5 formas simples pero efectivas de hacer la vida más fácil para su personal de servicio al cliente

Toda empresa necesita un sólido equipo de atención al cliente. Son la cara de su empresa y serán el primer punto de contacto al que acuden las personas si alguna vez tienen una pregunta, inquietud o queja que hacer. Por lo tanto, no solo debe asegurarse de contratar a las personas adecuadas para este trabajo, sino que también debe asegurarse de equiparlos adecuadamente para desempeñar sus funciones lo mejor que puedan.

También es fácil que un equipo de servicio al cliente se sienta abrumado si no cuenta con el apoyo adecuado, por lo que es vital que cualquier propietario de una empresa siempre esté buscando formas de facilitar la vida de sus trabajadores. Esto les permitirá concentrarse en lo que es realmente importante y brindarles a sus clientes la mejor atención posible.

Aquí, vamos a describir solo algunas de las formas más importantes en que puede proporcionar a su equipo de atención al cliente las herramientas y la ayuda que necesitan.

Asegúrate de no esparcirlos demasiado

Un error común que cometen muchos dueños de negocios es que sienten que necesitan estar en todas partes a la vez. Por ejemplo, puede tener una línea telefónica, una dirección de correo electrónico de la empresa, varias cuentas de redes sociales y posiblemente incluso una opción de chat en vivo donde sus clientes pueden comunicarse con usted. Esto puede parecer una buena idea porque permite a sus clientes elegir la opción de contacto que mejor se adapte a sus necesidades, pero en realidad es increíblemente importante mantener bien todos estos canales. Entonces, menos puede ser más en este caso.

Siempre es una buena idea comenzar con una o dos opciones de contacto para empezar: el teléfono y el correo electrónico son excelentes opciones. Luego, una vez que su equipo de servicio al cliente crezca o se sienta más seguro, podría presentar uno a la vez para ver cómo van las cosas. Esto les dará a todos tiempo para adaptarse a cualquier proceso nuevo, le permitirá identificar cuándo la gestión del tiempo podría convertirse en un problema y garantizar que su personal no esté demasiado disperso.

También es importante que muestre sus opciones de contacto muy claramente en su sitio web y facilite el acceso a las personas. Para esto, inspírese en el prestamista financiero 5 Star Car Title Loans.

Desde el momento en que ingresa a su sitio web, está muy claro que preferirán que los llame si necesita ayuda. Esto es obvio por el botón amarillo brillante "llámenos" en su menú principal, así como por su número de teléfono resaltado un poco más abajo en la página. Puede hacer clic en cualquiera de estos botones para dirigirse directamente a la empresa.

Si esto no es lo ideal para un cliente, también puede visitar la página "Contáctenos" de la empresa, pero las opciones siguen siendo muy simples. Nuevamente, puede llamarlos o puede usar un formulario de contacto para ponerse en contacto. Alternativamente, describen dónde puede encontrar sus ubicaciones físicas si un cliente desea hablar con alguien cara a cara.

Este es un enfoque muy simple que ofrece múltiples opciones para clientes con diferentes necesidades, pero también agiliza las cosas para el equipo de servicio al cliente de la empresa. Hay tres formas principales en que las personas pueden ponerse en contacto, y esto hace que sea lo más fácil posible para el personal manejar cualquier consulta de una manera eficiente y útil.

Esto es algo que la mayoría de las empresas podrán lograr: en lugar de estar en todas las plataformas, domine algunas y su empresa prosperará.

Crear contenido para responder preguntas comunes de los clientes

Es muy probable que su equipo de servicio al cliente reciba las mismas preguntas todo el tiempo: tal vez sus clientes quieran saber sobre el tamaño de su ropa, tal vez quieran inspiración para la decoración de interiores, o tal vez tengan muchas dudas sobre si lo que está buscando. vender en realidad va a ser adecuado para ellos.

Puedes hacer la vida mucho más fácil tanto a tus clientes como a tus trabajadores creando y publicando contenido que aborde las preguntas más frecuentes. Comuníquese con sus trabajadores de manera regular para ver qué tipos de contenido ya tienen apetito y luego hágalo. Lo más probable es que comience a recibir menos llamadas porque las personas podrán encontrar la información que necesitan directamente en su sitio web o, si aún recibe las mismas preguntas, sus trabajadores simplemente pueden orientar a las personas en la dirección correcta. Esto les ahorrará tiempo, les facilitará la vida y les permitirá lidiar con problemas más complejos.

