realizar un seguimiento de la venta de entradas, mientras que otros realizan un seguimiento de fuentes adicionales de ingresos, como proveedores, patrocinadores e ingresos por donaciones. Si este no es su primer evento de este tipo, regrese y consulte los totales de ingresos anteriores y las hojas de cálculo para ayudar a construir su estimación.

Al proyectar sus ingresos, busque:

• Costo por asistente versus costo por registro dólares ganados
• Tendencias en los costos de los asistentes y el costo por registro entre sí (¿han subido o bajado?)
• Oportunidades de eventos, incluidas nuevas tecnologías que crean nuevos costos y generan nuevos ingresos (ejemplo: tecnología RFID)
• Eventos similares y su rentabilidad

Paso 4: Plan para variables desconocidas

En cualquier presupuesto, desea crear un búfer para imprevistos encontrados al planificar su evento. Es mejor tener un presupuesto excesivo y quedarse con fondos en exceso que quedarse atrapado en números rojos antes de haber recaudado algún ingreso.

Para obtener consejos sobre cómo mantener los costos dentro de su presupuesto establecido para crear ese margen, vea este video de Event Planning Blueprint TV:

Paso 5: Reuniéndolo todo

Ahora que tiene toda la información que necesita, es hora de armar el presupuesto de su evento.

Para los usuarios de Excel, aquí hay un tutorial rápido sobre cómo crear un presupuesto de hoja de cálculo simple en el que puede ingresar todos sus datos:

Para aquellos de ustedes que prefieren lápiz y papel, use una de las plantillas anteriores como inspiración y agregue sus variables y secciones únicas y necesarias para crear un presupuesto completo y totalmente personalizado.

Otros recursos de gestión de eventos

En lugar de satisfacer sus necesidades, tal vez estas plantillas le hayan hecho darse cuenta de que necesita un sistema de software de presupuesto para ayudarlo a planificar sus gastos. Consulte el directorio de software de presupuestos de Capterra y asegúrese de utilizar la poderosa herramienta de filtrado para ayudarlo a encontrar exactamente lo que necesita.

El blog de gestión de eventos de Capterra está repleto de recursos y guías para ayudarte a llevar a cabo el evento perfecto. Aquí hay algunos para que pueda comenzar:

• 3 lecciones de gestión de eventos de 'The Disaster Artist'
• 5 métricas que determinarán el ROI de tu evento
• Plantillas de programa de eventos gratuitas o asequibles para eventos con un presupuesto
• 4 aplicaciones móviles de eventos para aumentar la participación de los asistentes