クラウド テレフォニーとは何ですか?どのように機能しますか? (あなたのビジネスに + 7 つのメリット)

電話システムのコストを削減し、さらに多くのことを実現したいと考えていますか? おそらくクラウド テレフォニーに出会ったことがあり、それが特定のユースケースに役立つかどうかを知りたいと考えているでしょう。

既存のビジネスフォン サービスからクラウド テレフォニーへの切り替えを検討している場合は、ここが正しい場所です。 このガイドでは、クラウド テレフォニーの基礎、クラウド テレフォニーの仕組み、ビジネスにどのようなメリットがあるか、クラウド テレフォニー プロバイダーの選択方法など、知っておくべきことをすべて網羅しています。

早速入ってみましょう。

クラウドテレフォニーとは何ですか?

クラウド テレフォニーは、インターネット接続を介して実行される電話システムです。 VoIP ベースのホスト型 PBXソリューションとしても知られています。 ビジネスフォン サービスをクラウドに移行するのに役立ちます。

クラウド テレフォニーはビジネス コミュニケーションを合理化し、ビジネスとともに成長します。 新しいオフィスを開設する場合でも、リモート ワーカーを雇用する場合でも、社内チームを拡大する場合でも、クラウド テレフォニーを使用すると、拡張が簡単かつコスト効率よく行えます。

クラウド テレフォニーは、Unified Communications as a Service (UCaaS) の一種です。 UCaaSはユニファイド コミュニケーション モデルであり、さまざまな通信システムとコラボレーション ツールを 1 つにまとめることを意味します。 クラウド テレフォニーを使用すると、通話をクラウドに移行するだけでなく、ビデオ会議、インスタント メッセージング、CRM、およびビジネス プロセス全体に接続できます。

UCaaS プラットフォームの一部としてクラウド テレフォニーを使用すると、チーム間の連携が強化され、従業員が自分の役割により集中し、関与し、満足できるようになります。 実際、CMBR が Cisco のために実施した調査では、従業員 10 人中 8 人近くが、チーム チャットやビデオ会議などのリモート ワーク機能により生産性レベルの向上を経験していると結論付けています。

クラウド テレフォニーはどのように機能しますか?

クラウド テレフォニーは、VoIP サービス プロバイダーを通じて機能します。 発信したい電話番号をダイヤルすると、サービス プロバイダーがルーティングを処理します。 アナログ音声信号をデータ パケットに変換し、インターネット接続を介して送信します。 このようにして、電話と通話相手が接続されます。

お客様側では、個々の内線電話をVoIP 卓上電話に置き換えることになります。 固定電話に接続するのではなく、電話を既存のネットワークに接続します。 ソフトフォンや、コンピュータ、タブレット、スマートフォンにインストールされているアプリを使用することもできます。 どちらの場合も、最新の使いやすいインターフェイスから電話をかけると、瞬時に通話が確立されます。

クラウド テレフォニーはクラウド内で実行されるため、オンライン ダッシュボードを通じてビジネスフォン システムを管理し、電話番号、通話の転送、新しいユーザーの追加などを完全に制御できます。

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クラウド テレフォニーと従来の PBX: 違いは何ですか?

電話システムのエンドユーザーである従業員にとっては、クラウド電話と従来の PBX で状況がそれほど変わらないように見えるかもしれません。 ボンネットの下を調べてみると、まったく異なるストーリーが見つかります。

次のセクションで説明するように、クラウド テレフォニーでは物理的な機器が不要になります。 スタッフはインターネットに接続されたデバイスを使用して、スタッフ同士や顧客と通信できます。 Wi-Fi または 4G インターネット接続が使用できる場所であればどこでも行うことができます。

企業の観点から見ると、クラウド テレフォニーを始めるのは簡単です。 公衆交換電話網 (PSTN)に接続するための複雑で高価なプロセスの代わりに、必要なのは VoIP サービス プロバイダーと信頼性の高いブロードバンド接続だけです。

従来の PBX は、電話サービスの開始と維持の両方において、はるかに困難な課題を抱えています。 その理由は次のとおりです。

まず、セットアップのコストと労力があります。 電話プロバイダーがあなたの場所を訪問して固定設備を設置する必要があり、最終的には工事費と設備の両方の料金を支払うことになります。

