コミュニケーション、コラボレーション、調整: クロスファンクショナル チームを成功に導く 3 つの C

次世代の製品を構築するには、さまざまなスキル、視点、専門知識が必要です。

多くの企業は、顧客に真の価値を提供する製品を構築するために、機能横断的な強力なチーム関係に依存しています。 インターコムも例外ではありません。

クロスファンクショナル チームとは何ですか?

「クロスファンクショナル」というフレーズは、さまざまな機能やスキルを持つ人々で構成されるチームを表すために最も一般的に使用されます。

たとえば、Intercom の製品チームには、デザイナー、プログラマー、製品マネージャーが含まれており、独自の役割が 1 つになって協力しています。 または、ビジネスのさまざまな部門のチームが、新製品の発売やリリースなどの大きなプロジェクトで協力するときに使用される用語を耳にするかもしれません。

「クロスファンクショナル」というフレーズは、さまざまな機能やスキルを持つ人々で構成されるチームを表すために最も一般的に使用されます。

「組織が真に効果的であるためには、すべてのチームが、プロジェクトごとだけでなく、常に機能横断的に作業していると考える必要があります。」

どちらの状況でも、プログラムまたはプロダクト マネージャーが主導権を握り、一種の指揮者として機能し、すべての楽器が調和していることを確認し、全員が自分の役割、タイミング、および目標を確実に認識できるようにします。

しかし、取り組むべき大きなプロジェクトや目標がなく、曲を呼ぶ指揮者がいない場合はどうでしょうか? ほとんどの場合、チームと機能は孤立した作業に戻り、その場しのぎの Slack チャット、電子メール、コーヒー ミーティング、奇妙な全社的なプレゼンテーションによって中断されます。

ただし、日常的によりクロスファンクショナルに作業することは可能です。

現実には、組織が真に効果的であるためには、すべてのチームが、プロジェクトごとだけでなく、常に機能横断的に作業していると考える必要があります。 これには、チームが互いにどのように相互作用するかを検討するための包括的なフレームワークが必要です。

部門横断的なチームワークが私たちにとって重要な理由

製品教育チームとして、お客様を教育するためのヘルプ ドキュメント、ビデオ、ウェビナー、メッセージを作成しています。 これは、製品チームからカスタマー サポート、販売チームまで、社内のほぼすべてのチームと緊密に連携することを意味します。

私たちの仕事の多くは、他の部門からの情報に大きく依存しており、その成功は、私たちが作成したコンテンツを他のチームが共有して利用することにかかっています。優れたクロスファンクショナル プラクティスが不可欠です。

クロスファンクショナル エクセレンスを日常的に重視することには、次の 3 つの普遍的な利点があります。

1. 孤立した同僚が同じ作業をしたり、間違った作業をしたり、古い情報で作業したりするのを防ぐことで、作業をより効率的にします。
2. 必要な情報を持っているか、どこにあるかを正確に知っているため、問題の解決または回避に役立ちます。
3. 他のチームの優先順位、ロードマップ、および問題のより広いコンテキストに基づいて情報を得て、より良い意思決定を下すのに役立ちます。

クロスファンクショナル プラクティスが崩壊すると、不整合、さまざまな解釈、さまざまな結果が生じます。 では、クロスファンクショナル チームのために優れた日常業務を構築するにはどうすればよいでしょうか?

クロスファンクショナル チームワークの 3 つの C

複数のチームで同時に作業すると、自分の限界に達する可能性があります。 製品教育チームでは、機能横断的な活動が多忙を極める時期を乗り切り、緩和する方法が必要でした。 これらの期間中、数十の可動部品を短時間でつなぎ合わせる必要があります。

これらの厳しい時期に対処するために、他のチームとの連携方法を可視化し、最終的には拡張するのに役立つ基本的なフレームワークを設計しました。 しかし、これらの原則は、繁忙期だけでなく、機能横断的なすべての仕事に広く適用できることにすぐに気付きました。

フレームワークを作成するために、部門横断的な活動を 3 つの関連する活動に分けました。

• コミュニケーション: チームは、効率的に話し、質問し、回答し、コンテキストを提供し、互いにガイダンスを提供できる必要があります。
• コラボレーション: チームには、共有タスクに取り組むための合意された方法と共通のツールが必要です。
• 調整: チームは、互いの進捗状況と方向性を可視化する必要があります。

