タイムシートアプリとスプレッドシート：どちらがワークフローに最適か

スプレッドシートとタイムシートアプリはどちらも人気のあるタイムキーピングソリューションです。 しかし、どちらを使用する必要がありますか？

この記事では、タイムシートアプリに勤務時間を入力し、スプレッドシートに勤務時間を入力することの長所と短所について説明し、次の点でこれら2つのソリューションを比較します。

• 作業時間の記録にどの程度適していますか？
• 計時プロセスを簡単にするために、彼らが提供しなければならない便利なオプションは何ですか？
• タイムシートアプリと比較して、スプレッドシートに時間を入力するのはどれくらい速く正確ですか？
• 2つのタイムシートソリューションのそれぞれにいくらのお金を費やす必要がありますか？

さらに、現在のビジネスの種類とチームのワークフローに関連して、作業時間を追跡および計算する方法としてタイムシートアプリまたはスプレッドシートの使用を検討する必要があるかどうかについても説明します。

タイムシートアプリとスプレッドシート：適合性とオプション？

このセクションでは、タイムシートアプリとスプレッドシートの長所と短所について、それらが提供するオプションと、これら2つのソリューションが最初に作業時間を追跡するのにどの程度適しているかについて説明します。

スプレッドシートの長所と短所：適合性とオプション

スプレッドシートのタイムシートは、おなじみのタイムキーピングソリューションです

スプレッドシートのほとんどは、その使用方法の基本にすでに精通しているため、通常、スプレッドシートを今日の従業員にさらに紹介する必要はありません。 あなたとあなたのチームが他の日常のビジネスタスクにスプレッドシートを使用する場合、それらの中で時間の追跡を開始するのはさらに簡単になります。 新しい時間追跡プロセスを定義し、それをチームに説明するために、追加のエネルギーと労力を費やす必要はありません。

スプレッドシートのタイムシートは用途が広い

Microsoft Excel、Googleスプレッドシート、LibreOffice Calcのいずれを使用していても、スプレッドシートは、時間追跡の実践で試して実装できる一連の機能を提供します。 たとえば、簡単なタイムシートテンプレートを作成するために必要なものはすべて揃っています。また、組み込みの数式を使用して、入力したデータを自動的に合計したり操作したりする数式を使用して、より高度なタイムシートを作成することもできます。

スプレッドシートのタイムシートは、計算に関しては透過的です

スプレッドシートのタイムシートに組み込みの数式を実装している場合、時間を入力するすべての人が、計算に使用されるすべての数式を表示できます。 これにより、従業員が入る時間の処理方法に透明性がもたらされ、チーム内の信頼と説明責任が向上する可能性があります。

スプレッドシートのタイムシートを使用すると、それらを印刷できます

スプレッドシートに記入したタイムシートを印刷用紙に合わせるには、サイズを変更する必要がありますが、重要なのは、必要に応じてタイムシートを印刷できることです。

スプレッドシートは手動の時間入力のみを提供します

スプレッドシートのタイムシートに時間を入力することは、プロジェクトまたはタスクに費やす時間をどのように認識するかに基づいて、手動で入力することと同じです。 言い換えれば、就業日または就業週の終わりに、以前に何に取り組んだかを詳細に覚えておく必要があります。これは難しい場合があります。 したがって、1時間16分作業したとしても、タスクに1時間入力する可能性が高くなります。これは、1時間は適切な整数であり、追加の16分は後で覚えるのが簡単ではないためです。 。

スプレッドシートのタイムシートには、一般的なタイムシートのオプションがありません

リアルタイムの時間追跡がないことを除けば、スプレッドシートには、タイムシートアプリで通常見られる次のようなオプションもありません。

• 時間貸し料金の定義
• タスク、タグ、および請求可能性ステータスによる作業時間の分類
• 包括的な作業時間レポートの生成

スプレッドシートは用途が広いため、これらの機能をある程度模倣できる場合があります（タスク、タグ、請求可能性ステータスの列を手動で追加するなど）が、これには余分な時間と労力がかかります。