また、構内交換機 (PBX)機器の技術的なセットアップを自分の場所で維持する必要があります。 何かが過熱したり、壊れたり、古くなったりした場合は、修理するか交換する必要があります。 これはコストがかかるだけでなく、チームの生産性と集中力を奪います。

従来の PBX では、電話、特に長距離通話の料金が高くなります。 基本的な通話機能は提供されますが、HD オーディオ、ボイスメールから電子メールへの送信、通話分析などの高度な機能を使用したい場合は面倒になる可能性があります。

会社が成長している場合は、新しい拠点を開設したり、電話回線を追加したり、リモート勤務オプションを導入したりする必要があるでしょう。 従来の PBX システムは、追加の機器、メンテナンス、コストがかかるため、簡単に拡張できません。 また、電話番号が物理的な固定電話に関連付けられているため、仕事で出張し、生産性を維持したい従業員にとっても便利なオプションではありません。

従来の PBX システムは、ビジネス ニーズがほとんど変化せず、拡大する予定のない小規模企業にとっては良い選択肢となります。 しかし、成長したいと考えており、電話の設定によって速度が低下しないようにしたい場合は、VoIP が提供する柔軟性を気に入るはずです。

クラウド テレフォニーの利点

電話システムの問題は会社にとって何を意味しますか? 顧客を失ったり、重要な締め切りを逃したり、コミュニケーションの問題が原因で従業員を解雇したりする可能性があります。

それは驚くことではありません。 私たちの働き方はダイナミックかつ多様化しており、それに追いつくためにテクノロジーが必要です。

コミュニケーションの問題によって顧客、従業員、または心の平安を決して失わないようにしたい場合に、知っておきたいクラウド テレフォニーの利点を次に示します。

1) 迅速かつ簡単な実装

クラウド テレフォニーの実装にはオンサイトのインフラストラクチャは必要ありません。 この利点は、数日以内、場合によっては 1 日以内に起動して実行できることを意味します。

技術者を待つ必要も、電話回線の設置も、遅延もなく、新しい電話システムを構成するためにフルタイムの従業員を雇うような長いプロセスも必要ありません。 クラウド テレフォニー プロバイダーがすべてを処理します。 仮想電話番号を即座に取得し、電話サービス全体を管理できるダッシュボードにアクセスできます。

2) ビジネスフォンシステムの運用コストの削減

クラウド テレフォニー サービスを利用して費用を節約する方法はたくさんあります。 従来の電話料金の最大 65% を節約できます。 クラウド テレフォニーにより、ビジネスはメンテナンス契約、通話時間の制限、市内電話番号とフリーダイヤル番号の制限、および個別のビジネス SMS サービスの支払いから解放されます。

クラウド テレフォニーを使用すると、予期せぬメンテナンス費用や請求が発生することはありません。 また、自分がうまくいかなくて、できるだけ低コストで始めたい場合は、VoIP 電話を購入せずに、ソフトフォン アプリを介してヘッドセットを備えたラップトップを使用できます。

3) 堅牢で強力な通話機能

私たちは紙の上で見栄えの良い機能だけについて話しているのではありません。 クラウド テレフォニーに付属する高度な通話機能により、スマートに効率的に作業し、適切なタイミングで適切なタスクに集中できるようになります。 手動で反復的なタスクを回避し、チームのコラボレーションとカスタマー サポートを強化できます。

クラウド テレフォニーの最も価値のある通話管理機能の一部を次に示します。

• 自動応答: 発信者が適切なチームに連絡できるようにします。
• 通話転送: 事前定義された基準に基づいて着信通話を転送します。
• 高度な自動音声応答 (IVR) 、自動化された顧客サービスへのより会話的なアプローチ。
• 通話の転送。通話を任意の固定電話または携帯電話に転送できます。
• 生産的なリモート会議のためのビデオ会議と画面共有。
• フリーダイヤル番号。顧客は追加の通話料金なしで固定電話から連絡を取ることができます。
• ローカル番号なので、どこにいてもローカル プレゼンスを確立できます。
• 通話を安全かつ確実に録音できるため、高品質なサービスを維持できます。
• コンタクト センター: カスタマー サポート チームが質問をより迅速に解決できるようにします。

さらに嬉しいのは、これらの機能を HD オーディオおよびビデオ通話の品質とともに利用できることです。 これはリモート チームにとって大きなメリットです。 人生において、音質の悪い電話会議ほど最悪なものはありません。

