休暇申請メールの書き方 (+ ヒントと例)

次の休暇を予約する前に、上司に尋ねることを忘れないでください。

当然だ――そう言うかもしれない。

しかし、従業員の中には上司に正式に休暇を申請するのが難しい人もいます。

したがって、この記事では、次の方法に関するサンプル、例、ヒントを説明します。

• 休暇申請のメールを書いて、
• 通信では要点をまっすぐに伝え、
• 休職届ではプロフェッショナルな雰囲気を維持してください。

それでは始めましょう。

• 休暇申請メールは、従業員が上司またはマネージャーに宛てて書面で休暇を申請するものです。
• 専門的な休暇申請の重要な要素には、簡潔な件名、挨拶、休暇日の言及、人事への CC の送信、不在中に誰があなたの仕事を引き継ぐのかを明記すること、および承認が含まれます。
• 休暇申請メールが承認される可能性を高めるには、プロフェッショナルな口調を維持し、単刀直入に本題に入り、休暇申請メールの最も適切なサンプルを使用します。
• 休暇申請は 1 日または 1 週間に限定されません。 会社の方針に応じて、半日休暇や数か月にわたる長期休暇を求めることができます。

休暇申請メールとは何ですか?

休暇申請メールは、仕事用メールを通じて上司、上司、マネージャーに送信される正式な書面による休暇申請です。 会社のポリシーに応じて、休暇を希望する時間の数日または数週間前に休暇申請メールを送信する必要があります。

同様に、会社の方針により、雇用主が従業員に休暇の理由（友人や親戚を訪問するなど）、またはその他の理由について言及するよう求めるかどうかが決まります。

次のセクションでは、次回の休暇申請メールに説得力を持たせるためのサンプル、例、手順、ヒントをすべて紹介します。

なぜなら、「はい」とは言いやすく、「いいえ」とは言いにくいような書き方で休暇申請書を書いたほうが、上司が休暇申請を受け入れる可能性が高くなるということを覚えておいてください。

休暇申請メールの重要な要素は何ですか?

休暇申請メールの主な要素は次のとおりです。

1. 簡潔な件名、
2. 上司宛のご挨拶、
3. 休暇日について簡単に説明すると、
4. の説明 不在時の仕事量の管理方法
5. あなたの役職、部門、役職、名前、姓、またはその他の関連する詳細を含むサインオフおよび連絡先情報、および
6. 人事および関連する同僚の仕事用電子メールを含むCC 。

