非営利団体向け VoIP: NGO にとっての主な機能とメリット

非営利団体のリーダーは、寄付者やボランティアとの関係を築き、使命を果たし、コストを抑える方法について悩むことがよくあります。

最も影響力のある決定の 1 つは、電話システムです。

残念ながら、従来の電話サービスは非営利団体を念頭に置いて設計されていません。

従来の固定電話システムは、かさばる機器、柔軟性のない通話ルーティング、機能の制限などにより、限られた予算とボランティアのサポートに依存している組織にとって、利点よりも頭の痛い問題を引き起こすことがよくあります。

電話システムのアップグレードを検討しているが、どこから始めればよいかわからない場合は、Voice over Internet Protocol ( VoIP ) が理想的なソリューションになる可能性があります。 物理的な電話回線を介して電話をかけたり受けたりするのではなく、クラウドを介して通話が接続されます。 必要なのはインターネット接続だけです。

これを読んで、なぜこれほど多くの非営利団体が昔ながらの電話から VoIP システムに移行しているのかを理解してください。

なぜ非営利団体は従来の電話システムを廃止するのでしょうか?

時代遅れの電話システムには、非営利団体の生産性や顧客との関係を妨げる多くの制限があります。 組織が VoIP にアップグレードする主な理由をいくつか紹介します。

1. 高い運用コスト

オンプレミス PBX システムへの初期投資に加え、継続的なメンテナンスと更新により、従来の電話システムは VoIP 代替システムよりもはるかに高価になります。

固定電話ごとに月額料金を支払うと、出費もすぐに増えてしまいます。 ほとんどの非営利団体は非常に厳しい予算で運営されているため、これらの継続的なコストにより、資金が実際の取り組みから不必要に運営コストに転用されます。

2. 柔軟性と拡張性の欠如

従来の電話システムは物理的な電話回線とハードウェアに依存しているため、非営利団体が発展するにつれて内線番号の追加や削除が困難になります。

たとえば、新しいオフィスを開設したり、一時的な募金活動のために電話をすぐにセットアップする必要がある場合、配線の再配線や機器の購入にかかるコストがすぐにかさみ、拡張性が制限されます。

3. 限られた通話処理能力

従来の電話システムのほとんどは、あらかじめ決められた数の物理電話回線に依存しています。 これらすべての回線が現在の通話で占有されている場合、追加の着信通話は長いキューに留まり、ブロックされ、ボイスメールに送信されるか、切断されます。

これは、多くの場合、トラフィックの多い時期に寄付を逃し、重要な取り組みに対する支持者を失望させることを意味するため、中小企業や NGO にとって大きな問題となっています。

4. CRMとの統合が不十分

従来の通信システムは他のシステムから分離して動作するため、通話データが CRM や他のシステムに自動的に取り込まれることはありません。

統合が組み込まれていない場合、チームはすべての通話インタラクションを手動で追跡し、記録する必要があります。これは、人的エラーが発生しやすい非効率的なプロセスです。 貴重なデータは必然的に亀裂をすり抜けてしまい、サポーターにとってはバラバラな体験になってしまいます。

5. セキュリティ上の懸念

従来の電話サービスでは、すべてのハードウェアとインフラストラクチャがオフィス内に設置されているため、保護が困難になる可能性があります。 侵入者や事故によってサーバーが侵害される可能性があり、インフラストラクチャの更新に失敗すると、顧客の機密データが危険にさらされる可能性があります。

VoIP ソリューションは、通話の暗号化を提供して、通信の望ましくない盗聴を防ぎます。 これは、理念主導の組織にとって特に重要です。

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6. 限定的なレポートと分析

ほとんどの旧式の電話システムでは、通話データはほとんど提供されず、着信/発信通話と通話時間の基本的なログのみが提供されます。

通話のピーク時間、応答のない通話、発信元などの詳細な洞察がなければ、改善が必要な領域を特定したり、募金活動や支援活動を強化するためにデータに基づいた意思決定をしたりすることはほぼ不可能です。

