5 herramientas de software gratuitas y asequibles para administrar sus eventos escolares

Cuando estaba en la escuela secundaria, uno de mis eventos favoritos eran los partidos de fútbol semanales los viernes por la noche. No era fanático de los juegos en sí, pero disfrutaba ver a amigos de la escuela, caminar, comprar bocadillos para comer y alguna que otra broma ocasional.

Fuera de mi propia burbuja, nunca me di cuenta de cuánto invertía en organizar esos eventos semanales, desde coordinar la entrega de alimentos hasta organizar rifas. Crecer en una ciudad más pequeña significaba que los partidos de fútbol eran eventos importantes.

Recuerdo claramente que los sistemas de registro de los administradores de eventos de mi escuela estaban hechos completamente de papel y lápiz. Un sistema basado en papel no solo gasta toneladas de recursos, sino que deja la puerta abierta a posibles errores y problemas de eficiencia. El software de administración escolar , especialmente el software escolar creado para la gestión de eventos , puede ser exactamente lo que necesita para aumentar la productividad y reducir los costos para administrar los partidos de fútbol y cualquier otro evento que haya planeado.

Herramientas de software para eventos escolares gratuitas y asequibles

En 2016, el Centro de Prioridades Presupuestarias y Políticas informó que la mayoría de los estados han recortado los fondos para escuelas primarias y secundarias en los años posteriores a la Gran Recesión y continúan haciendo recortes hasta el día de hoy. Estos recortes significan menos dinero para gastos "frívolos", como actualizaciones de software.

Por eso es importante encontrar software que valga la pena, ya sea gratis o a un precio razonable. ¿Qué califica como software asequible? Según The Washington Post , el costo por estudiante en Estados Unidos oscila entre $6,555 y $19,818 con un costo promedio de $10,700.

Para esta pieza, he limitado los precios del software a no más de $1200 por año. Esto significa que los gastos mensuales no superan los $ 100 por mes, lo cual es una tontería cuando se divide entre una multitud de estudiantes. Una vez que llegue a cien estudiantes, el costo del software asciende a solo $1 por estudiante. En cuanto a las escuelas que no pueden cambiar esos precios, también he incluido una lista de opciones gratuitas de software para eventos que le presentarán estos sistemas hasta que pueda actualizarlos.

Aquí hay 5 herramientas de software gratuitas y asequibles para administrar sus eventos escolares.

[NOTA: Las opciones se enumeran en orden alfabético]

Software gratuito para eventos

1. Odoo

Odoo ofrece una amplia variedad de aplicaciones para todo tipo de necesidades, pero su aplicación de gestión de eventos realmente se destaca. Su moderna interfaz de usuario y sus características dan la impresión de un costoso sistema de gestión de eventos, pero mientras se adhiera a una aplicación (en este caso, la aplicación de gestión de eventos), Odoo es completamente gratuito.

Además de las características principales que uno esperaría de un sistema de gestión de eventos, Odoo también admite la integración con Google Analytics y otras herramientas de SEO para asegurarse de que sus campañas de eventos estén optimizadas y funcionen como deberían. Con las escuelas tan escasas de dinero, cada evento debe contar y estas herramientas de análisis e informes son perfectas para medir el éxito y anticipar los resultados en el futuro.

Si decide incorporar otras aplicaciones de Odoo, como el creador de sitios web o el marketing por correo electrónico, los precios comienzan en $ 25 por usuario por mes.

Características:

• Gestión de asistentes
• Conferencias/Seminarios
• Convenciones
• Gestión de exposiciones/proveedores
• Gestión de lista de invitados
• Gestión de Registro
• Promoción Social
• Gestión de patrocinios
• Venta de entradas

Resumen de ventajas:

• Características de núcleo sólido
• Amplio análisis e integraciones
• Interfaz de usuario atractiva

Resumen de los contras:

• Carece de marketing por correo electrónico a menos que pague más por una aplicación adicional

2. Administrador de eventos de código abierto

Open Source Event Manager (OSEM) es una opción de software de gestión de eventos gratuita y de código abierto con todas las funciones básicas necesarias para programar, organizar y gestionar eventos escolares. Aunque OSEM es una opción de software gratuita, me impresionó de inmediato la interfaz de usuario limpia y moderna repleta de características que incluso se encuentran en algunos software de eventos premium, como la gestión de bloques de salas y el seguimiento de múltiples eventos.

Dado que OSEM es de código abierto, también tiene el beneficio adicional de la personalización a través de alteraciones del código fuente, siempre que su escuela tenga el talento de programación para administrar estos cambios.

Características:

• Gestión de asistentes
• Conferencias/Seminarios
• Convenciones
• Gestión de lista de invitados
• Gestión de Registro
• Gestión de bloques de habitaciones
• Configuración del espacio/habitación
• Gestión de patrocinios
• Venta de entradas

Resumen de ventajas:

• Interfaz de usuario atractiva, especialmente para un software de código abierto
• Incluye funciones premium como la gestión de bloques de habitaciones y el seguimiento de múltiples eventos

Resumen de los contras:

• La personalización del código fuente es difícil sin conocimientos de codificación

Software de eventos asequible

1. Hoja de evento

EventLeaf es una plataforma de gestión de eventos que cierra la brecha entre el software gratuito y el asequible. El uso general de esta herramienta es gratuito; sin embargo, si su evento cobra tarifas de admisión, EventLeaf cobra $ 1 más el 5% del monto del boleto. Este sistema de precios funciona mejor para escuelas con muchos eventos gratuitos y/o eventos pagos con menos asistentes, ya que las tarifas por inscrito pueden acumularse rápidamente en varios eventos. Si dirige una pequeña escuela privada o una escuela especializada con un pequeño grupo de estudiantes, EventLeaf puede ahorrarle dinero en comparación con el software con una suscripción mensual.

