ビジネステキストメッセージエチケットの究極のガイド

あなたがビジネスのためにテキストメッセージを送っているなら、あなたは一人ではありません. Statista によると、2004 年にアメリカ人は 560 億件のテキスト メッセージを送信しました。 2012 年までに、その数字は 2 兆 1,090 億でした。 実際、アメリカ人は月に平均 460 件のモバイル メッセージを送信していますが、そのすべてが余暇のためというわけではありません。

ここ数年、企業は SMS メッセージングを使用して顧客に連絡しており、今では上司、チーム メンバー、見込み客、同僚にテキスト メッセージを送信することがより一般的になっています。 しかし、問題があります。

友達にメッセージを送るのは、絵文字や略語が特徴のカジュアルな行為です。 ビジネスシーンでは通用しません。

連絡先に迷惑をかけたり、気分を害したりしたくない場合は、ビジネスでのテキスト メッセージのエチケットのルールを学ぶことが重要です。 このガイドが役に立ちます。

1. 略語を避ける

単一の SMS を送信する場合、メッセージを伝えるには 160 文字しかありません。 これが、ほとんどの人が略語を使用する理由です。 これにはいくつかの問題があります。

• 略語はカジュアルに見え、ビジネスライクではありません
• 一部の同僚 (特にかなり年上の場合) は、略語を理解できない場合があります。
• 一部の略語は文化の境界を越えない場合があります。これは、多言語チームで作業している場合に問題になります

同じ主題に関して、いくつかの略語は明確に禁止されています。 ビジネス会話でWTFを完全に言いたくない場合は、ビジネステキストメッセージに入れないでください.

ほとんどの場合、特に優れたオートコンプリート機能を備えたモバイル キーボードを使用している場合は、単語全体を入力するのと同じくらい簡単です。

2.絵文字を避ける

ビジネスでのテキスト メッセージのエチケットの 2 つ目のルールは、非常にカジュアルな顔文字を避けることです。 確かに、テキスト メッセージのトーンを和らげるのに役立ちますが (これについては後で詳しく説明します)、ビジネスライクではなく、使用しても人々はあなたを真剣に受け止めません。 全員が 10 代のグループと一緒に仕事をしている場合を除き、昔ながらの言葉に固執してください。

3. トーンに注意する

タイプされたメッセージの問題点は、トーンが伝わりにくいことです。 素っ気なく聞こえがちなビジネス用メールの場合は、さらに困難です。 時間をかけてメッセージを作成し、受信者の気分を害することなく言う必要があることを伝えます。

その際、すべて大文字で入力することは避けてください。 電子メールやソーシャル メッセージングと同様に、これは叫び声と見なされ、受信者を苛立たせるだけです。 ビジネス上の連絡先に面と向かって大声で叫ばないのと同じように、テキストでも大声で叫ばないでください。

4. 言語を確認する

ビジネス用のテキスト メッセージを作成するときは、スペル、文法、句読点に注意してください。 スペルミスや不適切な句読点は、悪い印象を与えます。

送信する前に、メッセージを校正してエラーを排除してください。 オートコレクトとオートコンプリートの失敗に特に注意してください。 入力内容に注意を払い、修正内容が実際に意図したとおりであることを確認してください。

同様に、音声でメッセージを送信する場合は、送信する前にメッセージを確認してください。実際に正しいという保証はありません。

結論は？ 手紙、電子メール、またはテキスト メッセージを書いている場合でも、エラーのないビジネス コミュニケーションを常に心がけてください。

5.受取人を確認する

誤って間違った人にテキストを送信したのは私だけではないと確信しています. 電話のこれらの自動提案機能は優れていますが、連絡先に似た名前があると混乱を招く可能性があります。 送信する前に、メッセージが適切な人に送信されていることを確認してください。 そうすれば、時間を無駄にしたり、間違った人に誤って内部情報を送信したりすることはありません.