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4) 電話システムの柔軟性と拡張性

クラウド テレフォニーにより、シームレスな成長が可能になります。 具体的には、VoIP ソリューションを使用すると、数回クリックするだけでユーザーを追加できます。

従来の PBX では、新しい従業員を雇用して電話回線を割り当てるたびに追加料金を支払わなければなりません。 卓上電話には配線が必要で、セットアップに時間がかかる場合があります。 オンサイトの電話システムに依存している場合、成長には必ず遅延と追加コストが伴います。

クラウドベースの PBX は拡張性があるだけでなく、管理も簡単です。 IT の専門家である必要はありません。 たとえば、年間の繁忙期に通話量が急速に増加した場合、回線を簡単に追加および削除できます。 ビジネス ニーズの変化に応じて簡単にカスタマイズできる柔軟なシステムのおかげで、顧客エクスペリエンスを維持するのに役立ちます。

5) 機動性の向上

企業は長期的にはリモート勤務のオプションに切り替えることが増えています。 ホスト型電話システムは、この傾向に対する完璧な答えです。

従業員は、インターネット接続がある限り、どこにいても会社の電話回線にアクセスできます。 電話に応答するだけではありません。 外出先でもボイスメールにアクセスしたり、通話ルーティングを設定または変更したりできます。

クラウド テレフォニーは、リモート ワークを導入している企業、サテライト オフィスがある企業、または複数のオフィス拠点がある企業にとって理想的なソリューションです。

6) 統合通信による作業の簡素化

クラウド通信は、あらゆる情報を 1 つのプラットフォームに保存し、アクセスするのに役立ちます。

電話と会議に別のシステムを使用している場合、メモや重要な詳細情報が多くの場所に存在することになります。 コンピューターのメモ、スプレッドシート、ポストイット、ノートブックなど、リストは続きます。 過去のやり取りを見つけるには長い時間がかかり、全員が流れから外れてしまう可能性があります。

クラウド テレフォニーは、すべてを 1 つのユーザー インターフェイスに統合します。 これを使用して、同僚との共同作業、顧客の管理、リアルタイム データの分析、フィードバックの収集、重要なプロジェクトの推進を行うことができます。

ビジネス コミュニケーション ワークフローを単一の信頼できる情報源に集約し、一日を効率的に進めることができます。 イライラして中断されたり、重要な情報を探すのに時間を無駄にしたりする必要はもうありません。

7) 優れた信頼性と復元力

顧客が利用できなくなることを許容できますか? 電力網に何かが起こった場合、あなたのビジネスにはどのような影響がありますか? 配線の問題、過熱、小さな嵐がコミュニケーションや評判に大損害を与える可能性があります。

評判の良いクラウド テレフォニー ソリューションは 99.999% の稼働時間を提供するため、何が起こっても影響を受けることなく作業を続けることができます。 冗長性も組み込まれています。 ジッターや同様の問題が発生した場合でも、通話はオンラインのままであり、いつでも使用できるバックアップがあります。

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クラウド テレフォニー プロバイダーの選択方法

クラウド テレフォニー ソリューションへの移行を検討している場合、オプションを評価する際に考慮する必要がある点は次のとおりです。

サービス品質と実証済みの信頼性

高い稼働時間と信頼性は必須です。 クラウド テレフォニー プロバイダーは、冗長データ センターによる冗長サービスを提供する必要があります。 携帯電話が動作しなければ、機能や魅力的な価格設定は何の意味もありません。

プロバイダーはどれくらいのアップタイムを提供しますか? 電話サービスを確実に利用できるようにしてもらえますか? プロバイダーのステータス ページを確認してください。 Nextiva については、 status.nextiva.comを確認してください。

米国全土に戦略的に配置されたデータセンターを使用することで、高可用性が可能になります。 これらはすべて無停電電源装置を備えており、ギガビット光ファイバー ネットワーク接続を備えています。

Twitter や Facebook などのソーシャル メディア ソースをチェックして、各プロバイダーの信頼性を公平に把握することもできます。 Twitter で名前の前に「@」を付けてブランドを検索すると、すべてのブランドの言及を確認するのに役立ちます。

さらに、問題がビジネスに影響を与える前に問題にフラグを立てて解決できるように、プロバイダーが 24 時間 365 日のネットワーク監視を提供していることを確認する必要があります。

