4つの簡単なステップでチームのパフォーマンス計画を作成します（テンプレートが含まれています）

企業が全体的な生産性に影響を与える生産性の問題に直面することは珍しくありません。 多くの場合、これらの問題は、チームのパフォーマンスの低下や適切なガイダンスの欠如に起因する可能性があります。 また、チームのパフォーマンス改善計画は、チームが直面するあらゆる問題に対処して修正するための信頼できる方法です。

以下は、あなたが働いている業界に関係なく、どのチームも従うことができる堅実なパフォーマンス計画を作成する方法に関するいくつかのガイドラインです。また、有用なリソースと追加のテンプレートおよび読み物を共有します。

ステップ1：パフォーマンスプランについて学ぶ

パフォーマンス計画（またはパフォーマンス改善計画）は、個人、チーム、または会社の作業を改善することを目的として作成されたドキュメントです。 それらはチームリーダー/スーパーバイザー/マネージャーによって構築およびレイアウトされ、多くの場合、評価のためにHRに渡されます。

ワークフローを改善する手段として、パフォーマンスプランは、個人とチームが繰り返し発生する問題を克服するのを支援するためのツールです。 それらは、個人（またはチーム）が特定の問題を解決するため、または平均的な労働者が昇給のために実行可能であるために達成する必要がある目標を概説します。

チームパフォーマンスプランとは何ですか？

個人のパフォーマンス計画に関しては、その目的はかなり単純です。従業員には、スキルを向上させ、分岐させる余地があります。 彼らと一緒に、彼らのマネージャーは、彼らが取り組むことができる分野、進むべき方向、そして必要なパフォーマンスレベルに関する計画を立てることができます。

しかし、チームに関して言えば、パフォーマンス計画は、チームが一緒に到達する必要のある集合的な目標とパフォーマンスレベルに依存しています。 これは、部門全体の出力レベルを測定することに関心があり、個々の従業員の影響を少なくすることに関心がある場合に、より役立ちます。

チームのパフォーマンス計画が必要なのはなぜですか？

チームのパフォーマンス計画は、個人および企業レベルの規模で驚異的なことを行うことができます。

これは、グループ内の特定の問題領域、望ましい改善レベルを特定するのに役立ち、チームが目標をより簡単に達成できるようにするためのガイドラインを示します。 これは、個人がチームの目標に向かって取り組みながら、潜在能力を最大限に発揮できるようにする段階的なプログラムです。 その結果、チームの生産性の向上により、会社のプロジェクトの成果が向上します。

チームパフォーマンスプランをいつ使用するのですか？

チームのパフォーマンス計画を作成する必要がある、または作成したい理由はいくつかあります。 以下の理由は、チーム全体の成果に影響を与え、プロジェクトを複数回危険にさらす恐れがある場合、パフォーマンス改善計画の実行可能な根拠と見なすことができます。

• チームは期限を守るのに苦労しています。
• チームメンバーは、情報を相互に中継する際に問題が発生し、ワークフローが停止します。
• 内部組織が不足しています。
• チームメンバーは機能不全であり、専門的なコミュニケーションが不足しているようです。
• チームは迷子になっていて、その成果が会社全体の目標にどのように影響するかわからないようです。

もちろん、チームのパフォーマンスが低下する他の方法もあります。 重要なことは、それらと物事の壮大な計画におけるそれらの影響を認識することです。 また、適切な労働力管理システムを導入することで、より迅速に問題の原因にたどり着くことができます。

ステップ2：成功する計画を立てるために3つの重要な要素を使用する

要因＃1：適切な条件を設定する

始める前に、従業員が働く条件を確認することが重要です。 これは、実際には外部要因がチームに影響を与えているときに、チームのミスが原因でチームのパフォーマンスが低下しているという想定を回避するためです。 だから何よりもまず、あなたの側のすべてがうまくいくことを確認してください。

例えば：

• あなたのチームは締め切りを2回以上達成するのに苦労していますか？ クライアントの非現実的な要求を満たすためにプッシュしている可能性があるかどうかを調べてみてください。 その結果、従業員は単に追いつくのに苦労しています。 これはチーム内の問題ではありませんが、チームが適応する必要のある外部要因です。
• チームは活気がない、またはやる気がないように見えますか？ あなたが彼らの業績を評価することを検討する前に、会社の目標が明確に設定されていること、そして彼らが彼らに何が期待されているかを知っていることを確認してください。

