エンタープライズ コラボレーション: 導入するシステムと使用するツール

返信のないメッセージやメール。 迫り来る締め切り。 終わりのない通知。 未処理の作業に追いつくまでの日数。

現代の労働環境は確かに、卓越性、勤勉、忍耐力、そしてユニークな貢献を奨励します。 チームワーク、創造性、そして真新しい独自のソリューションを共同で開発するために常に「オン」であることが重要です。

しかし、結局のところ、複数のデバイスにわたる数十のアプリ、ツール、プラットフォームが管理者とそのチームの燃え尽き症候群につながり、分散した大企業が最も大きな被害を受けることになります。

言い換えれば、できる限り最高の仕事を続けたいのに、あまりにも多くの異種コラボレーション ツールに溺れてしまっているということです。 解決策はあります。それは、プロジェクトの管理、情報の共有、リアルタイムでのコラボレーション、そして幸せな作業環境の促進を一度に実現するエンタープライズ コラボレーション アプローチです。

このガイドでは、エンタープライズ コラボレーション システム、プラットフォーム、およびそれらを会社に導入する最も効率的な方法について説明します。

エンタープライズ コラボレーションとは何ですか?

エンタープライズ コラボレーションは、大企業の従業員の所在地に関係なく、コミュニケーション、コラボレーション、プロジェクト管理、情報共有を行うためのシステムです。

これにより、チームが障壁、サイロ、煩雑な手続きなしに、望ましい目標や成果に向かって協力しやすくなります。 物事の処理速度が向上します。

たとえば、同僚同士で電話やメールでプロジェクトのタイムラインを決める代わりに、プロジェクト管理ツールを利用して、期限やマイルストーンについて話し合って設定することができます。 また、チームメイトはドキュメントを手渡しまたは電子メールで配信する代わりに、ファイル共有システムを使用して効率的に配信できます。

エンタープライズ コラボレーションは、ビジネス プロセスを技術スタックに組み込むことで合理化します。また、ハイブリッド ワークやリモート ワークを最大限に活用したい現代の職場を含む、あらゆるタイプの大規模組織で機能します。

企業コラボレーションの利点は次のとおりです。

• 情報共有と知識伝達の向上:プロジェクトの詳細、顧客データ、正しいファイル バージョンなどの知識共有は、ある人から別の人へ情報を簡単に移動できるシステムが導入されているため、スムーズに機能します。
• チームワークとプロジェクト管理の強化:実行する必要のある作業には明確な成果物、タイムライン、依存関係、期待事項があるため、チーム メンバーは一緒にブレインストーミングを行うだけでなく、お互いの作業を (邪魔するのではなく) 強化することができます。
• 生産性と効率の向上:生産性を向上させるには、ドキュメント、プロジェクト概要、チーム間の会話、豊富なコンテキストを常に利用できるようにすること以上に優れた方法はありません。 こうすることで、誰もが最高の仕事を迅速に行うことができます。
• 従業員のエンゲージメントと士気の向上:当然のことながら、効率的で影響力のある仕事をサポートするための適切なシステムと条件を手に入れると、人々は仕事でより幸せになり、最高の自分を発揮し続ける意欲を感じます。

企業コラボレーションを構成するシステムは何ですか?

大企業における優れたコラボレーションは、エンタープライズ コラボレーション ソフトウェアを導入してそれで終わりというもの以上のものに依存しています。 導入すべきシステムは次のとおりです。

明確なコミュニケーションガイドライン

特定の通信チャネルをいつどのように使用するかについて明確なプロトコルを用意することは、企業コラボレーション システムの基礎です。 明確な期待を設定し、誤解、遅延、混乱、フラストレーションを防ぎます。

電話やビデオ通話が必要なのは何ですか? 短い Slack チャットと長いメールではどちらが理想的ですか? コミュニケーション ガイドラインは、事実上、以下を含む各内部コミュニケーション チャネルに対する指示です。

• コミュニケーション方法— テキスト、音声、仮想会議など。
• ユースケース- 日常のチェックインやプロジェクト関連のチャットなど。
• 予想される応答時間- 一日の終わりまで、または 48 時間以内など。
• 緊急度レベル— 何が待っていてもよいのか、何がすぐに影響を与えるのか。