これらの側面をカバーしている限り、休暇申請メールは適切なものになります。

休暇申請メールの書き方

休暇を申請するために書くことは、遅かれ早かれ習得する必要があるスキルです。

しかし、すべての企業が休暇申請書を作成する際に同じアプローチをとっているわけではありません。

今後のセクションでは、次回の休暇申請メールを作成するためのステップバイステップのガイドを提供します。

ステップ #1: 簡潔な件名を書く

自分のメールを上司の受信箱で目立つようにしたいと考えています。 したがって、件名はできるだけ簡潔にしてください。

説明のために、次のサンプルのいくつかを試すことができます。

• 休暇申請 — [休暇申請日 + あなたの名前]、
• 年次休暇申請 — [休暇申請日 + お名前]、または
• 休暇申請 — [休暇申請日 + お名前]。

上司とより正式な関係がある場合は、件名にあなたの名前と姓を挿入することをお勧めします。

いずれにせよ、言葉が多かったり曖昧な休暇申請をすると、上司が休暇申請を無視してしまう可能性があるため、注意が必要です。

ステップ 2: 上司に適切に挨拶する

簡潔な件名を書き終えたら、すぐに上司に敬意を持って挨拶する必要があります。

この場合、公式でも非公式でも構いませんが、次の例のようにシンプルにしてください。

• 「[マネージャーの名前] 様」 — よりプロフェッショナルな挨拶、または
• 「やあ、[マネージャーの名前]」 — よりカジュアルな挨拶として。

とにかく、この部分にはあまり長引かないでください。 マネージャーの名前さえ分かれば、素晴らしいスタートが切れます。

その後、次のような短い言葉で一般的な礼儀を表現できます。

• 「あなたがうまくやっているといいのですが」
• "ご健勝のことと存じます、"
• "お元気ですか？"、
• 「こんにちは」または同様の表現。

ただし、このやり方の部分の表現は、メールの種類によって異なります (これについては後で詳しく説明します)。

ステップ #3: 休暇日について言及する

雇用主に最新情報を知らせるために、休暇申請メールの挨拶部分の後の次の文で休暇日について言及してください。

以下に、実証済みの例をいくつか示します。

• 「[休暇申請日]を休みたいのですが。」
• 「[休暇申請日]に年次休暇を取りたいのですが。」
• 「次の日程で休暇を申請したいのですが：[休暇申請日]。」

業務用メールに実際に休みたい日付が含まれていれば、休暇申請メールは終わりに近づいています。

ステップ #4: 不在中に誰があなたのワークロードを引き受けるかを明記する

長期の休暇申請メールや緊急のメールの場合は、休暇中に仕事量がどのように管理されるかを 1 ～ 2 文で説明する必要があります。 これは、あなたが自分の仕事に熱心であり、物事をスムーズに進めたいと考えていることを示しています。

これを行う方法の例をいくつか示します。

• 「お客様がサービスの低下を感じないよう、私が不在の間、[同僚の名前と姓] が私の仕事量の一部を引き受けることをお知らせいたします。」
• 「私の現在のタスクはすべて、休暇が終了するまで再スケジュールされており、仕事に戻ったら引き続き作業することをお知らせします。」
• 「[同僚の名前と姓] は、私が休暇を取っている間、私の仕事のいくつかを処理してくれるでしょう。」

通常、休暇の理由を説明する必要はありません。 ただし、1 ～ 2 日前に休暇を申請する場合は、申請が承認されるかどうかに影響する可能性があるため、その理由を上司に伝えたほうがよいでしょう。

ステップ #5: 専門的に承認する

仕事全般に言えることですが、休暇申請のメールを送信するときは、上司に対して敬意を持って送信してください。

メールを終了するにはいくつかの方法があります。

• 「私のリクエストを検討していただきありがとうございます。 [あなたの名前、姓、電話番号]」 - より正式な電子メールの場合、または
• 「すぐにご連絡ください [あなたの名前と電話番号]」 - あまり形式張らないメールの場合。

休暇申請メールに関してマネージャーから直接連絡したい場合に備えて、常に電話番号を残してください。

ステップ #6: 人事 (およびその他の関連する同僚) を CC に入れる

最後になりましたが、あなたのリクエストについて人事部門に通知し、できるだけ透明性を高めてください。 そうすれば、上司がメールを見逃したり、何か問題が発生したりした場合でも、時間通りに休暇を申請したことを示すメールが手元に残ります。

休暇中に最新の情報を把握しておく必要がある最上級の人事スペシャリストまたはその他の関連担当者に CC を送信することをお勧めします。

ただし、個人的なメールではなく、仕事用のメールを含めることを忘れないでください。 個人的に知っている人もいるかもしれないので、仕事用のメール アドレスと個人用のメール アドレスを簡単に混同してしまう可能性があります。

結局のところ、メールが他の人に関係する場合は、CC を送信することがベスト プラクティスとなります。

休暇申請メールのサンプルと例

これらすべての情報をまとめるために、専門家の休暇申請の 9 つの例とサンプルを、新鮮な専門家のアドバイスと組み合わせて見ていきます。

例 #1: 単純な休暇申請メール

シンプルな休暇申請メールはその名の通りです。 リクエストを 4 文以内で素早く簡単に伝えます。

このタイプの電子メールの例を次に示します。

TemPositions Group of Companies の人事ディレクター、Sally Ahmed 氏は、タイトル、挨拶、理由を含むシンプルな休暇申請メールの基礎について次のように説明しています。

「いつものようにマネージャーに挨拶し、希望の日付を伝えます。 また、旅行前に専門的にどのような準備を行ったか、チームの他の誰が不在時にサポートできるかに留意することも重要です。」

例 #2: 非公式の休暇申請メール

あなたと上司が何年も一緒に働いているため親しい場合は、非公式の休暇申請メールが最も効果的かもしれません。

このタイプの非公式メールの例を次に示します。

Z Branding の CEO である Kraig Kleeman 氏は、非公式の休暇申請メールにはリラックスした口調で接するべきだと述べています。

「リクエストに個性を加えてください。 友人とのカジュアルな会話のように、計画を簡単に共有します。 リラックスしたフレンドリーな口調を保ちながら、日付を変えることを忘れないでください。」

