簿記をしながら時間を追跡する
公開: 2022-05-07あなたが会計事務所であろうと、会社のCFOであろうと、あなた自身の中小企業であろうと、簿記は大きな仕事です。 時間の追跡は責任の1つに過ぎず、ストレスを最小限に抑える責任の1つである必要があります。 これらの簡単なアドバイスで、簿記中の時間を追跡することは、あなたが自動的に始めた習慣になる可能性があります。 同時に、それは他の責任とシームレスに融合し、あなたの仕事をずっとスムーズで簡単にします。
会計士（および会計士になる必要のある人）にとっての最大のハードル
正確に何を追跡する必要があるのか疑問に思われるかもしれません。 または、これを読んで、すべての道がカバーされていることを確認します。
まあ、簡単な答えは、当然のことながら、すべてです。
やや長い答えは、一般的に簿記と会計に多くの仕事が入るということです。 事務処理、相談、会議、通勤などがたくさんあります。 そして、あなたの仕事がこの種の多様性を要求するとき、あなたがあなたの時間がどこに行くかを監視したいと思うのは論理的です。
そうすることで、短縮、排除、またはより多くの時間を必要とする可能性のあるプロセスがあるかどうかを知ることができます。 時間追跡は、ワークフローを分析および改善するための確かな出発点となるだけでなく、すぐに圧倒されているかどうかも示します。
このセクションでは、追跡する必要があるかどうかわからない可能性のあるいくつかの一般的なプロセスを見ていきます。
複数のプロジェクトに取り組んでいる/同時に複数のクライアントと一緒に
会計事務所やクライアント数の多い他の企業が、1日に複数のケースを処理していることに気付くのは珍しいことではありません。 さまざまなケースで並行して作業するということは、予期しないクライアントの電話や緊急会議を受信することを意味します。これは、今すぐ解決する必要のある緊急の問題です。
これらのタイプのタスクに関しては、タスクに切り替えがあったときに脳がどのように動作するかについての貴重な情報を提供するという理由だけで、タスクを追跡する必要があります。 監査のための事務処理を準備するには、1つのタイプの焦点が必要であり、IRSから電子メールを受信したばかりのクライアントからのパニックコールでその作業が中断された場合は、別のレーンに注意を向ける必要があります。 そして、そのシフトだけでも、信じられないかもしれませんが、多くの脳のエネルギーが必要です。 アジャイル開発では、コンテキストスイッチングとしても知られています。 したがって、新しいタイプのタスクに順応するのにどれだけの時間が正確にかかったかを知って、そのような緊急の場合の回避策を見つけようとします。
コンサルトコールに多くの時間を費やす
これは多くの会計士にとって大きな要因です。 ほとんどの場合、実際のワークロードの一部は、アドバイスが必要な既存のクライアントまたは臨時のクライアントとの電話相談に使用されます。 それでも、時間追跡はそれらの発信者をチェックするための良い方法です。
月末に、誰が最も連絡を取り合ったか、どのような理由で、各通話にかかった時間を確認できます。 たとえば、Clockifyは、将来の分析に必要なすべての情報を保存するのに役立ちます。 いくつかの簡単な手順のプロセスは次のとおりです。
- クライアントが電話をかけたら、デジタルトラッカーでタイマーを開始します。
- メモのセクションに、名前や電話をかける最初の理由などの重要な情報を追加します。
- 関連する質問が表示されたら、それらを箇条書きとして追加できます。
- 通話が終了したら、タイマーを停止するだけで、入力が完了します。
- しばらくすると、ラベルを作成して、アーカイブを容易にするために最もよくある質問を分類できます。
このように、Clockifyのようなデジタルタイムトラッカーは、追跡できなくなる可能性のある追加のメモ取りプログラムやGoogleドキュメントの必要性を排除します。 1つのコンパクトなスペースで、誰が電話をかけたか、電話がどれくらい続いたか、どのような質問がされたか、電話の料金をいくら請求できるかを確認できます。
「クライアントホッピング」
1日を通してさまざまなクライアントをカバーすると、単にうまく機能する人もいます。 また、各クライアント、中小企業、または会社の簿記に費やした時間を追跡しない限り、サービスの請求に関しては簡単に正確性を失う可能性があります。 これは必然的に時間の丸めにつながりますが、これは主に当て推量に依存しています。