コミュニケーションを合理化し、各チャネルの明確なガードレールを定義するガイドラインの例を次に示します。

部門を超えたコラボレーション

真の企業コラボレーションは、各チーム内だけでなく、より大規模に行われます。 実際、その最大の利点はサイロを破壊できることです。 こうすることで、全員が個別のチーム目標だけでなく、会社全体の目標に向かって取り組むことができます。

部門を越えたコラボレーションは、イニシアチブ、スキル、創造性、優れた問題解決力を統合する方法です。 共同プロジェクトは、会社全体をその部分の合計よりも大きなものにします。 これは、チームが努力を重ねて、単独では達成できなかった結果を生み出す方法です。

たとえば、マーケティング キャンペーンには、有料広告チーム、コンテンツ チーム、デザイナー チームが関与する場合があります。 それぞれが最初の概要を取得して、それを独自のサイロ内で実行するのではなく、チェックイン、進捗状況の更新、貢献、共通のマイルストーンを通じてコラボレーションを促進する方が良いアプローチです。

全員が作業を完了してから反復するのではなく、早期に反復する余地があり、より良い最終結果が得られます。

定期的なフィードバックループ

どの企業のコミュニケーション システムも最初から完璧ではありません。貴社のような大企業では、課題はさらに大きくなります。

だからこそ、従業員がコミュニケーションやコラボレーションを通じて自分の考えや経験を共有できる、定期的な常時フィードバック ループを確立することが重要です。 目標は、効率的に作業し、最高の成果を上げることを妨げるボトルネックやハードルがどこにあるのかを知ることです。

定期的なフィードバック ループへのアクセスは、従業員のエンゲージメントと満足度を高め、開発と成長を促進し、イノベーション、アイデア、インクルージョンの文化を促進します。

フィードバック ループをコラボレーション システムに組み込む方法には、次のようなものがあります。

• アンケート— 常時オープンなアンケートと、特定のユースケースおよび期間向けのアンケートの両方
• 市役所— オンラインおよび/または対面
• ご意見箱- オンラインおよび/またはオフィス内
• 定期的な 1 対 1 のミーティング- マネージャーとそのチームメンバーの間で

「オープンドア」文化

定期的なフィードバック ループをさらに充実させるには、あらゆるレベルの従業員にコミュニケーション特有の問題やアイデアを提起するよう奨励することで、究極の透明性を生み出します。

これは、各マネージャーとリーダーが、コミュニケーションやコラボレーションに関する懸念や問題点を自ら聞くことができるようにすることを意味します。

コミュニケーションギャップによるフラストレーションを軽減および防止するだけでなく、信頼を育み、チームワークを強化し、透明性を示し、相互尊重の感覚を構築することもできます。 これは、全従業員と会社全体のより大きな利益をサポートします。

コラボレーションリーダーの表彰

エンタープライズ コラボレーションの初心者であっても、数か月または数年も導入して改善する方法を探している場合でも、真実であることが 1 つあります。それは、現場でコラボレーションの擁護者や推進者として機能する人々がいないと、全社的なコラボレーションは実現しないということです。

従業員が効果的で合理的なコミュニケーションとチームワークを促進した場合、それを強調し、報酬を与える必要があります。

これにより、他のチーム メンバーや他の部門が、これらのコラボレーションの取り組みが最終目標をどのようにサポートしているかがわかります。 それだけではなく、他の人たちもそれぞれのチームやよく一緒に仕事をするチームに対して同じことをするよう奨励することになります。

検討すべき 15 のエンタープライズ コラボレーション プラットフォーム

エンタープライズ コラボレーション ツールとアプリを評価する準備はできていますか? ここでは、留意すべきコア プラットフォームの種類と必要な機能を示します。

ドキュメント共有およびコラボレーション プラットフォーム

どのファイル バージョンが最新であるかを確認する必要があった場合 (そうでない人はいるでしょうか)、ドキュメント共有プラットフォームの利点はすでにご存知でしょう。

これにより、誰かのローカル ドライブにランダムに更新されたファイルが保存されていないことがわかります。ファイルはすべて同じ場所に存在し、関係者がいつでも必要なときに最新のファイル バージョンにアクセスできます。 ファイル共有プラットフォームはコラボレーション プラットフォームでもあります。つまり、全員が同じドキュメントで作業し、他の人の労力を無効にすることなく変更をリアルタイムで追跡できます。