スプレッドシートのタイムシートは、スプレッドシートのヘビーユーザーにとっては圧倒される可能性があります

スプレッドシートで実行するビジネスタスクがすでに多すぎる場合は、リストに時間追跡を追加すると、さらに混乱が生じる可能性があります。 作業するファイルのほとんどがExcel、Google Sheets、またはLibreOffice Calc形式であることを考えると、必要なときにタイムキーピングスプレッドシートを見つけたり、さまざまなスプレッドシート間を移動してさまざまなタスクを実行したりするのは難しい場合があります。

スプレッドシートのタイムシートには専門家としての魅力が欠けています

スプレッドシートは無数のタスクに使用できることを考えると、作業内容のプロ並みのレポートを作成してクライアントに送信する場合は、スプレッドシートが最適なソリューションではない可能性があります。

タイムシートアプリの長所と短所：適合性とオプション

タイムシートアプリは時間追跡用に設計されています

多くの非常に異なるタスクを支援するように設計されたスプレッドシートとは異なり、タイムシートアプリは専用のアプリであり、特に作業時間の記録、保存、分析を支援するように設計されています。 さらに、タイムシートシステムには、時間を追跡して入力するのをさらに簡単にするために組み込まれている他の追加の特典も用意されています。 時間を追跡するプロジェクトとプロジェクトベースのタスクを定義するオプション、作業時間を分類するために使用するタグ、およびタイムシートシステムが収益を計算するために使用する時間貸し料金は、期待できる機能のほんの一部です。

タイムシートアプリでは、タイマーで時間を追跡することもできます

タイムシートを介した手動の時間入力に加えて、タイムシートアプリは通常、タイムトラッカーページ内でタイマーを使用して、作業中にリアルタイムで時間を追跡することもできます。タスクの作業を開始したときにタイマーを開始してから、終わったらタイマーを止めてください。 さらに、ダッシュボードを見ると、チームメイトが現在タイマーを使用していることを確認できる場合があります。

タイムシートアプリはあなたの時間を分析するのに役立ちます

タイムシートアプリを使用すると、勤務時間を保存するだけでなく、追跡した時間に基づいてレポートを生成し、時間の使用と生産性レベルを分析することもできます。

そのプロジェクトにどのくらいの時間を費やしましたか？

あなたがそれに費やした時間に関して、プロジェクトは有益でしたか？

どのタスクに最も時間を費やしましたか？

優先順位に取り組む代わりに、二次または三次のタスクにどのくらいの時間を浪費しましたか？

優れたタイムシートアプリは、これらすべてを理解するのに役立ちます。

タイムシートアプリを使用すると、PDF、CVS、およびExcelでレポートをエクスポートできます

タイムシートの時間をスプレッドシート形式で表示したい場合は、タイムシートアプリ内で表示できる可能性があります。

タイムシートアプリからエクスポートしたタイムシートと自分で作成したスプレッドシートのタイムシートの違いは正確です。アプリを介してタイムシートをエクスポートすることで、データが正確であることを確認できます。

データをXLSファイルとしてエクスポートする以外に、ほとんどのタイムシートアプリは、SCVおよびPDFファイルを生成するオプションも提供する必要があります。

データをPDFにエクスポートすることは、これまでにプロジェクトで達成した作業の証拠をクライアントに送信する場合に最適なソリューションです。

データをCSVにエクスポートすると、追跡されたすべての時間を10進形式で表示できるため、給与の計算に最適です。

タイムシートアプリを使用すると、プロジェクトのコストと収益性を追跡できます

一部のタイムシートアプリは、人件費と利益の計算も提供します。 これらは、将来のプロジェクトコストの最小化に取り組むのに役立ち、優先タスクに費やす時間を最大化し、無駄にする時間を最小化することができます。 利益レポートは、収入がプロジェクトのコストよりも大きいことを確認するために、時間料金を引き上げる必要があるかどうかを理解するのにも役立ちます。

タイムシートアプリは、「よりきれいな」タイムシートをより簡単に印刷するのに役立ちます

タイムシートデータを紙の形式で保存する場合は、スプレッドシートと専用アプリの両方が適切なソリューションです。 ただし、スプレッドシートで作成したタイムシートを印刷するプロセスでは、通常、タイムテーブルのサイズをさらに変更する必要がありますが、タイムシートアプリはすでに印刷可能なシートを提供しています。

タイムシートアプリは慣れるのに少し時間がかかるかもしれません

はい、タイムシートアプリはタイムキーピングを簡単にするように設計されています。 ただし、従業員の中には、特にそのようなアプリを以前に使用したことがない場合は、最初は警戒している人もいます。

