チームのコミュニケーションを改善するための 6 つの実践的なヒント

パフォーマンスの高いチームを調査する研究では、成功の予測因子として何度も現れる指標が 1 つあります。それはコミュニケーションです。

これは、チームが互いに効果的に対話することで、うまく機能する可能性が高いことを示唆しています。 最終的には、チームのパフォーマンスがビジネスの成功に影響します。

この記事では、チームのコミュニケーションを改善するために使用できる実践的なヒントを見ていきます。

チームコミュニケーション戦略

対面でのやり取りを奨励する

MIT の研究者は、パフォーマンスの高いチームの作り方を調査した研究で、最も価値のあるコミュニケーションの形式は対面であることを発見しました。 その後、ビデオ通話、そしてメッセージングが続きました。

これに基づいて、マネージャーはチームが直接コミュニケーションをとる機会の数を増やすことに努めるべきです。 この記事では、企業がこれを行うために使用できるいくつかの戦略を指摘しました。 これらは：

• 見知らぬ人でも一緒に食事ができるよう、テーブルを長くする。
• チームの休憩をスケジュールして、全員が同時に休みになるようにします。
• 直接コミュニケーションをとる時間を見つけて、模範を示すようマネージャーに奨励します。

もちろん、これらは個人的な交流を促進できる多くの方法のほんの一部にすぎません。 あなたの組織内で何がうまく機能するかを考えてください。

効果的なチームコミュニケーションを促進する

MIT の同じ調査では、チームの対話方法が重要であることも示唆されています。 それは、チームのパフォーマンスに影響を与える可能性のあるコミュニケーションの 2 つの側面を特定しました。

• エネルギーとは、チームメンバー間の交流の数と種類です。 交換はコメントと確認として定義されます。
• エンゲージメントとは、こうしたやり取りをチームメンバー間で分配することです。 この調査では、コミュニケーションのやり取りがすべてのメンバーに均等に分散されている場合、チームのパフォーマンスが向上することがわかりました。

ビジネスオーナーとマネージャーは、人々が最も効果的な方法でコミュニケーションできるようにするための措置を講じる必要があります。 MIT の調査では、管理者がこれを行うには 2 つの方法があることが指摘されています。

1 つ目は、効果的なコミュニケーション手法についてチームメンバーを教育することです。 たとえば、メンバーにもっと聞くように促し、中断を減らす必要があります。 もう 1 つの方法は、チーム間でメンバーを移動することです。

対面でのやり取りが不可能な場合はテクノロジーを活用する

対面でのコミュニケーションが常に可能であるとは限りません。 最近のレポートによると、世界中の専門家の 70% が少なくとも週に 1 回リモートで働いており、53% が少なくとも週の半分はリモートで働いています。 このレポートは、96 社のグローバル企業の 18,000 人の従業員を対象に調査を行ったという点で重要です。

幸いなことに、ビジネスオーナーがコミュニケーションを促進するために使用できるツールはたくさんあります。 Slack などのメッセージング ソフトウェアを使用すると、チームがどこにいても簡単にコミュニケーションできるようになり、Asana や Trello などの生産性向上ツールを使用すると、全員が仕事に集中できるようになります。

リモートワーカー間のコミュニケーションを促進するためにできることはたくさんあります。 チームメンバー全員との毎週のビデオ通話を設定することは、マネージャーが従業員と近況を報告するための生産的な方法となります。 これは信頼関係を築くのにも役立ちます。

一方、使用するコミュニケーション プラットフォームで毎週のミーティングを設定すると、チーム全体が問題を一緒に話し合える時間が確実に確保されます。

オンライン会議を開催する前に、旅程を作成し、別のスレッドを設定して、チームメンバーが各トピックについて話し合うために使用できます。 これにより、1 つのスレッド内で複数の無関係な会話が行われる可能性が減ります。

チームの全員が快適にコミュニケーションできるようにする

人々はさまざまな方法でコミュニケーションをとります。 経験のレベル、性格タイプ、文化に関係なく、チームの全員が他のメンバーと快適にコミュニケーションできるようにすることが、成功するチームの基礎となります。

チームの全員が快適にコミュニケーションできるようにするには、まずチームが抱えている可能性のある問題を発見する必要があります。

外向的な人が多い部屋で内向的な人にもっと話すように促すには、経験豊富な従業員に怖気づいている新入社員を助けるために、別の戦術が必要になる可能性があります。

信頼できる雰囲気を作り出す

Google は、成績の高いチームに関する調査で、効果的なチームには心理的に安全だと感じているメンバーがいる可能性が高いことを発見しました。 Google は、心理的安全性を、個人が自信を持って質問し、提案し、間違いを認めることができると感じることと定義しました。

マネージャーがこれを奨励できる方法はたくさんあります。 まず、全員が常に完璧であることを期待しているわけではないことを明確にする必要があります。 自分自身の誤りの可能性を認めることは、これを行うための 1 つの方法かもしれません。

すべてのメンバーが自分の意見が評価されることを認識する文化を確立することが不可欠です。 チームが提案にどのように反応すべきかについてのルールを作成することも同様です。 たとえば、チームはすべてのアイデアを検討する必要があり、チーム メンバー全員が話すことと聞くことの両方を公平に行うことが期待されます。

コミュニケーション規範を設定する

コミュニケーション規範は、チームがどのようにコミュニケーションし、意思決定を行い、対立を解決するかを決定するガイドラインです。

ペンシルバニア大学のデレク・ニューベリー氏は、チームが設定すべきいくつかの規範を推奨しています。

1 つ目は、チームがコミュニケーションに使用するツールとその使用方法に関するガイドラインを設定する必要があるということです。

Newberry 氏は、プロジェクトの更新や予算のレビューなど、チームが実行する必要があるすべての種類のコミュニケーションのリストを作成することをお勧めします。 次に、それぞれに適切なコミュニケーション形式を設定する必要があります。

プロジェクトの更新をメッセージング アプリで実行するのは問題ないかもしれませんが、予算のレビューは対面での会議の方が適している可能性があります。

コミュニケーションの頻度も考慮する必要があります。 たとえば、コミュニケーションの種類ごとに会議を設定すると、チームが圧倒されてしまう可能性があります。

効果的なコミュニケーションによりチームのパフォーマンスが向上

効果的なコミュニケーションは、チームが目標に向かって協力するのに役立ちます。 これにより誤解が減り、チームの全員が大切にされていると感じ、意見を共有できるようになります。

チームにコミュニケーションを促す具体的な方法は、グループの構成によって異なります。

リモート ワーカーが多いチームでは、対面で会議をする機会が不足しているにもかかわらず、人々が効果的にコミュニケーションできるようにする戦略を立てる必要があります。 一方、オフィス内の緊密なチームには、まったく異なる一連の課題が発生します。

仕事のパフォーマンスを向上させる方法について詳しく知りたい場合は、生産性の維持と高パフォーマンスのチームの特徴に関する記事をご覧ください。