勤務時間の内訳を作成する方法（テンプレートを使用）
公開: 2022-05-07作業スケジュールの作成プロセスは毎日改善されています。 良い就業日の内訳はあなたを前進させ、さらに良くするので–あなたに達成された日の感覚を残します。 この短くて甘いガイドは、あなたの一日、タスク、優先順位を分類する別の方法を提示するためにここにあり、締め切り以外のものに焦点を当てることがどのようにより良い結果をもたらすかを示しています。
毎日の優先順位を決定する
すべてのタスクが最も重要なタスクというわけではありません。
毎日の始まりの前に、そのやることリストを取り締まり、最も重要なものを見つけてください。 通常は1〜3のタスクであり、簡単に識別できます。
- 他の人々はあなたがあなたの役割を果たしていることに依存しているので、彼らは彼らの役割を果たします。
- 彼らは緊急であるか、期限が迫っています。
- 彼らは長期的にあなたのキャリアに影響を与えます。
これを説明するために、そしてあなたの就業時間の内訳の以下のすべての側面を説明するために、私は少しの間私のスケジュールを見て、私の仕事の習慣について学び、毎日少しずつ改善しようとしている方法を見ていきます。
これが私の優先順位リストが水曜日をどのように探すかの例です：
新しい従業員がやって来て、私は彼らを指導しています。 それは私にとっても彼らのキャリアにとっても良いことなので、私のエネルギーのほとんどはこの仕事に費やされるべきです。 前日になんとか終わらせられなかった仕事もあり、締め切りは月曜日までではありませんが、今日は終わらせることができます。 最後に、本当に感動したいプレゼンテーションがあります。 残りは私が自分の歩みをとることができる定期的な仕事です。
優先順位リストが必要なのはなぜですか？
この例から、自分にとって最も重要なタスクを特定することで、他の作業の「ホワイトノイズ」がどのように排除されるかがわかります。
あなたは最もエネルギーをどこに費やすかを正確に知っています。それはあなたが時間を無駄にしたり他のものにストレスをかけたりするのを避けるのに役立ちます。 このリストは、すべての良い就業日の内訳の重要な最初のステップです。
作業前のセクションを描く
次のステップとして、その日の準備のために行う仕事関連のことを定義します。
やることリストを書きますか？
その週の目標を修正しますか？
それとも同僚に連絡しますか？
たぶん、あなたは自分でコーヒーを作り、メールをチェックします。
私たちは皆、生産性を高めるさまざまな儀式を持っており、それらは日々変化することさえあります。 そして、あなたが儀式を持っていないなら、これはそれを見つける絶好の機会です。 これが私の毎日のスケジュールの別の目線です：
出典： Clockifyの就業日の内訳テンプレート
上の表からわかるように、毎日さまざまな活動から始めることができます。 そして水曜日に、私は2番目に優先されるタスクである残りの作業の準備をします。それは、私が見逃したことと、それをどのように終わらせるかを検討することです。
「作業前」セクションが必要なのはなぜですか？
のんびりとした朝の仕事の儀式は、あなたの一日を紹介するのに最適な方法です。 最も要求の厳しいタスクを最初に開始する代わりに、何か軽いものでエネルギーを節約し、次のタスクに向けて精神的に準備します。
作業中のセクションを引き出す
内訳の次の大きなチャンクは、実際の作業そのものです。 あなたがそうするならば、より難しい仕事または、肉とジャガイモ。
大きなタスクを小さなチャンクに分割してスケジュールするためのリソースはたくさんあるので、ここでは詳しく説明しません。 ただし、それらについて言及することが重要です。
あなたはできる：
- タイムボックスを使用して、1日の時間ごとのガイドラインを作成します。
- アイゼンハワー行列を使用して優先順位を並べ替えます。
- Get Things Doneメソッドは、圧倒されるのを防ぎます。
ただし、私が焦点を当てるのは、この作業のチャンクを2つのセグメントに分割することです。食事の休憩前と休憩後です。
生産性に関する他の記事を読んだら、1日を通してエネルギーレベルを管理することに言及していることに気付くでしょう。 そして、あなたが仕事でおいしい昼食をとった後、あなたのエネルギーがどのように変化するかを認識することは重要です。 最も注目すべきは、自問してみてください。
- 昼食の30分から1時間前にどのように感じますか？
- 昼食後は元気になりますか？
- 眠くなりますか？
- 昼食後どれくらいで集中力が低下（または上昇）したと感じ始めますか？
- あなたは砂糖への渇望を持ち始めますか、そしてそれらはあなたにどのように影響しますか？
食べ物は体のエネルギージェットコースターで大きな役割を果たしており、私たちは通常それに注意を払っていません。 さらに、私たちは家にいる、外にいる、またはあまり集中する必要がないからです。 ただし、職場では、それは不利益になる可能性があります。
「食事の前後」のセクションが必要なのはなぜですか？
仕事のスケジュールを昼食の前後に分けると、いくつかのことが役立ちます。
まず、さまざまな食事があなたの焦点にどのように影響するかを明らかにすることができます。 重いものは眠くなり、軽いものは警戒を怠りません。 そうすれば、たとえば、木曜日の午後3時に大規模な会議が開かれ、ステーキとジャガイモの代わりに魚とサラダを食べることにすることができます。
第二に、あなたはより良いスケジューリングの決定をし始めるでしょう。 エネルギーレベルを中心にタスクをシフトすることは、あまり考えられていない戦術ですが、実際には非常に効果的であることが証明されています。