あなたがデジタルタイムトラッカーを選ぶとき、あなたの側で実際に多くの努力はありません。 特に、Trello、Zoho、Quickbooks、さらにはブラウザ拡張機能など、すでに使用しているソフトウェアと簡単に統合できるものです。 時間の追跡はクリックで開始および終了します。 そしてその見返りに、これ以上推測することはありません。
クライアントとプロジェクト間の移行ははるかに簡単になります。
ClockifyがタイマーをTrelloカードと統合する方法の例
書類の配達、公証などに時間を費やす。
現在、多くのプロセスがデジタル化されていますが、書類を直接提出している国を見失うことはありません。 ほとんどの会計事務所には、さまざまな契約業務のために公証人や公証人に行くことを担当する従業員がいます。
したがって、1人が承認または処理のために書類を準備するときに時間を追跡する一方で、もう1人は配達の時間を追跡する必要があります。 これには、通勤に費やした時間、列に並んで待機している可能性がある時間、さらには交通渋滞に巻き込まれている時間も含まれます。 GPSオプションを備えたタイントラッカーは、場所と名前を手動で入力するという追加の手順を排除するため、これらの場合にもうまく機能します。
Clockifyによる簿記の追跡
2番目のセクションでは、タイムトラッカーが上記のすべての側面でどのように役立つかを説明します。
すべてのクライアントの作業を「プロジェクト」として扱います
Clockifyのようなデジタルタイムトラッカーを使用すると、クライアントごとに1つのプロジェクトを設定するオプションがあります。 また、このソフトウェアは、さまざまな業界の大企業、フリーランサー、および中小企業に対応することを目的としているため、幅広い機能を備えています。 これだけでも、時間追跡にアプローチする方法に大きな自由と柔軟性がもたらされます。 例えば：
- すべてのクライアントに対して新しいプロジェクトを開き、クライアントをプロジェクトページに追加できます。
- 特に定期的なクライアントのために、繰り返されるプロジェクトのテンプレートを作成できます。
- 各プロジェクトは、独自の期限を持つタスクに分割できます。
- タイムシートは、毎日の進捗状況がすべての人に見えるようにします。
- カスタムタグは、後で簡単にレポートできるように、各プロジェクトのタスクを分類するのに役立ちます。
プロジェクトの見積もり、期限を設定し、プロジェクトのステータスを追跡する
品質タイムトラッカーの2番目の大きな側面は、見積もりを設定し、プロジェクト全体の進捗状況を追跡する機能です。
プロジェクトの見積もりは、特定のタスクで生産性がどのように向上するかを確認するための優れた方法です。 ワークフローを改善するためにタイムトラッカーを使用することを目的としている場合、これは優れたオプションです。 さらに、データを使用して、サービスに対して十分な料金を請求しているかどうか、または売れ行きが悪いかどうかを確認できます。
Clockifyは、プロジェクトに費やした時間、これまでに獲得した金額、および推定予算を表示できます。 見積もりを改善するために、これらのレポートをPDFとしてエクスポートし、時間のクリーンカット表示としてクライアントに提供することができます。
クライアントごとに人数が多い場合
あなたが会計事務所であるとき、あなたは本質的にあなたの下に様々な責任を持つ人々を持っているでしょう。 当然のことながら、すべてのタスクを監視したり、自分の道に来る可能性のあるすべての1日の終わりのレポートを読んだりすることはできません。
そのため、タイムシートは変装して祝福になる可能性があります。 Clockifyには、画面のアクティビティを監視せず、ユーザーが自分の時間入力に対して責任を負うことを可能にする、確立された信頼ベースのシステムがあります。 ただし、プロジェクト管理者はタイムシートをプロジェクトのすべての人に表示するように設定できるため、透明性が生まれ、責任が認められます。
これは、同じプロジェクトの同僚がお互いのタスクと、それらに費やした時間を確認できることを意味します。
お互いをチェックすることで、タスクが時間どおりに実行されるようにすべてを監視するという多くのプレッシャーを軽減します。
時間貸し料金と請求可能性
プロジェクトやチームが異なれば、請求方法も異なる場合があります。 Clockifyには、請求可能率だけでなく、各クライアント/プロジェクトの請求方法を選択するオプションがあります。 すべてのプロジェクトまたはタスクが1時間あたりの価格が同じであるとは限らず、すべての従業員が同じ賃金で働くわけでもないためです。
