3 tendencias de gestión de eventos que debe conocer para 2018

El 2017 nos trajo muchas cosas nuevas. Twitter aumentó su número de caracteres a 280, estamos a solo diez años de revertir la parálisis y se demostró que la Teoría de la Relatividad de Einstein era correcta.

Es bueno mantenerse al día con los acontecimientos actuales, pero es aún mejor prepararse para saber cómo te afectarán en el futuro. La suerte favorece a los preparados, especialmente al planificador de eventos preparado que sabe lo que está pasando en su industria.

He resaltado tres de las mayores tendencias que afectan a la industria de la gestión de eventos, incluidas las nuevas tecnologías y los cambios del mercado. Estas tendencias afectarán la forma en que realiza sus eventos, cómo gasta su dinero (ya sea en software de gestión de eventos o alguna otra tecnología nueva) y cuántos eventos organizará.

Aquí hay tres tendencias clave de gestión de eventos que debe tener en cuenta para 2018.

1. Uso de drones para filmaciones y seguridad

El video ahora da vida a los eventos como nunca antes con nuevas tecnologías y capacidades, como video de 360 ​​grados y transmisión en vivo a través de los principales sitios de redes sociales. Los drones brindan a los planificadores de eventos y a los asistentes la capacidad de grabar y transmitir la acción desde nuevas alturas y perspectivas.

Vuelo de drones en eventos

Los drones no solo son perfectos para transmitir su evento, sino que también le brindan la capacidad de brindar seguridad adicional:

Los drones se han convertido en un activo para la seguridad pública, especialmente con la ayuda de tecnologías de inteligencia operativa (OI) como Mission Insight para mejorar la conciencia situacional en el espacio aéreo compartido. Se utilizan regularmente para realizar misiones de búsqueda y rescate, evaluar escenas del crimen y monitorear y administrar eventos especiales. Grandes eventos como la reciente toma de posesión presidencial o el próximo Super Bowl requieren el tipo de medidas de seguridad intensas que los drones brindan de manera única.

Por supuesto, si se sube al carro de los drones en 2018, debe conocer las leyes que rigen su uso. Las leyes varían de un estado a otro, sin embargo, existen algunas reglas universales que debe tener en cuenta si desea utilizar drones en sus eventos, según Know Before You Fly:

Requisitos del Piloto Remoto:

• Debe tener al menos 16 años de edad
• Debe tener un certificado de aviador de piloto remoto con una habilitación pequeña de UAS o estar bajo la supervisión directa de alguien que tenga un certificado de aviador de piloto remoto
• Debe pasar la investigación de antecedentes de la Administración de Seguridad del Transporte (TSA) aplicable

Requisitos de UAS:

• Debe pesar menos de 55 libras.
• Debe someterse a una verificación previa al vuelo por parte del piloto remoto al mando (también conocido como usted o la persona que supervisa la operación)

Una vez que cumpla con las normas que rigen el uso comercial de drones, disfrute usando esta nueva tecnología para filmar su evento y mantenerlo seguro como nunca antes.

2. Crowdshaping tus eventos en tiempo real

Maximillion nombró al crowdshaping como una de las grandes tendencias de gestión de eventos que transformará la industria en los años venideros.

Imagine tener la capacidad de cambiar variables como el género musical, la temperatura del lugar y el volumen de la música en el lugar según el estado de ánimo de sus invitados. Crowdshaping brinda a los administradores de eventos esta capacidad mediante el uso de teléfonos inteligentes y tecnologías portátiles, que recopilan estos datos en tiempo real.

El uso de aplicaciones de registro que permiten a los usuarios iniciar sesión a través de sus cuentas de redes sociales le brinda información sobre las preferencias de sus invitados, junto con más consultas a través de encuestas móviles en tiempo real y localización por GPS. Con esta información, puede crear un evento para su público en tiempo real. ¿El lugar es demasiado cálido? Puede preguntar y averiguar en cualquier momento. ¿La música está demasiado alta o no es del agrado de tus invitados? La tecnología Crowdshaping te lo permite saber.

Esta tecnología fue un éxito comprobado en 2014 cuando debutó en SXSW con el "Concierto biorreactivo" de Pepsi.

Concierto biorreactivo a través de Pepsi

Este concierto usó una pulsera interactiva para medir el movimiento de la multitud y averiguar qué música los movía, la temperatura de los invitados para determinar si el termostato tenía que bajar y si los niveles de volumen eran demasiado altos para los invitados.

Tres años después, esta tecnología no es solo para los grandes jugadores como Pepsi, y los planificadores de eventos que buscan dar forma a la multitud no siempre necesitan repartir pulseras. Los invitados traen sus propios teléfonos inteligentes y relojes inteligentes, brindando toda la tecnología que necesita para recopilar información sobre su evento.

3. Los costos de viaje están en aumento

Los costos de viaje están aumentando, según el informe Tendencias futuras de reuniones y eventos de 2018 de la división Carlson Wagonlit Travel Meetings and Events:

Los costos están aumentando en los mercados clave de M&E a nivel mundial. Con un aumento del 3,7 % en los hoteles y un aumento del 3,5 % en las tarifas aéreas proyectadas para el próximo año, es probable que esa tendencia continúe.-Cindy Fisher, vicepresidenta sénior y directora global de CWT M&E

Estos aumentos en el precio dificultan que los planificadores de eventos atraigan invitados a los eventos, especialmente si esos eventos requieren viajes extensos.

Para combatir estos aumentos, hay consejos y trucos para evitar que usted y sus invitados paguen de más en tarifas aéreas y de hotel. Algunos trucos incluyen elegir lugares no tradicionales para eventos, verificar constantemente las tarifas aéreas usando navegadores de incógnito para evitar que las aerolíneas rastreen sus búsquedas a través de cookies (y establecer tarifas basadas en esas búsquedas), y usar aplicaciones de búsqueda de vuelos como Skiplagged y sitios de búsqueda de hoteles como Kayac.

Asegúrese de informar a sus invitados sobre estos trucos cuando planifique sus eventos para que no pierda asistentes debido a los costos.

Otras guías útiles para gestores de eventos

Nos esforzamos por mantener el blog de gestión de eventos de Capterra al tanto de todo lo que necesita saber sobre la industria, especialmente las guías prácticas de gestión de eventos para nuevas prácticas y tecnologías.

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