3 mejores prácticas clave de colecciones B2B

Las cobranzas de empresa a empresa (B2B) pueden ser un desafío.

Si se administran bien, las cobranzas no solo mejorarán su flujo de caja , sino que también ayudarán a conservar las relaciones con los clientes .

También puede contribuir a construir su reputación como un proveedor profesional y de apoyo en su mercado.

A continuación se muestra una revisión rápida de las mejores prácticas para las colecciones B2B, según nuestra experiencia y conocimientos.

Práctica recomendada 1: tenga en cuenta el B2B

Los clientes B2B a menudo requieren opciones de pago flexibles y personalizadas para satisfacer sus complejas necesidades comerciales. Y a diferencia de sus contrapartes de empresa a consumidor (B2C ), puede llevar mucho más tiempo y esfuerzo adquirir e incorporar nuevos clientes B2B.

Seguir las mejores prácticas en torno a las cuentas por cobrar lo ayudará a mantener una buena reputación y conservar sus relaciones B2B.

¿Qué son las cuentas por cobrar (AR)?

Las cuentas por cobrar (AR) son dinero adeudado a una empresa o individuo por servicios o productos ya suministrados.

En teoría, esto podría incluir una factura que no se paga de inmediato. En la práctica, generalmente solo se aplica a los pagos atrasados, los cargos por pagos atrasados ​​o el crédito extendido sobre planes de pago más complejos o de largo plazo.

¿Qué es la gestión de cuentas por cobrar?

La gestión de cuentas por cobrar es el proceso mediante el cual se gestionan los pagos adeudados a una empresa.

Esto incluye cómo se registran, emiten, procesan, rastrean y dan seguimiento a las facturas y otras cuentas vencidas.

También involucra otros problemas de pagos, como cargos por pagos atrasados ​​o costos imprevistos relacionados con su servicio, así como contactar a los clientes y cobrar los pagos.

Las empresas optan cada vez más por subcontratar su gestión de A/R, debido a las engorrosas tareas manuales que atascan a los equipos y quitan el foco de la innovación.

¿La gestión de cuentas B2B es diferente de la gestión de cuentas por cobrar B2C?

La naturaleza del negocio B2B significa que el capital de trabajo y las condiciones de pago a menudo requieren una planificación cuidadosa, ciclos comerciales más largos y sistemas de crédito especialmente estructurados.

Debido a estas condiciones, es probable que el valor de por vida de un cliente B2B sea mucho mayor que el de un consumidor del mercado masivo. Es decir, debe ser respetuoso con las diferentes necesidades de los clientes B2B.

Establecer una venta es una cosa, pero nutrir y mantener esas relaciones con los clientes requiere un enfoque en la experiencia del cliente desde el "botón de compra" hasta la facturación y más allá.

El mundo B2B es pequeño y las empresas suelen hablar. Si solo unos pocos responsables de la toma de decisiones perciben negativamente su política de cobro o el proceso de cobro de pagos, es posible que su empresa adquiera la reputación de ser difícil hacer negocios con ella.

Mejor práctica 2: Comunicar claramente

Comunicar claramente su cuenta y el proceso de pago debe ser una de las principales prioridades de la gestión de cuentas B2B.

Sea preciso pero explícito en sus comunicaciones. Si la información importante sobre las fechas de vencimiento, los cargos por pagos atrasados ​​y el proceso de cobro está escrita en jerga legal en la letra pequeña de sus contratos, es probable que se la pase por alto.

Todos los términos de pago, plazos y pasos de seguimiento de pagos atrasados ​​deben estar claramente enumerados y disponibles para su cliente.

Asegúrese de mencionar estos detalles verbalmente o en otras comunicaciones al principio de la relación y señale dónde se pueden encontrar. Esto incluso se puede integrar en el proceso de reclamación automática.

Mejor práctica 3: Siga pasos de cobranza consistentes

Sin embargo, si su cliente no ha pagado o no ha respondido a través de los canales de comunicación normales de manera oportuna, los siguientes pasos están en orden.

6 pasos para las mejores prácticas de cobro de cuentas por cobrar

1. Primeras preguntas básicas que su negocio debe hacerse

Considere la siguiente lista de verificación al principio de su proceso de toma de decisiones:

• ¿La factura fue enviada por ya la persona correcta?
• ¿Ha intentado ponerse en contacto directamente con el propietario de la empresa?
• ¿Se recibió una respuesta inicial?
• ¿Existe un patrón con sus facturas vencidas?