彼らが言うように：あなた自身の裏庭から始めてください。 先に進む前に、チームに必要なすべてのリソースと条件を提供するためにできることをすべて行ったことを確認してください。 チームを支援する方法のいくつかを次に示します。

• 従業員の生産性を向上させる8つの方法
• チームの生産性を追跡する方法
• やる気を引き出し、維持する方法

要因2：パフォーマンス計画を構成する要素

パフォーマンス計画を立てるときは、それがいくつかの側面をカバーしていることを確認する必要があります。 それらがないと、それを書くのがより難しくなるだけでなく、結果が出たときに正確なデータを得ることができません。

チームのパフォーマンス計画には、次の側面の一部を含めることができます（ただし、これらに限定されません）。

チームビジョン

これは、会社のビジョン、目的、および使命に基づいて、チームのビジョン、目的、および使命を概説するセクションです。 チームが改善する必要があることと、それが会社全体にどのように反映されるかを定義します。

定義された目標と目的

ビジョンを特定したら、目標と目的に進みます。

目標はあなたが目指している結果です。

目標は、それらの目標を達成するために実行する予定の特定のアクションです。

それをピラミッドと考えてください。ビジョンは上部にあり、目標は下部にあり、小さいながらも一般化されたステートメントで表されます。 目標は一番下にありますが、具体的で測定可能な特定の小さなステップとして。

例：あなたの目的は、チーム内の透明性を向上させることです。

• 目標は、毎日の終わりにレポートを送信することです。
• 目的は次のとおりです。
  • 各タスクの時間を追跡します。
  • 午後4時までにレポートを作成します。
  • 午後5時までにレポートを送信してください。

目標や目的の設定に取り組んでいるときは、チーム全体と緊密に連携してください。 彼らは自分の仕事の内外を知っており、あなたに最良の見積もりを与えることができる人です：タスクを完了する必要がある時間、どのようなタスクの定式化が彼らに最も適しているか、彼らが日常的にどのようにコミュニケーションするかなど。 。

彼らの助けを借りて、最良の結果をもたらす詳細で正確なパフォーマンス計画を作成できます。

定義済みの主要業績評価指標（KPI）

目標を書き留めたら、KPIの定義を開始できます。 KPIは、目標がどの程度達成されたかを知るための測定可能な値です。 そしてそのおかげで、必要に応じてチームの目標を監視および変更できます。

例えば：

チームの透明性を向上させることができるかどうかを確認するために、午後5時までに作業レポートを提出するようにチームに任せることにしました。 ただし、すべての人のレポートが時間どおりに届くわけではないことに気づき始めます。 一部の従業員は残業し、午後5時までにその日のタスクを完了しませんが、他の従業員は1日を通してタスクを追跡するのを忘れます。 この新しい開発に照らして、KPIターゲットは次のように変更されます。

KPI 1：午後5時までに作業レポートを送信します。

に：

KPI 1：午後5時までに完了したタスクに関する作業レポートを送信し、進行中のタスクに関するメモを追加します。

すべてのKPIとターゲットを追跡するには、それらをある種のダッシュボードに表示するのが最善です。 それらを作成するためのさまざまなツールがありますが、現時点で余裕のある費用でない場合は、グラフまたはチャートを選択できます。 ダッシュボードにはデータが明確に表示され、完全に読みやすいように最小限のグラフィックで表示される必要があることに注意してください。

目標を達成するための時間枠

すべてのパフォーマンス計画には、設定された時間枠が必要です。 1か月、3〜6か月、さらには1年になることもあります。

この段階でも、計画の特定の側面の時間枠を形成するのを手伝ってくれるようにチームに依頼することができます。 結局のところ、彼らは特定のタスクとプロセスにかかる時間を最もよく知っています。 たとえば、QAが1時間に実行できるチケットの数や、信頼できるWebサイトを見つけるためにマーケティングチームが行う調査とアウトリーチの量などです。

彼らの意見とともに、日々の目標に至るまで、より正確で信頼できるタイムラインを形成することがより簡単になります。

マネージャーの期待と観察

パフォーマンス計画に含めるべきもう1つの重要な側面-あなた自身の期待。 これまでに持っている情報に基づいて予測を書き留めることができます。 そうすれば、しばらくして期待と最終結果を比較して、チームが進歩しているかどうか、またはまだ改善の余地があるかどうかを確認できます。

