クリエイティブ ワークフロー プロセスが必要な理由

私たちは皆そこにいました。 私たちはプロジェクトの一部を完成させ、次の列のメンバーがレビューできるようにチェーンに送ります。 彼らは上司とともに、正しいことよりも間違っていることの方が多く、多くの変更要求が返ってきます。

このホラーストーリーは、そのままでは十分にトリッキーです。 どんなにプロフェッショナルでベテランであっても、仕事をバラバラにするのは難しいものです。 このフィードバック ループが終わらない場合はさらに困難です。十分な改善がなく、誰も最終的なサインオフを出さず、終わりのない改訂のサイクルです。

おそらくもっと恐ろしいのは、同様のシナリオです。あなた、あなたの上司、およびチームは、プロジェクトの方向性に興奮し、それを世に送り出す準備ができています。部門はそれを承認する必要があります。 そしてもちろん、彼らはすべてを変えたいと思っています。 あなたは盲目的です。

これらの状況のいずれかがあなたに起こったことがありますか? 私は本当にそうではないことを願っています。 しかし、現実には、クリエイティブやマーケティングのキャリアのある時点でそれらを経験する可能性が高い. 最近、私たちのキッチンには多くの有名な料理人がいます。 誰もが意見を持っており、それを共有したいと思っていますが、いつ、どこでフィードバックを提供するかについて常に組織化されているとは限りません。

ここで、クリエイティブなワークフロー プロセスを確立すると便利です。

基本ルール

詳細に入る前に、いくつかの考えを述べさせてください。

まず、万能の救済策はありません。 組織とチームはそれぞれ異なります。

第二に、プロセスを設定し、関係者全員から承認を得ようと最善を尽くしたにもかかわらず、物事 (および人々) は不正になります。 彼らはプロセスを乗っ取ったり、チェーンを飛び越えたり、遅れてフィードバックを求めたりします。

クリエイティブ ワークフロー プロセスが完全で、完全に使用されることを期待することはできません。 しかし、基本的なフレームワークを持つことは、少なくとも出発点です。

クリエイティブ ワークフローとは

最も基本的なクリエイティブ ワークフローは、組織またはチームが物事を生成、承認、承認するプロセスです。 これには、組織内で誰が何をいつ担当するかを特定することが含まれます。 コンセプトから改訂、最終決定までの階層や流れを示すドキュメントです。 「クリエイティブ ワークフロー プロセス」は、「クリエイティブ オペレーション」または「ワークフロー管理」とも呼ばれます。 それは、デジタルまたは印刷メディア、および芸術または言葉に適用できます。

なぜクリエイティブなワークフロー プロセスが必要なのですか?

手短に言えば、時間とお金を節約し、頭を悩ませることです。

最初に説明した架空のシナリオは、フラストレーションと多くの余分な作業をもたらします。 せいぜい、あなたは私が説明したようなシナリオに行き着くでしょう - 誰のコメントが残りのコメントを上書きするかを突き止めるために、過度の入力と編集が必要になります。 最悪の場合、あなたとあなたのプロジェクトが麻痺し、出荷できなくなる可能性があります。

私は活字ジャーナリズムのバックグラウンドを持っています。 その分野では、物事を時間通りに進めないと、実際に結果が生じます。 私の絶え間ない戦いは、雑誌を締め切りまでにプリンターに届けることでした。 私たちはファイルの到着日、つまり私たちだけのために予約されたプレスの予定時刻について合意していました。 私たちの材料は間に合わなければなりませんでした。 私たちが日付に間に合わなかった場合、他の誰かが先に飛びついて、私たちの前にプレスに乗りました。 確かに、プリンターに特急料金を支払うオプションがありましたが、それを毎月行うこともありましたが、予算が許せませんでした。 印刷の締め切りに間に合わないだけでなく、読者が 6 月号の雑誌を 8 月に受け取ることに不満を漏らしたり、時間に敏感な広告の掲載が遅すぎて意味がなかった広告主がやる気を失ったりするなど、別の影響もありました。

確かに、今日のデジタル Web の世界では、締め切りに間に合わなくても大丈夫です。 クラウド技術により、ほぼいつでもどこからでもウェブサイトや広告を更新できます。 しかし、誰かが遅くまで働き、それらの更新を行わなければならないなど、結果はまだあります。 どれが誰のもので、どれが最も重要なのかを調整しようとして、一見終わりのない編集のラウンドをふるいにかけるのは、地獄のように腹立たしいことです。 それは、クリエイティブ部門が髪を伸ばしたり、やめたりしたくなるようなものです.

ワークフロー管理プロセスによってこれらの問題がすべて解決されるとは言いませんが、業務を合理化し、関係者全員に期待値を設定するのに役立つことは間違いありません。 そして、それは大きなスタートです。

クリエイティブ ワークフロー プロセスが必要になるのはいつですか?

