6 consejos de productividad y gestión del tiempo para emprendedores

¿Conoce el rasgo más importante de los empresarios y dueños de negocios exitosos ?

Protegen implacablemente su tiempo y se centran en sus objetivos mientras realizan múltiples tareas y realizan las cosas .

Pero dirigir una empresa significa que no puedes escapar por completo de las tareas administrativas y repetitivas diarias . Si a esto le sumamos el constante aluvión de llamadas telefónicas , actualizaciones de redes sociales y notificaciones de teléfonos inteligentes , lograr la máxima productividad puede parecer un sueño lejano.

Pero no es imposible.

En este artículo, compartiremos técnicas de gestión del tiempo prácticas y alcanzables para un emprendedor ocupado que le ayudarán a centrarse en las tareas de mayor prioridad sin perder el control de las operaciones del día a día.

La importancia de las habilidades de gestión del tiempo para los propietarios de PYMES

Como propietario de una pequeña y mediana empresa (PYME), usted desempeña muchas funciones. Probablemente sea el director ejecutivo, el director de marketing, el representante de servicio al cliente... y la lista continúa.

No sorprende que el propietario promedio de una startup trabaje entre 50 y 70 horas a la semana .

Trabajar muchas horas suele ser parte del emprendimiento en sus primeras etapas , pero es importante reconocer que tienes energía física y mental limitada. Y la lucha diaria contra incendios puede parecer un trabajo, pero solo agota su energía y lo distrae de sus tareas estratégicas más críticas.

No es sostenible, produce agotamiento y arruina el equilibrio entre el trabajo y la vida personal .

Es por eso que debe priorizar sus demandas para poder dedicar su tiempo a trabajar “en” su negocio, brindando dirección estratégica, creando mejores experiencias para los clientes y encontrando formas impactantes de delegar, automatizar o eliminar el resto de las tareas para asegurar su negocio. funciona sin problemas.

Consejos prácticos de gestión del tiempo para empresarios ocupados

No se puede mejorar lo que no se mide. Antes de aprovechar cualquier estrategia de gestión del tiempo , debes auditar cuidadosamente tus rutinas diarias y descubrir dónde pasas tu tiempo.

Puedes hacerlo usando aplicaciones de seguimiento del tiempo o simplemente enumerando todo lo que haces en una hoja de cálculo al final del día . Los datos de una semana deberían ser suficientes para mostrar sus tendencias y ayudarle a identificar áreas de mejora.

Una vez que tenga estos conocimientos, utilice las siguientes técnicas para optimizar su productividad.

1. Utilice la Matriz de Eisenhower para priorizar tareas

La Matriz de Eisenhower es una de las herramientas más populares para priorizar tareas y gestionar el tiempo de forma eficaz.

Así es como funciona.

Toma todas tus tareas y organízalas en cuatro cuadrantes.

Urgente e importante

Estas son las tareas comerciales más críticas que necesitan su atención inmediata: un problema crítico de un cliente, una campaña de ventas por tiempo limitado o la fecha límite de un proyecto. Priorízalos sobre todo lo demás.

Importante pero no urgente

Estas son tareas importantes que normalmente contribuyen a la salud a largo plazo de su negocio: reuniones de planificación anuales, aprendizaje de nuevas habilidades e inversión en mejor software. Es mejor programarlos para un momento adecuado en lugar de retrasarlos indefinidamente.

Urgente pero no importante

Se trata de tareas operativas y administrativas de baja cualificación que son fundamentales para sus operaciones diarias pero que se pueden delegar fácilmente .

Ni urgente ni importante

Estas son cosas que matan el tiempo, como desplazarse por las redes sociales , reuniones inútiles o formalidades jerárquicas que debes eliminar de tu vida.

La próxima vez que cree una lista de tareas pendientes al comienzo de su jornada laboral , ejecútela a través de esta matriz para asegurarse de priorizar las tareas más importantes y delegar, programar o eliminar el resto.

