究極の仮想会議を計画するための5つのヒント

2020年は、仮想会議が中心となる年になります。 COVID-19に対する懸念が続く中、企業は大規模な集まりを再評価し、代わりに仮想世界で会議を開いてビジネスを行っています。

うまく実行されると、仮想会議は地理的に分散したチームが協力し、問題を解決し、グループとして作業を行うことを可能にします。 ただし、非効率的な会議は時間の無駄になり、非生産的で意欲のない従業員につながります。

リーダーは、すべての会議でチームを最大限に活用するために、仮想コミュニケーションの固有の課題を考慮する必要があります。 以下は、仮想会議を成功させるためのいくつかのベストプラクティスです。

ヒント1：計画を立てる

これはどの会議にも当てはまりますが、さまざまな場所から参加者が電話をかける場合はさらに適切です。

すべての仮想会議では、参加者が何を期待し、どのように会話に貢献できるかを理解できるように、事前に計画を立てることが重要です。 ここにいくつかの重要なベストプラクティスがあります：

• 事前に議事録を共有する：会議のかなり前に議事録を出席者に送信して、出席者が何を準備するかについて明確な期待を持っているようにします。 会議中に参照する重要な論点や関連するドキュメント、ファイル、または調査について、招待メールに詳細を記入してください。

• 該当する場合は、会議の前にドキュメントを表示したりコメントを追加したりする機会を出席者に提供します。会議に貢献する機会を全員に均等に与えます。 これは、Googleドライブなどのドキュメント管理ツールを使用して行うことができます。 スライドショー、ビデオ、年次報告書のいずれであっても、DropboxやBoxなどのファイル共有ツールを使用すると、全員が確実にループに参加できます。

• 仮想空間がどのように管理されるかについての期待を提供します。仮想会議の実施方法について、すべての出席者が同じページにいることを確認します。 たとえば、他の人が話している間、出席者は自分のビデオをミュートする必要がありますか？ 議論は期待されていますか、それとも会議は主にプレゼンターが主導していますか？

ヒント2：事前にスケジュールする

スケジュールやタイムゾーンが異なる参加者の時間を調整するのは難しい場合があります。 以下は、全員が同じスケジュールページにいることを確認するためのいくつかの推奨事項です。

• すべての人のタイムゾーンに適した時間枠を選択します。たとえば、ニューヨークとロンドンで出席者を予定している場合、会議をスケジュールする理想的な時間は、ニューヨークで午前10時、ロンドンで午後1時です。

• 適切な時間枠を選択するのに役立つツールを使用します。誰がいつ利用できるかを把握することは、混乱を招く可能性があります。 タイムゾーンを改善するのではなく、予定スケジュールソフトウェアを使用して、すべての参加者のタイムゾーンの自動検出を支援することを検討してください。

• 事前に会議をスケジュールする：会議の前にヘッドアップ参加者が多いほど、スケジュールの競合が発生する可能性は低くなります。 直前の会議をスケジュールする必要がある場合は、すべての出席者が時間枠を開いていることを確認してください。

ヒント3：仮想会議のエチケットを確立する

適切なエチケットを実践することで、シームレスで生産的な仮想会議の準備が整います。 スムーズな会議体験を保証するために、すべての仮想会議の前に主催者と参加者が確立するのに役立つエチケットを次に示します。

• 会議の前にすべてのテクノロジーをテストします。事前に会議の接続を確認します。 これには、ビデオ、Wi-Fi、および画面共有機能が含まれます。 可能であれば、会議が始まる約10分前に接続を確立します。

• ビデオで直接会う：仮想会議のすべてのメンバーがお互いを見ることができるようにします。 調査によると、コミュニケーションの55％はボディランゲージであり、別の38％は声のトーンです。 ビデオで対面で会うことは、電話で肉体のない声で会うことよりもはるかに個人的であり、それはまた、より多くの信頼関係を築くのに役立ちます。 また、参加者は、誰かが話し終えたときや、一時停止しているときなど、ボディランゲージや手がかりを理解することができます。