クラウドベースの電話サービスは、財政的に責任のある非営利団体にとってより良い選択肢です。 無制限のスケーラビリティ、強化された通話処理、強力な統合を備えた多くの機能を提供します。

非営利団体にとっての VoIP のメリット

非営利組織向けの VoIP 電話システムに切り替えることで、組織はこれらの課題を克服しながら、次のような革新的な利点を得ることができます。

手頃な価格の通信

VoIP 電話システムは通常、従来の電話回線よりもセットアップと継続的なコストが低いため、予算が限られている非営利団体にとって理想的です。

物理的なハードウェアや大規模な配線が不要なため、非営利団体はメンテナンスやインフラストラクチャのコストを節約できます。

高価な PBX への投資や回線ごとの料金を回避でき、VoIP はインターネット接続を使用するため、必要なのは既存のネットワークだけです。 この大幅なコスト削減により、非営利団体が切実に必要としている予算の軽減がもたらされます。

プロのヒント:組織が非課税の場合、さらに多くの節約が可能になります。 VoIP サービスに関連する売上税や物品税の支払いを省略する方法について質問してください。

リモート対応電話機

VoIP サービス プロバイダーはリモート ワーカーをサポートし、チーム メンバーが現場に出ているときや在宅勤務しているときでも接続を維持できるようにします。

これにより、ユーザーはオフィスの物理的な電話から解放されます。 また、通話転送、ソフトフォン、モバイル アプリなどの高度な機能を利用して、チームは必要に応じて互いに連絡を取ることができます。

ドナーエンゲージメントの向上

組織は VoIP システムをアウトリーチやフォローアップ通話に使用して、寄付者に常に情報を提供し、その活動に関与することができます。 通話中に発信者のプロフィールに即座にアクセスできるため、チームはサポーターとの有意義なつながりをより良く育むことができます。

フリーダイヤル番号は消費者の信頼を高めることが証明されており、この番号により、大口寄付者は資金の送金先についてチームと話し合うことができます。

フォローアップは、やり取りを CRM に直接記録することで合理化され、寄付者のロイヤルティとセキュリティを促進するパーソナライゼーションのレベルになります。

SMS メッセージング機能の追加

若い層は電話よりもテキストメッセージを好むため、SMS メッセージングは​​新規の寄付者や潜在的な寄付者を引き付けるための効果的なツールとなっています。

統合された SMS メッセージングは​​、電話や電子メールよりもテキスト メッセージを好むサポーターのコミュニケーション ギャップを埋めます。 クイック一斉メッセージで何千人ものサポーターに即座に通知し、即時行動を促すことができます。これは、直前の募金活動やイベントの最新情報に役立ちます。

チームコラボレーションの強化

グループ チャット、ビデオ会議、ファイル共有などの機能により、チームのコラボレーションが向上し、より効率的なプロジェクト管理につながります。

音声、ビデオ、テキストによるコミュニケーションを 1 つのプラットフォームに統合することで、長距離チームが団結して柔軟に連携できるようになります。 統合システムにより従業員とボランティアが団結し、チームワークが合理化されます。

発達障害または知的障害を持つ成人をサポートするカリフォルニア社会職業サービスが、ビジネスフォン システムを使用して、スタッフを確実かつ一貫して接続し、80 か所の拠点全体で家族や介護者とのプログラムを調整する方法を紹介します。

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非営利団体向けの必須 VoIP 機能トップ 10

非営利団体のコミュニケーションを真に変革するには、次の主要な機能を備えた VoIP システムを探してください。

1. 自動応答

自動仮想受付係が着信者に挨拶し、「寄付するには 1 を押してください」などのメニュー選択肢を提供し、電話を正しく転送します。 自動応答は最小限の人件費で 24 時間 365 日対応し、営業時間外や人員不足の場合でも電話を逃すことがありません。

