スタイルガイドが必要な理由 (および作成方法)

公開: 2016-11-18

スタイル – ありますか? ファッション的な意味じゃなくて、それにも興味があります。しかし具体的に言えば、あなたの組織にはスタイルガイドがありますか? そして、あなたはそれを使いますか？

昔、私が雑誌の出版に携わっていたとき、私の最初の仕事の 1 つは出版物のスタイルガイドを作成することでした。これは、新入社員として投げかけられたものではありません。むしろ、それは自発的なプロジェクトでした。オフィスに足を踏み入れると、ハイフネーション、単語の選択、または大文字の使用に関する質問に直面したときに、相談するものは何もないことにすぐに気付きました。私はすぐにそれを修正することに着手しました。

なぜ自分にこれをするのですか？それがなければ、私たちはプロに見えないからです。雑誌 (紙またはオンライン) を読んでいて、記事のタイトルの半分がこのように大文字になっており、残りの半分がこのように大文字になっていると想像してください。 私が何を意味するか分かりますか？違いに韻や理由があるのか、それとも出版社がプロではないだけなのか疑問に思うでしょう.

スタイルガイドとは？

スタイルガイドは、会社のスタイルを定義、参照、ガイドするドキュメントです。それは書かれたブランドと考えてください。会社の色、ロゴ、さまざまなブランドや画像の使用方法 (最小限のサイズ、クリアランスなど) を紹介するスタイルブックを既にお持ちかもしれません。スタイルガイド (ライター向け) はそれを補完するものです。

スタイルガイドは、主にマーケティングやコミュニケーションの役割を担う人々によって参照されます。しかし、メールを送信するセールスマンを含め、コミュニケーションを送信する人は誰でも、それを参照する必要があります。

スタイルガイドには何が含まれますか?

スタイルガイドは、コミュニケーションスタイルへのロードマップです。通常、スタイルガイドには、会社名や製品名を大文字にする方法から、業界で使用される用語、Oxford コンマを使用するかどうかに関するスタンスまで、すべてが含まれています。その他の考慮事項: 数字を綴るか数字を使用するか、頭字語の各文字の後にピリオドを含めるかどうか、短縮形を使用してもよいかどうか。ライターにok、OK、またはok;を使用させたい場合があります。スタイルガイドは、どちらを使用するかを知らせます。

また、あなたの会社の声、口調、性格に関するメモを含めることもできます。これにより、ライターは、言葉遊びをしてもいいのか、真面目で率直でなければならないのかを知ることができます。スラングを使用してもよいかどうか、禁止されている単語やブランド名があるかどうかを知らせます。

ガイドは本である必要はありません。確かに、それは長くて網羅的である可能性があり、あらゆるシナリオをカバーしています. ただし、重要なポイントをまとめた 1 ページにすることもできます。

何らかのドキュメントがある限り、順調に進んでいます。

必要な理由

冒頭で少し触れましたが、ガイドが必要な理由はいくつかあります。

一貫性が主なものです。オフィスから出てくるすべてのコピーで、具体的で考え抜かれた方法でブランドを強化する必要があります。矛盾は読者の注意をそらし、あなたの会社が少し不注意に見えるようにします。

スタイルガイドは、使用するすべての単語が思慮深く、考慮され、適切に句読点が付けられていることを確認するために、プロフェッショナルになるのにも役立ちます。また、ライターの作業が楽になります。

スタイルガイドが必要な人

スタイルガイドを作成することは、巨大な企業ビジネスだけの贅沢ではありません。また、スタートアップを形成するだけの要件でもありません。これは、あらゆる規模の企業が時間をかけて考え、作成する必要があるものです。このガイドは社内で使用され、フリーランスの寄稿者とも共有する必要があります (コピー編集者は感謝します)。

スタイルガイドの作成

スタイルガイドがなくても大丈夫です。それが私たちがそれについて話している理由です。今すぐ始められます。

そして、これには何年もかかると思わないように、そうする必要はありません。何もないところからこれを具体化する必要はありません。実証済みの真のリソースに頼ることができます。

まず、ガイドを所有する人またはチームを任命します。これは、マーケティングまたはコミュニケーションチームの誰かである可能性があります。

次に、自分のスタイルを考えてみましょう。あなたはカジュアルですか、それとも企業ですか？口語的またはボタンアップ？ここで、少し詩的な話をすることができます。会社のパーソナリティ、ミッションステートメント、およびルーツに立ち返ることができます。あなたはまた、あなたの顧客と、彼らがどのように話したいかを考慮したいと考えています.