さらに、パフォーマンス計画を観察結果で補足することは常に良い考えです。 チームのパフォーマンスを向上または阻害する詳細を見つけることは、最終的な分析にとって非常に貴重なリソースになります。 たぶん、彼らは締め切りに間に合わせるために残業することを決心したか、または彼らが彼らをスピードアップする解決策をブレインストーミングした即席の会議を持っていました。

そして、チーム全体が、あなたが彼らの進歩を綿密に追跡していることを彼らに知らせることがどれほど動機づけられるかについて、十分に強調することはできません。 これについては、パフォーマンス計画の管理セクションで詳しく説明します。

要因3：人材のコンサルティング

HR部門は、最初からパフォーマンス計画に取り組んでいることを認識しておく必要があります。 彼らは、それが最善の行動方針であるかどうか、または別の方法がチームにより適しているかどうかについて、より多くの洞察を与えることができます。

そして、チームのパフォーマンス計画のドラフトを作成し、それに満足したら、もう一度人材に相談することを忘れないでください。 彼らは、すべてが正常であることを確認するために、ドキュメントに要約を与える必要があります。非現実的な目標や、目的の過剰などがないことを確認します。

結局のところ、パフォーマンスの向上は、従業員の幸福を犠牲にしてもたらされるべきではありません。

ステップ3：パフォーマンスプランを6つの簡単なポイントで記述します

パフォーマンスプランに含めることができるすべての側面を分析したので、最終製品は次のようになります。

1. チームのパフォーマンス計画を作成し、その必要性と理由について話し合うことを人事部と上級管理職に知らせます
2. チームが直面している問題と改善のビジョンについてチームに話しかける
3. 改善のビジョンに基づいて目標と目的を設定する
4. KPIを定義して合意する
5. 監視、レビュー、フィードバックの提供方法について合意する
6. HRに、パフォーマンスプランを完成させる前に評価してもらいます

ドキュメントとして、パフォーマンス計画はさまざまな方法で作成できます。 「正しい」単一の方法はありません、そして、単純なグーグル検索はそれを確認します。 そうは言っても、以下のフォームは1つのパフォーマンスプランの例です。

パフォーマンスプランテンプレートを.PDFでダウンロードします

.DOCXでパフォーマンスプランテンプレートをダウンロードします

ステップ4：チームのパフォーマンスを管理および監視する

パフォーマンス計画の実装中、チームの監視は、計画の進捗状況を追跡し、タイムリーに変更を加え、それらと連絡を取り合うことになります。 ただし、それらを適切に管理するには、より多くの領域をカバーする必要があります。

1.透明であること

パフォーマンス改善計画は、個人（または私たちの場合はチーム）のパフォーマンス不足を公式にするため、やや悪名高いものです。 多くの従業員は、解雇される前の「最後のチャンス」と見なし、多くのストレスを与えます。 その結果、彼らはそれが本当に何であるかについてのパフォーマンス計画を見ることができません：パフォーマンスを向上させ、会社で優秀な従業員を維持する方法。

そのメッセージを明確にするのはマネージャーの責任です。誰も頭を悩ませることはありません。パフォーマンス計画は、特定の目標を達成するために協力するのに役立ちます。

2.フィードバックとレビューをタイムリーに行う

チームにフィードバックと更新を提供する時間と方法を明確に設定します。 パフォーマンスプランで定義されたスケジュールを必ず守ってください。 毎週および毎月のチェックインは定期的に行われているようですが、隔週または場合によっては毎日チェックインすることも問題ありません。

時間が経つにつれて、チームのワークフローとテンポを感じることができます。 これは、彼らがあなたに彼らをチェックする必要がある頻度を測るのに役立ちます。 ボーナスとして、チームがあなたがパフォーマンス計画を真剣に受け止めているのを見るとき、それは双方が共通の目標に向かって一緒に働いているという考えを支持します。

3.リソースを提供する

パフォーマンス計画テンプレートですでに述べたように、十分なリソースをチームに提供することで、チームの進歩を支援できます。 特に、一部の従業員が他の従業員に追いつくために追加のコーチングが必要な場合。

リソースと学習の機会を提供する方法はいくつかあります。

• オンラインコース
• 社内セミナー（同僚から）
• オンラインで誰もが共有できる適切な文献のアーカイブ（G-DriveやDropboxなどのツールを使用できます）
• 他の経験豊富なチームメンバーとのコラボレーション

