チームの時間管理を構築および改善するための12のヒント

時間管理に関する記事や出版物は何百もありますが、それらの多くは個人に関するものです。 自分で時間を追跡する方法を改善することはできますが、それは必ずしもチームとして時間を追跡する必要があるときに同じように行うことを意味するわけではありません。 少し異なる考え方とアプローチが必要です。

チーム内の時間を追跡および管理する方法を理解するのに役立つように、または単に改善したい場合は、ここに開始するためのヒントがいくつかあります。

チームで時間管理が重要なのはなぜですか？

まず、適切なチーム管理がワークフロー全体とチーム間の関係にどのように役立つかを簡単に概説する必要があります。

ストレスを軽減します

専門家はしばしば、不十分な時間管理が実際にストレスにつながると警告しています。 そして、それは締め切りを逃したり、残業したりするだけではありません。

人々が自分の持っている時間を管理するのが苦手で、自分の仕事に優先順位を付けることができないとき、それは必然的に圧倒されることにつながります。 圧倒されると、緊張、重要な情報やタスクの欠落の恐れ、状況の聞き取りや誤読などが発生します。これらが合わさって、人の脳が「パニックモード」になり、ミスを犯したり、プレッシャーの下で倒れたりする可能性があります。

そして、チーム内では、時間管理が不十分なために生じるストレスに対して、さまざまな人々がさまざまな方法で反応します。 これは、人Aが人Bをリラックスしすぎていると非難したり、人Bが人Aを神経質すぎたと非難したりするため、チーム間の対立を引き起こす可能性があります。

したがって、チームレベルでの適切な時間管理により、チームダイナミクスが大幅に改善され、チームが日常的に直面する作業ストレスの一部が軽減されます。

全員を最新の状態に保ちます

透明性は今日でも大きな問題です。 誰もがいつでも何をしているかを追跡できるように設計されたすべてのアプリとサービスがあっても、同僚の仕事に関しては、まだほとんど暗闇の中にいます。 もちろん、タスクの進行状況に関するコミュニケーションは、チームとプロジェクト自体の健全性にとって不可欠です。

チームの時間管理の習慣を形成することの1つの利点は、透明性が向上することです。 誰もが自分が取り組んでいることや同僚のプレートに何があるかを追跡していると、優先順位付けが簡単になります。 進捗状況を報告するためのグループチャットでの突っ込みや突っ込みが少なくなり、会議が確実に少なくなります。

プロジェクトがどのように進んでいるかを全員に知らせます

チームが時間をまとめて追跡し始めると、時間が経つにつれて、全体像をより明確に見ることができるようになります。 プロジェクトの進捗状況を追跡することが容易になり、さらに、すべてがどのように進んでいるかを尋ねる必要がなくなります。 レポートの作成や会議の開催ははるかに簡単です。

チームメンバーは、自分の時間管理がプロジェクト全体にどのように反映されているかを理解し始めます。 彼らの同僚もそれを見て、やがて問題に対処できるようになります。

コラボレーションを改善します

同じことわざの船に乗っていると、人々は互いに助け合う傾向があります。 チームが自分の時間を追跡し、それを一緒に管理する方法を学ぶとき、彼らは間違いが起こったときに彼らのヒントを共有し、お互いを後押しする可能性が高くなります。

あなたが健全な学習環境を形成している限り、あなたのチームは学習時間管理を通してそれだけ良くなるでしょう。

職場での時間管理を改善する方法

1.時間を追跡して、現在の場所を確認します

チームに個別に時間を追跡させることで、チームの時間管理の改善を開始できます。 チーム全体の時間管理に真に貢献できるようになる前に、誰もが自分の時間の支出について責任を持ち始める必要があります。

たとえば、Clockify –チーム用の時間管理アプリでは、チームマネージャーはプロジェクトとその進捗に関する重要なマイルストーンを設定できます。 それ以降、各チームメンバーが各マイルストーンに寄与するタスクに費やされた時間を追跡すると、タイマーはそれを反映します。

Clockifyがどのように十分に文書化されたプロジェクトの進捗を達成できるかを確認するには、ここにアクセスしてください。 時間管理に関しては、チームのワークスペース、プロジェクト、および進捗レポートの段階的な設定に入ります。

