6 claves para una comunicación efectiva en la junta directiva

La comunicación efectiva de la junta dentro de una organización puede significar la diferencia entre superar las expectativas de los accionistas y no lograr los objetivos establecidos. Desafortunadamente, la mayoría de los consejos de administración y los equipos de gestión de las empresas no logran un impacto positivo en los resultados comerciales.

La investigación realizada por la firma global de consultoría de gestión McKinsey & Company informó recientemente que el 64 % de los directorios tuvieron un impacto bajo o inferior al promedio en la creación de valor a largo plazo de una empresa.

¿Qué, exactamente, causa una junta directiva o un equipo gerencial ineficaces? Las estrategias defectuosas y la colocación de personas equivocadas en puestos de gestión son dos causas principales. La falta de comunicación clara y oportuna con la junta directiva es otro contribuyente importante a la ineficacia de la junta directiva.

El gran poder de la comunicación efectiva de la junta se evidencia en un ejemplo reciente de Facebook. Según la COO de Facebook, Sheryl Sandberg, el CEO Mark Zuckerberg recientemente mejoró la eficiencia de las reuniones de Facebook al implementar dos estrategias básicas de comunicación:

1) enviar materiales a los asistentes a la reunión con anticipación y 2) establecer objetivos al comienzo de cada reunión.

¿Cuáles son algunas otras sugerencias para mejorar la comunicación de una junta? Echa un vistazo a estas seis sugerencias:

1. Desarrollar y comunicar una estrategia de comunicación de directorio definida

La mejor manera de garantizar el éxito a largo plazo de la junta de una empresa comienza con el desarrollo de una estrategia sólida, seguida de la comunicación de esa estrategia a todos los miembros de la junta.

Implemente una estrategia definida desde el principio para darle a la junta una hoja de ruta a seguir. Asegurarse de que todos los miembros de la junta estén en la misma página es fundamental para el éxito.

Al crear un tablero, si bien es importante comunicar los objetivos, es igualmente crítico comunicar claramente los obstáculos actuales y los intentos anteriores para resolver esos problemas. Esto permite que la junta evite seguir estrategias obsoletas y fallidas.

Las juntas efectivas a menudo presentan nuevas estrategias para enfrentar los desafíos que enfrentan y luego se aseguran de que todos los involucrados entiendan la estrategia y lo que se espera de ellos.

2. Definir y comunicar roles

Definir y comunicar las funciones de cada miembro de la junta representa una parte vital para establecer la estrategia de la junta para avanzar. Una junta eficaz necesita un líder fuerte, generalmente el CEO o el COO, para garantizar que la junta posea todo lo que necesita para tener la mejor oportunidad de éxito.

Una junta también contiene otros roles, incluido el director financiero (CFO), el secretario y cualquier otro subordinado que pueda estar bajo el liderazgo de los puestos mencionados anteriormente.

Comunique el rol de cada miembro de la junta. Por ejemplo, el CFO maneja la mayoría de los asuntos financieros de la empresa y posee un conocimiento excepcional de la viabilidad financiera de una estrategia en particular.

Sin embargo, el CEO es quien toma la decisión final sobre si un proyecto procede o no. El secretario lleva todas las actas de las reuniones y mantiene los documentos y registros de la corporación, asegurándose de que la junta tenga acceso a la información que necesita al desarrollar nuevas estrategias o tomar decisiones importantes.

Por lo tanto, asegurarse de que todos los miembros de la junta entiendan lo que se espera de ellos puede evitar malentendidos sobre quién tiene la responsabilidad de tareas específicas.

3. Cree un equipo de profesionales que posea habilidades de comunicación excepcionales

La creación de un directorio o equipo de gestión no se limita a que el director ejecutivo o el director de operaciones designen a las personas más calificadas para cada puesto. También deben asegurarse de que cada individuo pueda trabajar de manera efectiva con los demás en la junta y comunicarse de manera fuerte y concisa.

Las juntas más efectivas operan bajo un aire de respeto y comunicación abierta entre los miembros de la junta. Esto significa que los integrantes de la junta respetan las opiniones de sus compañeros miembros de la junta y aceptan la decisión final tomada por el director ejecutivo o el director de operaciones.

Los directores ejecutivos y los directores de operaciones también deben buscar personas cuyos estilos de trabajo, incluidos sus estilos de comunicación, se complementen entre sí.

La capacidad de trabajar bien juntos puede contribuir en gran medida a la cohesión general de la junta e incluso facilitar un mayor éxito, ya que una junta unificada a menudo logra mucho más que una junta llena de luchas internas, indecisión y falta de comunicación clara.

4. Elija las herramientas de comunicación de tablero correctas

En última instancia, los canales de comunicación en sí mismos hacen o deshacen la eficacia de una junta o equipo de gestión, especialmente para las juntas con miembros del equipo que están frecuentemente fuera de la sala de juntas.

Sin métodos de comunicación sólidos, la estrategia de una empresa a menudo se disuelve en una serie de oportunidades perdidas y pasos en falso.

El uso de herramientas de colaboración en línea, como TextMagic, representa una forma de prevenir este tipo de barrera de comunicación. Según un estudio de caso de Loomion AG, una solución de mensajería de texto aseguró una mejor comunicación entre los miembros de la junta, lo que permitió una mejor gestión de la estrategia de la junta en general.

5. Haz preguntas y no asumas

Los mejores directores ejecutivos y miembros de la junta se hacen preguntas, especialmente si surge confusión durante una discusión. Sin embargo, a veces, el director ejecutivo u otros miembros de la junta dudan en hacer preguntas importantes que podrían ayudar a aclarar una situación, lo que podría causar una crisis de comunicación.

Los directores ejecutivos y los líderes del equipo de gestión que hacen preguntas se muestran audaces y profesionales, lo que a su vez anima a otros a hacer lo mismo. Además de poner a todos al día más rápidamente, hacer preguntas también ayuda a revelar cualquier falla en un plan o estrategia antes de que crezca demasiado.

6. Documente Cualquier Cambio y Comunique los Cambios a Todos los Involucrados

Cuando la junta se reúna, cualquier cambio implementado por la junta en la estrategia actual necesita la documentación y distribución adecuadas. El no hacerlo a menudo resulta en confusión ya que todos se esfuerzan por estar en la misma página.

Las herramientas como las matrices de responsabilidad y los registros de cambios pueden ayudar a rastrear los cambios discutidos durante las reuniones o mediante otras comunicaciones, como mensajes de texto.

Además, la documentación adecuada de los cambios en la estrategia facilita la comunicación de estos cambios a los empleados de la empresa. La mayoría de las veces, los empleados de la empresa no tienen idea de las discusiones que se llevan a cabo detrás de las puertas de la sala de juntas.

Mantenerse al día con los cambios discutidos y comunicar estos cambios a los empleados permite que la empresa funcione como un todo más cohesionado.

Las juntas directivas a menudo encuentran importante tener una solución viable para garantizar una comunicación fluida de la junta directiva entre los diversos miembros del equipo. Una forma flexible y confiable de comunicar cualquier cambio entre los miembros de la junta, ya sea en la oficina o fuera, ayuda a garantizar un mayor éxito a medida que la junta persigue su estrategia.

Con la naturaleza fluida de los mercados actuales, los directorios efectivos poseen la capacidad de adaptarse rápidamente y mantenerse actualizados mediante el uso de estrategias y métodos de comunicación impactantes.