あらゆるユースケースの提案書の書き方 [+ テンプレート]

公開: 2023-03-09

プロポーズレターとは？

提案レターは、受信者に提案全体を読んでもらうように設計されています。正式なものでも非公式なものでもかまいませんが、通常は、問題の説明、目標、提案された解決策、および次のステップが含まれます。また、プロジェクトの予算やタイムラインに関する詳細が含まれる場合もあります。

カバーレターは、次のようなすべての種類の提案と共に送信されます。

販売提案
事業計画
業務提携契約
RFP の回答
プロジェクトまたはサービスの更新提案
社内コラボレーションとプロジェクト提案
助成金の提案
研究提案
スポンサーシップの提案

提案書が必要な理由

手紙を飛ばしてはいけない重要な理由は次のとおりです。

トーンを設定する- 提案レターは、提案の舞台を設定します。見込み顧客が受け取る結果を示唆したり、満たされた RFP 要件をカバーしたりすることができます。
コンテキストを提供する- 提案レターは、提案が送信される理由のコンテキストを提供します。これは、読者が受信トレイにいる理由を読者に与えるため、提案が要請されたものであるか非要請であったかにかかわらず役立ちます。
提案の重要な領域を強調する- 手紙を使用して、お客様の声、平均的なクライアントの結果、低価格のプロモーション、市場機会、または読者を最も興奮させるものであれば何でも、必要な詳細を明らかにすることができます.
受信者に提案をすべて読むように勧める- 結局のところ、優れた提案レターはゲートウェイとして機能する必要があります。十分な情報を提供して、読者があなたに細心の注意を払い、提案全体を確認するよう説得します。

提案書を書くための5つのステップ

これらの 5 つの簡単な手順を使用して、完璧な提案カバーレターを作成します。

最良の結果を得るには、手紙を書く前に提案書を書いてください。このようにして、潜在的なプロジェクト、クライアント、またはビジネスのアイデアについての調査をすでに行っていることになります。

1. 目標を知る

書き始める前に、一歩下がって、何を達成しようとしているのかをよく考えてください。売れ行きが悪いとわかっている見込み顧客の注意を引こうとしていますか? 政府の RFP で概説された厳格なガイドラインに準拠していることを読者に示す必要がありますか? それとも、提案が審査の準備ができていることをその人に知らせているだけですか?

目標を知ることで、以下のステップ 2、3、および 4 で正しい決定を下すことができます。

2.形式と形式レベルを決定する

次に、手紙に適した形式とスタイルを選択することが重要です。

このデジタルの世界では、書面または印刷された提案書は非常に時代遅れです。電子メールテンプレート、提案テンプレートを保存し、必要に応じてカスタマイズし、受信者に提案に署名するように自動的に通知および思い出させたり、ビューを追跡したりできる提案ソフトウェアを使用することをお勧めします。

スタイルに関しては、ブランドの声を必ず記入してください。形式的な書き方も、業界や受信者の期待に一致する必要があります。

ほとんどのビジネスシナリオでは、提案書が長く複雑で形式的なものであるほど、提案書も長く複雑で形式的なものになります。

3. テンプレートまたは例から始める

次のステップは、執筆プロセスのガイドとなるテンプレートまたはレターの例を見つけることです。これは、初めてプロポーザルレターを送信し、何を含めればよいかわからない場合に特に役立ちます。

これらの手順の下に、さまざまなユースケース用の 3 つの提案書テンプレートと、それぞれの書簡の例があります。

もちろん、Googleの画像にアクセスして、あなたが書いている提案書の正確なタイプを検索して、たくさんの例を見つけることもできます.