ここで、粒状化を開始します。たとえば、セミコロンについてどう思いますか? 「と」で始まる文は？フラグメント？

この段階では、専門家 (新聞が頼りにしている Associated Press (AP) ハンドブックや Chicago Manual of Style (CMOS) など) を参照して、フレームワークを設定することができます。実際、リソースのピンチでは、スタッフにこれらの Web サイトの 1 つを紹介して、それが良いと評価することができます。（ただし、どちらかを選択してください。APとシカゴは異なります。）

次のステップは、業界および企業固有の単語の候補リストを作成することです。あなたのコミュニケーションでよく出てくるもの。これには、適切に使用して句読点を付ける必要がある専門用語、略語、および業界固有の言い回しが含まれる場合があります。

そこから、会社に適していると思われる追加の要素を入力します。たとえば、コミュニケーションで引用される可能性のあるすべての用語の用語集を含めることができます。引用に関するルール、レポートの倫理、その他のベストプラクティスを追加することもできます。または、基本に固執し、シンプルで短いものにすることもできます。

あなたのスタイルを強制する方法

あなたのチームがこのスタイルガイドに従っていることを確認するには、誰かが警察官になる必要があります。私は嘘をつきません。これはこの仕事の最も楽しい部分ではありません。しかし、目標がコミュニケーションの一貫性である場合、それは必要です。チームのすべてのメンバー (執筆やコミュニケーションを行うすべての人) が、ブランドの声を理解し、それを固守することが重要です。

新しいガイド (または更新版) を初めて公開するときは、社内トレーニングを主催して、全員がスタイルルールを認識していることを確認してください。すべての新入社員はガイドを読む必要があります。これを頻繁に使用する特定のチームメンバー (多くの場合、コミュニケーションの役割を担っているメンバー) に対しては、簡単なクイズを実行することをお勧めします。

編集者は、ガイドのコピーを手元に置いて開いたままにし、すべての内容をチェックする必要があります。

最後に、コピーを定期的に抜き取りチェック (抜き取りチェック、抜き取りチェック… どれだけ多くの選択肢があるか見てみましょう) し、繰り返し犯している犯罪者を微調整します。はい、それはあなたのCEOや新しいインターンとのぎこちない会話を意味するかもしれません. スタイルガイドを無視してもランキングが差別されないことがわかりました。

デザイン上の注意

すべてのスタイルガイドにデザインに関する注意事項が含まれているわけではありません。多くは文章量が多く、文法のすべきこと、すべきでないこと、綴りがぎっしり詰まっています。しかし、総合的なガイドを作成したい場合 (ライターやイラストレーターが頼りになるもの) は、ガイドを拡張して、デザイン、会社の色、フォントファミリー、ロゴの使用法に関するメモを含めることを検討してください。

スタイルガイドの保存場所

私がキャリアを始めたばかりの頃、印刷物はまだ存在していました。実際、存在していました。つまり、これらのスタイルガイドを作成し、印刷して製本し、必要に応じてスタッフメンバーが参照できるように共通のリソースシェルフに保管していました。それは、彼らがしばらくぶらぶらしていて、時代遅れになったことを意味します (これについては後で詳しく説明します)。

現在、これらのドキュメントを作成して、会社のイントラネットや wiki ページなどの共有サイトに保存できます。定期的に簡単に更新できます。 (更新の日付を記入してください。)

スタイルガイドはどのくらいの頻度で更新する必要がありますか?

スタイルガイドは、更新可能な生きたドキュメントです。どのくらいの頻度で？私の一部は、常に更新して修正するように伝えたいと思っています。しかし、それはあなたとあなたのスタッフを夢中にさせるでしょう.

健全性を維持するために、6 か月ごとの定期的な更新を伴う年 1 回のディープクリーニングを検討してください。あなたの年次検査は、大規模なオーバーホールである場合とそうでない場合があります。時には、以前の選択を再確認するだけです。これにより、ルールを際限なく改訂することなく、人々が変更を処理し、それに慣れるための少しの余裕が生まれます。

スタイルガイドの例

私は例から多くのことを学んでいるので、いくつかの最高のものを共有して締めくくります. これらの例は、あなた自身のガイダンスに何を含めるか (または含めないか) についてのヒントになるかもしれません。

The Economist – ここの紹介文が特に好きです。それは、出版物が遵守する包括的なスタイルの原則を概説することで、今後の舞台を設定します。それに続くのは、用語のアルファベット順の用語集です。
スタイルの要素 – この投稿の終わり近くまで、この Strunk and White のクラシックについて言及するのに時間がかかりましたが、忘れていませんでした. William Strunk は 1918 年にそれを書き、EB White は 1959 年にそれを改訂して更新しました。この本は、多くのジャーナリズムと英語専攻、本の著者、雑誌の筆記者、および Web コピーライターによって使用され、おそらくスタイルガイドの祖父です。
ニューヨークタイムズには、敬称と姓を組み合わせる慣行など、独自の一連の規則があります (例: オニール氏)。時には時代遅れに感じるかもしれませんが、それは明らかに彼らのスタイルです. Times の記事を読めば、その記事を知っています。

すべてのスタイルガイドがスタイリッシュであるとは限らないことに注意してください。ガイドを美しくするよりも、ルールを口述してテキストファイルに保存する方が重要です。しかし、時間とリソースがあれば、スタイルガイドを人々が実際に熟読したいと思うものにすることができます. 言葉とデザインが融合した美しいガイドの例をいくつか紹介します。