2. Vence las distracciones usando la Técnica Pomodoro

No podemos desconectarnos por completo de las redes sociales , los correos electrónicos o las interacciones en el lugar de trabajo. Pero podemos organizar estas distracciones para asegurarnos de que no afecten nuestra productividad.

Aquí es donde la Técnica Pomodoro es tan efectiva.

La Técnica Pomodoro es una estrategia de gestión del tiempo que divide el trabajo en intervalos enfocados separados por breves descansos.

Consta de lo siguiente:

• Intervalos: Cada período de trabajo se llama Pomodoro y normalmente dura 25 minutos.
• Descansos: Después de cada pomodoro, se realizan breves descansos (normalmente de 5 minutos).
• Series: después de cuatro Pomodoros, hay un descanso más largo de 20 a 30 minutos.

Utilice los descansos para relajarse, desplazarse por las redes sociales o hacer cualquier cosa que normalmente le distraiga del trabajo. Pero manténgase completamente concentrado durante el período de trabajo.

Aquí no hay reglas estrictas y rápidas. Puede cambiar la duración de los intervalos y descansos para adaptarlos a lo que mejor le convenga.

3. Libere tiempo utilizando la automatización

Automatizar los procesos comerciales y los flujos de trabajo es una de las mejores formas de liberar tiempo y ser más productivo. Aquí es donde una herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM) como Act! puede ser un tipo poderoso de software de gestión del tiempo para su negocio.

Puede utilizar un CRM para automatizar sus flujos de trabajo de marketing por correo electrónico, generación de clientes potenciales y gestión de clientes . En lugar de ingresar manualmente la información del cliente en diferentes hojas de cálculo y pasar horas todos los días buscando los datos correctos, ¡use Act! para organizar todo en un panel de información del cliente.

Le proporciona información detallada y garantiza que dedique más tiempo a tomar decisiones comerciales basadas en los conocimientos de los clientes en lugar de administrar hojas de cálculo.

4. Minimiza las reuniones con comunicación asincrónica

Las reuniones causan más de 37 mil millones de dólares en pérdidas de productividad cada año.

¿Que es peor? El 55 por ciento de los profesionales cree que la mayoría de las reuniones podrían haberse realizado por correo electrónico.

¿La solución sencilla? Utilice herramientas de comunicación asincrónica como correo electrónico, grabaciones de pantalla, mensajes de voz y herramientas de gestión de proyectos para colaborar de forma más eficaz y ahorrar tiempo . Programe reuniones solo cuando no haya mejor opción.

5. Cree una fuente de conocimiento para su equipo

Usted es propietario de un negocio , por lo que, naturalmente, sabe más sobre su negocio y cómo quiere que sus empleados lo administren por usted.

¿Por qué no transformar esta información en una fuente de conocimiento con grabaciones de vídeo, artículos, guías y procedimientos operativos estándar (SOP) que sus empleados puedan utilizar cada vez que necesiten orientación? Esto podría ahorrarle miles de horas con el tiempo y reducir la dependencia de su equipo de usted.

6. Aprenda a decir no (a menudo)

Decir no a cualquier cosa que no se alinee con sus objetivos o visión es un superpoder que todo empresario necesita.

Steve Jobs era famoso por hacer eso en Apple. Pero también funciona para las pequeñas empresas porque su equipo, sus inversores o sus socios comerciales a veces pueden intentar obligarlo a realizar tareas que no merecen la pena.

Aprenda a decir no más que sí y será mucho más productivo que sus competidores.

Cree hábitos y rutinas diarias para hacer más

En última instancia, su productividad como emprendedor se reduce a crear rutinas diarias productivas que impulsen su día.

Tener una rutina significa menos incertidumbre, distracciones y sorpresas. Como resultado, podrá concentrarse en objetivos a largo plazo y dedicar más tiempo a trabajar “en” su negocio.

Por supuesto, aún necesitarás sumergirte en las cuestiones operativas de vez en cuando.

Pero ahí es donde priorizar , delegar y, lo más importante, automatizar tus tareas te ayudará a gestionar tu tiempo de forma eficaz .

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