5 formas de mejorar sus programas extraescolares

Los administradores de los programas extracurriculares dirigidos a los adolescentes tienen el reto de proporcionar dos justificaciones entrelazadas:

• Que los programas muestren resultados exitosos
• Que merecen el apoyo del público

El resultado más importante para los adolescentes de EE. UU. es recibir un diploma de escuela secundaria como primer paso para obtener una educación superior que contribuya a aumentar su poder adquisitivo.

Los resultados secundarios incluyen la provisión de un entorno seguro y protegido, especialmente para los adolescentes en riesgo, para que tengan la oportunidad de un mayor aprendizaje, participación en programas comunitarios y otras actividades que agregan valor a sus vidas y a la comunidad.

Según una encuesta del Departamento de Estudios de Justicia de Rhode Island College, los programas extracurriculares son un componente necesario para combatir la delincuencia adolescente, reducir las tasas de abandono escolar y mitigar las posibilidades de embarazos adolescentes.

Afterschool Alliance proporciona datos que respaldan la importancia de los programas extracurriculares para desarrollar un mayor interés en las carreras y el aprendizaje de STEM. En un resumen de otras encuestas y sondeos, Afterschool Alliance también encontró que los votantes creen que los programas extracurriculares "... abordan áreas más allá de un enfoque académico y de seguridad tradicional", incluida la reducción de las tasas de deserción escolar, ayudar a los jóvenes a prepararse para la universidad y ayudar a construir una sólida, comunidades seguras.

Un programa exitoso se mide aumentando la tasa de graduación de la escuela secundaria y disminuyendo la posibilidad de que los jóvenes de la comunidad se vean envueltos en problemas legales y sociales. Esto último se puede medir por una reducción en la tasa de delincuencia local , el uso de drogas, la afiliación a pandillas y otros males sociales relacionados que pueden ocurrir cuando no hay espacios seguros o actividades positivas.

A medida que las personas de la comunidad observen los cambios positivos en su juventud y vecindario, se comprometerán más a retener y mejorar el programa y apoyar un aumento en la financiación.

La participación y el apoyo públicos son importantes para aumentar la participación de los jóvenes, así como para defender su programa y ayudar en los esfuerzos de recaudación de fondos. La comunidad debe estar dispuesta a hablar sobre el valor de las oportunidades que brinda su programa en términos de mayor seguridad para sus hijos y propiedades, así como la apertura de oportunidades para que los jóvenes obtengan una mejor educación y empleos.

Como administrador, debe hacer avanzar su programa en el ciclo de financiación demostrando que aporta este valor a la comunidad.

A continuación se presentan cinco formas en que puede aumentar la conciencia pública y la opinión de su programa junto con algunas herramientas para ayudarlo a respaldar e ilustrar sus objetivos y resultados deseados.

#1 Construir alianzas sólidas

Las asociaciones entre su programa y las escuelas y empresas locales construyen caminos importantes para guiar a los jóvenes hacia resultados de vida más positivos. Las mejores y más sólidas asociaciones se construyen con una variedad de partes interesadas, que incluyen:

• familias de los alumnos
• El distrito escolar y las instalaciones.
• Las comunidades aledañas

La comunicación abierta entre las partes interesadas y el programa es esencial para construir estas asociaciones. A nivel familiar, un portal en línea para padres brinda a los padres y tutores acceso en tiempo real a la información sobre sus hijos, así como a las oportunidades disponibles para diferentes actividades.

Los padres pueden acceder a boletines y calendarios que describen sus diversos programas, cuándo están disponibles y otra información pertinente de interés tanto para el joven como para la familia. Los maestros y otras partes interesadas pueden instar a los padres y adolescentes a consultar el portal para ver las opciones que les interesan e inscribirse en esas opciones de inmediato, si así lo desean.

#2 Automatice la facturación

La automatización de su proceso de facturación y estado de cuenta le permite pasar más tiempo con los estudiantes y menos tiempo revolviendo el papeleo para mantenerse al día con la facturación. Depende de usted y su programa proporcionar actividades enriquecedoras y creativas y construir relaciones positivas entre los adolescentes y los adultos en su mundo.