ドキュメント共有およびコラボレーション プラットフォームを選択するときは、次の点を考慮してください。

• Google Workspace はおそらく、企業や個人にとって最もよく知られたファイル共有プラットフォームであり、実装と導入が簡単です。 その最大の利点は、Google ドライブや Google ドキュメントなどのサブ製品でのナビゲーションとコラボレーションが容易なことです。
• Dropbox Business は、コンピュータ、モバイル デバイス、Web ブラウザなどのファイルを安全に共有、同期、共同作業できるクラウド ストレージ ソリューションです。 Dropbox は、PDF やビデオの編集など、あらゆる種類の形式に最適です。
• OneDrive for Businessもよく知られたファイル共有およびコラボレーション プラットフォームです。 ビジネス バージョンでは、詳細なバージョンと権限の制御が可能で、内部コミュニケーション ソリューションと統合されています。

コミュニケーションとコラボレーションのプラットフォーム

インスタント メッセージング、ビデオ会議と通話、ソーシャル ネットワーキングなどのリアルタイム コミュニケーションは実際にどこで行われますか?

成り行きに任せると、SMS や Facetime を利用する従業員もいれば、WhatsApp のテキスト メッセージやビデオ通話を好む従業員もいるでしょう。

効果的なコラボレーションは、誰もがデフォルトで使用するコミュニケーション ツールに依存します。 ここは、適切な人を常に見つけられる、または質問に対する答えが見つかると確信できる場所です。 適切なオプションを見つけて選択するために時間とエネルギーを無駄にすることなく、すぐにチームのコラボレーションに取り組むことができます。

コミュニケーションおよびコラボレーション プラットフォームに関する最善の策は次のとおりです。

• Nextivaは、チームを結び付ける接続されたコミュニケーション プラットフォームです。 仕事に使用するあらゆるデバイスですぐに使用でき、通話、テキストメッセージ、ビデオ会議、チーム チャット、ファイル共有が可能です。 使いやすく強力な機能を求めるリモート、ハイブリッド、オフィスのチーム向けに作られています。
• Slackは、リモート チーム向けのオンライン コラボレーション ツールです。 これを使用して、グループ チャットだけでなく、テキスト メッセージ、ビデオ、音声通話でも通信できます。 ファイル共有と統合が含まれます。
• Microsoft Teams は、 Microsoft のチーム コラボレーション アプリです。 職場のチャットと会議、ファイル ストレージ、サードパーティの統合を統合し、社内と社外の両方のコミュニケーションのために作られています。

プロジェクト管理ツール

ビジネスの規模に関係なく、タスク管理は物事を進めるための手段です。 そのためには、プロジェクトとそのタイムラインを定義し、それらをタスクに分割し、期限を監視し、タスクを割り当てて委任し、プロジェクト間の依存関係を管理できるツールが必要です。

選択したツールによって、カレンダーやカンバン ボードなどのダッシュボードとビューをカスタマイズでき、プロジェクト固有のファイル、コメント、コンテキストを簡単に追加できることを確認してください。

次のプロジェクト管理ツールを検討してください。

• Asanaは多用途でユーザーフレンドリーな、エンタープライズ対応のプロジェクト管理ソフトウェアです。 プロジェクトの構築や期限の設定だけでなく、自動化やカスタム ルールの設定も簡単になり、退屈で反復的な作業を削減できます。
• Monday.comは、プロ向けの機能を必要とする大規模組織向けのプロジェクト管理ツールです。 高度な時間追跡機能とコラボレーション機能に加え、プレミアム統合、高度なレポート作成、パフォーマンスに関する洞察も提供します。
• ClickUp は、セキュリティ指向のプロジェクト管理プラットフォームです。 HIPAA および GDPR に準拠しているため、侵害を恐れることなく、チームや拠点全体で機密データを含むプロジェクトを追跡できます。

エンタープライズ検索エンジン

エンタープライズ検索ソフトウェアを使用すると、必要なときに正確な情報を見つけることができます。 データベース、ドキュメント、Web サイト、アプリ、イントラネットなどに保存できます。