• ¿Es este un período particularmente ocupado para la industria o empresa del cliente?
• ¿Hay algún plan de pago alternativo que pueda ofrecerles?

2. Otros canales de comunicación

En muchos países, las comunicaciones comerciales y B2B están reguladas de manera diferente a B2C.

Por ejemplo, en los EE. UU., la Ley de prácticas justas de cobro de deudas (FDCPA) restringe los métodos de cobro de deudas de los consumidores, como llamadas repetidas, llamadas al trabajo o revelar la información sobre la deuda a terceros.

Sin embargo, en el mundo comercial, las empresas pueden contactar a varias personas dentro de la misma empresa con llamadas frecuentes y usar rastreadores de saltos.

¿Qué es el seguimiento de saltos?

Skip tracing (también conocido como deudor tracing ) es el seguimiento de la información sobre los deudores que han "omitido la ciudad".

El uso de un servicio de rastreadores de saltos ayuda a los esfuerzos de cobro al hacer el trabajo de investigación y la recopilación de información que requiere mucho tiempo antes de contactar a ciertos clientes.

3. Carta de demanda

Si sus líneas de consulta estándar se ignoran durante un período prolongado, considere enviar una carta de demanda.

¿Qué es una carta de demanda?

Las cartas de demanda son documentos generalmente escritos por abogados en nombre de la organización. Su objetivo es resolver un pago u otro tipo de disputa entre empresas (contrato incumplido, términos incumplidos, etc.).

Las cartas de demanda son simultáneamente el primer paso hacia la acción legal y un esfuerzo para prevenirla.

Detallan la disputa y crean un registro en papel que se puede usar como evidencia más adelante, si es necesario.

¿Cuánto tiempo hasta que debe enviar una carta de demanda?

Esto varía entre los negocios y la relación específica con el cliente. Tus tratos futuros con el cliente pueden verse afectados si lo envías demasiado pronto.

Como mejor práctica general, sugerimos esperar un período de tiempo claramente definido, es decir, 30, 60 o 90 días antes de enviar una carta de demanda.

4. Cobro de deudas

Si sus esfuerzos de cobranza siguen fallando, contratar una agencia de cobranza B2B especializada es el siguiente paso lógico para muchas empresas.

Muchos prefieren su experiencia, ya que es más probable que comprendan mejor la naturaleza de la cuenta y los clientes involucrados que aquellos que se enfocan en cuentas de consumidores.

Si tiene éxito, esta ruta podría resolver la disputa y ahorrarle a usted y a su cliente tiempo en los tribunales.

5. Litigios

Solo considere ir a la corte una vez que todos los demás esfuerzos hayan fallado y tenga mucha confianza en un resultado positivo.

Perder un caso no solo podría ser costoso, sino que también podría afectar la probabilidad de que otros clientes potenciales utilicen sus productos o servicios.

6. ¿Cortar sus pérdidas?

Contratar un bufete de abogados puede ser costoso y consumir un tiempo precioso. Evitar la falacia del costo hundido no es fácil.

Si la recuperación de la deuda parece poco probable, los esfuerzos internos están consumiendo demasiados recursos de la empresa o el acuerdo será menor que sus costos legales, podría ser hora de que una empresa cancele la deuda.

Renunciar es una decisión difícil, pero significa que puede gastar más recursos en los clientes que cuentan.

Conclusión

La gestión del proceso de cobro es una sobrecarga no deseada que agota los recursos de la empresa.

Seguir nuestras mejores prácticas de cobranzas B2B puede ayudar a minimizar esos esfuerzos.

La comunicación clara de sus términos y la alineación con los procesos de sus clientes es esencial. Los seguimientos registrados y documentados le ayudarán a mantener un enfoque profesional, buenas relaciones y flujo de caja.

Estos son cruciales porque las colecciones B2B son diferentes de las colecciones de consumidores. Hay un grupo relativamente pequeño de clientes B2B y tiene prácticas únicas de facturación y crédito.

Estos puntos no solo lo ayudarán a manejar de manera efectiva los casos de cobro, sino que también harán que sea menos probable que surjan.

Es probable que establecer parámetros y procesos claros resulte en relaciones gratificantes a largo plazo con sus clientes.