会社の計時プロセスと期待を明確かつ簡潔にしないと、従業員を圧倒する可能性があります。

したがって、ベストプラクティスは、アプリに時間を入力するという観点から期待を説明し、従業員が最初から安心できるようにすることです。

️適合性とオプションの評決：

タイムキーピングの適合性と提供するオプションに関しては、スプレッドシートは作業時間を記録するための簡単で魅力的なアプローチですが、それでも重要なタイムシート機能がありません。 対照的に、タイムシートアプリには、専用のタイムシートオプションがあるという利点があり、一部の従業員がそれらに慣れる必要がある場合がある比較的長い時間にもかかわらず、より良いソリューションとして浮上します。

タイムシートアプリとスプレッドシート：速度と正確さ？

このセクションでは、タイムシートアプリとスプレッドシートの長所と短所について、従業員、マネージャー、簿記係、およびタイムシートの管理に必要な時間管理プロセスに関与するすべての人の観点から説明します。 また、精度の観点から、これら2つの計時方法の長所と短所についても説明します。

スプレッドシートの長所と短所：速度と精度

スプレッドシートのタイムシートに時間を追加するのは速くて簡単です

従業員が追加する必要のあるデータが小規模に保持され、タイムシートの作成を担当するマネージャーが数式を正しく定義していれば、従業員はスプレッドシートのタイムシートに時間を入力するのにそれほど問題はありません。

スプレッドシートのタイムシートは通常、関係するすべての人にとって時間がかかります

管理者の場合、スプレッドシートにタイムシートテーブルを作成し、後で完成した従業員のタイムシートを承認または却下するのに余分な時間がかかります。 マネージャーが作業時間を合計するための組み込みの数式を追加することにより、プロセスをある程度自動化することを決定した場合、スプレッドシートのタイムシートの作成にはさらに時間がかかります。

従業員の場合、毎日、毎週、または毎月、入力するすべての時間の正確さを追加、計算、およびチェックするのに時間がかかりすぎます。

誰かがタイムシートを完成させたときにスプレッドシートが自動通知を提供しないことを考えると、ブックキーパーはすべてのタイムシートを手動で開いて、全員が作業時間を更新したかどうかを確認する必要があります。 さらに、ブックキーパーは、期待どおりに時間を入力していないすべての人に、そうするように個人的に思い出させる必要があります。 場合によっては、これは支払い期間ごとに数回発生する可能性があります。

HRアシスタントの場合、従業員が休暇、病気休暇、または無給休暇に費やした時間など、必要なデータを見つけるのに余分な時間がかかります。

ミックスに追加する新しいパラメーターはそれぞれ、他のパラメーターと一緒に構築され、タイムシートを作成するマネージャー、時間を入力する従業員、簿記係が給与を計算する、またはHRアシスタントが支払い時間を計算するかどうかに関係なく、より多くの時間を奪います。オフ。

スプレッドシートのタイムシートは通常、関係者全員にとってエラーが発生しやすいものです

管理者にとっては、スプレッドシートでテーブルを作成したり、自動タイムシートの数式を定義したりするときに、間違いを犯しやすくなります。 たとえば、上記のスプレッドシートの数式の定義を間違えると、誰かが追加するすべてのデータが間違って計算されます。手遅れになるまで、これに気付かない場合もあります。

従業員の場合、データの追加や労働時間の計算（従業員が自分の時間の計算を担当している場合）の際に間違いを犯しやすくなります。 実際に作業した時間よりも少ない時間を入力する方が簡単です。つまり、クライアントへの請求額が必要以上に少なくなります。 処理するデータが多い場合は、計算を正しく実行することもより複雑になります。 さらに、間違った列に間違った数値を追加すると、数式が明確に定義されていても、そもそも誤ったタイムシートが表示されます。

簿記係と人事マネージャーは、従業員が入力したデータを抽出してスプレッドシートとアプリを分離する必要がある可能性があります。これは、さらに誤算やデータ損失が発生する可能性がさらに高くなることを意味します。

さらに悪いことに、セル、セル内の行、数式、またはスプレッドシート全体を誤って削除してしまう可能性があります。 また、最初に何かを削除したことに気付いた場合でも、削除したものを復元するには余分な時間が必要になります。

