仮想電話システムとは何ですか？どのように機能しますか？
公開: 2022-04-14雇用主がリモートワークを受け入れるようになると、最大の障害の1つはビジネス電話システムです。 昔ながらの電話システムは、この新しい標準と互換性がありません。 チームメンバーは電話に出るためにオフィスにいるわけではなく、必ずしもデスクフォンにアクセスできるわけでもありません。
リモートで分散した作業への移行は、企業が物理的な固定電話に縛られないように仮想電話システムを必要とすることを意味します
それで、あなたは仮想電話システムからあなたのビジネスを運営することができますか？ 設定が難しすぎませんか？ どの機能を探す必要がありますか？ この包括的なガイドでは、これらすべてとそれ以上について説明します。
- 仮想電話システムとは何ですか？
- 仮想電話システムはどのように機能しますか？
- 仮想電話システムとPBXの違いは何ですか？
- 仮想電話システムを使用する利点
- 次の仮想電話システムの購入者のチェックリスト
- 仮想電話システムに関するFAQ
仮想電話システムとは何ですか？
仮想電話システムは、物理的な固定電話ではなく、インターネットとクラウドを介して電話をかけたり受けたりできる通信プラットフォームです。仮想電話システムを使用すると、ユーザーはデスクトップアプリ、携帯電話、またはデスクフォン、すべて単一の会社の電話番号から。
企業が電話システムをクラウドに移行する最大の理由は、仮想電話システムだけが提供できる高度な機能を利用することです。 これにより、あらゆる規模の企業が生産性を高め、チームを成長させることができます。
仮想電話システムプロバイダーは、ユーザー向けのスケーラブルな通信インフラストラクチャを維持しています。 これらのプロバイダーは、ユーザー向けのスケーラブルな通信インフラストラクチャを維持しています。 VoIP電話サービス自体に加えて、SMSテキストメッセージング、会社の電話番号、ボイスメールの文字起こしなどの高度な機能を実装しています。
簡単に言えば、仮想電話システムは、チーム全体の接続を維持するための費用対効果の高い方法です。 新しい調査によると、企業の40％近くにリモートで作業するチームメンバーがいます。 オフィスの内外で機能する電話システムが必要になります。
仮想電話システムはどのように機能しますか？
仮想電話システムは、無料および市内の電話番号とユーザーの間の通話を接続します。 あなたの電話が鳴る前に、起こる多くの技術的な魔法があります。 しかし、覚えておくべき最も重要なことは、あなたの会社が回線や交換機を維持する必要がないということです—仮想電話システムプロバイダーがあなたのためにそれを行います！
これらの仮想電話システムは、すべての通信インフラストラクチャと、PSTNとしてよく知られている公衆交換電話網との関係を管理することによって機能します。 それは接続のためだけです。
仮想電話システムは、Voice over Internet Protocol（VoIP ）を使用して機能します。つまり、電話接続は、有線の電話回線ではなく、インターネット接続を介して行われます。 VoIPコーデックを使用して、電話をアナログサウンドから変換し、優れた通話品質を実現します。仮想電話システムのコアに存在します。それ以降、どのタイプの電話に電話をかけてもかまいません。
最適なパフォーマンスを実現するために、VoIPプロバイダーはデータセンターの冗長ネットワークを設定します。 悪天候の場合、通信はビートを逃すことなく他のサーバーに自動的にフェイルオーバーします。
同様に、仮想電話システムは建物で終了しません。 それはインターネット上に存在します。 オフィスの電話から携帯電話に簡単に通話を転送できます。 コーヒーショップで仕事をしたり、コンピューターで電話をかけたりすることができます。 休暇を取っている場合は、別の同僚に電話をかけたり、電子メールでボイスメールを受信したりすることもできます。
フロントエンドでは、ユーザーは効果的に作業およびコラボレーションするための多数の新機能を利用できます。 着信コールが到着した瞬間から、電話ツリーと呼ばれることもある自動応答にルーティングできます。 また、ビジネス電話サービスと同じプラットフォームから顧客とテキストメッセージを交換することもできます。
