10の簡単なステップで提案書を書く方法[テンプレート付き]

公開: 2022-12-07

プロポーズとは？

提案書とは、プロジェクトやサービスの概要を説明し、詳細を明確にし、関係者全員の同意を得る文書です。通常、提案には、全体的なサービスアプローチ、重要なタイムライン、主要な成果物が含まれます。

最良の結果を得るには、PDF ではなく提案書ソフトウェアを使用してください。このようにして、電子署名、ブランドとコンテンツの管理、クライアントの閲覧活動の完全な可視化など、販売にとって重要な機能を利用できます.

プロポーザルの 9 つの重要な部分

提案を構成するには、さまざまな方法があります。成功した提案の調査を通じて、受賞ドキュメントには通常、次の重要なセクションが含まれていることがわかりました。

表紙ページ
エグゼクティブサマリー
アプローチ
私たちに関しては
成果物
価格
規約と条件
ケーススタディ（または社会的証明）

各提案では、これらの重要なセクションに異なる名前を付けたり、異なる順序で配置したりする場合があります。

選択するセクションに関係なく、必ず目次を含めてください。 Proposify を使用すると、左側に目次が自動的に表示されるため、クライアントは簡単にクリックして別のセクションをもう一度確認できます。ご想像のとおり、価格セクションは、決定が下される前に数回表示されることがよくあります。

提案と報告

提案書は新しいプロジェクトやサービスを (クライアントまたは社内の上司に) 売り込むために使用されますが、レポートは既に実施されているプロジェクトの詳細を共有するために設計されています。レポートを使用して、ビジネスオペレーションを監査したり、マーケティングキャンペーンの成功を共有したりします。

10の簡単なステップで提案書を書く方法

広告提案テンプレートを使用するため、段階的なプロセスに従ってください。例の内容は広告に固有のものですが、このテンプレートはあらゆる業界やプロジェクトタイプに合わせて簡単に調整できます。

ステップ 1. ニーズと要件を発見する

優れた売り込みがなければ、優れた提案を書くことはできません。

クライアントが何を必要としているのか、彼らの目標は何なのか、何を心配しているのか、そして彼らが最も気にかけている結果は何かを理解するために時間をかけてください.

プロジェクトを社内で売り込む場合は、さまざまな利害関係者やチームのメンバーと話し合うようにしてください。

発見のためのヒント:

ディスカバリーセッションでは、適切な質問をして、そのクライアントに時間を割く価値があるかどうかを判断します。それらはあなたの理想的な顧客プロファイルに合っていますか? 彼らはあなたのソリューションを実装する準備ができていますか? この見込み客が提案を受け取る準備ができているかどうかを判断する基準を設定します。また、理想的なクライアントについて詳しく知るにつれて、時間をかけて基準を更新してください。
反論を積極的に発見して処理します。クライアントに、懸念、ためらい、以前にサービスプロバイダーに悩まされた経験について尋ねます。このようにして、提案でカバーするポイントを正確に知ることができます。
ピッチとアプローチについてクライアントから口頭で同意を得てから、提案を書面で提出します。

ステップ 2. 表紙を作成する

説得力のあるカバーページ (タイトルページとも呼ばれます) で提案書の作成を開始します。ここでは、ビジュアルとスタイルが主役です。つまり、第一印象です。テキストに関しては、提案書のタイトルと、会社名、クライアント名、日付、連絡先情報などの主要な詳細が必要です。

私たちの提案例は、明るく大胆なデザインと必要なすべての詳細を特徴としています. ブランドのガイドラインに従っている限り、これを正しく行うための「1 つの方法」はありません。

表紙を作成するためのヒント:

プロジェクトに結果重視のタイトルを付けて、ピッチ全体と投資をすぐに視野に入れてください。
後で色やテキストを簡単に変更できるため、ブランドのスタイルに合った提案テンプレートを選択してください。

ステップ 3. カバーレターを書く

カバーレターを書く時が来ました。これは、残りのピッチのトーンを実際に設定するため、作成するのが最も困難な提案セクションの 1 つです。

カバーレター (エグゼクティブサマリーとも呼ばれます) は、概要を説明するだけではありません。このセクションは、クライアントに提案の残りの部分を読んでもらうのに十分説得力のあるものでなければなりません。

彼らの欲求に訴え、彼らの主な問題点を解決し、あなたが提供できる変革に彼らを興奮させてください. 個々の購入者に合わせて、魅力的で関連性の高いメッセージを作成していることを確認してください。

カバーレターの書き方のヒント:

コピーがブランドのものであることを確認してください。それは、おかしくて不遜なこと、または真面目でフォーマルなことを意味する場合があります。
顧客の獲得、施設の安全性の向上、思い出に残るイベントなど、サービスの成果に焦点を当てます。

ステップ 4. 会社の略歴を作成する

プロジェクトのアプローチと価格設定に移る前に、潜在的なクライアントにあなたの会社について少し説明するのが賢明です.