スプレッドシートのタイムシートには、手動での再確認が必要です

つまり、給与を担当する簿記係、およびクライアントの請求書作成を担当する人は、次のことを行う必要があります。

• すべてを再確認してください
• すべての疑わしい時間エントリを手動で強調表示します
• 明確にするために、それらに入った人々に連絡してください。

これは、メール送信と再計算に多くの時間が費やされることを意味します—そして、すべての間違いを回避するという保証はまだありません。

スプレッドシートのタイムシートは、コンプライアンスの問題の可能性を示唆しています

印刷されたタイムシートを置き忘れるのは簡単です。あなたがする必要があるのは、会社を困らせるためにタイムシートを置き忘れるだけです。 ミスやタイムシートの欠落は給与に問題をもたらし、従業員の支払いにミスを引き起こします。 その結果、政府に問題が発生する可能性があります。

スプレッドシートのタイムシートは、成長するビジネスにとっては不十分なソリューションです

チームに所属する人数が多いほど、スプレッドシートのタイムシートの保存、保持、精査が難しくなり、間違いを犯す可能性が高くなります。

タイムシートアプリの長所と短所：速度と正確さ

タイムシートアプリに時間を追加するのはいつでも速くて簡単です

時間を追加して時間料金を定義し、正確にテストされた100％正確な数式に基づいて、アプリが自動的に計算を実行するのを確認します。 これには、基本的な労働時間の計算だけでなく、収益とカスタム期間ごとに追加された合計時間も含まれます。

タイムシートアプリはあなたがより少ない間違いをすることを確実にします

自分で間違った時間（または間違った時給）を追加しない限り、タイムシートシステムがすべてを処理するため、合計作業時間または収益が間違って計算されることを心配する必要はありません。 これは、マネージャー、従業員、簿記係、および人事スタッフのストレスが少ないことを意味します。

タイムシートアプリはリマインダーとターゲットを提供します

タイムシートアプリを使用すると、チームの日次および週次の目標を定義できることを考えると、誰かがタイムシートに時間どおりに記入するのを忘れる可能性ははるかに低くなります。 誰かが目標を達成しないとき、彼らは彼らが規定された期間内に十分な時間を追跡しなかったという電子メールのリマインダーを受け取ります。

タイムシートアプリは、給与とPTOのために追加のスプレッドシートを必要としません

タイムシートアプリを使用すると、人事スタッフは無給休暇、病気休暇、休暇用に別々のプロジェクトを作成し、無給休暇、病気休暇、または休暇を取るたびにこれらのプロジェクトに時間を追加するように従業員に指示できます。 後で、人事スタッフが特定の従業員の病気休暇に関するデータを必要とする場合、適切なプロジェクトと従業員を選択して、レポートを生成することができます。

ブックキーパーは、時間範囲（週、月、カスタム期間など）を選択し、無給休暇や昼休みに費やした時間を除外するだけで、数回クリックするだけで給与を計算できます。 次に、ソフトウェアは自動的に個々の従業員の総労働時間を取得し、あなたが彼らに支払う必要がある金額を計算します。

タイムシートアプリはより良いコンプライアンスを保証します

労働時間を追跡および保存するための安全なアプリを用意することで、会社がFLSA労働時間規制などのビジネスルールや規制に常に準拠していることを確認できます。

タイムシートアプリは、反復的なプロセスからあなたを救います

スプレッドシートのタイムシートでは、従業員が新しいタイムシートに記入するたびに、名前、役職、マネージャー、プロジェクト、およびタスクを入力する必要があります。

ただし、タイムシートアプリで作成された従業員アカウントは名前を保存し、ワークスペースマネージャーが次のことを行えるようにします。

• 役職に基づいてグループに従業員を追加します（例：開発者、マーケティング担当者、デザイナーなど）
• 従業員の作業時間を担当するマネージャーを割り当てる

従業員は、時間を追跡するときにプロジェクトとタスクを選択できます。これらのタイムシートは、名前、役職に基づくグループ、およびタイムシートの承認を担当するマネージャーに自動的に関連付けられます。 そして、それはすべて、数回クリックするだけです。