固定電話の動作は大きく異なります。 電話会社がインストールする場所に制限されます。 接続は、有線接続を介してのみ確立できます。 また、増加する通行料と月額料金を無視することはできません。 VoIPを使用すると、インターネットにアクセスできる場所ならどこにでも電話をかけることができます。これは、強力なWi-Fi信号でうまく機能します。
仮想電話システムを使用すると、信頼性の向上、通話品質の向上、および高度な機能の豊富さを活用して、作業を改善できます。
仮想電話システムとPBXの違いは何ですか？
まだ仮想電話システムを使用していない場合は、構内交換機（PBX）のセットアップを使用している可能性があります。 派手ではありませんが、機能します。
構内交換機（PBX）は、アナログ信号を使用する従来の電話システムです。 仮想電話システムは、アナログ信号をデジタルに変換し、インターネットを介して送信します。 どちらも電話機能を提供しますが、方法は異なります。
| 働き | 構内交換機 | 仮想電話システム |
|---|---|---|
| オフィス間通話 | ||
| PSTN通話 | ||
| ハードウェア要件 | ||
| 継続的なメンテナンス | ||
| 輸送 | アナログ、ISDN、またはPRI | インターネット（1回線あたり100kbps） |
| 在宅勤務の準備ができています | ||
| セットアップのしやすさ | ★★ | ★★★★★ |
| ボイスメールの文字起こし | ||
| テキストメッセージング | ||
| スケーラビリティ | ★★ | ★★★★★ |
| 信頼性 | ★★★ | ★★★★★ |
| ユーザーあたりのコスト | $$$ | $$ |
仮想電話システムを使用する利点
すべてのビジネス電話システムが同じになるわけではありません。 標準以上の電話サービスが必要です。 これが、仮想電話システムが中小企業や企業に好まれるオプションである理由です。
1.簡単なセットアップ
仮想電話システムの最大の利点の1つは、セットアップと使用が簡単なことです。
従来の電話システムは設定が困難です。 あなたはインストーラーがオフィスの周りにワイヤーを走らせて穴を開けるのを待つ必要があります。 この間、チームは電話をかけたり受けたりすることができなくなります。 あなたはビジネスをやめる余裕がありますか？
仮想電話システムは、高速インターネット接続があればどこでも機能します。 電話のハードウェアはオプションなので、すぐに始めることができます。 そして、VoIP電話を入手したら、プラグを差し込むだけです。それだけです。
NextivaのVoIP電話サービスは、リモートの従業員やオフィスでの使用に最適です。 ITを必要とせずに自分で設定できます—とても簡単です。
2.コストの削減
多くの場合、企業はソリューションにお金を払い、ソリューションを最大限に活用していません。 これは多くの無駄をもたらします。 仮想電話システムを使用すると、自分に合った機能と回線の適切な組み合わせを選択できます。
完全なオフィスの電話システムが必要な場合でも、中小企業の電話プランが必要な場合でも、仮想化することで最大の価値を得ることができます。
Nextivaの仮想電話システムは、初日からいくつかのビジネスアプリを直接置き換えるものです。 従来の電話システムと比較して最大65％節約できることを忘れないでください。 組み込みの機能により、さらに節約できます。 次のプレミアム機能を使用すると、コストを削減できます。
- 自動応答とカスタムグリーティング
- 音楽と快適さのメッセージを保持する
- 営業時間に基づく自動コールルーティング
- さまざまな内線番号と場所への電話転送
- インバウンドおよびアウトバウンドのコールトレンドの詳細なコールログ
- セル番号を非公開にするための管理された発信者ID
- スタッフトレーニングのための通話録音
- 手ごろな価格の国際電話
これらすべての機能により、仮想電話システムはあらゆるビジネスにとって優れたオプションになります。 これは、中小企業にとって予算にやさしいオプションです。 さらに、企業が長年楽しんできたすべての通話機能が含まれています。
関連：企業が試すための9つのVoIP代替案
3.オンデマンドの電話番号
リモートチームがある場合は、電話番号がすべて異なる市外局番と一貫性のないプレフィックスを持っている可能性があり、通信がハードルになります。 それがあなたにとって挑戦であるならば、それがあなたの顧客にとってどのようであるか想像してみてください。
