ビジネスコミュニケーションとは何ですか？なぜそれが必要なのですか？

公開: 2022-07-27

私たちが他の人とコミュニケーションをとる方法は、私たちの習慣的な部分であるため、立ち止まって考えることはめったにありません。これはビジネスコミュニケーションにもつながります。結局のところ、組織は顔の見えない存在ではなく、実在の人々のグループです。

効果的なコミュニケーションは、プロセス、効率、および企業のすべての層に影響を与えます。

このガイドでは、ビジネスコミュニケーションプロセスを成功させるために知っておく必要のあるすべてのことを説明します。

ビジネスコミュニケーションとは何ですか？ 定義
ビジネスコミュニケーションの種類
ビジネスコミュニケーションの方法
効果的なビジネスコミュニケーションが解決できる問題
ビジネスコミュニケーションプロセスを設定する方法

ビジネスコミュニケーションとは何ですか？定義

ビジネスコミュニケーションは、職場内外の人々の間で情報を共有するプロセスです。

効果的なビジネスコミュニケーションとは、組織の目標を達成するために従業員と経営陣がどのように相互作用するかです。その目的は、組織の慣行を改善し、エラーを減らすことです。効果的なビジネスコミュニケーションを実現するには、コミュニケーションスキルとコミュニケーションプロセスの両方に取り組むことが重要です。

ビジネスコミュニケーションの重要性は、次の点にもあります。

オプション/新しいビジネスアイデアの提示
計画や提案をする（ビジネスライティング）
決定の実行
合意に達する
注文の送信と履行
販売の成功
効果的な会議
従業員と顧客にフィードバックを提供する

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会社で組織化されたすべての活動は、ビジネスコミュニケーションのプロセスとコミュニケーション戦略に依存しています。これは、管理上のコミュニケーションからベンダーとのテクニカルコミュニケーションまで何でもかまいません。

また、コミュニケーションが不明確になると、会社のコアシステムが崩壊するリスクがあります。データは、内部コミュニケーションの専門家の60％が内部コミュニケーションを測定していないことを示しています。考えられる理由には、どこから始めればよいか、次のステップ、ROIの計算方法がわからないことが含まれます。

なぜビジネスコミュニケーションが重要なのですか？

企業における強力なコミュニケーション戦略は、従業員のエンゲージメントを高める可能性があります。また、職場に従業員がつながっている企業では、生産性が最大25％急上昇しています。

従事している労働力を持つ企業は、12か月間で営業利益が19.2％増加します。エンゲージメントスコアが低い人は、32.7％少なくなります。

従業員のエンゲージメントが向上した場合、どれだけ成功するでしょうか。

そして、それを可能にするビジネスコミュニケーションプロセスをどのように確保できますか？

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それを得る

ビジネスコミュニケーションの種類

まず、一般的な組織の主な種類のコミュニケーションを区別しましょう。

まず、社内のビジネスコミュニケーションがあります。

社内のビジネスコミュニケーションには次のようなものがあります。

上向きのコミュニケーション：部下からマネージャーへのコミュニケーション。または、組織階層の上位にいる別の人から。
下向きのコミュニケーション/管理上のコミュニケーション：上司から部下に至るものすべて。
横方向のコミュニケーション/テクニカルコミュニケーション：同僚間の内部または部門間のコミュニケーション

次に、外部のビジネスコミュニケーションがあります。

外部のビジネスコミュニケーションとは、オフィスや社内スタッフを離れるメッセージです。それは、顧客、ベンダー、またはあなたのブランドに影響を与えるあらゆるものとの取引を含みます。

