トップ 3 の法的文書管理ソフトウェア

法務文書管理ソフトウェアで書類をデジタル化して管理します。

法律の専門家は、契約書やライセンスから電子メールや通知に至るまで、毎日大量の紙の文書を扱っています。 このような大量のドキュメントを手動で管理および追跡することは困難な場合があります。 しかし、法律文書管理ソフトウェアを使用すると、法律事務所はこのプロセスを簡素化し、スタッフの文書管理を容易にすることができます。

ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、法務チームは紙ベースのドキュメントをデジタル コピーに変換し、ドキュメントを中央リポジトリに保存して整理し、必要なファイルをすばやく検索して取得し、重要な書類をリアルタイムで共同編集できます。

この記事では、検証済みのソフトウェア レビューに基づいて、法律サービス会社向けの上位 3 つのドキュメント管理ソフトウェアをアルファベット順に紹介します。 各製品について、最高評価のパラメーター、業界の専門家からのレビューの抜粋、および製品の価格とともに、全体的なユーザー評価を含めました. 続きを読む。

1. Dropbox Business: 紛失または盗難にあったデバイスから機密ファイルをリモートで削除します

以下は、ドキュメント管理に Dropbox Business を使用した法務サービスの専門家によるレビューの抜粋です。

「使いやすさ、「署名用に送信」機能、クラウド共有、リモートでの作業。これは、驚くほど信頼できるオールインワン製品です。」

「ドキュメントを安全に表示して共有する必要がある場合に簡単に使用できます。従業員のグループが安全なオプションを介してドキュメントを表示および共有できることを知っていると、大きな安心感が得られます。」

「これは、余裕のある人にとっては素晴らしいパッケージです。電子署名用の追加のアドインにより、ドロップボックスは初日から際立っています。インストールは簡単で、ほとんどの場合 (90%) はそれを行い、同期します。ファイルをクラウドに保存します。プレインストールされたソフトウェアがなくてもファイルを表示できる機能は、ユーザーがファイルを開いたり表示したりするためにアプリケーションをインストールする必要がある他のツールと比較して優れた機能です。トラック変更も完全に利用可能です. IT として私は今、同じ料金で、PC デスクトップ全体と関連ファイルをほとんど手間や介入なしでバックアップできると信じています. 私のユーザーは写真を撮るというアイデアを気に入っています.ワード モバイル デバイスでこの写真をデスクトップに保存し、メールや別の転送手段を探す必要はありません。」

ここですべての Dropbox Business のレビューをお読みください。

2. Google ドライブ: ドキュメントを同期してオフラインで作業できるようにします

ドキュメント管理に Google ドライブを使用した法律サービスの専門家によるレビューの抜粋を次に示します。

「私の正直な意見では、クラウド ストレージとドキュメントの共有/管理に最適です。その最高の機能の 1 つは、Google シートのライブ編集であり、編集許可があれば他の共同編集者と同時に編集できます。カスタマー サービスは一流です。誤っていくつかのファイルを削除してしまったことがありますが、ヘルプを送信してから 1 時間以内に復元されました。」

「ドライブは優れたストレージ ソフトウェアです。5 年前、私はまだ仕事用のドキュメントに外部メモリを使用していましたが、不幸な出来事 (オフィスの盗難) によってバックアップが失われ、Google ドライブなどの他のオプションを探すことにしました。仕事や個人のドキュメントをすべて保存できるようになり、データ バックアップの問題が解決されました。今では、自分の情報がクラウドに保存され、いつでもアクセスできることがわかっているので、心配はありません。」

「GDrive は無料で (ビジネスで使用していない場合)、日常生活で使用している他のすべての Google アプリと統合できる点が気に入っています。」

ここですべての Google ドライブのレビューをお読みください。

3. Microsoft 365: ドキュメント検索のパーソナライズされた提案を提供します

ドキュメント管理に Microsoft 365 を使用した法務サービスの専門家によるレビューの抜粋を次に示します。

「Microsoft 365 はアプリケーションの組み合わせを提供します。Word、Excel、Power Point など、すべてドキュメントの処理や組織のプレゼンテーションに使用できます。これらのアプリについては、これ以上言うことはありません。これらのアプリは、世界中のオフィス オートメーションのベンチマークとして機能します。 、One Note、Outlook、One Drive、Skype も含まれています。ファミリー プランは、手頃な価格でスモール ビジネスにも使用できますが、年払いです。さらに、クラウド ストレージとそのマルチプラットフォーム オプションにより、生活が楽になります。"

「Microsoft 365 は全体的に優れたソフトウェアであり、他の製品とうまく統合できます。Teams を使用してビデオ通話や電話会議を行うことができ、PowerPoint を使用して優れた機能を備えた優れたプレゼンテーションを作成できます。また、統合することもできます。 Outlook を使用すると、企業内のコミュニケーションがより効率的になります。」

「全体的な経験は素晴らしいです。私の個人的な使用では、私のニーズに合った無料のオプションの 1 つを使用する可能性が最も高いです。しかし、ビジネスの観点からソフトウェアを利用する場合、それは無敵です。」

ここで Microsoft 365 のすべてのレビューをお読みください。

法律文書管理ソフトウェアはどのような機能を提供しますか?

法律文書管理ソフトウェアは、次のコア機能を提供します。

• ドキュメントのキャプチャ: 法的文書をスキャンしてデジタル ファイルに変換し、保存または処理のためにソフトウェアに移動します。

• ドキュメント ストレージ: 法的文書を一元化された場所に保存して、簡単にアクセスできるようにします。

• 全文検索: セクションだけでなく、ドキュメント全体で特定のテキストを探します。

この記事に記載されているすべての製品には、上記の機能が含まれています。

これらのコア機能に加えて、法的文書管理ソフトウェアは一般的に次の機能も提供する傾向があります。

• アクセス制御と許可

• アーカイブと保持

• コラボレーション ツール

• コンプライアンス追跡

• 文書分類

• ファイル変換

• ファイル共有

• 監査証跡

• 光学式文字認識

• 記録管理

• バージョン管理

法律事務所に最適なドキュメント管理ソフトウェアの選び方

法律事務所向けのドキュメント管理ソリューションを選択する際に留意すべき考慮事項を次に示します。

• ドキュメントの検索と取得機能を選択します。この機能を使用すると、ドキュメント名、日付、作成者、メタデータなどのキーワードを使用して、コンテンツ リポジトリをすばやく検索し、必要なファイルを見つけることができます。

• コラボレーション機能を確認します。複数のユーザーがドキュメントで同時に作業し、加えられた変更を追跡し、コメントやフィードバックを追加できるソフトウェアを候補リストに登録することで、法務チームとクライアントの間のリアルタイムのコラボレーションを促進します。

• ドキュメントのセキュリティ機能を評価します。ドキュメント ストレージの暗号化、アクセス制御、多要素認証などの堅牢なセキュリティ機能を探して、法的文書内の機密情報を保護してください。

ドキュメント管理ソフトウェアを購入する前にソフトウェア ベンダーに尋ねる一般的な質問

法律事務所用にドキュメント管理システムを購入する際に、ベンダーに尋ねるべき質問を次に示します。