仮想電話システムは、チームに専門的なアイデンティティを与えて、会話をレベルアップします。 フリーダイヤルを使用するか、市内番号を選択するか、直接ダイヤル番号をまったく使用しないかを選択できます。 それはすべてあなた次第です。
地域に焦点を合わせた電話番号を設定する必要がある場合は、それが可能です。 これは、通話キャンペーンをより成功させるための優れた方法です。
ユースケースに関係なく、チームはいつでも優先電話番号を使用できます。 高度なコールルーティングでは、モバイルデバイス、ボイスメール、または必要に応じて別の人にコールを転送できます。
プライバシーは仮想電話システムの中心です。 従業員は、携帯電話番号を明かさずに、発信者IDを隠してビジネス電話をかけたり受けたりすることができます。 さらに、 VoIPセキュリティを最大化するために電話を暗号化します。
4.柔軟なデバイスオプション
有線電話システムでは、チームがデスクフォンを介して電話をかける必要があります。 それでおしまい。 Voice over IPを使用すると、チームはさまざまなデバイスから通信できます。
仮想電話システムは、オープンで普遍的な標準を採用しています。 この相互運用性は、デスクフォンだけでなく、任意のIPベースのデバイスから電話をかけることができることを意味します。 デバイスの例は次のとおりです。
- デスクトップまたはラップトップのソフトフォン
- iPadとタブレット
- 会議電話
- AndroidまたはiOSアプリ
- ワイヤレスVoIP電話
これらの標準により、個人に適したハードウェアを組み合わせることができます。 エグゼクティブには、サポート担当者とは異なるニーズがあります。 これらのデバイスは、信頼性の高いビジネスコールのためにSession Initiation Protocol（ SIP ）に依存しています。
一番良いところ？ 私たちの調査によると、ビジネスプロフェッショナルの59％は、仕事中に少なくとも3つのデバイスをすでに使用しています。 追加の機器を購入する必要はありません。 すでに使用している通信デバイスで動作します。
5.インテリジェントなコールルーティング
着信電話を簡単に処理し、適切な人に転送します。 チームに携帯電話でしかアクセスできない場合は、通話を転送することがどれほど苛立たしいことかをすでにご存知でしょう。 仮想電話サービスプロバイダーは、この煩わしさを解消します。
まず、自動応答を介してビジネスの電話をメインの番号に転送できます。 この機能により、発信者は連絡したい部門または人を選択できます。 すべての企業がこれを設定する必要があります。
次に、営業時間に基づいて自動転送を設定できます。 応答サービスがある場合は、フレンドリーでわかりやすいインターフェイスからスケジュールに合わせて調整できます。
第三に、あなたのチームはそれらの可用性を管理しています。 ユーザーは転送を調整したり、発信者をボイスメールに送信したりできます。 電話サービスに対するこのきめ細かい制御により、顧客満足度と売上が向上します。
より急なビジネスニーズについては、クラウドベースのコールセンターをご覧ください。 スキルベースのルーティング、人工知能、コールキューイング、対話型音声応答（IVR）などの高度な機能を活用して、あらゆる通話量を処理できます。 それもすべて仮想です！
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6.堅牢な分析とレポート
最も忙しいのは何曜日ですか？ 休暇中の通話量はどのようになりますか？ より多くのエージェントを雇う必要がありますか？ これらの質問には、リアルタイムの通話分析とレポートでのみ回答できます。
これらのダッシュボードは、通話の量を管理し、それらをビジネスの結果に結び付けるのに役立ちます。 歴史的に、これらの機能を備えていたのは企業規模の組織だけでした。 現在、中小企業は分析を使用して拡張できます。
仮想電話システムにより、このデータに簡単にアクセスできます。 あなたがコールセンターのエージェントを管理しているなら、それは役に立ちます。 チームの1対1の業績評価を強化できます。 手動で時間を追跡したり、電話で時間を細かく管理したりする必要はありません。