A pesar del costo potencial, EventLeaf profundiza en una plataforma (en su mayoría) gratuita, que incluye diseño de página de eventos personalizado, análisis de eventos, integración de sitios web de terceros y evaluación de registros.

Una característica única que ofrece EventLeaf que rara vez se encuentra en el software gratuito, incluso en muchas opciones pagas, es la integración de la tecnología RFID para rastrear a los asistentes y guiarlos a lo largo de sus eventos.

Características

• Gestión de asistentes
• Gestión de insignias
• Gestión de catering
• Cliente/Gestión de Clientes
• Conferencias/Seminarios
• Convenciones
• Gestión de exposiciones/proveedores
• Gestión de lista de invitados
• Recuperación de clientes potenciales
• Gestión de Registro
• Tecnología RFID
• Gestión de bloques de habitaciones
• Promoción Social
• Configuración del espacio/habitación
• Gestión de patrocinios
• Encuestas y Comentarios
• Venta de entradas
• Ferias
• Gestión de viajes

Precio : $1 por transacción + 5% por registrante

Calificación de usuario de Capterra : 5 de 5 estrellas

Resumen de ventajas:

• Lista de funciones cargadas, incluida la tecnología RFID
• Informes e integración detallados
• Interfaz de usuario atractiva

Resumen de los contras:

• El sistema de precios por registrante tiene el potencial de sumarse rápidamente

Si ha usado EventLeaf en el pasado, ¡asegúrese de dejar un comentario en nuestra página!

2. Cápsula de planificación

Planning Pod va más allá para demostrar las características de su software antes de que lo demuestre y lo compre, lo cual es muy importante en mi libro. Cada característica se presenta y explica en detalle, utilizando ejemplos visuales para que sepa exactamente en qué se está metiendo. Hablando de imágenes, Planning Pod también tiene una interfaz de usuario atractiva para arrancar. La interfaz de usuario simple y visualmente atractiva lo convierte en una buena opción para las escuelas con muy poca experiencia en software.

El área en la que Planning Pod se queda corto (pero no como un factor decisivo) es la lista más corta de funciones. Todas las funciones principales que se esperan de un software de gestión de eventos están presentes; sin embargo, para un software pago, sería bueno tener algunas características más avanzadas, como la promoción social o la gestión de patrocinios.

El precio de Planning Pod es especialmente atractivo ya que ninguno de los paquetes de nivel estándar supera los $100 por mes. Los niveles de precios se dividen en la cantidad de eventos que planea organizar cada mes, que van desde un evento por mes hasta setenta eventos por mes.

Características:

Precios : desde $ 9.99 por mes

Calificación de usuario de Capterra : 4 de 5 estrellas

Resumen de ventajas:

• Interfaz de usuario atractiva
• Muy accesible
• Muchas capacidades de integración

Resumen de los contras:

• Lista de características más corta
• Carece de promoción social

Si ha usado Planning Pod en el pasado, ¡asegúrese de dejar un comentario en nuestra página!

3. paquete de registros

Regpack es en realidad el número cinco de los veinte " Software de gestión de eventos más populares ".

Desde el principio, la atractiva interfaz de usuario de Regpack me llamó la atención. Cada función está claramente etiquetada con una diferenciación de color que hace que la navegación del sistema sea una tarea fácil para el personal escolar con poca experiencia en software. Sin embargo, la mejor parte de Regpack es su capacidad de automatización a través de un "motor de lógica condicional", que ayuda en el proceso de completar formularios y guiar a los solicitantes a través del proceso de registro.

En cuanto a las funciones, Regpack ofrece todas las funciones principales esperadas del software de gestión de eventos, pero pierde algunas funciones útiles, como la gestión de credenciales y la configuración de espacios/salas. En general, Regpack es una opción sólida y asequible.

Características:

• Gestión de asistentes
• Cliente/Gestión de Clientes
• Conferencias/Seminarios
• Convenciones
• Gestión de exposiciones/proveedores
• Gestión de lista de invitados
• Recuperación de clientes potenciales
• Reuniones
• Gestión de Registro
• Promoción Social
• Gestión de patrocinios
• Encuestas y Comentarios
• Venta de entradas
• Ferias
• Gestión de viajes

Precio : $49 por mes + 2.1% de procesamiento de pagos por registrante

Calificación de usuario de Capterra : 4.5 de 5 estrellas

Resumen de ventajas:

• Sistema de registro automatizado
• Interfaz de usuario atractiva
• Ofrece todas las funciones básicas de gestión de eventos.

Resumen de los contras:

• El precio es mensual Y por registrante
• Faltan algunas características potencialmente útiles

Si ha usado Regpack en el pasado, ¡asegúrese de dejar un comentario en nuestra página!

Mejora el resto de tu escuela

Dejar el lápiz y el papel por la tecnología no se detiene en la gestión de los eventos escolares. Hay muchas áreas en educación listas para una actualización, pero ¿por dónde deberías empezar?

Descubra nuevas formas de introducir software y otras tecnologías en su escuela manteniéndose al día con nuestro blog de administración escolar . Aquí hay algunos artículos útiles para comenzar:

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