このセクションには、創業日や焦点を当てているニッチなどの基本的な情報だけでなく、賞、平均結果、視聴者のリーチなどの中小企業の自慢する権利が含まれる場合があります。

これが社内向けの売り込みである場合は、会社全体ではなく、チームについて書くことができます。

私たちの提案例では、会社の略歴のページが 1 ページと、潜在的なクライアントにとって重要な会社の統計のページが 1 ページあります。

会社の略歴を書くためのヒント:

このセクションはあなたに関するものですが、見込み客について説明する方法を見つけてください。彼らが探している結果を得ることができることを示す会社の詳細を含めてください。
クリエイティブに。テキストの壁だけでなく、アイコンや統計を使用して自分が誰であるかを示すことができますか?
このセクションをテンプレートとして保存して、今後の提案で再利用してください。クライアントごとにこれを変更する必要はありませんが、サービスごとにわずかに異なる会社の経歴を作成したい場合があります (非常に異なるサービスを提供している場合)。

ステップ 5. 社会的証明を追加する

会社の略歴セクションの直後に社会的証明を含めることをお勧めします。このようにして、以前のクライアントの言葉を使用して、自分について言ったばかりの良いことを裏付けます.

社会的証明は、推薦文、ミニケーススタディ、レビュー、星評価の平均などです。

クリエイティブまたは建設作業を行っている場合は、ポートフォリオのサンプルをいくつか含めることもできます。

社会的証明を使用するためのヒント:

お客様の声またはレビューを売り込みに合わせます。選択できる推薦状のバンクを用意して、いつでも最も関連性の高いものを選択できるようにします。
簡潔にしてください。長い紹介状をトリミングまたは編集して、それぞれが 50 語未満になるようにすることもできます。そうしないと、見込み客がそれらを読まない可能性があります。
積極的に社会的証明を収集し続けます。満足しているクライアントに、推薦文を書いたり、オンラインでレビューを書いたりしてもらいます

ステップ 6. コアアプローチの概要を説明する

いよいよサービスの販売です。アプローチセクションを作成して、クライアントに提供する予定のものを紹介します。

このセクションの書き方は、何を売り込むかによって大きく異なるため、さまざまな方法があります。各カテゴリの箇条書きまたは説明を使用して、作業をカテゴリに分類できます。または、提案するソリューションと、それがクライアントに最適であると考える理由を説明するいくつかのパラグラフを書くこともできます。

アプローチセクションを作成するためのヒント:

このセクションには、 The Project Path 、 Our Plan 、 Let's Get to Workなどの一意の名前を付けることを検討してください。
追加の詳細でそれを強化します。成果物のリスト、サービス範囲のより詳細な内訳、または重要なマイルストーンを含むタイムラインの図を含めることができます。
パッケージオプションがなく、リストされている価格が 1 つしかない場合は、このセクションを詳しく説明する必要があります。価格設定とサービスオプションがある場合、このセクションはよりシンプルになり、次のセクションにはサービスの内訳 (パッケージオプションごと) が表示されます。

ステップ 7. 価格表を作成する

提案書を作成するときは、十分な時間と価格セクションに注意を払うようにしてください。あなたが提供するすべての詳細とオプションは、クライアントが得ているものをよりよく理解するのに役立ちます.

このセクションに「あなたの投資」という名前を付けることをお勧めします。これは、潜在的な購入者がビジネスで行っている投資を思い出させるのに役立つからです。

以下の例では、価格セクションの最初のページに 3 つのパッケージオプションが表示されます。次に、クライアントは 2 番目のページでパッケージの選択肢を選択できます。これにより、プロポーザルの合計価格が自動的に更新されます。

プロポーザルの価格に関するヒント:

パッケージ、プロジェクトの長さ、アドオンなど、可能な場合はオプションの価格設定を使用してください。これらの方法は成約率にプラスの影響を与えることが知られているためです。
イベント管理のピッチでは、時間あたりのコストと固定費など、さまざまな種類のコストを明確にしてください。

ステップ 8. チームメンバーの略歴を書く

ステップ 4 では、会社の専門知識を売り込み、売り込むサービスで成功するために必要な能力があることを証明するために、会社の略歴を作成しました。

今度は、クライアントがあなたと仕事をすることを決めた場合に一緒に仕事をすることになる実際の人間をクライアントに見せる時です. これを「あなたは良い手にある」セクションと考えてください。

クライアントがやり取りする顔を含め、チームのユニークな才能と彼らがテーブルにもたらすものを確実に指定してください.