そして、最良の部分：リアルタイムのレポートを表示し、任意のデバイスのインターネット接続を介して分析を呼び出すことができます。 あなたとあなたのチームは同じページになります。
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7.チームコラボレーションの強化
これは、ラバーがリモートチームの道と出会う場所です。 リモートチームは、質問に迅速に回答する必要があります。 コミュニケーションが途絶えたため、プロジェクトを延期することはできません。
複数のメッセージングおよびコミュニケーションアプリをジャグリングする代わりに、1つを使用できます。 同僚にダイヤルする代わりに、簡単なテキストメッセージを送信できます。 電子メールよりも形式的ではなく、高速でもあります。 さらに、プロジェクト管理アプリで他のすべての人にpingを送信することはありません。
音声およびビデオ会議は、あらゆる仮想電話システムの定番です。 ワンクリックでチームをまとめて、強力なVoIP接続がない人にダイヤルインを提供できます。 生産性をさらに向上させるために、プロジェクトとチームコラボレーションをCospace内で一元化できます。
それはあなたの内部チームのためだけではありません。 クライアント専用の会議ラインを設定して、クライアントが必要な実践的なエンゲージメントを得ることができるようにすることができます。 これらの仮想ワークスペースは、ビジネスコミュニケーションへの協調的アプローチを促進します。
次の仮想電話システムの購入者のチェックリスト
あなたの電話システムをアップグレードすることを考えるのは少し圧倒されるかもしれません。 思ったより簡単です。 適切な電話システムを選択するための推奨事項は次のとおりです。
- 認定-ビジネス電話システムは業界標準を満たしていますか？ PCI、HIPAA、およびSOC 2は、信頼できる認定の例です。
- 信頼性-過去1〜2年の最近のダウンタイムはありますか？ 実際の稼働時間に関するガイダンスについては、ステータスページとDowndetectorを確認してください。 99.999％以上の稼働時間を探します。
- 機能性-これは大きなものです。 必要な機能と必要な機能を特定します。 利用可能なVoIP機能は何百もあります。 今後数年間であなたのニーズを予測してください。
- セットアップ-電話サービスを自分でセットアップできるかどうか、またはインストーラーが必要かどうかを判断しますか？ 日常業務に影響を与えることなく稼働できますか？
- サポート-サポートの可用性と追加コスト。 どのように助けを得ることができますか（電話、電子メール、チャット）？
- 評判-彼らのオンラインレビューをチェックしてください。 GetVoIPとG2は、確認するのに適したソースです。 ほとんどのユーザーは仮想電話サービスを楽しんでいますか？
- コスト-コストはほとんどの場合要因となるため、月額料金、1回限りの料金、およびアドオンを明確にします。 オンプレミスのPBXを取り除くことによるコスト削減も考慮してください。
- ハードウェア-すぐに使用できるVoIP電話を選択して、チームに出荷してもらうことはできますか？ 評判の良いメーカーのものですか？
時間を節約するために、Nextivaからビジネス電話サービスの個別見積もりを入手してください。 この詳細な価格見積もりは、正しい選択をするための情報を得るのに役立ちます。
仮想システムが固定電話よりも多くのメリットを提供することはすでに知っています。 このチェックリストに従うことで、チームがどこで働いていても顧客にサービスを提供することに集中できます。
仮想電話システムに関するFAQ
以下に、仮想電話システムに関する最も一般的な質問に回答しました。 もちろん、より具体的な質問がある場合は、お知らせください。
最高の仮想電話システムは何ですか？
9つの仮想電話システムのうち、US News＆WorldReportはNextivaを1位と評価しました。 Nextivaは、パフォーマンス、信頼性、機能の範囲、およびカスタマーサポートで最高のスコアを獲得しました。 また、Nextivaは、1,600を超えるカスタマーレビューからGetVoIPにリストされている最も評価の高い電話システムです。
Nextivaに関するその他のレビューをご覧ください。 それが最高と評価されたのは当然のことです。