4.明確に伝達する

パフォーマンス計画の実装を開始する前に

チームが、ガイダンスを提供するためのパフォーマンス改善計画があることを知っていることを確認してください。 従業員が抱える最大の恐れは、お互いを上回らない限り、仕事が危険にさらされることです。

これは、チームワーク全体を危険にさらしたり、緊張を高めたりする可能性があります。

パフォーマンス計画の実装中

パフォーマンス計画の進捗状況を追跡する場合、最も重要なコミュニケーションは、提供するフィードバックになります。 チームの作業に関するコメントを十分に理解するために、次の点に注意してください。

1.時間に関するフィードバックを提供する

チームは、パフォーマンスプランを実行するときに、この種の安定性を必要としています。 ビデオチャット、電話、または対面でのタイムリーな会議は、チームの信頼に大きく貢献します。 通常のフィードバック時間外のコメントをしないようにしてください。次の会議まで待ってください。 このような場合、予測可能性は良好です。

2.フィードバックを定期的にする

定期的なフィードバックが従業員の生産性を高めることが何度も証明されています。 スケジュールが少なすぎてその間にあると、特定の間違いを時間内に修正する機会が少なくなります。

チームに報告する特定の時間にスケジュールを鉛筆で書き、可能な限りそれに固執するようにします。 さらに、それは必ずしも会議である必要はありません。 書面によるレポートの送信、1対1のチャット会話、または簡単なビデオ通話を行うことができます。 チームに相談して、どのような形式が彼らに最も適しているかを見つけてください。 フィードバックが直接行われない場合にうまくいくものもあれば、おそらくディスカッションで成功するものもあります。

3.タフであるが、公平であること

伝えるべき悪いニュースがある場合、またはチームがより大きな間違いを犯したことに気付いた場合は、判断を下したり、すぐに間違いについて話し合ったりしないでください。 新しい情報を得るのに役立つので、状況の見方についてチームに尋ねてください。

そして、目前の問題について話し合った後、それを解決する方法について明確で実用的なステップを提供します。 またはさらに良いことに、従業員とブレインストーミングを行い、一緒に解決策を見つけます。 要するに、チームは彼らの過ちと挫折の重大さを知る必要がありますが、彼らはあなたが彼らをより深く埋めるためにそこにいないことも知っている必要があります。 あなたは彼らが彼らの過ちから学ぶのを助けるためにそこにいます。

4.具体的に

接線で外れないようにしてください。 長い会議やレポートのページは面倒です。 簡潔に、非常に具体的なことに取り組む練習をしてください。 フィードバックに関する記事の1つで、ハーバードビジネスレビューは、5対1の比率が成功した生産的なフィードバックの鍵であることが証明された研究を引用しました。

つまり、すべての否定的なコメントには5つの肯定的なコメントがあります。

この方法により、従業員は自分自身や他の人を過ちで殴打することに集中することが少なくなり、目前の問題を解決することに集中できます。

5.支援を受けることができます

最後になりましたが、パフォーマンス改善計画のチェックリスト、つまりマネージャーの可用性についてです。 パフォーマンス改善計画が作成され、承認され、全員が署名しても、作業は終了しません。

この仕事は、チームの進捗状況を継続的に監視し、結果を追跡し、定期的にコメントやフィードバックを提供することにも及びます。 しかし、それでも、24時間年中無休のパフォーマンスプランについて心配する必要はありません。 チームメンバーが話をするためにあなたに連絡できる特定の時間を設定します。 このようにして、問題が発生した場合に時間内に通知することができ、勤務時間外の電子メールや電話を受け取ることはありません。

調停の準備をし、必要に応じてHRに介入し、必要に応じて必要なすべてのデータを提供します。

結論は

チームのパフォーマンス改善計画には、個々のルールと考慮事項のまったく新しいセットが付属しています。 業界や会社自身のビジョンや使命に応じて、特定のチームの問題や改善の範囲を強調する必要があるため、形式はさまざまです。 これらの計画は、個々のメンバーを決して無視することなく、チーム全体の成果に対処するために作成されています。 この記事では、注意すべき最も重要な側面を強調し、一般的なアイデアのサンプルパフォーマンスプランを提供しました。 CEOや人事部門との話し合いでは、自分で作成するのは簡単です。