また、チームの時間追跡の習慣と、チームがどのように時間を費やしているかを知るために、約2週間または1か月の時間を追跡することをお勧めします。 これは、各メンバーが自分の時間を管理する方法と、それがチーム全体をどのように反映しているかについてのより詳細な情報を取得する唯一の方法でもあります。 収集されたデータから、変更や改善を開始できます。

2.ワークロードの概要を作成します

2番目のステップとして、各チームメンバーが職務記述書の一部として何をする必要があるかを理解することは良いことです。 彼らが持っている面倒な仕事の数、どれが彼らの最大の時間投資であり、どれが彼らが行うのに最も時間がかからないか。 ワークロードを含むが見落とされがちな追加のタスク：

• フィードバックを与える、
• 新入社員のトレーニング、
• プレゼンテーションをする、
• 会議の開催、
• クライアントコミュニケーション、
• メールなど

最初にそれらの領域の脂肪をトリミングすることから始めます。 あなたと従業員の両方が、重要ではない特定のタスクが必要以上に時間がかかっていることに気付いた場合は、それらを切り取ってください。

たとえば、会議を取ります。

多くの場合、出席している人の少なくとも3分の1がトピックに関係のない会議に出席します。 彼らの時間とエネルギーは、彼らに影響を与えないデータや会話を聞くことに浪費されています。 同じことがメールチェーンやチャットルームのディスカッションにも当てはまります。

最後に、コラボレーションはパフォーマンスの高いチームのメリットですが、他の人の作業をより多く実行し始めるチームメンバーに注意してください。 彼らが一日中小さな火を消し、その後残業で仕事をする場合、作業負荷に大きな不均衡があり、できるだけ早く対処する必要があります。

3.チームに話しかける

前のポイントからの続きとして、チームと話をすればするほど、時間管理のどの側面を調べる必要があるかを特定しやすくなります。 ここに焦点を当てるべきいくつかの事柄があります：

• 彼らの通常の仕事が何であるか、そして彼らの仕事のどの部分が退屈で負担になる可能性があるかを確認してください。
• 生産性が最も高い/最も低いと感じる時期を尋ねます。
• 気晴らしについて話し、チームにとって最も一般的なものを特定します。
• 彼らのワークフローとアプローチに合った戦略を考え出します。
• 時々彼らと会い、彼らの時間管理がどのように変わったかを尋ねたり、毎月の調査を行ったりします。
• チームメンバーに、マイクロマネジメントを使用せずに分析的に時間管理にアプローチさせます。学習の進捗状況を管理している限り、結果ははるかに良くなります。

チームは部門ごとに異なるため、懸念事項やオフィスのペットのおしっこも異なります。 重要なことは、共通点を見つけて、時間をうまく管理する方法を学ぶ上で積極的な役割を果たすことを彼らに知らせることです。 HRから、必然的に机の引き出しにくっついて忘れてしまうという有益な配布物を受け取るだけではありません。

4.作業時間の管理だけに焦点を当てないでください

チームの時間管理を改善するためのもう1つの便利な方法は、個人の時間管理を含めることです。 職場での習慣を改善することは、個人的な生活に役立つ可能性のある良い習慣であることをチームに知らせてください。

生産性コーチのMattEastは、時間管理のメリットを人々に納得させ、改善の道に導く最も簡単な方法を提示しました。 彼は、たった10の質問に答えることで、人々が自分の時間とタスクをどのように優先するかについて考えることができると信じています。 機会があれば、これらの質問を配布して、チームに1日か2日検討してもらいます。 次に、彼らの答えを話し合って、お互いの優先順位をよりよく理解し、チームとしての時間を管理することになると、途中でお互いに会う方法を理解します。

1. 今日私が一つのことを成し遂げることができたら、それは何でしょうか？
2. 2番目に重要なことは何でしょうか？
3. 3番目に重要なことは何でしょうか？
4. これらの3つのことの後に何をする必要がありますか？
5. どのタスクを他の人に委任できますか？
6. 他の人が取り組んでいて、私の注意が必要な他のタスクは何ですか？
7. 今日のどのような行動が私の目標に近づくのでしょうか？
8. 私が完了できた1つのことは、1日の終わりに生産的で幸せな気分になることです。
9. 今日のストレスレベルをどのように減らすことができますか？
10. 私の人生のどの関係が今日私のエネルギーの大部分を必要としていますか？ （仕事上の関係、家族、友人、ロマンチックなパートナーなど）

