クレジットノートとは何ですか（＆それはどのように機能しますか）？

クレジットノートは請求の重要な部分です。 多くの国では、これらは法的要件でもあります。

理想的な世界では、注文や請求書に関するエラーや問題は発生しません…

しかし、ご存知のように、ビジネスでは、状況や注文は大きく変化します。 クレジットノートは、これを管理し、明確な簿記記録を維持するのに役立ちます。

クレジットノートとは何ですか？

クレジットノート（クレジットメモとも呼ばれます）は、請求書や注文にエラーがある場合、または単に変更する必要がある場合に発行される領収書のようなドキュメントです。

請求書の全体または一部の値に使用できます。 その目的は、既存の請求書を削除したり、新しい請求書を作成したりせずに、当事者間の信用記録を修正することです。

正確な請求書の順序と監査証跡を維持するのに役立ちます。

クレジットノートは返金されますか？

クレジットノートは、払い戻しと似ていますが、まったく同じではありません。 クレジットノートは、クレジットの確認と証明の両方ですが、払い戻しはクレジットの直接返済です。

クレジットノートはまた、2つの当事者間のさらなる取引を暗黙的に意味する可能性が高くなりますが、払い戻しはそうではありません。

クレジットノートは、さまざまな実際的な理由で発行されます。 これらは必ずしも品質の問題に関連しているわけではありませんが、含まれている場合があります。 払い戻しは通常、サービスや商品に対する不満のより単純な理由で行われます。

クレジットノートとデビットノートの違いは何ですか？

クレジットノートとデビットノートは似ていますが、同じではありません。 主な違いは、クレジットノートは売り手が発行するのに対し、デビットノート（デビットメモと呼ばれることもあります）は買い手が発行することです。

デビットノートは通常、請求書を受け取る前に送信されますが、クレジットノートは請求書を受け取ったために送信されます。

前者はまた、売り手（まだそれについて異議を唱えるかもしれない）への信用の正式な要求を表しますが、後者は売り手が借りている信用を認めたことを意味します。

クレジットノートが使用されるのはなぜですか？

クレジットノートは、支払いが行われる前または後に発行できます。 タイミングは、請求プロセスのどの時点で問題が発生するかを反映しています。

通常、次のいずれかの理由で発行されます。

請求書エラー

これは、請求書に記載されている誤った価格、誤った製品や注文、または割引やVATに関連する間違いである可能性があります。

注文エラー

お客様のご注文が破損または不正確な場合。 これは、完全に間違った順序から、単にいくつかの小さな問題までさまざまです。

注文の変更

内部的な理由（たとえば、管理上の決定）または外部的な理由（たとえば、購入者の顧客の決定）にかかわらず、購入者は、すでに支払われた、または発注された注文を変更またはキャンセルできます。

顧客の不満

顧客の期待は、彼らが受け取るものと一致しない場合があります。 おそらく、商品が売り手によって誤ってリストされているか、説明されているか、品質の期待を満たしていませんでした。

クレジットノートを発行するシナリオの例

Construction Co.は、通常のサプライヤーであるTruckLtdに3台の大型フラットベッドトラックを注文しました。 150,000ドルの自動請求書がTruckLtdによって発行され、ConstructionCoに送信されました。

残念ながら、請求額には、Truck Ltd.の営業スタッフが約束した10％の割引は記載されていませんでした。

誰かがエラーを検出する前に、支払いはConstruction Co.の経理チーム（割引の問題を知らなかった）によって正常に行われました。 Truck Ltd.はすぐに彼らの間違いに気づき、Construction Coが過払いした金額（$ 15,000）のクレジットノートを発行します。

クレジットノートは、アカウントのバランスが取れるように、両方の当事者によって内部的に記録されます。 次回ConstructionCoがTruckLtd.から購入するとき、クレジットノートは請求書と引き換えられます–クレジット合計から15,000ドルが差し引かれます。

どのようにクレジットノートを発行しますか？

クレジットノートは経理部門によって発行されます。つまり、同じチャネルに沿って通常の請求書が発行されます。

これらは通常、特定の請求書に直接関連付けられているため、それらと同じ電子メールチェーンに保持するのが最善です（会計ソフトウェアでこれが有効になっている場合）。

場合によっては、将来の請求書にリンクすることができます（上記の例のように）。 後者のシナリオは、当事者間の複数のトランザクションが定期的に行われるため、より便利な場合に実行されます。

会計におけるクレジットノート

アカウントにクレジットノートを正確に入力する方法は、使用する簿記システムによって異なります。

単式簿記では、クレジットノートの値は単に顧客の口座に入力する必要があります。 複式簿記では、売掛金の貸方と収益の借方の両方として入力されます。

クレジットノートにはどのような情報を含める必要がありますか？

クレジットノートの情報は、請求書に記載されているものと同様である必要があります。 これも：

• 連絡先の詳細
• 日付の詳細
• 関連する請求書番号
• 支払い条件

クレジットノートに有効期限を設定できますか？

クレジットノートには有効期限があります。 これは彼らの支払い条件に記載されます。 受信者は通常、クレジット残高を使い切るために12か月の猶予があります。

結論

クレジットノートは、会社の簿記プロセスを明確に保つために不可欠なツールです。

これがないと、問題が発生したときに元の請求書を削除し、代わりに別の請求書を発行する必要があります。 これにより、会計および監査プロセスに混乱が生じる可能性があります。

クレジットノートはいくつかの理由で発行されます。 これらは、記載されている請求書の金額の間違いから、購入に対する顧客の不満にまで及びます。

これらは、金融行動監視機構がしばしば要求する証拠です（英国を含む）。 それらはまた、買い手の資金が回収されるという重要な保証を表しています。

文書として、それらは請求書と同じです。 1つの違いは、支払いが処理される前または後に発行できることです。