これらの各アクションは、機能横断的な効果的なチームワークに不可欠です。 もちろん、コミュニケーション、コラボレーション、および調整は完全に別個の活動ではありませんが、このように作業を組み立てることで明確になり、他のチームとのプロセスを理解し改善するのに役立ちます。

クロスファンクショナル ゲームを強化する

チームが行っていることと行っていないことを明確にするために、現在他のチームと協力しているすべての方法と、各活動が 3 つの C のどれに該当するかのリストを作成します。 これらのアクティビティを区別する方法の例を次に示します。

• コミュニケーション:会議、プレゼンテーション、電子メール、およびメッセージ。
• コラボレーション:他のチームとコンテンツを作成したり、グループ プロジェクトで共同作業したりします。
• 調整: GitHub リポジトリを介したバグの追跡や、プロジェクトの進行状況を追跡する Trello ボードの更新など、進行中のチーム間のプロセス。

これらのプロセスをマッピングすることで、他のチームとどのくらい連携しているか、最も多く連携しているチームはどれか、各チームとどのような業務を行っているかを視覚化できます。

「現在のクロスファンクショナル プラクティスをレイアウトすることで、最高のアイデアを形成し始めることができます。」

また、他のチームとの連携方法とギャップを見つけ始め、プロセスを改善する方法を見つけます。

現在のクロスファンクショナル プラクティスをレイアウトすることで、最良のアイデアを形成し始めることができます。 アイデアを収集したら、それらをコミュニケーション、コラボレーション、および調整にまとめて、その影響をよりよく確認する必要があります。

おそらくたくさんのアイデアがあると思いますので、リストを絞り込み、最良のものを特定し、それらを 2 つのセクション (大きな影響と迅速な勝利) に分けます。 まともなアイデアをすべて実装したいのと同じくらい、現実的になりましょう。 各チーム メンバーに 1 つまたは 2 つの大きな影響力のあるアイデアとすぐに成功するアイデアを選択してもらいます。

アイデア セッションを実施した後、クロスファンクショナルな能力を向上させる明確で簡単な方法があることがわかります。これらのセッションを実施することで得られる価値は、所要時間の 10 倍になります。

チームは、通常の週ごとのタスクからズームアウトし、チームの全体像を把握し、組織全体にすぐにでも長期的にも利益をもたらす新しい働き方を生み出すことができます。

開始するのに問題がある場合は、影響力のある部門横断的なアイデアをいくつか紹介します。

• 「チームとの連携方法」ドキュメントを作成します。 これには複数の利点があります。他のチームがあなたとうまく連携してプロセスを理解するのに役立つだけでなく、チームの新規採用者にとって貴重なリソースにもなります (コミュニケーション)。
• 特定のトピックについてチーム間のセッションを実施します。 さまざまなチームが情報共有セッションを実行して、互いに協力して教育できるようにします (コラボレーション)。
• 他のチームのチーム レポートを作成します。 これは、他のチームの作業に対する可視性を向上させる簡単な方法です (調整)。
• チームがアドホック リクエストを大量に受け取る場合は、リクエスト プロセスを形式化します。 これにより、他のチームから受け取ったリクエストをより適切に整理して優先順位を付けることができます (調整)。

アイデア セッションを実施すると、部門横断的な能力を劇的に向上させる明確で簡単な方法があることがわかります。 セッションを実行することで得られる値は、実行にかかる時間の 10 倍になります。 チームは、通常の週ごとのタスクからズームアウトし、チームの全体像を把握して、組織全体にすぐにでも長期的にも利益をもたらす新しい働き方を生み出すことができます。

現状に挑戦する

優れたクロスファンクショナル プロセスの作成は双方向です。継続的な影響を与えるには、協力するすべてのチームがあなたの努力に報いる必要があります。 もちろん、あなたがコントロールできるのはあなたのチームの行動だけです。 しかし、自分の仕事に目を向けることから始めて、コミュニケーション、コラボレーション、調整の新しい方法を模索すれば、他のチームがあなたと一緒に仕事をしやすくなり、逆もまた同様です。 また、時間の経過とともに、会社内でのチームの全体的な影響力を拡大します。

機能横断的なプロセスに注意を払いましょう。以前はそうしていたからという理由だけで物事を行うのではありません。 型を破り、新しいことに挑戦し、現状に挑戦します。 チームの共同作業を改善する新しい方法が見つかるかもしれません。 部門を超えて機能する新しいプラクティスを確立できれば、他のチームがあなたの後を追うでしょう。