4. 手紙を作る

さあ、書く時が来ました！

ほとんどの提案レターは、これらすべての点を (順番に) 説明する必要があります。

受取人への挨拶
提案を共有することに対する感謝または興奮の表明
クライアントまたはプロジェクトの問題と目標
提案されたソリューションと重要な詳細
あなたの会社が支援に適している理由
次のステップ
あなたのサイン

執筆中は、選択したスタイルとトーンに一致するよう最善を尽くしますが、編集時にいつでも微調整して完璧に仕上げることができます。

5.送信前に校正する

提案書はあなたの第一印象です。うまくいけば、受信者があなたの提案を読む可能性が高くなります。間違えると、彼らはあなたの提案を決して開かないかもしれません。これが、急いではいけない理由です。提案書を 2 ～ 3 回、締め切りが許せば別の日に校正してください。

テンプレートと提案書の例です。

提案書テンプレート #1 (売り込み)

提案にはさまざまな種類がありますが、おそらく最も一般的なのは売り込みです。アカウントマネージャーまたはエグゼクティブは、サービス、ソフトウェア、およびその他のソリューションを提案するために、見込み客や顧客に提案を送信します。このテンプレートを使用して、提案にぴったりの手紙を作成してください。

テンプレート #1

【あなたの姓名】

【会社・団体名】

[日にち]

[受取人の氏名]

【受取会社】

[Hi or Dear (受信者の名前)]

[最初の文を使用して、提案を提出する機会に対する感謝や興奮を伝えます。]

[潜在的なクライアントの中心的な問題と目標を 1 ～ 3 文で定義します。]

[提案するソリューションと、このアプローチを選択した理由を 1 ～ 3 文で説明してください。]

[提案されたソリューションの価格を明確にするために 1 つの文を使用します。または、価格を手紙に含めたくない場合は、代わりに具体的な成果物またはタイムラインを挙げてください。]

[あなたの会社がソリューションの実装に最適な理由、または同様のプロジェクトをどのように完了したかを 1 ～ 2 文で説明してください。]

[見込み顧客に、提案書を読んで署名するなど、次に取るべきステップを伝えます。]

【ご署名・ご捺印】

例 #1

ジェーン・ドウ

エースソフトウェア

こんにちは、アレックス、

この提案を共有する機会をいただき、ありがとうございます。

小さくても強力なマーケティングチームは、容量が限られているため、コンテンツを迅速にリリースするのに苦労しています。物事がレビューコラムに長くとどまり、従来のプロジェクト管理ソフトウェアでは、チームは常にアセットを検索し、コンテンツをコピーして貼り付け、キャンペーンの締め切りに間に合わないことを意味します。

Ace Software は、キャンペーンの目標を達成し、チームの生産性を大幅に向上させるという目標を達成するのに役立ちます。

プレミアムサブスクリプションとプラチナ実装アドオンをお勧めします。

5,000 ドルの 1 回限りのセットアップ料金と 4,000 ドルの年会費で、チームは、2 人のマーケティングアシスタントを雇ったかのように、より迅速にコンテンツを作成してリリースできるようになります。

Ace Software は 320 のコンテンツチームを強化し、平均 ROI 600% を実現しています。

提案書を読み、準備ができたらサインオフしてください。または、何が含まれているかについて質問がある場合はお知らせください。

私達はあなたと働くのを楽しみにしています！

ジェーン・ドウ

アカウントエグゼクティブ

エースソフトウェア

提案書テンプレート #2 (プロジェクトの見積もり)

大規模なプロジェクトの提案書や見積書を提出する場合は、提案書でより正式なアプローチを取る必要があるでしょう。このテンプレートと例は、政府機関やその他の組織の RFP に対応する場合に最適です。

テンプレート #2

【あなたの姓名】

【会社・団体名】

[日にち]

[受取人の氏名]

【受取会社】

[Hi or Dear (受取人の姓名)]

[最初の段落で、提案を提出する理由と誰に提出するかを明確にします。通常、RFP を送信したエンティティと、RFP のタイトル、トピック、または番号について言及します。]

[RFP の主要な内容と要件を 3 ～ 5 文で説明してください。]

[提案で概説されているサービスの範囲を 3 ～ 5 文で説明してください。]

[提案されたプロジェクトの価格とタイムラインを 1 ～ 2 文で提示します。]

[質問や提案の修正依頼の連絡先を明確にしてください。]

