5 consejos de gestión del tiempo para ayudar a su equipo a escapar de la trampa de la multitarea

En el fondo, todo el mundo sabe que la multitarea es una trampa. No es tanto el último truco de productividad como lo es cambiar rápidamente su atención de una tarea a otra y de un lado a otro. Se siente como si estuvieras haciendo mucho trabajo cuando en realidad estás disminuyendo la velocidad. ¡Este rápido cambio de contexto entre tareas afecta el resultado, con estudios que muestran que la multitarea reduce el tiempo productivo en un 40%!

Incluso sabiendo que la multitarea mata su enfoque, puede ser tentador hacer precisamente eso, tal vez más si trabaja desde casa, cuando se está retrasando en la fecha límite de un proyecto o preparándose para el lanzamiento de un producto. Poco después, termina con resultados por debajo de la media, empleados estresados ​​y pérdida de productividad.

Entonces, ¿cómo puede su equipo escapar de la trampa de la multitarea? La respuesta: una mejor gestión del tiempo .

¿Por qué importa la gestión del tiempo?

Simplemente porque el tiempo es limitado y el trabajo no lo es. En el mundo competitivo de hoy, la presión para hacer las cosas AHORA es implacable, los obstáculos son muchos y solo tenemos un número limitado de horas en un día. Ya sea un director ejecutivo, un gerente o incluso un colaborador individual, saber cómo administrar mejor su tiempo es una habilidad invaluable que paga grandes dividendos.

La verdad es que podríamos hablar todo el día sobre por qué es importante la gestión del tiempo. En cambio, aquí hay cinco estadísticas sombrías para ilustrar por qué es la necesidad del momento:

• Reuniones: los gerentes pasan hasta 12 horas en reuniones cada semana; los empleados pasan alrededor de 9 horas cada semana preparándose y asistiendo a reuniones ( AskCody )
• Correo electrónico: los trabajadores de la información pasan un promedio de 3 a 4 horas cada día revisando el correo electrónico ( Adobe )
• Distracciones: en promedio, nos toma alrededor de 25 minutos volver a una tarea después de distraernos ( Gallup )
• Interrupciones: el 71% de los empleados reportan interrupciones frecuentes cuando están trabajando, solo el 29% dice que puede bloquear todo lo demás mientras trabaja ( Forbes )
• Productividad: solo dedicamos el 60 % o menos de nuestro tiempo de trabajo de forma productiva ( Atlassian )

Las estrategias de administración del tiempo pueden ayudar a su equipo a trabajar de manera más eficiente cada día, saltando la trampa de la multitarea. Esto no solo mejora la productividad, sino que también reduce el estrés y la ansiedad relacionados con el trabajo.

Cómo mejorar la gestión del tiempo de tu equipo

Mejorar la gestión del tiempo para su equipo implica incorporar nuevos hábitos en las rutinas diarias de los empleados mientras desaprende una larga lista de malos hábitos, tanto personales como organizacionales. Adoptar las herramientas adecuadas para la gestión del tiempo y de los proyectos es un buen comienzo. También lo es alentar a sus empleados a crear tareas pendientes y priorizar tareas, reservar bloques de tiempo para el trabajo enfocado, implementar días sin reuniones, limitar las distracciones, controlar su ritmo, etc. Sin embargo, como la mayoría de los hábitos, perfeccionar las habilidades de gestión del tiempo requiere, bueno, tiempo y esfuerzo. Todos los juegos de palabras intencionados.

Aquí hay 5 consejos efectivos de administración del tiempo para compartir con su equipo en este momento:

1. Organiza y prioriza todos los días
2. Cierra tu bandeja de entrada, no en serio
3. Pon tu calendario a trabajar
4. Reserve reuniones cortas, manténgalas enfocadas
5. Trabaja sin conexión cuando puedas

Organiza y prioriza todos los días

Comience haciendo que sus empleados enumeren lo que necesitan lograr hoy. Desglose esa lista hasta el nivel de tareas y evalúe qué trabajo debe abordarse primero (y qué puede esperar). Haga de esto una guía sobre cómo su equipo dedica tiempo y atención.

Establezca plazos claros y honestos para realizar cada tarea. Sea ambicioso con sus plazos, pero no irrazonable, eso es solo pedir estrés mental. Por último, pero no menos importante, haga que cada miembro del equipo tache físicamente las tareas completadas de la lista para mantenerse motivado durante la jornada laboral.

Haga que la organización y la priorización del trabajo sean parte de su rutina de inicio o cierre del día, para que pueda hacer un balance de lo que su equipo ha logrado cada día y mover el trabajo pendiente a la lista de tareas pendientes del día siguiente. Finalmente, no dude en volver a priorizar las tareas pendientes en función de la nueva información y los requisitos comerciales en constante cambio.