このスペクトルのすべてのコミュニケーションは、4つのタイプのビジネスコミュニケーションに分類できます。

上向きと下向きの両方で指示と割り当てを取得および受信します。これには、ある人から別の人への効果的な委任が含まれます。ビジネスにおけるほとんどの問題は、この分野での不明確なコミュニケーションから始まります。
会議で行われる情報共有を含む、情報の共有と議論。この領域で通信が失敗すると、タスクが不適切に実行されるか、まったく実行されなくなります。
あなたに報告する人々にフィードバック、修正、および規律を与えることで、彼らは仕事をより良くするために必要な知識とツールを手に入れることができます。優れた実用的なフィードバックを提供することは、指導的立場にある人にとって重要なスキルです。非言語コミュニケーションとボディーランゲージもここで役割を果たします。
問題解決と意思決定の会議と議論。これらは、あらゆる組織にとって最も重要な議論の1つと見なされています。これには、より高い批判的思考とより優れたコミュニケーション技術が含まれます。
広報は、コミュニケーション戦略にとって重要な外部コミュニケーションの一形態と見なすこともできます。

私のビジネスにはどのビジネスコミュニケーション方法が必要ですか？

答えは主にあなたのビジネスの規模と好みに依存します。万能のソリューションはありません。 1つ確かなことは、必要なビジネスコミュニケーション方法を使用するだけで成功するための準備を整え、実際に使用することです。

例えば：

あなたはフォーラムボードが欲しいので、あなたとあなたのスタッフは何週間もかけて最良の解決策を見つけてそれを設定します。
しばらくすると、チームやドキュメントから回答が早く得られるため、誰も使用していないことがわかります。不必要な解決策はあなたに貴重な時間とお金を要しました。
または、高品質のビデオ会議システムをインストールしますが、実際には、リモート会議を実行するために信頼できるビジネス電話システムのみが必要です。
すべての企業はWebベースの通信を使用します。ただし、他のすべての方法は、個々の会社の状況によって異なります。時間をかけて、それぞれの状況に応じたそれぞれの価値を慎重に検討してください。

効果的なビジネスコミュニケーションが解決できる問題

チーム、従業員、マネージャー、および経営幹部が職務を遂行し、責任を果たすためには、明確で効果的なビジネスコミュニケーションが不可欠です。
適切なプロセスとツールが整っていないと、情報の流れが中断され、人々は暗闇にさらされます。これは、不満のある従業員や顧客から利益の損失に至るまで、会社に深刻な結果をもたらす可能性があります。
情報の透過的な流れは、ビジネスコミュニケーションプロセスの明らかな包括的な目標です。しかし、成功するビジネスコミュニケーションが解決するいくつかのより深い問題は何ですか？

1）電子メールの過負荷と日常の生産性と明快さの欠如

多くの職場では、人々は1日に受信するメッセージの数に単に圧倒されています。 Phil Simonは、著書『Message Not Received』で、平均的な人が1日に120〜150通の電子メールを受信すると述べています。
重要な情報を簡単に置き忘れたり、完全に見落としたりします。ビジネス通信システムを導入することで、企業はデジタルの気を散らすものを減らし、アイデアや思考のためのスペースを作ることができます。

2）水平および垂直通信サイロ

多くの場合、チームと部門は重要な情報を交換しません。また、チーム内で問題が発生したときに部門マネージャーに連絡する簡単な方法がない場合もあります。これらのサイロは、誰にも気付かれることなく簡単かつ頻繁に形成されますが、コミュニケーション計画を立てることで簡単に修正できます。

3）遠隔地の従業員とのコミュニケーション不足

在宅勤務はここにとどまります。 BufferのStateofRemote Workレポートは、大多数の従業員が少なくともしばらくの間リモートで作業したいと考えていることを示しています。
彼らは、リモートでの作業に関して上位3つの苦労の中でのコラボレーションとコミュニケーションをリストし、適切な通信システムの価値を証明しています。
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4）従業員の離職率/従業員の関与の低さ

組織から理想的な人材を失うと、顧客にサービスを提供する能力が危険にさらされます。それも高価です。
従業員を失うと、年俸の2倍の費用がかかる可能性がありますが、企業が効果的にコミュニケーションをとると、業界平均を下回る売上高レベルを報告する可能性が50％高くなります。

