作業時間を追跡することでどのようにお金を節約できますか？

公開: 2022-05-07

「時は金なり」という表現を聞いたことはありますが、正確にどれだけのお金を話しているのでしょうか。
このブログ投稿では、調査によると、時間追跡によってどれだけのお金を節約できるか、そしてそれがどれだけ正確にお金を節約できるかについて説明します。 また、時間をできるだけ効果的に追跡するためのヒントも提供します。

時間追跡がどのようにお金を節約できるか-カバー

目次

時間追跡はあなたをどれだけのお金で節約できますか？

ハーバードビジネスレビューに掲載されたAffinityLiveが行った調査によると、効果のない作業は、米国経済に5,000万時間以上の損失をもたらします。つまり、 1日あたり約74億ドルの損失になります。
また、「毎週（またはそれ以上）のタイムシートの更新から毎日（またはそれ以上）に移行すると、請求可能な時間で、専門家1人あたり年間52,000ドルが回収される」とも述べています。

物事を展望するために、これがあなたが追加の52,000ドルで買うことができるものです（彼らが風に乗っていない場合）：

  • 50のiPhone12の長所
  • ドバイのブルジュアルアラブホテルのロイヤルスイートに2泊
  • 3カラットのダイヤモンド
  • 家やアパート（サイズは場所によって異なります）
  • ハーバード大学での1年間の授業料

そして、このリストから何かを購入した後でも、まだ数千の余裕があります。
私たちは皆、それが多額のお金であることに同意できると思います–それはそのように無駄にされるべきではありません。

時間追跡がどのようにあなたにお金を節約するか

タイムトラッキングソフトウェアは、特にClockifyのように高品質で完全に無料のアプリを選択した場合に、さまざまな方法でお金を節約します。 方法は次のとおりです。

  • 見積もりではなく、実際のデータが目の前にあります。 ビジネスに関しては、当て推量に頼るのは素晴らしい考えではありません。
    時間を追跡すると、すべてのタスクとそれらのタスクを完了するために費やされた時間を含む、進行中のすべてについての洞察が得られます。 見積もりを行う必要がある場合でも（たとえば、将来の大規模なプロジェクトの場合）、信頼できるデータがたくさんあり、可能な限り正確な推測を行うことができます。
    また、会社のリソースを浪費する特定のプロジェクトがあるかどうかを判断することもできます。時間を追跡すると、お金がどこに向かっているのかを正確に確認できます。 これは私たちを次のポイントに導きます…
  • 請求可能な時間と請求不可能な時間のすべての記録があるため、給与と請求書の正確な請求と処理のデータが容易になります。
  • 法的な問題を避けてください。 給与データについて言えば、2013年にIRSは給与税に関連する45億ドルの罰金を発行しました。 時間追跡により、同様の統計の一部になるリスクが減少します。
  • 生産性が向上します。 集中力を高め、優先順位をまっすぐに保つだけでなく、アイドル状態の作業を最小限に抑えるのに役立ちます。
    また、過労を防ぎます。 そして、誰かがよく休んでいるとき、彼らはうまく機能し、より効率的になる可能性がはるかに高くなります。
  • 旧式の出席システムと比較して、時間を節約できます。 2つを比較すると、ヒューマンエラーの余地も少なくなります。
  • デジタル時間追跡とは、紙などの環境資源を無駄にしたり、すべて使用した後の補充に追加のお金をかけたりしないことを意味します。 南インディアナ大学によると、米国では毎年約10億本の木に相当する紙が投げられていることをご存知ですか。 タイムトラッキングソフトウェアを使用することは、お金だけでなく木も節約することを意味します。

効果的な時間追跡のヒント

時間を効果的に追跡し、その結果、お金を節約するためのヒントを次に示します。

毎日時間を追跡する

AffinityLiveの調査によると、「エビングハウスの忘却曲線によると、人間は6日後に学んだことの23％しか保持していません。 これは、週に1回しかタイムシートを完成させていない場合、タイムシートを完全に正確にすることは不可能であることを意味します。」

頻度が高いほど精度が高くなるため、毎日時間を追跡するのが最適なのはそのためです。

タイムシートグラフに記入するタイミング

一貫性を保つ

定期的に追跡するのと同様に、時間を長期間一貫して追跡することも重要です。 あなたはそれが効果的であるためにそれに固執する必要があります！

また、すべてのデータを1か所にまとめられるように、全員が同じプラットフォームで時間を追跡するという点で一貫性があることを確認してください。

時間の追跡をすばやく簡単に

「当然のことながら、専門家が時間追跡の習慣が不十分である主な理由は、それを行うのが面倒であることがわかりました」とAffinityLiveの調査は述べています。
一般的な経験則は、複雑になるほど、人々がそれを行う可能性が低くなることです。

そのため、1日の中であまり時間がかからず、多くの労力を必要としないタイムトラッキングソフトウェアを選択する必要があります。

自動追跡は優れたオプションです。必要なのは、ボタンをクリックして記録を開始することだけです。 追跡を開始することを忘れないようにリマインダーを設定することもできます。

会社のニーズにより適している場合は、手動でタスクを追加するタイムシートを使用することもできます（通常は就業日の終わりに）。 ユーザーフレンドリーで直感的なインターフェースを備えており、使いやすいです。

明確な指示を与える

今言ったことに続いて、新しいソフトウェアを導入するときは、明確で簡単な指示を提供することが非常に重要です。 そうしないと、特に技術に精通していない人にとってはストレスになる可能性があります。
たとえば、予想される1日の作業負荷や、タスクを整理する特定の方法があるかどうかなど、期待についても話し合う必要があります。

時間を丸める

時間を正確に追跡することは重要ですが、多くの場合、非常に高いレベルの精度は必要ありません。 ティーまで毎分追跡することを心配することは、不必要なストレスを引き起こし、善よりも害を及ぼす可能性があります。 時間は通常、最も近い5、10、または15分に丸められます。
また、バスルームの休憩や、おやつを買うためにキッチンに行くなどのことを追跡する必要もありません。

時間の丸めが合法かどうか疑問に思われる場合は、正しく行われている限り、合法です。

結論

規模や従業員数などの多くの要因に依存するため、会社が節約できる正確な数値をお伝えすることはできません。 ただし、これまでに説明したすべてのことを念頭に置いておくと、コストを削減したり、予算を調整したりして、会社の収益性を高める方法を計算する方が簡単な場合があります。
タイムトラッキングを効果的にするには、毎日一貫してそれを実行し、会社のニーズに完全に適合する適切なソフトウェアを選択することが最善です。