仮想電話システムを設定するにはどうすればよいですか？
仮想電話システムは、次の4つの手順でセットアップできます。
- ビジネス電話プランを選択してください。
- 電話番号を割り当てます。
- 電話の挨拶を録音します。
- 電話の発信と応答を開始します。
詳細については、ガイドを読んで仮想電話サービスを設定してください。
仮想電話システムで使用できる電話番号はどれですか？
仮想電話システムは、所有する割り当てられた電話番号をサポートします。 既存の会社の電話番号を使用するには、移植と呼ばれるプロセスを介して電話番号を転送する必要があります。 現在の電話サービスプロバイダーにもよりますが、約1〜4週間かかります。
内線電話を追加または変更するときに、仮想電話番号を選択することもできます。 同様に、不要になった場合は、これらの電話番号を使用または削除できます。
仮想電話システムで無料の番号を使用することもできますが、それらの転送には少し時間がかかります。 移植要件については、VoIPプロバイダーに確認してください。
仮想電話システムの費用はいくらですか？
仮想電話システムのコストは、機能に応じて、ユーザーあたり月額$17から$80の範囲です。 VoIPデスクフォンは、その機能に基づいて、それぞれ75ドルから350ドルの費用がかかります。
従来の電話システムとは異なり、サービス契約、ITコスト、天候の停止、および保守する必要のある古いハードウェアはありません。 企業は、ビジネスコミュニケーションコストを最大65％節約できます。
仮想電話システムの主な機能は何ですか？
仮想電話システムには何百もの機能がありますが、ビジネスユーザー向けの主な機能は次のとおりです。
- モバイルアプリとデスクトップアプリ
- 高度な通話管理
- 動的コールルーティング
- 匿名の呼び出し拒否
- オートアテンダント
- テキストメッセージング
- コールアナリティクス
- コール転送
- ワンクリック会議
- E911の忠実度
知っておくべき40以上のVoIP機能のリストを確認してください。
自宅で仮想電話システムを使用できますか？
仮想電話システムは、ハードウェアをセットアップしなくても、自宅やオフィスで使用できます。 必要なのは、ビジネスラインから電話をかけたり受けたりするためのインターネット接続だけです。 ほとんどすべてのケーブルおよびDSL接続は、最新のVoIP電話システムのニーズをサポートできます。
仮想電話システムにより、リモートの従業員は、ラップトップ、モバイルデバイス、またはデスクフォンのみを使用して、どこでも自由に作業できます。 顧客と同僚は違いに気付かないでしょう。 CRMと組み合わせて、生産性とワークフローをさらに向上させます。
VoIPの設定方法に関する便利なガイドに従って、 VoIPの設定がいかに簡単かを確認してください。
スタートアップは仮想電話システムを使用できますか？
初期段階の企業は、仮想電話システムから最も恩恵を受ける立場にあります。 営業とサービスの役割を追加するときは、チームがアクセス可能であり、チームの集まりに利用できることを確認する必要があります。 スタートアップは、通話転送、通話追跡、通話録音などのビジネスニーズに合わせて機能を追加および調整できます。
必要な電話回線の数に興味がありますか？ それはあなたが思っている以上のものです。
最高の仮想電話システムはここにあります
私たちの働き方が変わりました。 誰もがオフィスに戻ったとしても、本当に限られた時代遅れの電話システムに戻りたいですか？ ありそうもない。
チームは、リモートの従業員向けに作成された電話システムを選択する準備ができています。 ゲームやGIFを共有する時間がありません。 最高の信頼性で着信を処理するためにそれが必要です。 また、誰もが使用できるように非常にシンプルである必要があります。
Nextivaは、2008年以来、時代を先取りしています。そのため、US Newsは、私たちを全国一の電話サービスと評価しました。 私たちは、企業とともに成長するオールインワンのコミュニケーションプラットフォームを企業に提供します。
仮想電話システムの価格設定は、17.95ドルから、実質的にすべてのビジネスで利用できます。 これで、フル機能のモバイルアプリを起動して実行できます。 最高の仮想電話システムはここにあります—それはNextivaです。