これが、Clockifyで各プロジェクト、各チームメンバーの請求方法を選択できる理由であり、人件費に異なるレートを設定することもできます。
最後に、タスクを請求可能または請求不可に切り替えるオプションを提供します。これは、後のレポート、より正確な請求、および予算編成に役立ちます。
詳細については、当社のウェブサイトの人件費と利益のセクションまたは時間貸し料金をご覧ください。
レポート
最後になりましたが、レポートがあります。
クライアントとの健全な関係は、親しみやすさと魅力に依存するのではなく、プロ意識に依存します。 その大部分は、彼らが支払ったサービスに関するクリーンで詳細なレポートを確実に入手することです。
レポートは、コストのより詳細な内訳を求められた場合、または将来の参照用に特定のタスクの詳細を報告したい場合にも、優れた会議資料になります。 最近では、機能リストにこのオプションがないタイムトラッカーがいくつかあります。
Clockifyを使用すると、概要レポートと詳細レポートのどちらをエクスポートするかを選択できます。
要約レポートには、すべての時間エントリが表示され、プロジェクト、ユーザー、またはクライアントごとに、さらには特定のタグごとにグループ化されます。 それはすべて、どのタイムラッキングの側面に焦点を合わせたいかによって異なります。
詳細レポートは、基本的にタイムスタンプを含む要約レポートです。 これは、内部分析に特に役立ちます。
時間追跡が簿記にどのように役立つか–専門家からの報告
最後に、会計を専門とするユーザーから寄せられたフィードバックの一部を含めることにしました。 タイムトラッキングについて彼らが言わなければならなかったことと、それがどのように彼らを助けるかはここにあります。
「私は小さなニッチな会計事務所を所有しており、1人の従業員が3つのタイムゾーン離れています。 そして、私の料金のほとんどは固定されていますが、私たちはしばしば時間単位で請求する「プロジェクト」を引き受けます。 Clockifyを使用すると、必要な「サブレベル」まで時間を追跡できます。 管理者の時間を追跡するのにも最適なので、いつ近づくかを知っているので、追加の人を雇う必要があります。 それは私が必要とするものに最適です。 」
– Michael A、簿記とビジネスソリューションの調整
「多くの人は、自分たちがどれほど効率的（というよりは非効率的）に働いているかを理解していません。 不必要な会議や無関係な仕事をすることで多くの時間を失います。 このツールを使用して、最も時間を費やしているタスクを特定します。これにより、実用的な洞察が得られます。たとえば、「重要でない作業に費やす時間を減らす」、「緊急性は低いが非常に重要な作業により多くの時間を割り当てる」などです。生産性を重視し、自分のスケジュールを積極的に管理したい場合に最適なツールです。 」
–ヘザーA、財務のプレMBAインターン
「特定の週に誰がどのクライアントでどのくらいの期間作業したかを示す詳細なレポートを表示できる。 請負業者への支払いの計算が簡単になります。これは、必要に応じて、投入した時間に対して人に支払いが行われるためです。 定期的なタスクの作業にかかる時間を決定できます。これは、プロジェクトにかかる時間を見積もるのに役立ちます。
– Tina H、ビジネスインバランスソリューション
「私はしばらくの間フリーランサーとして働いていました。 私はこのソフトウェアを使用して自分の作業を追跡し、正確な請求を行うことができました。 また、自分がどこで時間を過ごしているかを理解し、収益を生み出す活動との整合性を高めるのにも役立ちました。 」
– Arwa N、税務アソシエイト
「私は彼のエグゼクティブアシスタントと彼の簿記係として働いているクライアントのためにパートタイムで働いています。 私はMSExcelで作成されたタイムシートを使用するだけで混乱していました。そして、Clockifyを発見したとき、私は喜びで月を越えていました。 Clockifyをバックグラウンドで開いたままにし、作業を開始するときと終了するときにプロジェクトを切り替えます。 以前は請求書が不足して収入がなくなっていましたが、今では彼のプロジェクトに取り組んでいる1秒ごとに請求できます。 また、優れたレポート機能を備えており、印刷したり、PDFやExcelなどとして保存したりできます。したがって、クライアントに請求するだけでなく、クライアントの各タスクを実行するときの正確なデータも取得できます。 （プロジェクト） 。」
– Ruth M、エグゼクティブアシスタントおよび簿記係