いくつかの質問はかなり簡単ですが、他の質問はそうではありません。 むしろ、彼らは人々が彼らのエネルギーをどのように使うかについての良い洞察を与え、それは次に彼らの時間との関係と優先順位に影響を与えます。 誰かが彼らの重要な他の人と議論するために丸一日を過ごすとき、彼らは同僚との協力関係に集中するのにあまりにも疲れ果ててしまうでしょう。

彼らの感情的なエネルギーをどのように使うかを知ることは、時間管理にも役立ちます。

5.面倒な作業は控えてください

可能であれば、面倒な作業を排除するようにしてください。

私が働いていた元の会社では、会議中にメモを取るために2人のジュニアチームメンバーを割り当てる習慣がありました。 次に、それらのメモを比較し、会議に参加したすべての人に配布する単一のレポートを作成することになりました。 私たちに説明されたように、これはすべての情報が確実にカバーされるようにするためでした。

しかし、何とかして作業を2倍にするだけでした。メモを比較してから、同僚が箇条書きをメールで送ってくれ、欠けているものを追加して（またはその逆）、フォーマットして送信しました。みんなに。

1時間後、私たちは通常の仕事を続けることができました。

私たち二人は、不必要なステップを追加して、一人ができるタスクに専念するでしょう。

したがって、レポートの作成、メモの作成、ファイリング、調査、調査などのタスクに関しては、それを排除できない場合は、単純化してください。 できるだけ多く、できるだけ頻繁に。 従業員が卑劣で重要でない仕事に従事する時間が長くなるほど、彼らは実際にすべきことから離れる時間が長くなります。

6.革新する

ハーバードビジネスレビューの記事で、集合的な時間の管理のトピックについて、著者のレスリーペルロフは、時間管理技術による革新について洞察に満ちたアイデアを提供しました。 彼女は、プロジェクトの進捗状況と全体的なワークフローにどのように反映されるかを確認するために休暇を提供した多くの企業の実証済みの慣行について報告しました。

「常時稼働」の喧騒の文化に悩まされていた企業では、従業員は夜を休んで充電し、個人的な生活に時間を割くことを大切にしていました。 それは人々がストレスを解消するのを助けました。

問題なく時間どおりにタスクを実行する傾向のあるチームを持つ企業は、今回の休暇をハードワークの見返りと見なしていました。 彼らの場合、彼らはそれを彼らの努力の認識として見ました。

また、チームが会議やチーム間（およびチーム外）の気晴らしに圧倒された企業の場合、従業員はにぎやかなオフィスの外で一人で時間を過ごすことができました。 彼らは、タスクを完了したり、追いついたりする方が簡単だと感じました。

平日の午後または朝に休暇を導入するという目新しさは、従業員と管理者の両方にとって有益です。 チームは、これらの休憩の周りの時間を管理するだけでなく、よりよく協力する方法を学ぶことができます。 たとえば、金曜日に就業日の早い終了を提供して、通常は週末の前に低下する生産性を向上させることで、同じことを行うことができます。 または、水曜日は週の真ん中で、最も長い日のように感じる傾向があります。

7.期限の認識を高める

締め切りが好きな人はいません。 それは事実です。

しかし、考えてみると、設定した瞬間に期限は大丈夫です。 私たちはまだ物事をコントロールしていて、それを成し遂げることができるという感覚があります。 私たちが締め切りを嫌い始めた瞬間は、締め切りが必然的に近づき、計画されたほとんどのことを実行しなかったときです。

したがって、期限に対する私たちの関係は、私たちが期限をどれだけ認識しているかに依存すると言っても過言ではありません。

チームが優先順位をより適切に管理できるようにするためにできることは、プロジェクトの進捗状況と期限を常に目に見える形で思い出させることです。 もちろん、それはどれも印象的で恐ろしいものであってはなりません。 むしろ、壁に取り付けられた画面上の有益なグラフ、またはホワイトボードに書かれた単純なマイルストーントラッカー。