例 #3: 正式な休暇申請メール

上司のことをよく知らない場合、または会社が正式なメールを推奨している場合は、正式な休暇申請メールを書きましょう。

このタイプの電子メールの例を次に示します。

サリー・アーメッドさんは、正式な休暇申請メールは他の種類のメールよりも公式なものであるべきだと考えています。

「要求された日の概要を説明するときは、要点を端的に伝えるプロフェッショナルな口調を維持してください。 敬意を持って承認し、追加の質問があればマネージャーにフォローアップしてもらいます。」

例 #4: 休暇申請メール

休暇申請メールは、非公式と正式な休暇申請の 2 種類を組み合わせたものです。

以下にその方法を示します。

件名:休暇申請 — [休暇申請日とあなたの名前]

こんにちは、[マネージャーの名前]、

市外で休暇を予約する予定なので、[休暇申請日] を休暇として承認してもらえないでしょうか?

すぐに休暇を予約できるよう、私のリクエストを承認していただければ幸いです。

すぐに話してください、

【お名前と電話番号】

経験則:休暇申請レターのトーンは、上司の親しみやすさと二人の仲の良さによって決まります。メールを作成するときは、それを考慮することを忘れないでください。

例 #5: PTO リクエスト電子メール

PTO と休暇は同じではないため、ある時点で休暇申請メールの代わりに PTO 申請メールを作成することもできます。 簡単に言うと、PTO は有給休暇の略で、雇用主が費用を支払う休暇です。 対照的に、休暇は無給になる場合があります。

今回の休暇申請メールの実際の動作は次のとおりです。

Kraig Kleeman 氏は、PTO リクエストの電子メールに関しては、組織のポリシーに従うことの重要性について語ります。

「会社の有給休暇ポリシーをシームレスにナビゲートします。 日付や関連する詳細を含めて、PTO リクエストを明確に表現してください。 ここではコンプライアンスが非常に重要であり、休暇を組織のガイドラインに確実に準拠させる必要があります。」

例 #6: 休暇申請メール

時には、リラックスしたり、用事を済ませたり、緊急事態に対処したりするために 1 日が必要な場合があります。 言い換えれば、一部の企業ではプライベートな日を許可していますが、念のため人事またはマネージャーに確認してください。

ただし、多くの場合、電子メールで休暇を申請するのが最善の策です。

休暇申請メールのサンプルは次のとおりです。

いずれの場合も、会社のポリシーを確認して、何日前に休暇を申請する必要があるかを確認してください。 たとえば、組織によっては直前のリクエストを許可していない場合があります。

例 #7: 長期休暇申請メール

また、1 日や 1 週間の休みでは済まない場合もあります。 このような場合には、長期休暇の申請メールが役に立ちます。

長期休暇を申請するときは、休暇が承認される可能性を高めるために、申請の背後にある理由を説明すると役立ちます。

その方法は次のとおりです。

長期休暇の申請メールが届くことはまれですが、必要な場合もあります。 クレイグ・クリーマン氏は、休暇が仕事に影響を与えるかどうか、そして関係者全員にとって物事を楽にする方法を検討する必要があると述べています。

「長期休暇中にコミュニケーションを高めましょう。 詳細な旅程を作成して興奮を共有し、延長された日程を強調し、潜在的な仕事への影響について透明性を持って話し合います。 チームのスムーズな移行を保証し、理解とコラボレーションを促進します。」

例 #8: 休暇のリマインダー電子メール

休暇リマインダー電子メールは、上司がすでに承認した休暇について上司に通知するために役立ちます。

休暇リマインダーメールの例は次のとおりです。

忙しさによっては、上司があなたの休暇を承認したことを忘れてしまう可能性があります。 念のため、承認された休暇が始まる数日前に休暇のリマインダーを送信してください。