少なくとも、ウェブサイトの再設計、新製品のロールアウト、イベントなどの大きなプロジェクトのワークフロー システムを確立することをお勧めします。 しかし、顧客へのメールやソーシャル メディアへの投稿など、小規模なアウトプットのためのミニ プロセスも作成できれば、さらに強力になります。

編集カレンダーを計画するのと同じように、明確なワークフロー プロセスがあると、締め切りを調整して達成するのに役立ちます。 このブループリントは、タスクに集中し、人々がつまずいて同じことをするリスクを減らすのに役立ちます。 うまく行けば、コンテンツのさまざまなバージョンの管理を維持するのにも役立ちます。 これらの効率性はすべて、チームの時間を節約し、場合によってはお金を節約するのにも役立ちます。

組織のクリエイティブ ワークフロー プロセスを設定する方法

私は実践的な学習が好きなので、次は演習に進みましょう。 パッドとペンを持って、組織のクリエイティブ ワークフローの概要を説明する作業に取り掛かりましょう。

• ステップ 1: チーム階層の概要を説明する
  チームの誰を確認する必要がありますか? 最終決戦のサインオフを持っているのは誰ですか? 協力する必要がある他のチームまたはチームメンバーはいますか? これらはすべて、特定する重要な詳細です。 検討すべき主要な人物とチームの名前を書き留めます。最終的なレビュー担当者の横に星を付けます。 そして、これは本当に一人である必要があることに注意してください。 委員会による承認は許可されていません。 頭痛が増えるだけです。
• ステップ 2: 組織の性格を正確に評価する
  これはもう少し主観的です。 しかし、あなたのチームはどのように機能していますか? 本当に？

実際、すべての個人とチームは、それぞれ異なる方法で機能します。 実際に機能するワークフローを設定するには、チームが自然にどのように動作するかをよく見て、そのモデルに従う必要があります。 単に機能しない他のジオメトリを導入するのではなく、丸いペグ用の丸い穴を作成したいと考えています。 操作のためのこの新しいレイヤーが流れ、適切にフィットし、使用されることを確認したいと考えています。

だから、あなたのチームについて考えてください。 あなたは個人的な貢献者や内向的な人たちで構成されていますか? それとも、あなたのチームは協力的で、対面でのやりとりが大好きですか? それらのメモを作成します。

• ステップ 3: レビューがどこで、どのように、いつ行われるかを決定する
  一歩下がって、あなたが発見したものを見てください。 あなたのチームは、対面でのミーティングや個々のタスクの割り当てでうまくいくと思いますか? 正直に言うと、自分が何を望んでいるのかではなく、チームにとって何が最善かということです。 たとえば、あなたがすべて内向的である場合、人々が意見を共有できるように、全員が参加するチームレビューを直接計画したくないでしょう。後で彼らの考えをあなたにメールしてください。 … 同様に、あなたのチームがより実践的で協力的である場合、つまり、今すぐフィードバックを求めている人がいる部屋にいない限り、何も成し遂げられないタイプの場合は、電子メールでフィードバックを求めないのが最善です.自分の時間にレビューを実行します。 メールや全員参加の会議など、フィードバックを収集する最善の方法を書き留めてください。

また、使用するツールを決定します。 たとえば、Dropbox や SharePoint などのサービスで共有されているファイルなど、デジタルでメモを取りたいと思いますか? それとも、レビュー担当者がフィードバックを電子メールで送信しますか? 彼らはそれを印刷して、あなたの作品を「レッドライン」してから、ファイルをあなたの机の上に置くべきですか? 直接会っている場合、すべてのフィードバックをホワイトボードまたはメモ帳に記録する責任者は誰ですか?

また、レビューの期日と日時を確認します。 「営業終了」または「1 日の終わり」の意味を明確にします。 たとえば、午後 6 時ですか、それとも真夜中ですか。

もう 1 つの重要な決定: 各ユーザーが提供できるコメントの数に制限はありますか?

これらすべての質問にお答えすることはできません。 しかし、何を定義する必要があるかを評価できるように、それらを取り上げたいと思います。 あなたの期待を詳細かつ具体的にすることが重要です。

まとめる: ワークフロー プロセスを作成する

これらの要素がすべて揃ったら、ワークフローを組み立てます。

状況が変わる可能性が非常に高いため、鉛筆またはホワイトボードから始めます。 さまざまな部分の特定を開始します: 誰がコンテンツを作成し、誰が最初のレビューを担当し、いつ、誰が改訂を行い、いつまでに、誰が 2 次レビュー チームに所属しているか、誰が最終的な変更を行い、誰が最終的な変更を行います。 -最終的なサインオフ担当者。

気に入った下書きを作成したら、それをフローチャートにプッシュします。 Visio や PowerPoint などの視覚化ツールを使用して、フローと階層を図解したり、Word で基本的なリストを作成したりすることもできます。

チームバイオフを取得する

おめでとう！ 順調に進んでいます。 ただし、これをロールアウトして使用を開始する前に、もう 1 つのステップがあります。ワークフローをチームと共有して、チームが条件とプロセスを理解し、同意していることを確認する必要があります。 フィードバックを求めて (皮肉ですね?)、必要に応じて調整します。 このステップはスキップできますが、スキップすると、ハードワークが無駄になり、無視される可能性が高くなります。 私たちが指摘したように、人々は体重を量るのが好きです。

ボーナスのヒント

• 際限なくレビューと修正を行わないように、評価の数を制限します。 車輪に乗ったハムスターのように感じたい人はいません。 修正回数は 2 回までに抑えるようにしてください。多くても 3 回です。
• 混乱や作業の上書きを避けるために、改訂されたファイルの命名規則を確立します。 たとえば、「v1」や日付などの単純な名前と、レビュー担当者のイニシャルをファイルに追加します。
• 本当に凝りたい場合は、ワークフロー プロセスをカレンダー アイテムやリマインダーに変えることができます。

クリエイティブ ワークフロー プロセスが 11 時間の編集作業を解決し、改訂のストレスをすべて軽減するとは約束できませんが、少なくともプロセスの順序と境界を設定する必要があります。

ご意見をお待ちしております: 複数回の改訂をどのように処理していますか?