セキュリティと業界コンプライアンス

次のステップは、クラウド テレフォニー プロバイダーが業界標準を満たしていることを確認することです。 探しるべき認定資格は次のとおりです。

• HIPAA 準拠: 医療サービス プロバイダーにとって重要な音声および FAX サービス。
• ISO/IEC 20071 : セキュリティ脅威への対応の世界標準。
• PCI 準拠: クレジット カード支払いを安全かつ安心して処理できます。
• SOC 2 準拠: プライバシーとデータの整合性を保護するためのインシデント対応計画。

もう 1 つ確認すべき点は、選択したプロバイダーが通話の暗号化を保証しているかどうかです。 通話の暗号化とは、トランスポート層セキュリティ (TLS) とセキュア リアルタイム トランスポート プロトコル (SRTP) を使用して、すべての通話で高度なセキュリティを確立できることを意味します。

機能と統合

クラウド テレフォニーをツールキットに追加することで満たせるビジネス ニーズは何ですか? ここで、電話システムの機能と統合が役に立ちます。

発信通話が多いですか、それとも着信通話が多いですか? 複数の事業所を持っていますか? あなたの顧客は米国内ですか、それとも海外ですか? これらは、クラウド テレフォニー機能を検討する際に考慮すべき多くの質問のうちのいくつかです。 将来のサービス プロバイダーと話し、ビジネス ニーズにどのように対応できるかを学びましょう。

また、新しい電話システムが従業員の既存のルーチンやワークフローにどのように組み込まれるかを考慮する必要もあります。

電話システムをプロジェクト管理ソフトウェアと統合する必要がありますか? CRMについてはどうですか? 電話システム構成の実装と保守はどのくらい簡単ですか? 繰り返しになりますが、これらは、将来のサービス プロバイダーを探すときに考慮すべき質問です。

真の所有コスト

価格設定は紙の上では素晴らしく見えることがよくあります。 その後、サービスの使用を開始すると、サインアップ時に表示されたものとはまったく異なる、予期しない不快な請求書が届きます。

料金に含まれるすべてのものと追加料金を支払う必要があるものの概要を示す、透明性のある価格設定を探してください。 次のような価格設定の詳細を確認します。

• プランに含まれるユーザーの数。
• 月額または年額の支払いプラン (および割引) (利用可能な場合)。
• サービスが適切に動作するために必要な機器はありますか?
• ニーズの変化に応じてプランを柔軟に変更できます。
• 着信および発信通話 (市内通話およびフリーダイヤル番号での) の料金。
• オプション機能をアラカルトで追加しました。
• 必須の税金、追加料金、その他の料金。

検討する価格設定に万全を期すようにしてください。 当社の料金ページでは、各電話サービス オプションに何が含まれ、何が含まれないかについて完全な透明性が提供されます。

迅速かつ効率的なカスタマーサポート

最後に、プロバイダーのカスタマー サービス チームが必要なときにサポートしてくれることを確認してください。

サポート オプションを調べてください。 ライブチャットで利用できますか? 電話してもらえますか？ 電子メールの返信が届くまで 24 時間以上待つ必要がありますか?

次に、質問に対する答えを考えてみましょう。 それらはあなたの特定の状況を考慮したものですか、それとも一般的なものですか? サポート担当者は時間をかけて問題を理解していますか? フォローアップの質問はしやすいですか?

無料トライアルを利用してプロバイダーのカスタマー サポートをテストできますが、見込み客として連絡を取ることで確かなアイデアを得ることができます。 これにより、プロバイダーが今後何ヶ月も何年も通信システム全体の成長と改善にどのように貢献できるかについて、確かなアイデアが得られます。

電話システムをクラウド テレフォニーに移行する

クラウド テレフォニーは通信コストを削減し、生産性を向上させ、回復力を高めます。 また、ビジネスコミュニケーションにおける唯一の信頼できる情報源としても機能します。

信頼できる、実績のあるクラウド テレフォニー プロバイダーを選択すると、最大限のメリットが得られます。 Nextiva のクラウド テレフォニー サービスは、ビジネス全体を強化する機能をユーザーあたり月額 19.95 ドルという低料金で利用できます。

私たちの言葉を鵜呑みにしないでください。 Nextiva のレビューがすべてを物語っています。 新しい電話システムを探していたなら、もう探す必要はありません。