「オープン請求書」とは何ですか?

公開: 2022-10-04

「未処理の請求書」と「終了した請求書」の請求書は、ビジネスや会計でよく使用される用語です。

しかし、それらは正確には何ですか？なぜ重要なのですか？また、未処理の請求書にはどのような種類がありますか?

請求書のステータスに影響を与える要因は多数あります。違いのポイントと、それらにどのように影響を与えるかを説明しましょう。

請求書の定義を開く

未処理の請求書(未払いの請求書とも呼ばれます) は、売り手/ベンダーによって発行されたが、買い手/クライアントによってまだ支払われていない (または完全に支払われていない) 単純な請求書です。

請求書は、完全に処理されて支払われると、クローズド請求書と見なされます。

請求書の支払いは、良いことも悪いこともあり、さまざまな理由で未解決のままになることがあります。これらのいくつかについては、以下でさらに説明します。

しかし、最初に、請求書をもう少し詳しく見てみましょう。

請求書とは何ですか?

最も基本的なレベルでは、請求書(請求書またはタブとも呼ばれます) は、販売されたサービスまたは製品のコストと支払い条件を詳述する文書です。

売り手/サービス/プロバイダーから買い手/サービスのユーザーに送信され、両当事者の情報がリストされます。また、いつ、どこで支払うかについても規定されています。これらは支払い条件です。

「請求書」という言葉自体は、もともと 16 世紀半ばに由来します。「 Invoy 」はフランス語の「 envoyer 」に由来し、「送る」という意味で使われていました。

現代英語では、請求書は専門的には売り手にとっては「販売送り状」であり、買い手にとっては「買い手の送り状」です。

請求書が重要な理由

請求書は、購入の詳細を示し、取引を円滑に進めるだけでなく、税金の支払いや商事紛争の解決に使用される詳細も提供します。

請求書の監視は、(または経理部門の)売掛金管理作業の大部分を占めています。

請求プロセスが適切に整理されていないと、キャッシュフローに悪影響を及ぼし、未払いの請求書を紛失する可能性が高くなります。

請求書の発行方法も重要です。

たとえば、統合された請求書を送信すると、顧客の経理部門の作業が楽になります。これにより、最終的に顧客のロイヤルティと時間厳守の支払いが促進されます。

自動化による請求書処理プロセスの改善

請求書の処理には、承認プロセス、支払い、督促 (未処理の請求書に対するリマインダーの送信)、クレジットノートの請求書 (請求額の変更を示すメモ) など、複数のステップが含まれます。

これらのステップの多くを自動化することで、自分自身 (または買掛金部門) の多くの作業を節約できます。

オープン請求書の 5 つの理由

企業が未処理の請求書を持っている理由はたくさんあります。以下は、最も一般的なもののうちの 5 つです。

1. 分割払い

請求書の一部支払いは、意図的または偶然に発生する可能性があります。

たとえば、多くの企業は、サービスや注文に対して単一の支払いを要求しないプロジェクトに取り組んでいます。

代わりに、彼らは前払いの一部とプロジェクトの完了時に残りを要求します。

この種のトランザクションは、さまざまな理由で発生する可能性があります。企業のサービスが長期間にわたって行われる場合、これは特に価値があります。両方の企業は、すべての支払いが作業の完了前に行われた場合、インセンティブが削除されることに気付くでしょう。

また、協力の初期段階ではプロジェクトの最終的な総額を見積もることが難しい場合や、後で提供される正確なサービスが初期のパフォーマンスに依存している場合もあります。

2.請求書の誤り

請求書番号、項目、銀行の詳細、記載されている日付など、請求書の一部の情報に問題がある可能性があります。

ほとんどの場合、クライアントの経理部門からエラーが通知されるだけなので、エラーを修正して返送することができます。

多くの場合、これにより送金の遅延が発生します。

3. 異議のある契約

他の状況では、顧客が提供されたサービスに不満を持っているか、ビジネス契約が守られていることに異議を唱えているために、未処理の請求書が発生する可能性があります。

このシナリオでは、経理部門は合計金額のみを支払うように指示されている可能性があります。あるいは、企業間で誤解があり、最終的な残高の割引が営業担当者によって約束された可能性があります。

状況によっては、サプライヤーは、請求書の未払い額をすでに予期し、同意している場合があります。また、論争に向けて措置を講じる必要がある場合もあります。

4.経理部の処理時間

それぞれの会社は異なります。あなたが働いている会社の経理部門は、他の会社よりも資金の処理と送金に時間がかかる場合があります。

これにより、未処理の請求書が予想よりも長く残る可能性があります。ベンダーとして、これに対処する唯一の現実的な方法は、顧客に連絡して請求書を追跡することです。

督促または自動督促は、買掛金を追跡する方法の 1 つです。また、オープン請求書がクローズド請求書になったときに顧客に通知するように依頼することもできます。

5. 支払い処理時間

現金で直接支払うのとは異なり、電子的に購入した場合の支払いの配信には時間がかかります。

各支払いにかかる時間は、支払い処理プロバイダーと支払われる金額によって異なります。

ほとんどの場合、銀行振込は即時です。

ただし、銀行は、特にその会社にとってかなりの金額または比較的異常な金額の場合、一部の取引を遅らせることができます。これは単に銀行のデューデリジェンスの一環であり、警戒する必要はありません。

国際決済の場合、決済処理にかかる時間も長くなります。

結論

未処理の請求書は、思っているよりも一般的です。

請求書自体は、技術的には常にオープン請求書またはクローズド請求書のいずれかです。未決済の請求書を意図的に顧客のアカウントに割り当てて、支払いに柔軟性を持たせ、競合他社より優位に立つこともできます。

ただし、実際には、未処理の請求書は通常、支払いプロセスの問題または部分的な支払い契約の結果です。

エラー、紛争、支払い処理の問題など、さまざまな理由で発生する可能性があります。

請求書処理のベストプラクティスを改善することは、不要なオープン請求書の可能性を減らす 1 つの方法であり、自動化も同様です。

未処理の請求書の管理をマスターすることで、ビジネスのキャッシュフローを改善できます。長期的には、これはビジネスの成功と成長を支えます。