生産性を高めるためには、検索プロセスと適切な検索結果の取得がスムーズかつ短時間で行われる必要があります。これが、エンタープライズ検索エンジンをコラボレーションと効率的な作業の中核となる構成要素にします。

以下は、エンタープライズ検索エンジンに最適なオプションの一部です。

• Gleanは、AI を活用した動的なエンタープライズ検索ソリューションです。 コンテキスト、動作、言語を手がかりに、最も関連性の高いパーソナライズされた結果を提供し、システムへの統合の容易さを誇ります。
• Guru は、使用しているあらゆるアプリから情報を検索できるシステムです。 また、知識のギャップや重複した知識も見つけて、情報管理を容易にすることができます。 Guru は、エンタープライズ AI 検索、イントラネット、企業 Wiki を 1 つのプラットフォームに組み合わせています。
• AlphaSenseは、大企業および金融機関向けのマーケット インテリジェンス プラットフォームです。 その AI ソリューションは、公開コンテンツと非公開コンテンツのインデックスを作成して検索し、意思決定プロセスを強化します。

イントラネット

イントラネットは、会社独自の情報とリソースのライブラリです。 これには、トレーニング リソース、会社のワークフローとプロセス、更新情報とお知らせ、ポリシー、組織構造、従業員のディレクトリなどが含まれます。

適切に管理されたイントラネットは、すべての従業員に明確な情報と参照点を与えます。 従業員が仕事で優れた能力を発揮できるように支援します。 イントラネットを必要としない企業を想像するのは難しいですが、複数の場所、タイムゾーン、シフト、働き方にまたがって働く企業はイントラネットを最も必要とします。

会社の知識とリソースのアクセス可能なハブを構築するには、次のいずれかを使用できます。

• Confluence は、知識共有のためのイントラネット ポータルです。 さまざまなユースケースに対応したテンプレートと、データを安全に保つプライバシー制御が付属しています。 Confluence を何千ものサードパーティ アプリと統合できます。
• Blink は、最前線で働く従業員のためのイントラネット ソリューションです。 ユーザーフレンドリーで、ワンタップでコンテンツ、会話、連絡先を利用できるため、最前線の従業員や主要な従業員の特定のニーズと課題に対応できます。 外出の多い従業員に最適です。
• Simpplrはソーシャル イントラネット ソフトウェア ソリューションです。 これは、従業員のエンゲージメントとコミュニケーションを改善したい企業組織向けの最新ツールであり、「職場向け Instagram」とも呼ばれます。

ユニファイド コミュニケーションが企業コラボレーションをどのように推進するか

企業のコラボレーション戦略は階層化されており、非常に骨の折れる作業です。

しかし、数十の拠点と数百人、数千人の従業員間のコミュニケーションの複雑さに完全に対応するソリューション、それがユニファイド コミュニケーションです。

ユニファイド コミュニケーション、ひいてはサービスとしてのユニファイド コミュニケーション ( UCaaS ) は、インターネット ベースの電話とリアルタイム通信およびコラボレーションをフル機能の通信プラットフォームに統合します。

これにより、従業員はどこで働いていても、社内プロジェクトの遂行から優れた顧客サポートの提供まで、あらゆることを単一のプラットフォームから行うことができます。

企業へのメリット

ユニファイド コミュニケーションを採用することで、5 つの主要なメリットが得られます。

コミュニケーションの合理化

この過酷なシナリオについて考えてみましょう。

Slack 経由で同僚に連絡し、直面している問題について尋ねます。 彼らは、会議に向かう途中に WhatsApp であなたに返信し、あなたが苦労しているファイルについてメールで送信するよう求めます。 それが完了すると、考えられる解決策について話し合うために、オフィスの電話に電話がかかってきます。

1週間が経過すると、あなたは抱えていた問題についての完全な会話に似たものを見つけようと堂々巡りすることになります。

もっと良い方法があります。それは、チャット、音声、ビデオ、ファイル共有を組み合わせたユニファイド コミュニケーション プラットフォームです。これにより、取り組んだタスク、プロジェクト、または問題について即座に完全な洞察を得ることができます。

コラボレーションの向上

コミュニケーションのサイロを打破し、プロジェクト、ファイル、メッセージを単一のプラットフォームに統合すると、チームワークと進捗に対する障害も取り除くことができます。