• すべての気を散らすものを脇に置いてください。出席者の83％が、直接の会議やプレゼンテーションでメールをチェックしたと言っています。これは、部屋にいる他のゲストと一緒に責任を負わせるためです。 出席者に、参加者に十分な注意を払い、会議中の電子メールやテキストメッセージなどの気を散らすものを減らすように通知します。

ヒント4：参加者の関心を維持する

あなたの聴衆が従事していない場合、すべてのスケジュールと計画は無駄です。 チームの存在を維持し、仮想会議に参加するための推奨事項は次のとおりです。

• カジュアルな会話のためのスペースを与える：会議の開始時に自然に発生する小さな話をすぐにつぶさないでください。 これにより、リモートチームは、実際に仕事をするのと同じように、ビジネスに取り掛かる前に個人レベルで接続する機会が得られます。

• 参加を促進する方法を紹介する：参加の機会を作ることで、全員が最前列にいるように行動するように促します。 たとえば、参加者には、仮想会議の開始のかなり前に質問を送信する機会を与えることができます。 必要に応じて、投票を実施したり、ライブチャットでさらに質問を促したりすることもできます。

• 頻繁に質問する：会議中は常にチェックインして、参加者が共有し、フォローしていることを確認する機会を与えます。 自由形式の質問をする代わりに、あなたが尋ねていることを明確にしてください。 たとえば、「このツールについてどう思いますか？」の代わりに代わりに、「このツールが生産性に役立つと思いますか？」を選択する必要があります。

ヒント5：フォローアップ

社内の会議と同じように、ウォータークーラーで行われるディスカッションは、セッション自体と同じように伝えることができます。 コミュニケーションが明確で混乱がないことを確認するためにできることは次のとおりです。

• ウォータークーラーの会話で締めくくります。会議が終了する約5〜10分前に、チームにさらに質問や懸念があるかどうかを尋ねます。 これは、参加者が予約や疑問を共有するために開いているときです。その後、チームと要約して報告します。会議で取り上げられた内容、行われた重要な決定、およびアクションの両方について、フォローアップメールで行うことができます。あなたのチームに必要です。

• 会議がどのように改善されたのかを尋ねます。自分で在庫を取ります。 何がうまくいったの？ 何が足りなかったのですか？ これらのあまり正式ではないセッションで上記の原則のすべてを適用する必要はありませんが、時間をかけて正直に耳を傾け、評価し、改訂することで、将来最も成功する会議が確実になります。

仮想会議に適したソフトウェアを選択してください

Web会議ソフトウェアであろうとプロジェクト管理ソフトウェアであろうと、生産的で効率的な仮想会議の実施に役立つテクノロジーツールの幅広い選択肢があります。

重要なのは、これらのツールのどれがチームに適しているかを判断することです。 ツールを選択するときは、自問してください。

• 仮想会議を成功させるために必要な主要な機能は何ですか？ たとえば、全員が同時にドキュメントで共同作業する必要がありますか？ 次に、Googleドキュメントが解決策となる可能性があります。 デモをリアルタイムで表示するには、チームメンバーが必要ですか？ 次に、画面共有ソフトウェアが最適です。

• 仮想会議の平均参加者数はいくつですか。 1対1の仮想会議に必要な会議ソフトウェアは、15人を超える従業員との会議をホストできるソフトウェアとは大きく異なる場合があります。 検討しているWeb会議または会議会議がその柔軟性を提供することを確認してください。

あなたの仮想会議戦略は何ですか？

仮想会議の戦略について教えてください。 仮想会議を成功させるために共有できるいくつかのベストプラクティスは何ですか？ 異なる部屋または異なる大陸の参加者をつなぐ最良の方法は何ですか？ 以下のコメントで共有してください。