5）貧弱な顧客サービス

組織内のコミュニケーションが不十分な場合、カスタマーサービスに関しては2つのことが起こります。まず、顧客対応の役割を担う従業員は、必要な情報を持っていません。第二に、顧客は従業員の士気が低いと感じ、否定的な経験をするでしょう。
実際、ある調査によると、従業員の態度の改善は顧客満足度に影響を与え、その結果、収益が増加することがわかりました。

ビジネスにおける非言語コミュニケーションの重要性は何ですか？

非言語コミュニケーションは、顔の表情から電子メールの口調まで、非常に多くの分野をカバーしています。ビジネスコミュニケーションの大部分が電子メール、プロジェクト管理タスクボード、またはチャットを介して非同期に（1-1、対面の会議以外を意味する）行われることを考えると、ほとんどすべてのビジネスコミュニケーションは非言語的と見なすことができます。したがって、非言語的なコミュニケーションにも取り組むことが非常に重要です。

トップチップ？「送信」を押す前に、何かを声に出して読んでください。これは、メッセージがどのように伝わってくるかを聞くための良い腸のチェックです。

ビジネスコミュニケーションプロセスを設定するための5つのステップ

従業員と顧客の幸せのためには、堅実なビジネスコミュニケーションプロセスが不可欠です。最終的に、これは財政の安定につながります。
あるレポートによると、従業員の29％が、現在の社内コミュニケーションツールが機能していないと考えています。
彼らがリストした理由のいくつかはここにあります：

無関係な情報、除外、不正直、および重要な情報へのアクセスの欠如は、あなた自身の従業員も経験した可能性が高いものです。
Salesforceの調査によると、経営幹部、従業員、教育者の86％が、非効率的なコミュニケーションが職場の失敗の背後にある理由であると考えています。
チームワークと化学の重要性、およびそれらが従業員の生産性、エンゲージメント、アドボカシーに与える影響を無視することはできなくなりました。ビジネスコミュニケーションプロセスを成功させるために実行できる手順は次のとおりです。

1）ビジネスコミュニケーションの現在の状態を監査し、目標を設定します

ビジネスの段階に関係なく、ビジネスコミュニケーション計画を立てる必要があります。
ただし、現時点で最大の改善が必要な領域に焦点を合わせ、後で他のすべての領域に進むと、最も便利になります。
たとえば、これらはあなたのコミュニケーションが再訪する必要がある理由のいくつかかもしれません：

従業員満足度が低い、または離職率が高い
会社全体で予想よりも低い出力
情報を見失うことにつながる急速な成長
リモートワークによる情報の透明性の欠如

これらが複数発生する場合や、まったく異なるシナリオが発生する場合があります。それを特定し、それに基づいてビジネスコミュニケーションプロセスの目標を設定します。たとえば、目標には次のものを含めることができます。

特定の従業員の離職率または満足度
顧客満足度
完了したプロジェクトの数
部門間の相互作用の数

…もっと。

2）組織内のコアグループとそれらの相互関係を特定します

組織の構造と、その機能に関与するすべてのグループを調べます。
機能するために情報を必要とするすべてのグループに注意してください。これには以下が含まれます。

水平分類、つまり部門（運用、マーケティング、設計、人材、販売、顧客サポート、財務など）
垂直分類：チームの専門家、チームリーダー、部門マネージャー、エグゼクティブ
外部グループ：顧客、サプライヤー、パートナーなど

ここから、彼らが継続的に行っている仕事と彼らに期待される結果を考慮します。彼らの仕事を成し遂げるために彼らがコミュニケーションをとる必要がある方法を計画してください。
会社の規模によっては、これは大きな作業になる可能性があるため、十分な時間を取ってください。答えるべき主な質問のいくつかは次のとおりです。