このようにして、人々に自分の時間枠と制限をもっと認識させます。 デジタルかんばんボードとトラッカーは、人々が自分のコンピューターでそれらにアクセスする必要がある場合、簡単に無視できます。 しかし、近くの壁に常に存在している場合、締め切りが誰かに「忍び寄る」可能性は低くなります。

8.ヘルプを提供する

マッキンゼーの専門家は興味深い視点を提起しました。今日、時間管理は個人的な問題ではなく、制度的な問題です。 彼らはまた、自分たちを素晴らしい時間管理者と見なした人々が、時間のスケジュールと割り当ての方法に大きなサポートを持っていると言ったと指摘しています。

彼らは、適切な質問をすることでCEOのスケジュールを支援した管理アシスタントの例を挙げました。特定のクライアントと会ったかどうか、より定期的に別の会社にフォローアップする必要があるかどうか、特定の優先順位が適切に設定されているかどうか会社の現在の目標など。

小規模では、マネージャーはチームに対して同じことを行うことができます。 彼らはチームと会い、彼らの努力と時間がどこに再び焦点を合わせることができるかを見ることができます。 時間が経つにつれて、優先順位が変わります。 おそらく、新しいツールのWebサイトの開発は、新しい将来の利害関係者がツールのより完全なバージョンを見たいと思っているため、さらに遅れることができます。 または、ベータテストでは、実際のユーザーベースは中規模の企業ではなくフリーランサーであることが示されたため、マーケティング戦略を再評価する必要があります。

考え方を個別の時間追跡から、プロジェクト、製品、およびチームの取り組みを反映するものに変更します。 マネージャーには全体像を把握する余裕があります。そのため、チームを変更に導き、時間をより適切に管理できるようにする必要があります。

9.いくつかの一般的なルールを設定します

すべてのチームと同様に、人々は協力するだけでなく、衝突します。 彼らはお互いを苛立たせ、他人の仕事のやり方に欠点や不満を見つけます。 そして、このような欲求不満は、時間の管理や優先順位付けの方法に悪影響を与える可能性のある状況につながる可能性があります。 対面で気を散らすもの、コミュニケーションが不十分なタスクやフィードバック、透明性の欠如など…これらはすべて、チームが一度に1つずつフラストレーションを感じて継ぎ目で壊れ始める原因となる可能性があります。

そして、時間の経過とともに習慣を磨くことができますが、同僚がチームとしての時間を真に管理し始めるには、安心を確保するための一連の合意されたルールが必要です。

しっかりとしたコミュニケーションエチケット

プロジェクトの問題、タスク、および進捗状況について話し合うための体系化された方法を紹介します。 例えば：

• 24時間以内に対処する必要がある場合は、メールを送信してください。
• 1、2時間以内に注意が必要な場合は、チャットメッセージを送信してください。
• 問題が緊急で待ちきれない場合は、テキストメッセージを送信するか、電話してください。

重要でないことを電子メールで話し合ったり、人のチャットがさまざまな側面から絶えずpingを実行しているために緊急のタスクが見落とされたりすると、非常に多くの時間が無駄になります。 このように、各通知には、受信者が今すぐ対処する必要があるかどうか、または待機できるかどうかを通知する確立された時間枠があります。

これにより、中断や気が散ることがなくなります。

中断のない作業時間のコード

多くの場合、従業員は集中力があり、途切れることのない時間を必要とします。 何時間も続けていない場合は、特定の状況で。

たとえば、カスタマーサービスエージェントは、マーケティング責任者に飛び乗って、ユーザーが問い合わせている機能について質問することができます。 ただし、マーケティング責任者が現在重要なメールを書いている場合、カスタマーサービス担当者を辞任すると失礼に聞こえるリスクがあります。 または、一方の開発者がコードのバグに関するフィードバックを必要とし、もう一方の開発者が発見した独自の問題を修正しようとしています。

このような場合、普遍的な「邪魔しない」コードがあると便利です。 これらは、コンピューター画面の赤い付箋から、机の実際の邪魔にならない標識まで、何でもかまいません。 チームは単にコードに同意し、それがもたらす境界を尊重する必要があります。