第三に、それはあなたにあなたの一日の重要な部分として食べ物を怠らないように強制します。 私たちはたいてい仕事に忙殺され、手遅れになるまで食事の時間をずらすか、完全に省略します。 これはあなたが空腹になりすぎて、それを食い止めるためだけに軽食を選ぶリスクを冒します。 さらに、食事で適切な休憩をとらないと、忍耐力が減り、イライラすることがあります。 その結果、作業のパフォーマンスが低下します。
これが私のスケジュールの例です：
このセクションでは、まだ頭の中で新鮮なうちに、残りの仕事で朝を続けることにしました。 昼休みの前に会議が予定されていました。 昼食時に緊急の問題が発生しましたが、リフレッシュするために昼食後まで延期しました。 カフェインが昼食からの眠気を打ち消すことに気づいたので、新入社員のトレーニングは私のコーヒーの後に来ました。
さて、あなたはこの種の計算の考え方を達成することが可能かどうか疑問に思うかもしれません。 答えはイエスですが、多くの作業と試行錯誤があります。 その方法を見てみましょう。
エネルギーレベルに注意する方法
この種の組織を実現することは…直感、つまりそれを実現することは不可能ではありません。 あなたの体に耳を傾け、あなたの行動や習慣を理解することを学ぶことはあなたが一日中積極的にしなければならないことであることを覚えておくことは重要です。
焦点やエネルギーレベルの変化に気付いた瞬間、ポストイットであろうと音声録音アプリであろうと、それに注意してください。 最初は専門的ではないように思われるかもしれませんが、それは作業環境には不適切なものですが、投資と見なしてください。 洞察が得られるほど、その日のタスクのスケジュールを立てることができます。
さらに、健康的な生産性を高めるレシピを研究するために少し時間がかかります。 それは素晴らしい追加の実験になる可能性があります。
あなたの気晴らしに注意してください
同じように、最も（非）一般的な気晴らしに特別な注意を払ってください。
彼らはあなたの午後全体を狂わせ、特定のタスクの延期につながるか、それらを完全に忘れてしまう可能性があります。 時間の浪費を特定するのに特に問題がある場合は、エネルギーレベルと同じ戦術を使用できます。
仕事の内訳を作成するときは、ソーシャルメディアを5分以上閲覧し始めた瞬間、自分の仕事量を考えずに同僚を助けることに同意するたび、またはマネジャー。
上記は、2つの別々の日に2つの気晴らしの例です。 私たちの表のようにそれらを要約して分析すると、ほとんどの時間が無駄になっている場所について必要な詳細がわかります。 だから、あなたは解決策、または前述の気晴らしを避ける方法に取り組み始めることができます。
なぜ気が散るのか、いつ気が散るのかについて、2つの考えをしないことがよくあります。 しかし、このような方法を使用すると、気を散らすものへのアプローチ方法を大幅に改善し、気を散らすものを排除する成功率を高めることができます。
場合によっては、Webサイトブロッカーをインストールするだけでは不十分なことがあります。
就業日のクールダウンを含める
就業日のクールダウンは、仕事と自由時間の間の移行です。 これには、「仕事の終わりの儀式」と呼びたいタスクが含まれています。 あなたがその日の準備を後押しするための朝の儀式を持っているのと同じように、あなたはそれの終わりに緩和するためのいくつかを持っているべきです。
通常、私たちはその日の最後のタスクを終了し、コンピューターの電源を切り、次に何をすべきか考え始めます（料理、食べ物、子供を迎えに行く、予定などの雑用がない場合）。 そして後者の場合でも、移行は非常に突然であり、「作業モード」を停止するのにかなりの時間がかかります。
なぜ就業日のクールダウンが必要なのですか？
私の親しい友人はかつて、彼がその日の欲求不満から立ち去る必要があったので、彼が自転車に乗る代わりに40分間家に歩いていた方法を言いました。 なぜなら、彼がもっと早く帰宅した場合、彼はそれを彼の個人的な生活に持ち込むだけであり、それは彼の仕事以外の時間の残りを「汚す」でしょう。
同様に、一日の終わりに、脳が衰弱し始めるように信号を送るために、いくつかの細かい作業が必要です。 以下のものを見てみましょう：
上の画像は、私のスケジュールの一部であり、1日のタスクの終了を示しています。つまり、1日の要約（右側）を作成し、翌日のToDoリストのドラフトを作成しています。 これらは非常に単純ですが、閉鎖感を与えるのに非常に効果的です。 就業日はあなたの後ろにあり、今は休む時間です。
Clockifyの就業日内訳テンプレート
ここで使用したスケジュールの抜粋は、ブログにあるテンプレートからのものです。
これは単なるタイムシートではなく、ワークフローに最も役立つ洞察を提供するために1日を分割することに焦点を当てたスケジュールです。
自分で試してみたい場合は、次のリンクからPDFテンプレートをダウンロードできます。
こちらからWorkday内訳テンプレートをダウンロードしてください。
ここから優先順位リストテンプレートをダウンロードします。
Workdayの気晴らしの内訳テンプレートをここからダウンロードしてください。
そうは言っても、この方法とテンプレートを試してみる場合は、スクリーンショットを送ってください。 [email protected]で、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを共有してください。テンプレートを改善する方法があれば。