Debido a que no puede estar en dos lugares a la vez, es fundamental para los participantes de su programa que esté lo más disponible posible. El uso de un programa de software para encargarse del ajetreado trabajo de preparar y enviar facturas y procesar pagos aumenta significativamente el tiempo que tiene que dedicar a los estudiantes.

#3 Aumentar la participación

Los estudiantes obtienen mayores ganancias si participan en el programa de manera regular . El seguimiento de la asistencia puede brindarle los datos que necesita para conocer la frecuencia de participación de los estudiantes y cómo crear un programa que promueva la asistencia sostenida.

El seguimiento y los informes de asistencia se simplifican con la tecnología adecuada, ahorrándole a usted y a su personal tiempo durante las llegadas y salidas, así como determinando la cantidad promedio de días que cada estudiante ha venido a su programa cada semana.

La capacidad de obtener un informe que muestre la asistencia gráficamente y calcule automáticamente las medidas clave de asistencia puede ayudarlo a justificar el uso de su programa y obtener apoyo continuo.

#4 Medir, medir, medir

No puedes mejorar lo que no mides, porque no tienes forma de comparar el antes con el después. Aquellos que financian y apoyan programas sociales quieren ver cada vez más el impacto de su dinero en los participantes y la comunidad.

Una aplicación de software puede procesar y generar informes sobre indicadores y mediciones de desempeño específicos. Esta información no solo muestra a sus seguidores cómo su programa extracurricular impacta a los estudiantes y sus vecindarios, sino que también le brinda datos procesables para realizar mejoras adicionales.

El ciclo de mejora continua

Los estudios muestran una correlación significativa entre los programas extracurriculares exitosos y el comportamiento de los estudiantes frente a:

• Habitos de trabajo
• Compromiso en el aprendizaje
• Persistencia
• Comportamiento social positivo

Medir los indicadores apropiados proporciona una línea de base para mostrar el progreso. Los informes basados ​​en las diversas entradas de sus procesos le muestran dónde se necesitan mejoras y qué funciona bien.

La presentación de informes es una parte esencial de la incorporación de sistemas de mejora continua de la calidad y responsabilidad en su programa extracurricular.

#5 Aumentar el acceso y la participación sostenida

La politóloga e investigadora comunitaria Milbrey McLaughline, Ph.D ., dice: “En el transcurso de mi trabajo comunitario a principios de la década de 1980, me encontré con niños de entornos realmente desafiantes, a los que les estaba yendo bastante bien. A pesar de las terribles probabilidades, todavía estaban en la escuela, no estaban drogados y tenían sentimientos positivos sobre el futuro”.

Un estudio realizado por Harvard Family Research Project indica que los estudiantes se benefician más de los programas adaptados a sus intereses, necesidades y horarios particulares. También muestra que muchos estudiantes seleccionan por sí mismos actividades que promueven el aprendizaje, el crecimiento y la seguridad de manera estructurada.

El software de inscripción basado en calendario brinda a los estudiantes y padres la capacidad de verificar las actividades deseadas e incorporar la participación en los planes familiares. Con el tiempo, los datos de dicha aplicación pueden guiar su selección y programación de actividades futuras para que proporcione la mejor combinación para los jóvenes en sus programas.

La tecnología apoya y ayuda a mejorar los programas extracurriculares

El software y la automatización admiten procesos repetibles y sostenibles con menos errores. Los altos niveles de comunicación y flexibilidad aumentan la eficacia y la asistencia a su programa extracurricular. La mejora continua de la calidad debe tener datos para medir el impacto y crear cambios efectivos para aumentar el éxito de los estudiantes y los programas.

El software también puede facilitar la rendición de cuentas y la transparencia con acceso rápido a datos procesables para informarle a usted y a sus partes interesadas sobre los resultados positivos de su programa y justificar el apoyo financiero continuo.