【ご署名・ご捺印】

例 #2

ジェーン・ドウ

エース建設

2023 年 7 月 13 日

アレックス・ロス、上級土木技師

どこでも、カリフォルニア

アレックス・ロス様

この提案を提出する機会をいただき、ありがとうございます。 Ace Construction は、City of Anywhere, California から要請された Sunny Park の遊び場と公園建設の RFP に対応しています。

Sunny Park RFP は、公園の建設、遊び場の設計と建設、ハードスケーピング、および造園の経験を積んだ請負業者からの提出を要求します。 RFP には、アクティブな CSLB ライセンスと、割り当てられた予算への準拠が必要です。

私たちの提案は、Sunny Park RFP のすべての側面に完全に準拠しています。私たちは、3 つの日陰のピクニックエリア、さまざまな年齢 (12 か月から 4 歳までと 5 から 12 歳まで) の子供向けの 2 つの遊び場、さまざまな非公式の家族スポーツのための遊び場、地元産の材料を使用したハードスケーピングの建設を提案しています。干ばつに強い植物を特徴とする造園。

私たちの提案に概説されているすべての設計と建設の推定プロジェクト価格は 900,000 ドルであり、完成したプロジェクトを 3 段階で提供して、新しい公園機能をできるだけ早く一般に公開できるようにする予定です。

この提案の内容について質問がある場合は、直接私に連絡してください。

ご検討をお願いいたします、

ジェーン・ドウ

ビジネスオペレーションマネージャー、エースコンストラクション

(555) 555-1234

提案書テンプレート #3 (業務提携)

ビジネスパートナーシップの提案を提示するために手紙を書いているとき、形式のレベルは、売り込み先の人物または団体と、それらをどれだけよく知っているかに大きく依存します. 公式か非公式かを問わず、次のテンプレートはベースをカバーするのに役立ちます。

このテンプレートは、社内プロジェクトの提案や事業計画に合わせて簡単に変更できることに注意してください。

テンプレート #3

【あなたのフルネーム】

【会社・団体名】

[日にち]

[受取人の氏名]

【受取会社】

[Hi or Dear (受取人の姓名)]

[提案書の冒頭で、その人と一緒に仕事をする可能性になぜあなたが興奮しているのか、またはその人がその機会に興味を持ってくれると思うのかを 1 文で説明してください。]

[市場機会、ターゲットユーザー、競合他社とのギャップ分析を 2 ～ 4 文で説明してください。]

[あなたの会社が勝つためにどのように競争するかを 2 ～ 4 文で説明してください。]

[提案するパートナーシップの種類を 1 文で説明してください (一般パートナーシップ、有限責任パートナーシップなど)]

[提案書を読んで署名する、質問がある場合はあなたとの電話をスケジュールするなど、受信者に取ってもらいたい次のステップを明確にします。]

【ご署名・ご捺印】

例 #3

ジェーン・ドウ

エーススタートアップ

こんにちは、アレックス、

このビジネスパートナーシップの提案をお送りできることを非常に楽しみにしています。あなたの経験と私の聴衆があれば、私たちは一緒に素晴らしいことを成し遂げることができると信じています.

消費者向けのビーガン冷凍食品市場は、1 食あたり 8 ドルから 11 ドルの高価な製品であふれており、レビューでは一貫して「満たされない」と表現されています。当然のことながら、400 カロリーでは夕食に十分ではありません。

私の研究に基づいて、手元にある新鮮な食材と簡単に組み合わせることができるレシピオプションを備えたクイッククック製品を提供することで、忙しいビーガンのニーズ（および胃）を満たすことができると信じています. これにより、パッケージのサイズ、コスト、および配送コストが削減されると同時に、消費者が自分の好みや典型的なポーションサイズに合わせてレシピを簡単に調整できるようになります。

私は、私たちが同じ量の時間とお金を投資し、潜在的な利益または損失も等しく共有する一般的なパートナーシップを提案します.

この提案をすべて確認してください。来週、すべての詳細を検討する時間をスケジュールしましょう。

一番、

ジェーン・ドウ

独自のブランドボイスと適切な形式で書きましょう。受信者に提案を読んでもらい、次のステップを明確にしてもらいます。これらのことを正しく理解すれば、すぐにその提案を閉じることができます。