タイムシートアプリは、タイムシートの承認プロセスを高速化します

タイムシートアプリは、個々のタイムシートに個人の署名が必要ないことを考慮して、マネージャーがタイムシートを承認するプロセスをより速く簡単にするのに役立ち、その他の追加の特典を提供します。

管理者は、最初にタイムシートを設定して、特定の期間（たとえば月末）後に自動的にロックするか、特定の日付より前に手動でロックして、従業員が古いエントリを追加しないようにすることができます。

後で、マネージャーはクライアントの請求と給与の目的でタイムシートを確認および承認できます。

タイムシートアプリを使用すると、チーム全体でタイムシートを1か所に安全に保存できます。

スプレッドシートを使用すると、各従業員が独自の完成したタイムシートを送信し、それらは1つのフォルダーに保存されます。ただし、従業員が50人の場合、支払い期間ごとに50枚の異なるシートを意味します。 対照的に、タイムシートアプリを使用すると、従業員はすべてのタイムシートを1つの簡単にアクセスできる安全なワークスペースに記入できます。 その後、今週からアカウントを最初に作成した週まで、以前のタイムシートの週と週を参照できます。 ほとんどのタイムシートアプリでは、デバイス間でデータを表示および追加することもできます。

️速度と正確さの評決：

スピードと正確さに関して言えば、スプレッドシートに入力された作業時間を入力、計算、分析する時間管理プロセスには、関係者全員にとって大きな欠点があります。そのようなタイムシートを管理している間、無数の間違いを犯しやすく、多くの時間を消費します。より生産的に費やすことができる時間。 対照的に、タイムシートアプリは、自動化されたシステムが間違いの可能性のほとんどを根絶し、必要な時間データを見つけて分析するのがより簡単かつ迅速であることを考えると、この点でより優れたソリューションを提供します。

タイムシートアプリとスプレッドシート：価格？

この比較の最後のセクションでは、タイムシートアプリの長所と短所、およびこれらの計時ソリューションの価格の観点から、時間を入力するためのスプレッドシートの使用について説明します。

スプレッドシートの長所と短所：価格

Excelは高価です

WindowsユーザーはExcelにある程度慣れているかもしれません。そのため、このプログラムには高額な価格が付いていることを忘れがちです。 Capterraによると、Excelプログラムの価格は、コンピューター1台あたり月額8.25ドルからです。 したがって、従業員が50人の場合、誰もが自分のデバイスからExcelタイムシートで時間を追跡できるようにするために、月額415ドル弱を支払う必要があります。

GoogleスプレッドシートとLibreOfficeCalcは無料です

Excelは最もよく知られているスプレッドシートソリューションかもしれませんが、前述のGoogleSheetsやLibreOfficeCalcなど、検討できる無料の代替ソリューションがあります。

Excelと比較した場合のGoogleスプレッドシートの考えられる欠点には、処理速度の低下とクイックアクセスツールバーの欠如がありますが、自動保存とリアルタイムコラボレーションは可能です。 Excelと比較した場合のLibreOfficeCalcの考えられる欠点には、15分の1の列といくつかの重要な数式の制限がありますが、WindowsやmacOS以外の他のシステムでも使用できます。

スプレッドシートのタイムシート全体の管理により多くのお金を費やします

時は金なりです。無料のスプレッドシートソリューションを使用することにした場合でも、スプレッドシートで従業員の時間を管理するには、より多くの時間とコストがかかります。 さらに、完成したスプレッドシートのタイムシートを管理し、給与の準備をするために、簿記係のアシスタントを雇う必要があるかもしれません。

タイムシートアプリの長所と短所：価格

タイムシートアプリは無料にすることができます

タイムシートアプリは、価格に関しては大きく異なります。 ただし、Clockifyなどの無料のタイムシートアプリにサインアップすると、必要なすべての時間追跡機能を無料で使用できるようになります。これには、無制限の数のユーザーの追加や、無制限の数のプロジェクトの時間の追跡が含まれます。

タイムシートアプリは、ビジネス全体のコストを削減します

時は金なりだということはすでにわかっています。そして、誰でも数回クリックするだけでアプリを使って時間の追跡を処理できます。 さらに、迅速な時間入力によってお金を節約するだけでなく、すべてのデータを1つの場所に安全に保存できるため、すべてのプロジェクトとタスクのタイムシートを編集するために追加のスタッフを雇う必要もありません。 get-go。