10.即席の会議を減らす

すべての決定や問題に会議室と何時間もの話し合いが必要なわけではありません。 毎週の会議が多すぎると、チームの時間管理のバランスが崩れる可能性があります。 特に、マネージャーが思いがけないことについて会議を開くように求めた場合は特にそうです。

では、実際にいつ、どのように会議を開くべきでしょうか。

特定のマイルストーン/期限に達した後

これは、あなたがまだ正しい方向に進んでいることを確認するため、または変更を加える必要がある場合に使用します。 ただし、チームのこれまでの進捗状況についてフィードバックを提供する場合は、非常に簡潔にするか、電子メールまたはメンバーとの1対1の会議用に保存してください。

スケジュールを立てて、それに固執する

すべての会議には、取り組むべき主要なポイントとフォローアップの質問または議論を含む議題が必要です。

すべての会議の前に少し時間を取って、トピックの箇条書きリストを作成し、チーム全体に電子メールで送信してください。 このようにして、誰もが会議の主題について知らされ、それに応じて準備することができます。

会話を合理化する

人々が議論、意見の相違、または気楽なおしゃべりでトピックを狂わせないようにしてください。 ブレーンストーミングは、会議が1つであることが意図されている限り、問題ありません。 会議のトピックに焦点を合わせ続けると、

タイムリーに会議を発表する

計画外の会議は、どの従業員とも焦点が合わなくなる可能性があります。 ある瞬間、彼らは机に向かって仕事をし、次の瞬間、彼らは完全に新しいことに注意を向ける必要があります。 そして、彼らが元のタスクに戻るのにかかる時間は、アジャイル開発で「スイッチングコスト」として知られているものを引き起こす可能性があります。 これは生産性に大きく影響し、その結果、時間管理の取り組みは失敗します。

11.実績のある方法と手法を使用する

今日、私たちは皆、より良い時間管理を学ぶのに役立つ最良の戦略を探しています。 そして、大多数は個人を扱っていますが、最も有名な2つのテクニックはより大きなグループにも適用できます。 アイゼンハワーマトリックスとタイムブロッキングをチーム開発に適用する方法は次のとおりです。

アイゼンハワー行列

アイゼンハワーマトリックスは、適切な優先順位付けを教えることで生産性と効率を高める、歓迎されている時間管理の方法です。 すべてのタスクが等しく重要で緊急であるとは限りません。 そして、この方法は、適切に優先順位が付けられたタスクが多くの時間とエネルギーを節約できることを証明しています。

マトリックスは、個々の時間管理の手段としてよく言及されますが、チームに完全に適応できます。

4つの分類を認識します。

1. 重要かつ緊急のタスク–明日の締め切り
2. 重要であるが緊急ではないタスク–来週の進捗レポートを作成する
3. 重要ではなく緊急のタスク–次の週にマネージャーが5分以内に要求する会議を設定します。
4. 重要ではなく緊急ではないタスク–チームの古いファイルのドロップボックスを一掃する

概要をより明確にするために、マトリックスは多くの場合、次のように4つの象限で表されます。

したがって、たとえば、カスタマーサポートチームは次のようなアイゼンハワーマトリックスを作成できます。

以下の概略図に従うことで、比較的簡単に独自のチームのマトリックスを作成できます。 そして、可能であれば、最善のアプローチは、すべてのチームメンバーがマトリックスの作成に参加できるブレーンストーミング会議を開くことです。 従業員が集合的な時間管理でより多くのエージェンシーを与えられるとき、彼らはフォロースルーしてより速く学ぶ可能性が高いことを覚えておいてください。

タイムブロッキング

時間ブロッキングは、2番目の非常に効果的な時間管理手法です。

1日（または1週間）を事前にスケジュールしておくことで、1日を通して仕事をスムーズに進めることができます。 その日のタスクを紙に設定するときは、各タスクにかかる時間を書き留めます。 次に、これらのタスクをスケジュールにまとめ、その方法で時間ブロックを作成します。