6. メッセージに署名する

ビジネスのテキストメッセージの状況では、受信者があなたの連絡先の詳細を知っているかどうかを確認することはできません。 あなたが誰であるかを知らない場合、メッセージを無視する可能性があります。 そのため、メッセージの最後に自分の名前またはイニシャルを追加して、送信者が誰であるかを明確にします。

7.許可を得る

他のコミュニケーション手段よりもテキストを好むビジネス プロフェッショナルはわずか 4% です。 許可を求めて、ビジネス コミュニケーションにテキストを使用しても構わないと思っている人にのみ送信してください。 (ヒント: 連絡先にテキスト メッセージを送信し、彼らが電子メールで応答する場合、それは彼らがビジネス用のテキスト メッセージを好まないことを示しているので、テキスト メッセージを送信するのをやめてください。)

これは、グループ テキストにも適用されます。 グループ メッセージングは​​すぐに騒がしく迷惑になる可能性があるため、最初のテキストを送信する前に、連絡先グループにユーザーを追加する権限があることを確認してください。 この Huffington Post のグループ メッセージに関するガイドには、他にも役立つガイドラインがいくつかあります。

8. 正しいメッセージを送る…

私たちはテキストメッセージが大好きですが、情報を伝えるのに常に正しい方法とは限りません。 特にビジネスの場合は、最も適切なコミュニケーション方法を使用してください。 特定の問題で電子メールが必要な場合は、電子メールを送信してください。これにより、やり取りの永続的な記録が得られます。 そして、電話をかけた方がよい場合は、電話をかけます。

テキストで送信してはいけないメッセージの種類もあります。 パートナーとメールで別れることはないでしょう (そうする人もいますが、かなり失礼です)。ビジネスでも同じことをしないでください。

仕事を辞めたり、誰かを解雇したり、パフォーマンスレビューを提供したり、否定的なことをしたりするためにテキストを使用することは避けてください. この種のフィードバックは、面と向かって与えるのが一番です。

Business Insider は、会議の時間や場所を変更するためにテキスト メッセージを使用しないことを提案しています。 これらの変更は見逃されがちです。特に、電話をあまりチェックしない同僚がいる場合はなおさらです。

とはいえ、テキスト メッセージがコミュニケーションの完璧な形である場合もあります。 緊急事態が発生し、それが人々に連絡する最善の方法である場合は、テキスト メッセージを送信します。

9. … 適切なタイミングで

夜や週末を楽しんでいる最中に、仕事用のメールを受け取ったことはありませんか? それはあなたのバランスを崩しましたか？ はいと答えたなら、あなたは一人ではありません。 そのため、ビジネス用のテキストメッセージを営業時間内に保つことが重要です。

信じてください、あなたの通知が真夜中に届いた場合、あなたの連絡先があなたの番号をブロックするまでそう長くはかかりません.

それはあなたのビジネス関係を助けません。

10. 一度で十分

テキストを送信したら、その人がすぐに応答しない場合は再送信しないでください。 それは、その人が自分の電話をチェックしていないことを意味します. それは起こるでしょう、そしてそれはテキストで会議時間を変更することを避けるもう一つの理由です. あなたが心配し始める前に、受信者がメッセージを受け取るのに十分な時間を与えてください。 そして、これが定期的に発生する場合は、ルール 7 を参照してください。この特定の同僚にとって、メールは適切なコミュニケーション方法ではない可能性があります。

11. 会議中はメールしない

部屋で何が起こっているかに注意を払っているはずのときに、テキストメッセージを送信しないでください。 会議中でも、対面でビジネスについて話し合っているときでも、プレゼンテーションを見ているときでも、携帯電話の前で前かがみになり、こっそりテキスト メッセージを送信するのは失礼なことです。 あなたがプレゼンテーションをしているときに他の人がそれをすると気分を害するので、他の人にはしないでください。

12.緊急措置

メッセージを確認する必要がある場合もあります。 その場合、ビジネスの機会に携帯電話をチェックする必要がある緊急事態があるかどうかを人々に知らせてください。 事前の警告は通常、羽毛の波打ちを滑らかにし、携帯電話の大きな振動によって人々が驚かれるのを防ぎます。

これらのルールに従えば、ビジネスのテキスト メッセージのエチケットを有利に始めることができます。 ビジネステキストメッセージについて何があなたを悩ませていますか? どのようなヒントを追加しますか?