チーム略歴を書くためのヒント:

最大 6 人分の BIOS のみを含めます。会社全体 (非常に小規模なビジネスの場合)、経営陣、または提案が採用された場合にアカウントを処理する人々の略歴を書くことができます。
このセクションを使用して、資格情報だけでなく、個性をアピールしてください。楽しんでください。ただし、いつものように、ブランドにとどまります。正式な提案は、冗談を飛ばして称賛だけに固執するかもしれません。

ステップ 9. ビジネス契約を追加する

提案のこのセクションには、契約を正式にする契約の詳細を含める必要があります。このようにして、ビジネス提案を送信でき、別の契約書も送信する必要はありません。

法的条項または簡単な作業明細書が複数ページある場合があります。

プロポーザル契約の書き方のヒント:

作業明細書が提案の内容でまだ明確になっていない場合は、必ずここに含めてください。
払い戻し、キャンセル、およびプロジェクトの変更に関する条項を含めます。
法務チームに契約セクションの作成を手伝ってもらい、会社の要件を満たしていることを確認してください。

ステップ 10. 署名して署名のために送信する

最後に、電子署名ページを作成し、自分用とクライアント用の電子署名を追加する必要があります。

クライアントが価格オプションを選択するとすぐに、提案書に署名してプロジェクトを開始できます。

提案書の電子署名を追加するためのヒント:

署名の上に、取引を封印するのに役立つメッセージを書きます。開始することにどれほど興奮しているかを話し、提案が署名された後、すぐに次のステップが何であるかを明確にします.
提案を送信する前に、必ず署名してください。私たちの調査によると、クライアントがプロポーザルを開いた時点ですでに署名している場合、そのプロポーザルは成約する可能性が高くなります。
提案分析を確認して、クライアントにフォローアップする方法を理解してください。たとえば、クライアントが提案書をまだ開いていない場合は、そうするように促します。ただし、何度も開いている場合は、質問がないか、プロジェクトを変更したいかどうかを尋ねてください。

業界固有の提案書作成ガイドライン

どの業界にも独自の提案書作成のベストプラクティスがあります。考慮すべきいくつかのヒントを次に示します。

ソフトウェア

ソフトウェアの提案書を作成するときは、クライアントがソフトウェアを実装して利用するのをどのように支援するかについて、十分な情報を含めるようにしてください。それは、スタッフのトレーニングセッション、カスタム統合、パイロットロールアウトなどのように見えるかもしれません。

工事

建設業界では、大企業や政府機関から提案依頼書 (RFP) を受け取る可能性があります。そのため、RFP の詳細を確認して、要請された提案がすべての必要な情報を網羅していることを確認してください。

通常、非常に詳細な価格設定とタイムラインの内訳を含める必要があり、認証、環境保護などについて、州や郡の要件を順守していることを示す必要がある場合があります.

マーケティング

マーケティングは結果がすべてです。クライアントの結果を含む統計や証言など、いくつかの異なる形式の社会的証明を含める必要があります。また、チャネルに関係なく、マーケティングには多くの創造性が必要です。そのため、独自の提案見出しと画像を使用して、会社の創造性をアピールしてください。

イベント

イベント管理、ケータリング、またはその他のサービスの提案書を作成するときは、いくつかのことに留意する必要があります。まず、直接のクライアントだけでなく、イベント参加者からの推薦状を入手するようにしてください。また、価格セクションには、固定費 (会場など) と変動費 (イベントを装飾するチームの時間や夜の終わりの会場のバータブなど) を含める必要があります。変動費については、実際の予想よりも 10% 高い見積もりを提供してください。

3 つの提案テンプレート

Proposify は、あなたの文章を導き、取引を勝ち取るのに役立つ数十の提案テンプレートを提供します。ここに私たちのお気に入りのいくつかがあります.

1. 工事提案書テンプレート

建設業界向けに作成されたこのテンプレートには、ポートフォリオの一部として機能する以前のプロジェクト、クライアントが提供する予定のアイテムを含む詳細なプロジェクトの概要、およびプロジェクトのスケジュールが含まれています。

2.会計提案テンプレート

このテンプレートは会計サービス用に作成されたものですが、さまざまなコンサルティングサービスに合わせて簡単に変更できます。上部のセクションには、紹介状、私たちについてのページ、目標とサービスの内訳を含むプロジェクトの概要、および詳細な価格見積もりが含まれます。

3.ケータリング提案テンプレート

このイベントケータリングの提案テンプレートを使用すると、簡潔でわかりやすい紹介ページ、長い会社概要、フードショーケース、イベントの詳細 (混乱や取り違えを積極的に処理するのに最適)、テーマのムードボード、メニューサンプルが得られます。 .

この提案は、写真、小売店の装飾、化粧サービスなど、他のタイプのクリエイティブな仕事にも適用できます。

次のステップ: 独自の提案を作成する

効果的な提案書を作成するには、クライアントのニーズをしっかりと理解することから始めなければなりません。このようにして、希望する結果と変換を前面と中央に配置できます。カバーレター、プロジェクトの概要、会社の略歴、価格表を作成して、クライアントが受け取るものを明確にし、同時にあなたの会社を最高のソリューションプロバイダーとして売り込みます。

詳細で美しいデザインの提案書テンプレートを使用して、簡単に提案書を作成できます。

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