Consejo profesional: la herramienta Tareas pendientes compartidas de Flock ayuda a su equipo a administrar todas sus tareas pendientes en una sola lista, estableciendo roles y plazos que cualquiera puede ver y cambiar en cualquier momento.

Cierra tu bandeja de entrada, no, en serio

Pocas cosas en la vida pueden descarrilar nuestra atención como esa molesta notificación de alerta de "tienes correo", invocando un reflejo casi pavloviano en los humanos para revisar el correo electrónico. ¿Recuerdas esas cinco estadísticas sombrías? Pasamos más tiempo revisando el correo electrónico todos los días que en nuestro trabajo, y cada interrupción consume casi media hora de nuestra atención. El hecho es que el correo electrónico puede esperar, especialmente cuando estás concentrado en una tarea. Está diseñado para ser asíncrono y es mejor que utilices chat de equipo, llamadas telefónicas o videollamadas para conversaciones en tiempo real.

Reserve bloques de tiempo específicos en el día para revisar y responder el correo electrónico. Aplique la regla de los dos minutos de David Allen: si un correo electrónico se puede responder en menos de dos minutos, responda de inmediato en lugar de dejarlo a un lado. Mantenga su bandeja de entrada organizada para realizar un mejor seguimiento de las tareas y los seguimientos pendientes, y dedique menos tiempo al correo electrónico. Cierra el cliente de correo cuando hayas terminado y resiste la tentación de responder de inmediato a las nuevas alertas por correo electrónico. Si eso es demasiado desafiante, considere desactivar las notificaciones automáticas y silenciar su teléfono cuando esté trabajando.

Pon tu calendario a trabajar

Use su calendario para reservar tiempo, no solo reuniones. Programe bloques de tiempo de 30 a 60 minutos en su calendario para segmentar su jornada laboral y asegurarse de tener tiempo para trabajar en tareas prioritarias. Esto les permite a los compañeros de equipo saber cuándo está ocupado, lo que reduce significativamente las interrupciones durante el trabajo concentrado. Tenga cuidado de no exagerar, o sentirán que no está disponible todo el tiempo.

Los servicios de calendario modernos como Google Calendar funcionan en todos los dispositivos, por lo que puede programar el tiempo incluso cuando está en movimiento y se sincronizará automáticamente con su estación de trabajo. Integre Google Calendar en Flock para ver todos sus eventos en un solo lugar y programe eventos nuevos directamente desde un chat o canal compartido. Otra característica subestimada pero poderosa es la capacidad de crear calendarios superpuestos para citas personales y de trabajo para que no se reserve dos veces. Cuando sea posible, reserve reuniones consecutivas para que tenga el resto del día para trabajar sin interrupciones.

Reserve reuniones cortas, manténgalas enfocadas

Prioriza el tiempo de tus compañeros de trabajo. Una reunión larga que se desvía del tema es una pérdida de tiempo para todos los participantes y todos se atrasan en sus respectivas tareas pendientes. Recuerda que las conversaciones tangenciales y otros comentarios secundarios se pueden realizar de forma asíncrona a través de correo electrónico o herramientas de chat como Flock. Cuando programe reuniones, resérvelas por menos tiempo del que cree que tomará. El tiempo adicional de reunión alienta a los participantes a estirar las cosas. Por el contrario, crear un sentido de urgencia puede ayudar a que todos se mantengan enfocados. ¿Esa reunión de una hora? Aféitese 15 minutos y vea cómo le va. ¿Bueno? ¡Apriétalo en 30 minutos! Menos tiempo en reuniones equivale a más tiempo para realizar sus tareas.

Trabaja sin conexión cuando puedas

Llamadas telefónicas, alertas por correo electrónico, mensajes de chat, menciones sociales y notificaciones de aplicaciones: trabajamos en un mundo de distracciones interminables y persistentes. Incluso las interrupciones más pequeñas, repetidas con suficiente frecuencia, pueden costarle una cantidad significativa de tiempo productivo. Es por eso que trabajar sin conexión es una excelente manera de limitar las distracciones y centrar su atención en las tareas prioritarias.

Anime a su equipo a comunicarse entre sí los horarios "disponibles electrónicamente", pidiéndoles que llamen o envíen mensajes de texto si hay una emergencia durante las horas fuera de línea. También fomente el uso regular de la función No molestar de Flock, que marca cuando un usuario no está disponible y da un marco de tiempo para cuando regresará. Esto les permite a todos en el equipo saber cuándo pueden esperar respuestas rápidas y en tiempo real de sus compañeros de trabajo y cuándo no.