どのチームと人々が毎日誰と話をしなければなりませんか？毎週、隔週、毎月はどうですか？
進行中の危機がある場合にのみ、どのようなコミュニケーションが起こりますか？
マネージャーとチームリーダーはどのように部門の進歩を維持していますか？レポートはどのように機能しますか？
不必要な会議や会話を減らす可能性のあるナレッジライブラリはありますか？
社内の他の人からの承認が必要なプロジェクトとプロセスはどれですか？承認はどのように要求され、促進されますか？

少なくとも、これらの回答は、指定された時間枠内にすべてが発生するために必要な電子メール、メッセージ、電話、会議、およびドキュメントの量についての洞察を提供する必要があります。

3）コミュニケーションの方法を定義する

次に、ビジネスコミュニケーションの目標に沿ったコミュニケーション方法と、社内のコアグループ間の相互作用を選択します。
前に説明したコミュニケーション方法のリストを確認し、会社に固有のものを追加してください。

Webベースのコミュニケーション
電話会議
ビデオ会議
対面会議
レポートと公式文書
プレゼンテーション
フォーラムボードとFAQ
調査
顧客管理活動

組織が目標を達成するために不可欠なものはどれですか？何がオプションであり、採用に抵抗が見られる可能性がありますか？どれがあまりにも多くのツールを追加するリスクを生み出し、単純化する必要がありますか？
特定のニーズについて現実的に考えてください。
たとえば、全員が同じオフィスで働く5人のスタートアップは、次のことに焦点を当てる可能性があります。

Webベースのコミュニケーション
対面会議
顧客管理

完全に遠隔地にある50人の企業は、より多くのリソースを以下に投資します。

電話およびビデオ会議
プロセスを熱心に追跡できるように組織を文書化する

大規模なグローバル企業は、おそらくリストされているすべてのコミュニケーション方法を使用し、それらの多くに専用のチームを持っています。

4）適切なツールを選択する

どのツールがそれぞれの目的に絶対的に最適であるかを定義するハンドブックはありません。
GmailとOutlook。 GoogleドライブとDropbox。 SlackとNextivaチャット。
戦いは続きますが、あなたの選択は完全にあなたとあなたの労働力の好み次第です。
ソフトウェアツールのリストを提供してそのままにしておくことはできませんが、適切なツールの選択に関しては、次のヒントを共有できます。

クラウドストレージを使用して、重要なドキュメントやその他のデータを保存します。自動同期とバックアップを有効にして、人的エラーや手動での情報の保存を忘れないようにします。
メールとカレンダーに単一のプラットフォームを使用します。
チャットメッセージングに単一のツールを使用します。たとえば、GmailでSlackやハングアウトを使用している人がいると、摩擦が生じてコミュニケーションが遅くなります。
会議の多くがリモートで行われる場合は、使いやすく信頼性の高いVoIP電話システムを実装します。
声のトーンとブランド要素の使用を詳述するブランドおよび編集ガイドラインを作成します。このようにして、すべてのコミュニケーションが内部および外部で統合されます。

5）プロセスを文書化する

最後に、このセットアップ全体で行うすべてのことをメモし、組織全体に表示される共有ドキュメントに変換します。
このようにして、各従業員は意図的に作成されたコミュニケーション計画を参照し、自分が置かれている状況に最適なアクションを決定できます。
このドキュメントは、新たに採用された従業員がすべてのツールと最良のコミュニケーション慣行を簡単に把握するのにも役立ちます。
あなた自身とあなたのチームが四半期に一度ドキュメントを再訪するための定期的なカレンダーリマインダーを作成することができます。このようにして、プランが引き続き最善の目的を果たしていることを確認し、必要に応じて更新します。

ビジネスコミュニケーションチャネル

ビジネスコミュニケーションが実際に行われるとき、それは口頭または書面のいずれかです。

コミュニケーションは、口頭または書面、対面または遠隔など、さまざまな形で行われますが、職場での従業員の幸せにとって重要です。

これらのどちらも、それ自体であなたの会社にとって良くも悪くもありません、そして完全に文脈に依存します。

書面によるコミュニケーションは、行われた決定と行動の紙の証跡を保持するため、および戦略と計画をまとめるために最適です。口頭での相互作用により、瞬時のアイデアの生成とよりオープンな思考の流れが可能になります。