繰り返す代わりに、「その書類がどこにあるのか思い出させてもらえますか?」 または、「今週も何に取り組んでいますか?」 チェックインを行うと、従業員の精神的余裕が解放され、リアルタイムのやり取り、貢献、進歩が可能になります。

生産性の向上

従業員の集中力は貴重です。 最近の調査によると、アプリとタブの間の切り替え、別名コンテキスト切り替えにより、労働者は週に約 4 時間、または年間労働時間の約 9% のコストがかかっていることがわかりました。

会社が大きくなるほど、損失のコストも大きくなります。 コミュニケーションとコラボレーションのツールキットを統合することで、適切な情報、適切な人、または完全なコンテキストを検索するのにかかる時間を削減します。

アクセシビリティの向上

従業員全員が 1 つの場所にいる場合でも、適切なシステムへの従業員のアクセスを管理するのは困難です。 リモートワークや頻繁に出張する従業員に加えて、毎週、頭の痛い収入が 1 ～ 2 回発生することは間違いありません。

ユニファイド コミュニケーションを使用すると、従業員がどこにいるか、どのデバイスで作業しているかに関係なく、従業員のアクセスと権限の管理が簡単になります。 UCaaS を使用すると、スマートフォンさえも、作業中のあらゆる作業のための強力なツールに変わります。

コストの削減

ほとんどの UCaaS ソリューションは、有料のいくつかのビジネス アプリを置き換えます。 チーム チャット、プロジェクト管理、ヘルプデスク、ビジネスフォンに対して四半期または年ごとに支払う料金について考えてみましょう。

簡素化された UCaaS 料金設定で通信プラットフォームを統合します。通常はユーザーごと/月単位で、請求サイクルごとに実用的なレベルとアップグレード/ダウングレード オプションが利用可能です。

主な特長

これを企業コラボレーションの理想的な方向にするUCaaS の機能は次のとおりです。

• 統合インターフェイス:多数のデスクトップ ツール、モバイル アプリ、ブラウザーのタブ間を行き来する必要はもうありません。 単一のプラットフォームとダッシュボードに毎日ログインして、コミュニケーションとコラボレーションのすべてのニーズに対応します。
• プレゼンス管理:人がオンラインかどうか気になりますか? 彼らのタイムゾーンは何ですか? 複雑な問題を解決するために、従業員の勤務時間やビデオ通話が利用できるかどうかはどうですか? UCaaS を使用すると、その時点で必要なあらゆる種類のコミュニケーションに同僚が対応できるかどうかを確認できます。
• シームレスな統合: CRM、ヘルプデスク、デジタル カレンダーを引き続き使用し、スムーズに使用したいですか? ユニファイド コミュニケーション ソリューションは、Salesforce、Zendesk、Google カレンダーなどと統合されているため、中断されることなく作業できます。
• モビリティ機能:どこからでも作業できます。 デスク コンピュータや公用電話はもはや拠点ではありません。モバイル デバイスと安定したインターネット アクセスがあればどこでも拠点となります。 どこでも会議を開催し、ファイルを共有し、意思決定を行います。

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統合されたコラボレーション エクスペリエンスを実現するには、Nextiva をご利用ください

結論は? 大企業、大規模チーム、大きな目標には、共同作業とコミュニケーションのための完璧な方法が必要です。 これがなければ、従業員が疲弊し、成長の機会を逃すことになります。

最善の策は、物事を成し遂げる方法に速度、合理化されたワークフロー、強力なコラボレーションを追加する究極の方法である UCaaS です。 おすすめはもちろんNextivaです。

Tricociは従業員 1,300 人以上、年間 200,000 人の顧客を抱える高級化粧品会社です。 Tricoci は Nextiva を使用して、1 日最大 3,000 件の通話、毎日の会議と会議、完全に機能するコールセンター、問題が発生した場合の拠点やサロンへの迅速なアクセスなど、すべての社内および顧客のコミュニケーションを管理しています。

UCaaS は、デジタル ワークプレイスを次のレベルに引き上げます。 Nextiva は、すでに 100,000 を超えるチームでそれを実現しています。 UCaaS があなたのユースケースや企業の種類に適しているかどうかを確認したいですか? ユニファイド コミュニケーションの準備状況に関するクイズに答えて確認してください。