従業員を効果的にスケジュールする方法：生産性と売上を向上させるための3つのヒント
公開: 2022-05-07適切な人員配置と無駄のない予算の間で絶えず調整していますか？ ここでは、従業員を効果的にスケジュールするためのヒントをいくつか紹介します。
従業員のスケジューリングは、小売業界だけでなく、ホスピタリティ、ロジスティクス、ヘルスケア、フードサービスなどの他のサービス業界にとっても重要な課題です。 一方では、企業は顧客の殺到に対処するために適切な人員を確保する必要があります。 一方、不安定で予測不可能なスケジューリングは、従業員のワークライフバランスに大きな打撃を与えます。
多くの場合、シフトの従業員は毎週さまざまなシフトで作業する必要があります。 彼らがスケジュールを管理することはめったになく、通常は数日前にスケジュールを学習するだけです。 さまざまな企業がそのようなスケジューリング手法に異なる名前を使用していますが、それらはジャストインタイムスケジューリングまたは顧客中心のスケジューリングとして広く知られています。
最近、Loweは顧客中心のスケジューリングシステムを採用して、従業員がミラーストアのトラフィックを確実にシフトできるようにしました。 このシステムは理論的にはビジネスに適しているように見えますが、実際には、従業員の連続した休日の数、およびスケジュールの可視性と柔軟性を制限します。 この変更により、従業員の生活の予測可能性が低下し、労働と生活のバランスに悪影響を及ぼし、最終的には労働力の士気が低下しました。
従来の知識では、不安定なスケジューリングが今日の無駄のないビジネス環境では標準であるとされていますが、Nando'sやThe Gap Inc.などの外れ値は、安定したスケジューリングが実現可能であるだけでなく、販売と生産性の向上にも役立つことを示しています。 そして、私たちはあなたがあなたのビジネスでそれを実装するのを助けるために3つのヒントを持っています。
あなたのビジネスが使用すべき3つの従業員スケジューリング手法
ヒント1：従業員にスケジュールの可視性を向上させる
これを想像してみてください。アダムは衣料品店のレジで働いています。 休日が近づいており、彼は家族と一緒に休日を計画したいと考えています。 しかし、休日は店にとって一年で最も忙しい時期でもあり、彼は来週どの日またはシフトで働くかわかりません。 このような状況では、スケジュールの可視性が欠如しているため、アダムと彼のような従業員は、イライラしたり、意欲を失ったりしていなくても、少しがっかりする可能性があります。
Findmyshiftでのスケジュールのドラッグアンドドロップ（ソース）
雇用主にとって、このような状況を回避する簡単な方法の1つは、紙のカレンダーまたは出席記録で事前にシフトを準備することです。 ただし、さらに優れているのは、従業員スケジューリングソフトウェアを使用して、作業スケジュールを作成および共有し、各シフトの前に従業員にリマインダーを送信することです。
ヒント2：シフトを交換する柔軟性を従業員に与える
先月、アダムの娘の学校は土曜日の朝に親と教師の会議をしました。 しかし、アダムは朝のシフトを持っていたので、彼は彼のマネージャーに変更を要求するために電話をしました。 マネージャーは、シフトをアダムと交換する別の従業員を見つけ、影響を受けるすべての人に変更を伝えるために3時間を費やすことになりました。
CakeHRでの交換承認（CakeHR）
これは、従業員スケジューリングソフトウェアの助けを借りて回避できる別の状況です。これにより、シフトの交換と交換のプロセスが従業員にとってはるかに簡単になります。 この例では、Adamはソフトウェアシステムに直接交換のシフトを置くことができ、利用可能な同僚なら誰でもそれを要求できます。 変更は即座に行われ、関係者全員に表示されます。
ギャップでの実験では、シフトスワッピングスマートフォンアプリで1〜3日前に投稿されたリクエストの約50％がテイカーを見つけ、アプリを使用したパートタイムの時間給従業員の62％がシフトの投稿またはピックアップを報告しました。 全体として、参加した従業員の95％が、このアプリによってニーズに合わせて作業スケジュールを簡単に調整できることに同意しました。
ヒント3：人員配置のニーズを評価し、コスト超過を回避する
例を続けて、今月、アダムが月曜日と水曜日にオンコールであるとしましょう。 これは、彼が電話の通知に取り組むことができると期待されており、その日の個人的な約束をスケジュールすることができないことを意味します。 しかし、彼が呼ばれなかった場合、彼は仕事の可能性のために彼の休暇をブロックしたにもかかわらず、その日の支払いはありません。
ShopKeepの分析ダッシュボード（出典）
オンコールスケジューリングの予測不可能性により、従業員は保証された仕事、特定の収入レベルに依存すること、または収入を補うために2番目の仕事を取得することさえ困難になります。 2016年に、規制当局はAeropostale、Vans、Forever 21、American Eagle Outfitters、およびその他の数社の小売業者に、オンコールのスケジュール設定の見直しと変更を強制しました。
小売管理ソフトウェアやPOSソフトウェアなどのツールを使用すると、雇用主は人員配置のニーズをより適切に評価し、オンコールスケジューリングの必要性を回避できます。 このようなツールのレポート機能は、雇用主が履歴データを分析し、顧客のトラフィックが最も多い日/時間を特定するのに役立ちます。
この知識があれば、雇用主は予算の決定だけでなく、より良いスケジューリングを行うことができます。 余分なシフトに関連するコスト超過を回避しながら、従業員に必要な信頼性と柔軟性を提供できます。
次のステップ—ビジネスに適したソフトウェアを見つける方法
ソフトウェアが従業員のスケジューリングを合理化し、より効率的かつ効果的にするのにどのように役立つかがわかったので、市場に出回っているソリューションの調査を開始できます。 ただし、次の点に注意する必要があります。
- ビジネスの規模と種類を念頭に置いてください。従業員が10人のレストランのスケジュールのニーズは、従業員が50人のスーパーマーケットとは大幅に異なります。 まず、ソフトウェアに何をさせたいのか、何人の人がそれを使用するのかを正確に把握してから、市場に出回っているツールの調査を開始します。
- ツールに予算を割り当てる：事業主または雇用者として、ツールに割くことができる金額は一定しかありません。 中小企業の場合、これは月に数百ドルになる可能性がありますが、大企業の場合、これは数千ドルになる可能性があります。 スケジューリングツールに快適に費やせる金額を割り当て、その予算内でのみオプションを確認します。
- ニーズを再考する：従業員スケジューリングソフトウェアを使用してスケジューリングのニーズを処理することはできますが、小売管理ソフトウェアやPOSソフトウェアなどの他のツールは、スケジューリング以上のことを行うのに役立ちます。 サロンやコンビニエンスストアなどの専門企業も、ニッチ向けに特別に設計されたツールを探すことができます。
注：この記事で選択したアプリケーションは、コンテキストで機能を示すための例であり、推奨または推奨を目的としたものではありません。 それらは、発行時点で信頼できると思われる情報源から入手したものです。