タイムブロックで作業を開始したら、ポイントは割り当てられた時間に固執し、タスクが他のタイムスロットに浸透しないようにすることです。 このようにして、一度に1つのことに焦点を合わせ、特定のタスクを完全に忘れないようにします。 それは実際には残業を防ぐための効果的なツールです。

そして、特にチームにとって、時間制限のある日の設定は簡単ではありませんでした。 たとえば、Clockify拡張機能をGoogleカレンダーに接続し、タイムスロットが表示されたらすぐに、タイマーを開始して開始することができます。 ブラウザタブを離れたり、まったく新しいアプリを開いたりする必要はありません。

その日に配信する必要のある重要なタスクの時間ブロックを設定することにより、この手法を集合的な時間管理に適応させてみてください。 チームメンバーは、タスクが完了したときにそれらのタスクを確認でき、1日の終わりまでに、明確な概要がわかります。

これは、チームに大規模な影響を与える前に、時間管理の問題を個別に特定するための良い方法でもあります。

12.チームの時間管理ツールを導入する

今では、時間管理にも外部からの支援が必要であることを忘れることはできません。 アプリ、プラットフォーム、サービス、ソフトウェアはすべて、苦労している個人やチームを支援するためにあります。 また、分析、改善、さらには面倒な作業を排除するショートカットとしても使用されます。

これが私たちのお気に入りのいくつかです：

Clockify

ここでは偏見があるかもしれませんが、Clockifyは実際には多面的なツールです。 これは主にタイムトラッカーですが、作業の見積もりを作成したり、プロジェクトの進捗レポートを作成したり、誰が何をしているかを追跡したり、無駄な時間を特定したりするのにも役立ちます。

それはすぐに、時間管理の改善を目指すマネージャーやチームの右腕になります。

概念

Notionは、1つのツールで複数のツールのように機能する機能の堅牢なリストを備えたプラットフォームです。 これは、ドキュメントアーカイブ、プロジェクト管理ボード、タスク概要プラットフォーム、統合チャット、Wikiなどを備えています。 これは、単一の機能を提供する多くのツールを置き換えることができる非常に用途の広いワークスペースです。

すべての情報と進捗状況が1つの場所に保存されている場合、さまざまな異なるアプリを巡回する時間を無駄にする必要はありません。

いたずら書き

会議のスケジュール担当者として、 Doodleはすべての人の生活を楽にすることができます。 長いメールスレッドやチャットメッセージへの返信を待つ必要はありません。 このアプリでは、会議とその可能な時間を設定できます。リンクを転送すると、チームの全員が自分に最適な時間を選択できます。

ワイズマッピング

会議で話し合ったことについてのレポートが必要になる可能性があることについて説明しました。これにより、チームの誰かがタスクを実行する代わりに時間をかけて入力することになります。 まあ、ワイズマッピングのようなツールはその必要性を排除します。 これは無料のオープンソースツールであり、Webブラウザからアイデアをブレインストーミングして会議を主導できます。招待リンクを持っている人は誰でも参加できます。マインドマップは会議の全員に転送できます。

追加の面倒な作業を排除することは、時間管理にとって大きなプラスです。さらに、このようなツールにより、会議の全員がディスカッションに参加できるようになります。

Otter.ai

会議も時間管理の議論の大きな部分を占めていたため、オーディオレコーダーなどのツールを使用するとさらに時間を節約できます。 Otter.aiを使用すると、音声（会議全体、フィードバック、指示など）を録音し、数分でドキュメントに書き写すことができます。 したがって、オーディオ自体を共有できるだけでなく、何を伝える必要があるかを指示し、もう一方の端で自動的に書き込まれたフォームを受け取ることができます。 このツールはZoomとも統合されているため、ビデオ通話を録音することもできます。

結論

チームの時間管理は、主に、より大きな目標に優先順位を付け、明確にコミュニケーションを取り、過度に複雑なシステムによって引き起こされるワークフローのギャップを回避する方法を見つけることに重点を置いています。 チームが協力して時間管理の改善に取り組むようにする方法は、チームがこれらの重要なスキルを習得できるようにすることです。 あらゆる段階で彼らをプロセスに参加させることは、あなたが導入する予定の新しい技術やツールを彼らがより受け入れやすくなるのにも役立ちます。