Ahora, echemos un vistazo a algunos excelentes ejemplos de empresas que constantemente publican contenido útil como este. Todos adoptan enfoques ligeramente diferentes, que funcionarán para diferentes tipos de empresas.

En primer lugar, Crescent Canna es una marca de CBD que ofrece productos innovadores. Y tienen un blog que se actualiza regularmente donde los clientes actuales y potenciales pueden aprender todo lo que necesitan saber sobre diferentes artículos.

Por ejemplo, sus publicaciones más recientes responden a una amplia variedad de preguntas comunes, como "¿qué son los comestibles?", "¿cómo funciona el THC?" y "¿cuál es la diferencia entre el THC y el CBD?". Es probable que estas sean consultas que la empresa recibe mucho de sus clientes, por lo que responderlas directamente en su sitio web es una gran idea.

Esto no solo será útil para el equipo de servicio al cliente de la empresa, sino que estos recursos también pueden servir como excelentes herramientas de marketing. Por ejemplo, podrían compartirse en las redes sociales con regularidad para ayudar a la empresa a llegar a un público más amplio, o podrían ayudar a más personas a descubrir la marca a través de los resultados de búsqueda de Google si están haciendo su propia investigación en línea. Crear contenido para su sitio web tendrá una amplia gama de beneficios y vale la pena invertir en ello.

Por otro lado, Zest Lighting es una boutique en línea que ofrece una amplia gama de opciones de iluminación con estilo, y se enfoca más en inspirar a sus clientes a través de su blog.

Presumiblemente, reciben muchas preguntas de sus clientes sobre cómo elegir la mejor iluminación para una habitación o espacio específico en su hogar. Y esto es algo que le llevaría mucho tiempo al personal de servicio al cliente discutir con los clientes, especialmente porque nunca habrá un enfoque único para todos.

Entonces, en lugar de pasar horas respondiendo estas consultas todos los días, crearon guías que describen cómo tomar estas decisiones en función de factores como su estilo personal y el tipo de ambiente que prefiere.

Esto no solo limitará las consultas preliminares de las personas que buscan realizar una compra, sino que también es probable que reduzca la cantidad de quejas y devoluciones con las que la empresa debe lidiar, ya que, para empezar, las personas generalmente terminarán tomando mejores decisiones sobre su iluminación. Nuevamente, esto le ahorrará tiempo al equipo de servicio al cliente de la empresa y lo liberará para manejar problemas más únicos y complicados.

Por último, Venture Harbor es un estudio de riesgo de arranque que se centra en gran medida en el marketing de crecimiento, lo que significa que es probable que reciban muchas solicitudes de asesoramiento en esta área. Por lo tanto, han creado una amplia gama de guías que permiten a quienes puedan ponerse en contacto ayudarse a sí mismos.

Por ejemplo, tienen una guía muy completa sobre las mejores opciones de software de marketing por correo electrónico y cómo elegir la adecuada para su empresa. Este es un tema en el que su público objetivo seguramente estará interesado y, quizás lo más importante, tendrá muchas preguntas. Entonces, al publicar este recurso en su sitio web, están limitando la necesidad de que las personas se acerquen y pregunten sobre el tema.

Debe pensar en qué tipo de guías como esta podrían interesar a sus clientes ideales. ¿Cómo puede ayudarlos realmente, mientras reduce la necesidad de que se comuniquen con usted para obtener más información? De esta manera, les brindará un valor real mientras libera a su equipo de servicio al cliente para que se concentre en asuntos más urgentes.

Mantenga registros completos de las comunicaciones anteriores con los clientes.

Los clientes se sentirán frustrados si sienten que siempre tienen que repetir lo mismo a su personal de servicio al cliente. Además, si esto es necesario, significará que las consultas tardarán mucho más en resolverse. Como resultado, es fundamental que mantenga registros claros y completos de todas las comunicaciones con sus clientes.

Esto ayudará a sus trabajadores a comprender las consultas o problemas que los clientes han tenido en el pasado, los ayudará a comprender las cosas mucho más rápido y garantizará que tengan toda la información que necesitan para ayudar a las personas de la manera más eficiente y efectiva posible.