例9: 繰越休暇日数のリクエスト

雇用主によっては、従業員が今年の未消化の有給休暇を翌年に繰り越すことを許可している場合もあります。

この場合、繰越休暇日数リクエストを作成する必要があります。使用できる簡単なサンプルを次に示します。

承認された休暇の再スケジュールを要求するメール

計画は常に私たちが望んでいるようにうまくいくとは限りません。

したがって、場合によっては休暇のスケジュールを変更する必要があるかもしれません。このセグメントでは、今すぐ使用できるサンプルを使用してその方法を説明します。

個人的な予定の変更による再スケジュールのリクエスト

個人的な理由で計画が変更された場合は、この休暇申請メールのサンプルを使用して休暇のスケジュールを変更できます。

緊急の仕事が入ったためにスケジュールの変更をリクエストする

休暇の航空券を予約しているときに緊急の仕事が入った場合は、すぐに上司にその旨を伝えることをお勧めします。

このような再スケジュールリクエストの例を次に示します。

緊急のためスケジュール変更をリクエストする

錆びたパイプの水漏れによりアパートが浸水したり、子供が病気になったりするなど、承認された休暇のスケジュールを変更しなければならない緊急事態が後を絶ちません。

これをスムーズに実行するには、次の再スケジュール電子メールのサンプルを使用します。

休暇申請のヒント

休暇を申請するときに上司と面と向かって話すことを好む人もいます。 しかし、上司はあなたが口頭で休暇を申請したことを忘れてしまい、意図せずしてあなたにトラブルを引き起こす可能性があります。

より安全なオプションは、休暇申請メールを書くことです。 ここでは、電子メール リクエストを作成するための、専門家によるテスト済みのヒントをいくつか紹介します。

• 何があってもプロフェッショナルなトーンを維持し、
• くだけた言葉の使用は避けてください（上司と長年の知り合いでない限り）。
• 特定の状況に最も適した休暇要求メールを使用してください(例: 休日要求、PTO 要求、繰越休暇要求)。
• 単刀直入に本題に入ります— 前置きが長くなりすぎないようにしてください。
• メールの内容を示す簡潔な件名を書き、
• 休暇申請を送信するときは、個人用の電子メールではなく、仕事用の電子メールを使用してください。

人事部長のサリー・アーメッド氏は、他人への配慮をしながら書いていれば、この取り決めはそれほど重要ではないと述べています。

「形式に関係なく、主なポイントは、不在中の仕事量について明確かつ簡潔に配慮することです。これにより、上司が不在中にあなたの無事を祈りやすくなります。」

休暇申請に関するよくある質問

このセクションでは、休暇の申請に関する最も一般的な質問のいくつかについて説明します。

休暇申請メールを書くことが重要なのはなぜですか?

休暇申請のメールを書くことは、痕跡が残るため非常に重要です。 簡単に言うと、あなた、上司、人事チームはあなたの書面による休暇のことを知っているので、あなたが休暇を申請したかどうかについて誤解が生じる余地はありません。

休暇申請メールはどれくらい前に送信すればよいですか?

経験則としては、会社のポリシーを確認して、何日前に休暇を申請する必要があるかを判断することです。 しかし、一週間の休暇をとる予定だとします。 その場合、休暇予定の 2 ～ 3 週間前に休暇申請を送信することをお勧めします。

半日休暇を希望する休暇申請メールを送信できますか?

それは会社の休暇ポリシーによって異なります。 半日休暇を取得できる企業もあれば、取得できない企業もあります。 したがって、人事部または上司に確認することをお勧めします。

休暇申請メールが拒否された場合はどうなりますか?

上司は繁忙期を理由に休暇を拒否するかもしれません。 上司があなたに不当な扱いをしたと感じた場合は、問題を人​​事部にエスカレーションできます。 しかし、休暇申請のメールが期限までに届かなかった場合は、上司が休暇申請を受け入れなかったのがあなたのせいかもしれません。 後者の場合は、休暇の別の機会を待って、タイムリーに発送してください。

Clockify で休暇申請を行う方法

休暇の気分を高め、計画どおりに休暇を取得するには、PTO と Clockify のような休暇トラッカーを使用できます。

Clockify で休暇をリクエストするには、次の操作を行うだけです。

• 病気休暇、休暇、休暇、有給休暇を取得しているかどうかをマークします。
• 出発予定の期間を選択し、
• マネージャーへのメモを追加します(オプション)。
• 送信を押します。

上司は休暇申請を承認するための電子メールを即座に受け取ります。

マネージャーが休暇申請を承認するかどうか決定するとすぐに、詳細が記載された通知が届きます。

このようにして、あなたとあなたの会社は、電子メールの送信に費やす大量のやり取りを節約できます。 さらに、Clockify の休暇機能を使用すると、使用した休暇と未使用の休暇をすべて 1 か所にまとめておくことができます。

時間管理ツールを使用して、有給休暇やその他の休暇申請の追跡を開始します。今すぐ Clockify にサインアップしてください。