これらは、上記のシナリオの一部またはすべてに適用できるビジネスコミュニケーションの方法です。

1）Webベースのコミュニケーション

これには、電子メールやインスタントメッセージングアプリケーション（Slack、ハングアウト、さらにはNextivaチャットなど）などの日常的なコミュニケーションチャネルが含まれます。

電子メールとメッセージの利点は、忙しいオフィス環境でプライベートな会話をリードできることと、数人から数百人までの多くの人々と一度にメッセージを共有できることにあります。

2）電話会議

電話は、生産的で動きの速い会議を実行する上での場所の障壁を取り除きました。書面によるコミュニケーションと比較して、非言語的コミュニケーション（声のトーン）のおかげで、より良いアイデア交換が可能になります。クラウド電話システムは、オンボーディングとチーム全体のコラボレーションを加速できます。

3）ビデオ会議

優れたビデオ会議システムにより、離れた場所にいる人々は、できるだけ直接会う会議に近いと感じる会議を実行できます。彼らは電話会議を一歩進めます。

4）対面会議

対面の会議は、ビジネスがアイデアを迅速に進めるのに役立ちます。調査によると、対面式の会議は仮想会議よりも多くのアイデアを生み出します。

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ただし、効果的な会議を行うには、堅実な会議の議題を用意することが不可欠です。従業員の46％は、次に何をすべきかを知って会議を離れることはめったにないか、まったくありません。

5）レポートと公式文書

他の人や部門に影響を与える活動を文書化することは、十分に油を注いだビジネスコミュニケーションシステムの重要な部分です。

書かれた文書をいつでも参照できるため、混乱や意見の不一致の可能性が減り、コミュニケーションがさらに明確になります。

6）プレゼンテーション

レポートやPowerPointスライドデッキでサポートされているプレゼンテーションは、多くの場合、大規模なグループとの会議の実施方法です。

これらは、質問や説明のためのスペースを作成する方法で新しいアイデアを共有するのに最適です。

7）フォーラムボードとFAQ

従業員がさまざまな部門のトピックについてよくある質問を参照し、問題についてより生産的で最新の状態にするための新しい質問をするための内部領域。

8）調査

内部調査と顧客調査はどちらも、重要なトピックに関するフィードバックと評価を収集するための理想的な方法です。調査は、フィードバックに裏付けられた改善の健全なサイクルを促進し、組織内のすべてのレベル間のコミュニケーションチャネルを開きます。

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9）顧客管理活動

これには、あらゆる顧客関係活動を含めることができます。例としては、ライブチャットサポート、顧客関係管理（CRM）システム、顧客オンボーディングプロセス、顧客レビューなどがあります。

あなたの会社の成功はコミュニケーションから始まります

コミュニケーション不足は、組織にとって数えきれないほど多くのリスクをもたらします。

しかし、優れたコミュニケーションは、優れた従業員と顧客エンゲージメントの機会をもたらします。それは明確さ、より重要な成果、そして収益と利益の成長を生み出します。

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ビジネスコミュニケーションシステムを導入している場合でも、まだ確立していない場合でも、次のことを忘れないでください。

会社のコミュニケーションの現状に基づいて、会社としてのコミュニケーション目標を設定し、再検討します。
あなたの会社が日々仕事をするようにするプロセスに関与しているすべての人を特定します
相互に通信する必要性を分析し、情報の流れを可能にする方法を特定します
特定した方法を可能にする最も適切なツールとプラットフォームを探します
この設定を組織全体と透過的に共有する

その結果、プロジェクトに取り組み、関係者全員の利益のために有意義な結果を生み出すことに興奮している、幸せで生産的な人々を見ることができます。

ビジネスコミュニケーションの改善に役立つツールに投資する準備はできていますか？

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今日、専門家に相談して、ビジネスコミュニケーションの簡素化にどのように役立つかを確認してください。