Además, significará que puede pasar fácilmente clientes entre sus empleados cuando sea posible sin crear una experiencia difícil para todos los involucrados. Una excelente herramienta de administración de relaciones con los clientes puede ser excelente para esto, ya que le permitirá guardar toda la información relevante sobre cualquiera de sus clientes en un solo lugar. Y, con solo hacer clic en un botón, cualquier miembro de su equipo podrá acceder a esto. Puede ahorrarles a todos una gran cantidad de tiempo y problemas, ¡que es exactamente lo que estamos tratando de lograr aquí!

Comparta los comentarios de los clientes en su sitio web

Las reseñas y los testimonios de los clientes pueden proporcionar mucho contexto adicional para futuros clientes, así como mejorar su reputación en línea. Por ejemplo, las revisiones de ropa pueden indicar si una pieza en particular es fiel al tamaño o si el color es como se muestra en la imagen. O bien, una revisión de la herramienta podría explicar para qué tipo de tareas es adecuado el equipo. Esto significa que es una gran idea agregar reseñas a sus páginas de productos o servicios. Garantizará que sus clientes puedan desplazarse por su sitio web para tener una idea de las experiencias que otros han tenido con su negocio, y no necesitarán comunicarse con su equipo de atención al cliente para obtener más información al respecto.

Para recopilar reseñas de sus clientes, simplemente necesita preguntar. Considere enviar correos electrónicos a las personas que compraron sus productos o servicios y pregúnteles si estarían dispuestos a dejar una reseña, tal vez a cambio de un descuento como incentivo. Luego, muéstrelos en las páginas más relevantes de su sitio web para asegurarse de que los vean las personas adecuadas.

Echemos un vistazo a cómo una empresa en particular hace un gran trabajo al mostrar las reseñas de los clientes en su sitio web para obtener excelentes resultados.

Marshall Criminal Defense & DWI Lawyers se especializa en casos de defensa criminal. Y se aseguran de que quede claro lo que hacen al mostrar testimonios detallados de los clientes en las páginas más destacadas de su sitio web.

Por ejemplo, en su página de servicio de abogados penales de Middletown NJ, compartieron la experiencia de su cliente, Patrick, quien habla sobre a quién contrató exactamente, cuáles fueron sus cargos y cómo se sintió acerca de los servicios de la compañía.

Esto deja en claro a los posibles clientes qué tipo de casos puede manejar la empresa, posiblemente quiénes pueden esperar que los ayuden y cómo será la experiencia. Esto deja mucho menos lugar a dudas cuando alguien que busca un abogado llega a este sitio web, lo que probablemente también genere menos preguntas para el equipo de servicio al cliente de la empresa. Los clientes se sentirán más seguros al ponerse en contacto, describir su situación y poner las cosas en marcha.

Este es un enfoque que la mayoría de las empresas podrán adoptar, por lo que vale la pena considerar si debe comenzar a mostrar reseñas escritas de los clientes en su sitio web si aún no lo ha hecho.

Invertir en automatización donde sea posible

Si recibe muchas de las mismas consultas de sus clientes, es posible que pueda automatizar muchos elementos diferentes de su servicio al cliente. Por ejemplo, podría ofrecer un chatbot en vivo en su sitio web o plataformas de redes sociales que brinde enlaces a información útil o responda automáticamente a ciertas consultas.

Solo asegúrese de que, si decide automatizar algunos de los elementos de su servicio de atención al cliente, los configure de modo que, si un cliente no está satisfecho con sus sistemas automatizados, será derivado a un miembro de su equipo. ¡Esto asegurará que se queden contentos y que se responda su pregunta o se resuelva su problema!

Resumen

La satisfacción del cliente es muy importante para llevar un negocio exitoso. Y, para mantener contentos a sus clientes, debe trabajar duro para asegurarse de que su equipo de servicio al cliente se sienta respaldado. En este artículo, describimos cómo puede facilitar el trabajo de su equipo con elementos de servicio al cliente automatizados, contenido basado en preguntas y más.

¡Comience a preguntar a sus equipos cómo podría ayudar a mejorar sus procesos de trabajo y luego realice los cambios necesarios! Todos se beneficiarán.

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Biografía del autor y foto de rostro:

Adam Steele lleva 11 años escribiendo sobre marketing digital y SEO. Ha sido consultor de empresas pequeñas y grandes, incluidas varias de las empresas más grandes del mundo. Si te gustó esta publicación, síguelo en Twitter y LinkedIn para obtener más.