コールフローは複雑である必要はありません。 あなたのチームは、空き時間や特別な募金イベントに合わせてそれらを調整できます。

2. コールルーティング

インテリジェントな通話ルーティングは、ユーザーの好みやニーズに基づいて通話の宛先を定義します。

特定の通話をボイスメールに送信したり、高額寄付者を口座担当者に直接転送したり、緊急メッセージを携帯電話に転送したりできます。 通話量が急増した場合、オンザフライで通話の指示を適応させたり、特別なイベント用のルーティング ルールを準備したりできます。

3. 電話会議とビデオ会議

音声会議やビデオ会議、画面共有、その他のオプションをリアルタイムで接続できるクラウドベースの電話システムを選択すると、チームは移動コストや交通費を気にせずにどこからでも共同作業できるようになります。

Nextiva などのホスト型 VoIP プラットフォームを使用すると、追加の会議ソフトウェアや電話会議サービスに料金を支払う必要はありません。これらは含まれています。

4. モバイルおよびデスクトップのソフトフォン

ソフトフォンを使用すると、スタッフやボランティアはモバイル デバイスを VoIP システムの拡張機能として使用できるため、どこにいても接続を維持できます。 従業員は、オフィス、自宅、現場など、どこにいても生産性を高めることができます。

5. ボイスメールから電子メールへ

ボイスメールの文字起こしを行うと、手動でダイヤルインしてメッセージを確認する必要がなくなります。 電子メール アラートによりスタッフに新しいボイスメールが通知され、音声からテキストへの変換により、内容が受信トレイに直接書き出され、すぐに確認できるようになります。

これにより、チームはより迅速に対応できるようになり、メッセージが漏れることがなくなります。

6.SMS通信

統合された SMS により、電話、電子メール、テキストなどの好みのコミュニケーション チャネルを通じて、サポーターとのつながりがよりスムーズになります。

イベントのリマインダー、寄付の確認、その他の通知をビジネスフォン システムから直接テキスト メッセージで送信することで、より多くの視聴者にリーチできます。

7. 自動音声応答 (IVR)

VoIP 電話システムの主な機能の 1 つは、音声コマンドまたはキーパッド入力を介して発信者と対話できる機能であり、情報にアクセスしたり特定のタスクを完了したりするためのセルフサービス オプションを提供します。

IVR メニューをカスタマイズして、次のようなタスクを簡素化します。

• コールバックをリクエストする
• 道順やサポートの詳細を確認する
• ボランティアになる方法を学ぶ
• 支払い情報の取得

さらに、IVR は従業員を拘束することなく、24 時間年中無休のセルフサービス オプションを提供します。 事前に基本情報を収集すると、発信者をより効率的に担当者にルーティングし、顧客エクスペリエンスを合理化することができます。

8. 通話分析とレポート作成

堅牢な通話分析により、通話量、待ち時間、放棄通話、話中信号などが一目でわかるようになります。

トレンド レポートは、使用パターンを明らかにして、より適切なリソース プランニングを提供します。どのコール ソースが最適な ROI を提供するかを把握し、KPI に影響を与える前に問題を積極的に特定します。

9. CRM統合

CRM と電話システムをリンクすると、自動通話記録と発信者情報の画面ポップが有効になり、スタッフは通話中に発信者のプロフィールに即座にアクセスできるようになります。

CRM はインタラクションを自動的に記録し、記録を単一のソリューションに整理して保管します。

10. 通話の録音と文字起こし

通話を録音すると、紛争の解決、サンプル通話による新入社員の早期オンボーディング、法的責任のリスクの軽減、特別な発表や面接の永久記録の保存など、貴重な機会が生まれます。

文字起こしによってコンテンツが検索可能になり、AI がインタラクションを分析してチームのパフォーマンスを向上させることができます。

非営利団体向けのトップクラスの VoIP プロバイダー

VoIP ソリューションを評価するときは、次のような非営利団体を念頭に設計されたプロバイダーを必ず考慮してください。

1.ネクスティバ

Nextiva は、信頼性と包括的なコミュニケーション ソリューションで知られており、音声、ビデオ、テキスト、インスタント メッセージング、CRM 統合を含む完全なツール スイートです。