️価格評決：

価格に関しては、スプレッドシートはコストのかかるソリューションとして浮上しています。 一方、適切なタイムシートアプリを選択すると、基本的なタイムシート機能を無料で楽しむことができます。

タイムシートアプリとスプレッドシート：どのタイムキーピングソリューションを選択しますか？

スプレッドシートとタイムシートアプリの短所について、適合性、オプション、速度、精度、価格の観点から説明したので、各タイムキーピングソリューションの使用をいつ検討すべきかを見てみましょう。

スプレッドシートのタイムシートは何に最適ですか？

️中小企業

従業員数が15〜20人未満の企業は、このような少数の従業員の管理と分析の要求がスプレッドシートで管理できることを考えると、タイムキーピングソリューションとしてスプレッドシートを利用できます。

️少数のプロジェクトに取り組む小さなチーム

チームが一度に1つか2つのプロジェクトにしか取り組んでいない場合は、クライアントへの請求に必要なデータを入力し、正確にコピーして分析することはそれほど難しくありません。

️追加機能を必要としないチーム

一定期間後のタイムシートのロックやリアルタイムでの時間の追跡などの機能を実装せずに、定期的に勤務時間を入力したい場合は、スプレッドシートのタイムシートが適しています。

タイムシートアプリは何に最適ですか？

️あらゆるビジネス規模

スプレッドシートで作成されたタイムシートに時間を入力することは、中小企業にとっては管理しやすいかもしれませんが、タイムシートアプリは、中小企業を含むあらゆるタイプのビジネスに適しています。 従業員の数が増え始め、受け入れるプロジェクトの数や追跡したい要素が増えれば、簡単に拡張できるようになります。

️任意の数のプロジェクトに取り組んでいる小規模または大規模なチーム

タイムシートアプリを使用すると、必要な数の従業員を追加し、必要な数のプロジェクトの時間を追跡できます。

ほとんどのタイムシートアプリは、有料プラン内でこれらの便利さを提供しますが、Clockifyは、複数のユーザーおよび複数のプロジェクトの時間追跡を無料で提供します。

️リアルタイムで作業時間を追跡することを好むチーム

タイマーモードのタイムシートアプリは、次の場合に最適なオプションです。

• 作業中の時間を追跡して、精度を高めます
• クライアントプロジェクトに費やしている正確な時間の概要を明確にする
• チームメイトが現在取り組んでいること（つまり、現在タイマーを使用していること）に注意してください

️エンタープライズビジネス

タイムシートアプリは、通常、人件費と利益、タイムシートの承認、追加のデータセキュリティのためのシングルサインオンなど、少なくともいくつかのエンタープライズ機能を提供するため、エンタープライズビジネスに適しています。

️生産性の追跡と分析を検討しているチーム

タイムシートアプリのレポート機能を使用すると、複数のプロジェクトの時間を入力できるため、休憩、メール、会議、先延ばしの時間など、実際に仕事をしている生産性を把握するためのプロジェクトを作成することもできます。

結論

全体として、スプレッドシートのタイムシートは、適合性、速度、精度、価格、および提供する必要のあるタイムシート関連のオプションの点で不十分です。これは、1つまたは2つのプロジェクトに取り組んでいる小さなチームの場合は重大な問題ではない可能性があります。タイムシートの管理により多くの時間を費やすことができます。 ただし、スケールアップを検討している場合、問題の数と重大度はビジネスとともに増大します。プロジェクトと従業員の数が多いほど、タイムシートの数も多くなり、タイムシートの数が多いほど、常にミスの可能性が高くなり、時間管理プロセスを管理するためにより多くの時間とより多くの人が必要になります。

一方、タイムシートアプリは、スプレッドシートで作成されたタイムシートよりも優れた、より適切な代替手段として登場します。初心者にとっては、作業時間を保存するためのより高速で低コストのソリューションです。 これらは、ビジネスの規模やワークフローのタイプに関係なく、信頼できる他の追加のタイムシート中心の機能を提供します。

また、テストされた数式に従ってすべてのデータが自動的に計算され、安全な場所に保存されるため、より正確で体系的です。

結論として、より多くの時間、忍耐、およびリソースがスプレッドシートを適切な計時ソリューションにすることができますが、タイムシートアプリで間違いを犯すことはできません。