Nextiva は、非営利の生産性とコミュニティとの関係を強化することを目的としたトッププロバイダーとして際立っています。 業界をリードするそのプラットフォームは、強力な VoIP 機能、簡単な CRM 統合、無制限の拡張性、最高の信頼性を通じて、以前の通信制限を克服します。

Nextiva は、クラウドベースのプラットフォームとして、時代遅れのシステムを悩ませるセキュリティ リスクやメンテナンス コストも排除します。 真のスケーラビリティとは、サービスの中断や予期せぬコストを発生させることなく、キャンペーンや急成長に簡単に適応できることを意味します。

G2 評価: 5 点中 4.5 (2,896 件のカスタマー レビュー)

2.クリスプコール

ユーザーフレンドリーなインターフェイスと手頃な価格で知られる KrispCall は、通話、SMS、CRM 統合のための統合プラットフォームを提供し、さまざまなコミュニケーション ニーズを持つ非営利団体にとって多用途の選択肢となっています。

G2 評価: 5 点中 4.4 (カスタマー レビュー 21 件)

3. テルツィオ

Telzio は、価格設定のシンプルさと透明性を重視した、シンプルでスケーラブルな VoIP ソリューションを提供し、無制限のユーザーと内線番号を備えたフル機能の電話システムを提供します。

G2 評価: 5 点中 4.2 (カスタマー レビュー 3 件)

4.ヴォナージュ

Vonage Business は、 UCaaS ソリューションとコンタクト センター機能を組み合わせ、組織と顧客間のつながりを強化することを目指しています。 非営利団体は、ユーザー数、必要な通話機能、統合要件に基づいてサービス レベルを選択できます。

G2 評価: 5 点中 4.3 (カスタマー レビュー 437 件)

5. 8×8

8×8 は、統合された UCaaS および CCaaS システム内で通信の安全性、準拠性、可用性を維持することを優先します。 非営利団体は、高度な分析を活用してチームのパフォーマンスを最大化しながら、エンゲージメント チャネルを一元化できます。 ただし、 8×8 には Nextiva が提供する機能の数が不足しています。

G2 評価: 5 点中 4.1 (656 件のカスタマー レビュー)

あなたの非営利団体にはより良い電話システムが必要です

時代遅れの電話システムは、特に資金繰りに困っている非営利団体や NGO にとって問題となっています。 それらは成長と関与の機会の逸失につながり、非営利組織が環境や人道に与える影響を妨げる可能性があります。

ただし、機能が豊富なユニファイド コミュニケーション VoIP プロバイダーにアップグレードすることで、組織はコスト削減、柔軟性、モビリティ、および堅牢な通話処理機能を実現できます。

Nextiva に移行することで、非営利団体はコミュニケーションを最新化し、より効率的に運営できるようになり、移行は簡単です。

Nextiva の信頼性の高いサービスにより、通話切れや通話品質の曖昧さがないことが保証されます。これは、募金活動や支援活動に欠かせないものです。 Nextiva は、エンタープライズ グレードの VoIP 、予算に優しい価格設定、実践的な導入サポートにより、これらの運用ニーズをサポートします。

非営利団体は有意義な関係を強化するために Nextiva に注目しています。 全国規模の無制限の通話とテキストメッセージにより、全員が 1 か所でつながることができます。

直感的な通話処理により、顧客、ボランティア、パートナーのニーズに合わせて各やり取りがインテリジェントにルーティングされます。 通信をクラウドに移行すると、限られたリソースをミッションの推進に費やすことができるようになります。

堅牢な機能、直感的な操作、優れた信頼性を手頃な料金で手に入れましょう。 非営利団体向けに特別に構築された Nextiva の VoIP ソリューションで未来を受け入れることで、古い電話システムの悩みから解放されます。

肝心なのは、Nextiva が今日の非営利団体の成長と維持を支援しているということです。 あなたの組織、ボランティア、コミュニティはあなたに感謝するでしょう。